Erfassung (Button)

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Das Fenster zeigt immer automatisch die für den aktuellen Tag erfassten Zeiten an. In der Abbildung sehen Sie den Zustand zu Beginn des Arbeitstages.

Einsicht in ältere Zeiterfassungen
Um ältere Zeiterfassungen zu sehen, klicken Sie am unteren Fensterrand rechts auf den Button (Kalender). Es öffnet sich ein Kalenderfenster. Wählen Sie in diesem den Tag aus, dessen Zeiterfassungen Sie anzeigen wollen.

Erfassen Sie in WM Time Ihre Tätigkeiten und die dafür benötigte Zeit, um diese für Rechnungen zu verwenden:

1. Erfassung beginnen
2. Zuordnung zu den einzelnen Akten innerhalb des Projekts
3. ggf. Verteilung der Tätigkeiten auf die Akten

Die Registerkarte "Auswahl"

1. Erfassung beginnen

Klicken Sie im Fenster "WM Time" auf den Button Neu (siehe letzte Abbildung), um mit der Erfassung einer neuen Tätigkeit zu beginnen. Es öffnet sich das Fenster "WM Time Eintrag".

Grundsätzlich müssen Sie sich dann entscheiden, ob Sie die Dauer der Tätigkeit manuell erfassen oder per Stoppuhr in "Echtzeit" mitmessen möchten.

Manuelle Zeiterfassung

Geben Sie das Datumsfeld Datum der Tätigkeit ein. Bei der Zeiterfassung mittels Stoppuhr wird bei der Betätigung des Buttons Start automatisch das aktuelle Datum eingetragen, das natürlich noch abgeändert werden kann.

Geben Sie im Schlüsselfeld Stichwort einen kurzen Hinweis ein, der die Tätigkeit beschreibt, z. B. "Telefonat" oder "Besprechung mit Mandant". Die Beschreibung der Tätigkeit wird ggf. als Tätigkeitsbeschreibung in die Rechnung übernommen.

Wählen Sie im Drop-down-Menü Auflösung die Zeit-Einheit, auf die die gemessene Dauer der Tätigkeit aufgerundet werden soll: "1 Min.", "5 Min.", "15 Min.", "6 Min." oder "10 Min.".

Die Uhrzeiten in den Feldern Beginn und Ende für die Tätigkeit sind rein informativ.

Geben Sie die Abrechenbare Dauer der Tätigkeit im Format hh:mm ein. Winmacs ordnet die hier eingetragene bzw. gemessene Zeit als Tätigkeit dem gewählten Projekt zu. Sie wird aus Beginn und Ende automatisch berechnet und eingetragen.

Tragen Sie im Datenbankfeld SB offiziell den Sachbearbeiter ein, über den abgerechnet werden soll. Wenn dieser bereits im Projekt angegeben wurde, wird hier der hinterlegte Standard-Account (Sachbearbeiter) eingetragen, der jedoch jederzeit angepasst werden kann. Falls der tatsächliche Bearbeiter und derjenige, dem die Tätigkeit zugerechnet werden soll, unterschiedlich sind, z. B. bei Vertretung oder Zuarbeiten, tragen Sie in dieses Feld den nach außen "offiziellen" Sachbearbeiter ein.

Die Check-Box abrechenbar ist standardmäßig "aktiviert". Die aufgeführten Tätigkeiten sind abrechenbar. Sie wird nur "deaktiviert", wenn die aufgeführten Tätigkeiten nicht abrechenbar sind, z. B. Kanzlei-internen Aufgaben, Kanzleibesprechungen oder andere dem Mandanten nicht in Rechnung zu stellende Tätigkeiten.

Bei einer bereits abgerechneten Tätigkeit enthält dieses Feld abgerechnet das Abrechnungsdatum.

Geben Sie ins Datenbankfeld WMTime Projekt über den Button (Lupe) den Namen des (bereits angelegten) Projekts ein, über das die Tätigkeit abgerechnet werden soll.

Im unteren Bereich des Formulars werden alle diesem Projekt zugeordneten Akten angezeigt. Zusätzlich erscheint eine Zeile mit der Bezeichnung "undefiniert/ frei". Diese ist bestimmt für die Erfassung von Tätigkeiten, die keiner Akte zugeordnet werden können: z. B. für eine neue Sache, für die noch keine Winmacs-Akte existiert. Als Stundensatz für "undefiniert/ frei" wird der für den Account festgelegte allgemeine Stundensatz eingefügt. Dieser kann geändert werden.

