Es ist sehr wichtig, detaillierte Informationen über die Arbeit Ihrer Mitarbeitenden und die erledigten Aufgaben für Ihre Mandanten im jeweiligen Zeitraum zu haben.
Berichte über abrechenbare und geleistete Zeiten sollten im Bereich Aktivität geprüft und erstellt werden. Mit den Filtern können Sie die benötigten Informationen auswählen und gruppieren.
Auf der linken Seite befindet sich die Hauptfiltertabelle, in der Sie die gewünschten Informationen auswählen können. In diesem Beispiel filtern wir die abgerechnete Zeit pro Mitarbeiter im Monat.
Dafür müssen Sie Folgendes auswählen:
1 - Aktivitätstyp ermöglicht die Auswahl zwischen Ausgaben und Stundenzetteln. Wenn Sie nur die geleistete Zeit sehen möchten, wählen Sie „Stundenzettel“.
2 - Status lässt Sie den Status der Stundenzettel auswählen, die von den Vorgesetzten genehmigt/abgelehnt/Entwurf (noch nicht geprüft) sind. Dieser Filter ist besonders hilfreich, wenn in Ihrem Unternehmen ein Genehmigungsprozess eingerichtet ist. In diesem Beispiel wählen wir nichts aus und sehen alle erstellten Stundenzettel.
3 - Datum. Sie können aus den vorgegebenen Zeiträumen wie letzter Monat, dieser Monat, letzte Woche, diese Woche wählen oder einen benutzerdefinierten Zeitraum festlegen. Es werden dann die Stundenzettel angezeigt, die im gewählten Zeitraum erstellt wurden. In diesem Beispiel wählen wir den Zeitraum dieses Monats.
Wenn alle gewünschten Kriterien ausgewählt sind, können Sie die Stundenzettel zusätzlich nach Datum sortieren und anschließend nach einer bevorzugten Kategorie gruppieren (5). Die beste Gruppierung ist meist nach Stundenzettel-Besitzer (6) – das wählen wir in diesem Beispiel. Es ist auch praktisch, nach Mandant (7) zu gruppieren, wenn Sie sehen möchten, wie viel Arbeit für einen Mandanten geleistet wurde und wie viel Sie dafür berechnen werden.
Nachdem die Suchkriterien festgelegt und die Stundenzettel nach Besitzer gruppiert wurden, sieht die Aktivitätenliste wie unten abgebildet aus. Es gibt zwei wichtige Bereiche, die Sie beachten sollten.
1 - Die Zusammenfassungstabelle. Sie zeigt eine Übersicht über die gruppierten Stundenzettel. Sie sehen, dass in diesem Monat alle Ihre Mitarbeitenden zusammen 56 Stunden und 10 Minuten erfasst haben, die gesamte Zeit ist abrechenbar und der Betrag, der dem Mandanten in Rechnung gestellt wird, beträgt 12.255 EUR.
2 - Die Zusammenfassung pro Mitarbeiter. Da wir nach Besitzer gruppiert haben, sehen Sie für jeden Mitarbeitenden eine Übersicht über die erfasste Zeit, die abrechenbare Zeit und den Betrag, der dem Mandanten berechnet wird.
*Erfasste Zeit ist die gesamte Arbeitszeit, die registriert wurde. Abrechenbare Zeit ist die Zeit, die Sie Ihren Mandanten in Rechnung stellen.
Speichern Sie die ausgewählten Filter als Entwurf für die Zukunft.
Sie können die von Ihnen ausgewählten Filter speichern. Klicken Sie auf „Speichern“ (1), es erscheint ein neues Pop-up. Geben Sie einen Namen für den Bericht ein. Wenn Sie diesen Berichtsentwurf mit Ihren Kolleginnen und Kollegen teilen möchten, können Sie „Teilen“ (3) auswählen. Dadurch können alle Nutzer Ihres Unternehmens diesen Filter sehen. Zum Speichern klicken Sie auf „SPEICHERN“.
*Beim Speichern des Filters werden nur die Filter auf der linken Seite gespeichert. Die Sortierung und Gruppierung werden nicht gespeichert und müssen jedes Mal erneut ausgewählt werden.
Die gespeicherten Filter erscheinen immer oberhalb des Filterbereichs.
Wir hoffen, dass Ihnen dies den Einstieg erleichtert. Wenn Sie Fragen oder Feedback haben, kontaktieren Sie uns gerne unter support@amberlo.io. Wir freuen uns immer, von Ihnen zu hören!
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