Der Suchbegriff ist ein Name, unter der ein Datensatz abgelegt und später wieder gefunden wird.
Stellen Sie sich die Adresse als eine Karteikarte vor. Diese steckt zusammen mit allen anderen Adressen des gleichen Typs in einem Karteikasten und ist dort gut einsortiert. Das ist das gedankliche Modell für Datensatz (Karteikarte) und Datei (Karteikasten).
Die Sortierung erfolgt üblicherweise alphabetisch. Dazu dient in Insomacs der Suchbegriff, der (im Fall einer Adresse) aus dem Namen der Person besteht. Der Suchbegriff ist eine Angabe, die nur innerhalb Ihres Computers existiert. Er dringt üblicherweise nicht nach außen und wird dort auch nicht benötigt.
Folgende Regeln sollten für die Vergabe von Suchbegriffen beachtet werden:
Einheitliche Konventionen
Da ein Suchbegriff frei wählbar ist, ist es wichtig, dass sich alle Personen, die in der Kanzlei arbeiten, an dieselben Regeln halten. Nur dadurch kann ein sauberer Datenbestand erreicht werden. Es ist z. B. nicht günstig, wenn einige Benutzer nach dem Komma ein Leerzeichen und andere eben kein Leerzeichen machen. Es besteht dann die Gefahr, dass Adressen mit beiden Schreibweisen doppelt angelegt werden.
Aufbau
Bei natürlichen Personen sollte der Aufbau unbedingt so aussehen:
Nachname, [ggf. Titel] Vorname
also z. B. MÜLLER, DR.
HEINZ
Bei Firmen sollte eine Kurzform der Firmenbezeichnung verwendet werden. Lassen Sie überflüssige Angaben im internen Suchbegriff weg. Sie gehören in die Anschriften-Felder. Es geht hier nur darum, eine Adresse eindeutig wieder zu finden. Verwenden Sie die bei Ihnen in der Kanzlei gebräuchliche Bezeichnungen als Suchbegriff!
Was Sie unbedingt vermeiden sollten:
DR. MÜLLER,
HEINZ: Ungeeignet, da die Adresse dann unter "D"
einsortiert werden würde. – Besser:
MÜLLER, DR.
HEINZ
FA. ERDBAU
GMBH: Ungeeignet, da die Adresse dann unter "F"
einsortiert werden würde. – Besser:
ERDBAU GMBH
Eindeutigkeit
Der Suchbegriff einer Adresse ist eine eindeutige Bezeichnung einer Adresse. In jeder Adressrubrik kann es keine zwei Adressen mit exakt dem gleichem Suchbegriff geben. Beispiele für Adressrubriken sind Adressen, Versicherung, Anwälte, etc.
Wenn es aber ausnahmsweise doch einmal mehr als eine Person mit genau gleichem Namen gibt, dann müssen Sie den Suchbegriff um eine Angabe ergänzen, mit der Sie – und eben auch Insomacs – die beiden Adressen auseinanderhalten. Oft eignet sich das Autokennzeichen des Wohnortes oder eine persönliche Eigenschaft als eine den Namen ergänzende Angabe. Wie gesagt, der Suchbegriff existiert nur in Ihrer EDV!
Beispiele:
MEIER, PETER NM weil dieser in Neumarkt wohnt
MEIER, PETER LAU weil er in Lauf wohnt
MEIER, PETER (SEN) weil er der ältere Peter Meier ist
("senior")
Speziell für Versicherungen gilt:
Einige Versicherungen sind in
nahezu jedem größeren Ort vertreten. Manche haben für unterschiedliche
Bereiche auch unterschiedliche Adressen. Der
Suchbegriff sollte nur die
wichtigen Informationen enthalten, um sie auf den
ersten Blick zu unterscheiden. Dass es sich bei dieser Adresse um eine
Versicherung handelt, ist sicherlich eine im
Suchbegriff überflüssige Information – alle
Adressen in der Adressrubrik "Versicherung" sind schließlich
Versicherungen.
Bewährt hat sich die Vergabe des Suchbegriffes wie in folgenden Beispielen
Beispiele:
ALLIANZ MÜNCHEN die Allianz – Allgemeine in
München
ALLIANZ NÜRNBERG die Allianz – Allgemeine
in Nürnberg
ALLIANZ RS MÜNCHEN die
Allianz-Rechtsschutz in München
Auch bei dem Suchbegriff von Anwaltskanzleien ist der Hinweis darauf, dass es sich um einen Rechtsanwalt bzw. eine Anwaltskanzlei handelt, sicher überflüssig. Daher sind nicht sinnvoll Suchbegriffe wie
KANZLEI MÜLLER
RA MÜLLER
Sinnvoll und ausreichend ist es, einfach MÜLLER zu verwenden.
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