Ab der Winmacs-Version 7.2.2.9 und der Insomacs-Version 7.2.2.10 ist es Ihnen möglich, alle Schriftstücke, die Sie einem Aktenbeteiligten zur Verfügung stellen wollen in ein Passwort geschütztes zip-Verzeichnis zu speichern.
Dazu müssen Sie die Programme entsprechend voreinstellen. Das Vorgehen in Winmacs und Insomacs ist identisch. Beschrieben wird es anhand von Winmacs. Auf minimale Abweichungen in der Benutzeroberfläche wird hingewiesen.
Voreinstellung
a) Einstellung der Programm-Parameter
Begeben Sie sich auf das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm.
In dem sich öffnenden Fenster "Programm-Parameter" auf der Registerkarte "Akten-Eigenschaften" aktivieren Sie im Bereich "Aufbau" die Check-Box Historie - E-Mail als Anhang verschlüsselt durch das Setzen eines Häkchens.
b) Einstellung des Aktenfensters
Ein Passwort geschützter E-Mail-Anhang kann stets nur aus einer ausgewählten Akte verschickt werden. Aus diesem Grund legen Sie das Passwort im Aktenfenster fest.
Rufen Sie wie gewohnt eine Akte auf. In dem Aktenfenster befindet sich rechts unten im Rubrum das Eingabefeld Passwort.
Winmacs
Insomacs
Wenn Sie auf den Button (Vorhängeschloss) rechts des Eingabefelds klicken, wird automatisch ein Passwort generiert:
Hinweis: Dieses Passwort ist nicht mehr zu entfernen. Sie können es lediglich ändern, indem Sie erneut auf den Button (Vorhängeschloss) klicken. Beim Arbeiten im Aktenfenster ändern Sie nicht unbemerkt das Passwort. Es gibt eine Sicherheitsabfrage, die auf Button Nein fokussiert ist.
Versand der E-Mail
Zum Versenden öffnen Sie die Historie einer Akte, in der bereits ein Passwort generiert wurde.
1. Markieren Sie das/ die zu versendende/ n Dokument/ e in der Historie.
2. Übernehmen Sie das Dokument/ die Dokumente mit dem Button Hinzu in die Versandliste.
Unterhalb des Versandcontainers wird Ihnen angezeigt, mit welchem Passwort das Dokument verschlüsselt wird. Das Häkchen ist standardmäßig gesetzt, sodass Sie das Verschlüsseln niemals vergessen können. (Wenn Sie das Häkchen davor entfernen, wird das Dokument bei der Übergabe an das Mailprogramm nicht verschlüsselt. Das sollte die Ausnahme sein.)
3. Klicken Sie in der Button-Leiste des Historien-Fensters auf den Button E-Mail.
Der bekannte Dialog zur Übergabe von Dokumenten an Microsoft Outlook oder ein anderes E-Mail-Programm erscheint.
4. Klicken Sie auf den Button OK. Es öffnet sich das Fenster mit der bzw. den zur Wahl stehenden E-Mail-Adressen.
5. Wenn Sie Ihre Wahl getroffen haben, gelangen Sie über den Button Ja, diesen in Ihr E-Mail-Programm.
Das/ die Dokument/ e befindet/ n sich in dem passwortgeschützten zip.-Ordner, den Sie an einem Reißverschluss erkennen. Dieser Ordner muss vom Empfänger unter Eingabe des Passwortes entpackt werden.
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