Stellen Sie zunächst sicher, dass eine aktuelle Datensicherung vorliegt. Sofern Sie Kunde unserer Cloud-Lösung sind, ist dies bereits sichergestellt.
Erstellen Sie sodann alle relevanten Auswertungen:
- Saldenliste (Sofern Sie diese bereits für den Dezember-Abschluss erstellt haben, ist dieser Punkt bereits erledigt; dort sind die Ganzjahreswerte enthalten)
- Gesamtjournal für das gesamte Jahr (sofern Sie jeden Monat das Journal für die aktuelle Periode erstellt haben, ist auch dies mit dem Dezemberabschluss miterledigt)
- BWA (auch hier ist die Erledigung mit dem Dezember-Abschluss gegeben, sofern jeden Monat die BWA erstellt wird)
Sammeldruck aller Konten: Klicken Sie im Menüband Buchhaltung unter "Auswertungen" auf "Sammelausgabe Konten". Es öffnet sich das folgende Fenster:
Wählen Sie hier den fraglichen Zeitraum - gesamtes Jahr des jeweiligen Buchungsjahres - aus und klicken Sie auf "Alle markieren". Anschließend klicken Sie entweder auf den Druckbutton oder den Exportbutton, je nach gewünschtem Format:
Soll der Druck aller Konten auf Papier oder in Pdf-Dateien erfolgen, so wählen Sie den Druck-Button und den jeweiligen Drucker bzw. den Drucker "Pdf erstellen" aus.
Sollen Excel-Dateien erzeugt werden, wählen Sie den Export-Button.
Welche Optionen Sie im Bereich der Druck-/Export-Optionen setzen, hängt vom gewünschten Ergebnis ab. Der Haken "nur bebuchte Konten" sorgt dafür, dass der Sammeldruck solche Konten ignoriert, die im laufenden Jahr nicht bebucht wurden. Wird der Haken "Export Journal (Gesamtdatei)" gesetzt, wird bei Verwendung des Exportbuttons nicht je Konto eine Datei erstellt, sondern eine große Gesamtdatei. Dies ist nur selten gewollt. In der Regel sind Einzeldateien gewünscht oder es wird direkt mit Pdf-Dateien gearbeitet.
Der standardmäßig gesetzte Haken "Buchungsdatum drucken" bezieht sich auf das vom Belegdatum idR abweichende Buchungsdatum, das nicht jeder Kunde separat in seinen Auswertungen erfasst haben möchte.
Haben Sie alle diese Auswertungen erstellt, können Sie den Abschluss durchführen. Klicken Sie im Menüband "Buchhaltung" auf den Button "Abschlüsse" und wählen Sie den Jahresabschluss aus. Es öffnet sich das folgende Fenster:
Prüfen Sie hier, ob das Jahr in der Kopfzeile des Fensters stimmt. Lesen Sie sicherheitshalber die Hinweise nochmals durch und prüfen, ob Sie alles erfüllt haben (sollte nun der Fall sein) und klicken Sie auf "Jahresabschluss durchführen".
Es kann nun wenige Sekunden bis hin zu einigen Minuten dauern bis der Jahresabschluss durchgeführt ist. Lassen Sie Ihren Rechner den Jahresabschluss in aller Ruhe durchführen und warten Sie ab, bis die entsprechende Meldung erscheint. Anschließend können Sie das Fenster schließen und in den Buchungsmasken prüfen, ob korrekt die nächste Buchungsperiode - Januar des Folgejahres - eingestellt ist. Weiterhin können Sie in der Saldenliste prüfen, dass die Endwerte des Vorjahres für die Saldovortragskonten ordnungsgemäß ins neue Jahr gebucht wurden. Sollten diese beiden Kriterien nicht erfüllt sein, wenden Sie sich umgehend an unseren Support. Sollte aber die Anzeige der Buchungsperiode korrekt sein und sollten die Saldovortragskonten korrekt eröffnet sein, so können Sie nun das neue Jahr bebuchen.
Sonderfall "Umbuchen Vorjahr zulassen"
Sofern Sie mit der aktivierten Option "Umbuchen Vorjahr zulassen" arbeiten (diese kann in den Buchhaltungs-Parametern gesetzt werden; hier sind allerdings einige Sicherheitsaspekte zu beachten, wenden Sie sich hierzu bitte unbedingt an unseren geschulten Fachsupport), haben Sie für den Jahresabschluss zwei Varianten:
Den vorläufigen Abschluss sowie den endgültigen Abschluss.
Diese funktionieren wie folgt:
Vorläufiger Jahresabschluss
Dieser läuft ab wie der normale Jahresabschluss (s. o.). Es ist jedoch zu beachten, dass der Abschluss nur vorläufig ist und die Umbuchungsmasken noch die Möglichkeit bieten, Umbuchungen vorzunehmen, die in das Journal des eigentlich abgeschlossenen Vorjahres fließen.
Der vorläufige Jahresabschluss dient dazu, die Buchhaltungsdaten des Vorjahres bereits dem Steuerberater zur Überprüfung zuzuleiten, selbst aber bereits das Folgejahr bebuchen zu können. Sofern der Steuerberater Monierungen hat, können diese über die Umbuchungsmasken umgesetzt werden.
Da es sich hier um einen Schwebezustand handelt, sollte der endgültige Jahresabschluss umgehend durchgeführt werden, sobald das Okay des Steuerberaters vorliegt.
Endgültiger Jahresabschluss
Sind für das Vorjahr alle noch ausstehenden Umbuchungen getätigt und hat der Steuerberater bestätigt, dass der Jahresabschluss nun passt, so ist der endgültige Jahresabschluss durchzuführen. Auch dieser ist vom Ablauf wie oben durchzuführen. Es ist allerdings zu beachten, dass Winmacs im Rahmen des endgültigen Jahresabschlusses eine vollständige Reorganisation der Buchhaltung des laufenden Jahres vornimmt. Es erscheint also eine entsprechende Abfrage, die mit "Ja" zu beantworten ist. Auch hier ist zu beachten, dass der Vorgang eine Weile dauern kann. Es dürfen keine Unterbrechungen stattfinden, es darf auf keinen Fall eingegriffen werden. Sobald der endgültige Jahresabschluss durchgeführt ist, prüfen Sie die Endsalden des Vorjahres in der Saldenliste gegen die nun ggf. aktualisierten Eröffnungswerte des laufenden Jahres. Sofern hier nun alles passt, ist der Jahresabschluss erledigt.
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