Die Buchhaltung ist sensibel und erfordert hohe Korrektheit. Dennoch entstehen Fehler, etwa durch falsches oder fehlendes Buchen oder einen fehlerhaften Kontenrahmen. Diese lassen sich korrigieren, sofern sie rechtzeitig erkannt werden. Bei der Programmierung von Winmacs wurden umfangreiche Sicherungseinrichtungen eingebaut, die "menschliche" Fehler zu vermeiden versuchen, wo immer es geht. Aber das Übersehen einer Buchung auf dem Kontoauszug kann Winmacs beim besten Willen nicht erkennen.
Prüfen Sie mit folgenden Maßnahmen, ob die Buchhaltung in sich schlüssig und konsistent ist. Bitte befolgen Sie in Ihrem eigenen Interesse diese Empfehlungen:
Nach jedem Kontoauszug: Prüfen Sie, ob der beim Finanzkonto angezeigte Saldo mit dem Endsaldo auf Ihrem Bankbeleg übereinstimmt. Ist dies nicht der Fall, dann ist der Fehler auf eine noch überschaubare Anzahl von Buchungen eingrenzbar. Sind alle Angaben korrekt, setzen Sie einen Haken auf dem Kontoauszug. So können Sie auch später nachvollziehen, dass bis zu diesem Zeitpunkt eine Kontrolle mit positivem Ergebnis erfolgt ist.
Nach jeder Buchungssitzung: Wenn Sie Ihre Buchungen für den jeweiligen Tag erfasst haben, lassen Sie sich die Sachkonten-Saldenliste anzeigen: Hauptfenster-Menüband "Buchhaltung" > Gruppe "Auswertungen" > Button Saldenliste. Wird bei den Haben- und Soll-Summen oben eine rote Differenz angezeigt, liegt ein Fehler vor, dessen Ursache je nach Fall unterschiedlich sein kann. Buchen Sie erst dann weiter, wenn die Ursache und der daraus resultierende Fehler behoben wurde, ggf. mit Hilfe Ihres Systembetreuers.
Wenn keine Differenz gezeigt wird, kontrollieren Sie nochmals die Kontostände Ihrer Finanzkonten. Sind auch diese in Ordnung, ist die Buchhaltung in sich schlüssig. Es schadet gerade am Anfang nicht, wenn Sie häufiger kontrollieren.Vor dem Monatsabschluss: Insbesondere vor dem Monats- oder Periodenabschluss sollten Sie nochmals die – dann ausgedruckte – Sachkonten-Saldenliste wie vorstehend beschrieben kontrollieren. Stellen Sie dabei eine Unstimmigkeit fest, sollten Sie den Abschluss keinesfalls ausführen.
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