Zeiterfassung mittels Stoppuhr

Oft ist es praktisch, die Dauer der Tätigkeit einfach messen zu lassen. Beginnt z. B. die Besprechung mit dem Mandanten oder ein Telefonat, öffnen Sie mit dem Button Neu das Fenster und klicken dann sofort auf den Button Start. Die Uhr beginnt unmittelbar zu laufen, ohne dass im Moment weitere Eingaben erforderlich sind. Diese füllen Sie während der Zeiterfassung oder danach aus, jedenfalls bevor Sie das Fenster schließen.

Um die Zeiterfassung zu unterbrechen, klicken Sie auf den Button Stop und anschließend auf den Button weiter.

Um die Zeiterfassung dauerhaft zu beenden, wählen Sie den Button Stop. Klicken Sie dann auf den Button EXIT bzw. schließen Sie das Fenster. Es erscheint dann eine Sicherheitsabfrage: "Sollen diese Daten jetzt gespeichert werden? Klicken Sie auf den Button Ja, um die erfasste Zeit als Datensatz zu speichern.

Der Button Reset setzt die Werte der Zeiterfassung wieder zurück.

Die Registerkarte "Verteilung"

2. Zuordnung zu einzelnen Akten

In dem unteren Bereich des Fensters für die Tätigkeitserfassung sehen Sie die Liste aller dem Projekt zugeordneten Akten.

Um nun die erfasste Tätigkeit auf die betroffenen Akten zu verteilen, gehen Sie so vor:

Markieren Sie mit einem Mausklick in die erste Spalte "Ausw." (Auswahl) alle Akten, für die Sie tätig geworden sind, so dass dort ein X erscheint. Sind Anteile dabei, die keiner Akte zugeordnet sind, markieren Sie auch die Zeile erste Zeile mit der Sache "undefiniert/ frei". Dies ist z. B. für Tätigkeiten, die nicht abgerechnet werden können oder für Tätigkeiten, für die noch keine Akte angelegt wurde.

• Wenn der Zeitaufwand nur einer Akte zugeordnet wird, sind Sie damit fertig. Speichern Sie die Daten und verlassen Sie das Fenster wie gewohnt mit dem Button EXIT.

• Wenn der Zeitaufwand auf mehrere Akten aufgeteilt werden soll, wechseln Sie zur Registerkarte "Verteilung". Fahren Sie wie in Punkt 3. beschrieben fort.

Anpassung des Stundensatzes
Passen Sie bitte den Stundensatz der "undefiniert/ frei"-Zeile an. Standardmäßig steht dort der Euro-Wert, der im Projekt hinterlegt ist. Um ihn abzuändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile und wählen aus dem Kontextmenü eine andere Tätigkeitsbeschreibung des zugeordneten Sachbearbeiters aus.

3. Verteilung der Tätigkeiten

Ist mehr als ein "X" gesetzt, d. h. der erfasste Zeitaufwand ist auf mehrere Akten innerhalb des Projekts zu verteilen, wechseln Sie über den unteren Fensterrand auf die Registerkarte "Verteilung". Dort erscheinen nun nur noch die auf der Registerkarte "Auswahl" markierten Akten.

Die Verteilung des Zeitaufwands auf die einzelnen Akten wird nun grafisch und mit der Maus anhand der Höhe der Zeilen festgelegt. Zunächst sind alle Zeilen bzw. Prozentsätze (Akten; falls markiert auch "undefiniert/ frei") gleichmäßig hoch.

Das Verändern dieser prozentualen Verhältnisse funktioniert leicht: Stellen Sie den Mauszeiger in der Spalte "Anteil" auf die Trennlinie zwischen den Akten, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und verschieben die Gitterlinie nach oben oder unten. Nach dem Loslassen der Maustaste wird auch der neue, geänderte Prozentanteil in der Spalte "Anteil" angezeigt.

Mit der hier sichtbaren Gewichtung fließt die Tätigkeit in das Projekt ein. Dabei wird ggf. der unterschiedliche Stundensatz jeder Akte automatisch berücksichtigt.