Abgleich Gerichtsdaten

Der Hintergrund

Winmacs wird mit aktuellen Gerichtsdaten ausgeliefert, das heißt mit Adressen, Kontaktdaten, Bankverbindung und Zuständigkeiten von Gerichten (Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Akten & Adressen" > Drop-down-Menü Button Adressen > "Gerichte").

Ändern sich diese Daten nachträglich, aktualisieren Sie die Datensätze. Dazu werden die Gerichtsdaten des Anwalt-Suchservice (Verlag Dr. Otto Schmidt GmbH) benötigt. Kunden mit einem Wartungsvertrag erhalten diese ohne weitere Kosten von Septeo.

Der Ablauf

Führen Sie den Abgleich einfach in sechs Schritten durch.

Abbruch vor letztem Schritt folgenlos möglich
Tatsächliche Änderungen im Datenbestand erfolgen erst durch den letzten Schritt. Davor treffen Sie lediglich Abgleich-Einstellungen, so dass Sie jederzeit und ohne Konsequenzen abbrechen können.

1. Import

Entpacken Sie bitte den zip-Ordner, den Sie von Septeo erhalten haben.

Begeben Sie sich nun in das Hauptfenster-Menüband "Service". Betätigen Sie den Button Abgleich Gerichtsdaten (rot markiert in der Abbildung). Es öffnet sich folgendes Fenster auf der Registerkarte "1 – Import":

Tragen Sie dort in die drei Eingabefelder den jeweiligen Speicherort der zu importierenden Dateien ein:

• in Importdatei Gerichte den Pfad zur Datei Gerichtsdatei.csv,
• in Importdatei Orte den Pfad zur Datei Ortsdatei.csv
• und in Importdatei Straßen den Pfad zur Datei Straßenausnahmeliste.csv.

Explorer-Buttons erleichtern CSV-Dateiauswahl
Die kleinen Buttons rechts der Eingabefelder erleichtern Ihnen die Arbeit (rot markiert in der Abbildung oben). Mit ihnen rufen Sie für jedes Feld den Windows-Explorer auf. In diesem öffnen Sie den entpackten zip-Ordner, um die passende csv-Datei einfach per Doppelklick auszuwählen.

Unter den ausgefüllten Feldern fahren Sie fort:
Dort besteht die Möglichkeit, die Bankdaten zu aktualisieren. Wollen Sie von dieser Option Gebrauch machen, markieren Sie die Check-Box Harmonisierung der Bankdaten ... Dadurch erfolgt ein Abgleich zwischen den manuell erfassten Banknamen, inklusive -orten und den Bankdaten von der Bundesbank. Für diese Harmonisierung muss der BLZ-Bestand auf dem aktuellen Stand sein.
Klicken Sie auf den Button Importieren, um die Daten vorläufig einzulesen und anschließend weiter aufzubereiten.
Während des Import-Vorgangs sehen Sie einen Fortschrittsbalken; hinterher den Hinweis "Import beendet!". Es findet dadurch noch keine Übernahme in die Winmacs-Gerichtsadressen statt.

2. Zuordnen

Wechseln Sie auf die zweite Registerkarte "2 – Zuordnen". Ordnen Sie hier ggf. die eingelesenen Datensätze den betreffenden Winmacs-Bestandsdaten zu.

Nur beim allerersten Aufrufen der Funktion stoßen Sie die automatische Zuordnung mit einem Klick auf den Button Automatik an. Die Zuordnung dauert einen Moment und erfolgt über Gerichtsnamen, -ort und -typ. Nicht eindeutige Zuordnungen werden auf den folgenden Registerkarten korrigiert.

Bei späteren Abgleichen entfällt dieser Schritt. Der Button ist dann inaktiv geschaltet wie in der Abbildung. Sie machen mit 3. Auflösen weiter.

3. Auflösen

Auf der nächsten Registerkarte "3 – Auflösen" werden vermeintlich doppelte Zuordnungen behandelt. Das betrifft vor allem die Mahngerichte mit einer Adresse, die bereits ein Amtsgericht besitzt. Da jede Zuordnung eindeutig sein muss, trennen Sie hier die fehlerhaften Zuordnungen voneinander. Die Adressen ordnen Sie später im 4. Schritt richtig zu.

Ohne doppelte Zuordnungen weiter mit Schritt 5. Löschen
Wenn keine doppelten Zuordnungen angezeigt werden, d. h. die untere Fensterhälfte weiß bleibt, fahren Sie mit 5. Löschen fort.

Prüfen und vergleichen Sie pro Zeile die ersten beiden Spalten "Suchbegriff (Winmacs)" und "Gerichte (Winmacs)" mit der dritten Spalte "Gerichte (Import)". Handelt es sich nicht um das gleiche Gericht, z. B. bei Mahngerichten, markieren Sie diese Zeile mit einem Mausklick und lösen Sie die Zuordnung mit dem Button Auflösen.

Nach einer oder mehreren Auflösungen bauen Sie die Liste mit dem Button Aktualisieren neu auf. Dies benötigt etwas Zeit. Alle Einträge, die nach der Auflösung nur noch ein Mal vorhanden wären, werden nun nicht mehr angezeigt. Ziel ist eine leere Liste.

4. Übernehmen

Auf der Registerkarte "4 – Übernehmen" sehen Sie zunächst die neuen Adressdatensätze. Ordnen Sie diese neuen Adressen nun wieder jeweils einer Winmacs-Gerichtsadresse zu.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Markieren Sie eine Zeile in der Liste, sprich eine nicht zugeordnete Gerichtsadresse, und klicken auf den Button Übernehmen. Dann erscheint ein Suchfenster aller vorhandenen Winmacs-Gerichtsadressen. Wählen Sie dort das korrespondierende Winmacs-Gericht aus.

Falls es noch nicht vorhanden ist, legen Sie mit dem Button Neu einen neuen Datensatz an. Wiederholen Sie den Schritt für jede nicht zugeordnete Adresse.

Ein Klick auf den Button Aktualisieren baut nach kurzer Zeit die Liste neu auf, die am Ende wieder leer sein soll.

5. Löschen

Auf der vorletzten Registerkarte "5 – Übernehmen" werden alle Winmacs-Gerichtsadressen angezeigt, die keine Entsprechung in einer Import-Adresse gefunden haben. Existiert ein Gericht nicht mehr, markieren Sie es zum Löschen mit dem Button Entfernen.

Ist dieses Gericht in einer Winmacs-Akte eingetragen, können Sie die Gerichtsadresse nach dem Löschen nicht mehr öffnen.

6. Abgleich

Nachdem Sie alle Einstellungen getroffen haben, wechseln Sie auf die letzte Registerkarte "6 – Abgleich".

Starten Sie nun den tatsächlichen Datenabgleich mit einem Klick auf den Button Abgleich. Sobald Winmacs die Daten erfolgreich aktualisiert hat, erscheint die Anzeige "Abgleich beendet!".

Keine Aktualsierung der Amtsgerichtsbezirke in Bestandsadressen
Sofern sich die Amtsgerichts-Bezirke durch den Abgleich ändern, beachten Sie bitte, dass diese Angabe nicht in den bestehenden Adressen angepasst werden. Neue Bezirksdaten berücksichtigt Winmacs nur bei der Neuanlage von Adressen automatisch.