- E-Mail-Vorlagen für Rechnungen und Erinnerungen erstellen
- Rechnungserinnerungen aktivieren
- Vorgeschlagene E-Mail-Empfänger verwalten
- E-Mail-Footer einrichten
E-Mail-Vorlagen für Rechnungen und Erinnerungen erstellen
Statt jedes Mal den Text einer E-Mail neu zu schreiben, wenn eine Rechnung oder Erinnerung aus Amberlo verschickt wird, können Sie E-Mail-Vorlagen nach Ihren Wünschen anpassen. So haben Sie eine Auswahl an vordefinierten Vorlagen zur Verfügung. Es gibt mehrere Stellen, an denen Sie die E-Mail-Vorlage für Rechnungen und Erinnerungen anpassen können:
-
Allgemeine Amberlo-Kontoeinstellungen: Die hier erstellten Vorlagen werden für alle ausgehenden Rechnungen verwendet;
-
Kontakt- oder Akteneinstellungen: Wenn Sie eine individuelle Nachricht hinzufügen möchten, die beim Versand der Rechnung per E-Mail enthalten sein soll.
Hinweis: Nur ein Administrator hat das Recht, E-Mail-Vorlagen für Rechnungen zu erstellen oder zu ändern.
1. Allgemeine Amberlo-Kontoeinstellungen
Hinweis: Die hier erstellten Vorlagen werden für alle ausgehenden Rechnungen verwendet.
1.1 E-Mail-Vorlage für Rechnungen anpassen
Um eine E-Mail-Vorlage zu bearbeiten oder neu zu erstellen, gehen Sie zu Amberlo Einstellungen → Rechnungen (1) → Versand (2) und klicken Sie auf das Pfeil-Symbol (3) oben rechts auf der Seite. Wählen Sie dann im Dropdown-Menü E-Mail-Vorlagen verwalten (4) aus:
Nachdem Sie auf E-Mail-Vorlagen verwalten geklickt haben, öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie entweder eine neue Vorlage erstellen (über das Plus-Symbol) oder eine bestehende Vorlage bearbeiten:
Wenn Sie die Informationen der Vorlage bearbeiten möchten, klicken Sie einfach auf den Vorlagennamen und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor:
Wichtig: Der Inhalt der E-Mail muss ein dynamisches Feld enthalten, das einen Link zur gesendeten Rechnung generiert - .
Weitere Vorlagenvariablen können ebenfalls in den E-Mail-Text eingefügt werden, indem Sie die gewünschte Variable aus der untenstehenden Liste kopieren. Das obige Beispiel zeigt, wie eine E-Mail-Vorlage für eine neue Rechnung aussehen könnte.
- Dokumentnummer
- Dokumenttyp (Rechnung, Angebot)
- Dokumentlink
- Dokumenttitel (USt-Rechnung, Rechnung)
- Ausstellungsdatum
- Name des Käufers
- Vorname des Käufers
- Nachname des Käufers
- Gesamt-Nettobetrag mit Währung (z. B. 15,36 €)
- Gesamt-Bruttobetrag mit Währung (z. B. 15,36 €)
- Gesamt-Nettobetrag (z. B. 15,36)
- Gesamt-Nettobetrag (z. B. 15,36)
- Steuerbetrag (z. B. 15,36)
- Steuerbetrag mit Währung (z. B. 15,36 €)
- Zusätzliche Hinweise aus der Rechnung
- Fälligkeitsdatum
- Fälliger Betrag mit Währung (z. B. 15,36 €)
- Fälliger Betrag (z. B. 15,36)
- Fälliger Betrag mit Währung (z. B. 15,36 €)
- Fälliger Betrag (z. B. 15,36)
- Persönliche Signatur des Benutzers, die in der E-Mail-Integration hinterlegt ist.
Begriffe, die in andere Sprachen übersetzt werden können (.Fr; .Lt; .Ru;)
- Dokumenttyp (Rechnung, Angebot)
- Titel (USt-Rechnung, Rechnung)
1.2 E-Mail-Vorlage für Erinnerungen anpassen
Pünktliche Zahlungen sind für Ihr Unternehmen entscheidend. Sie müssen nun nicht mehr selbst hinter Ihren Kunden herlaufen und herausfinden, wer wann zahlen muss.
Damit Sie keine Liquiditätsengpässe bekommen, bietet Amberlo eine neue Funktion, die das Versenden von Erinnerungen für überfällige Rechnungen automatisiert. So sparen Sie Zeit und erhalten Ihr Geld schneller. Sie müssen lediglich die Rechnungserinnerung aktivieren, den Text der Erinnerungs-E-Mail-Vorlage erstellen und festlegen, wie oft die Erinnerung verschickt werden soll.
Um die Erinnerungs-E-Mail-Vorlage zu erstellen oder zu bearbeiten, gehen Sie zu Amberlo Einstellungen (1) → Rechnungen (2) → Versand (3) → Unbezahlte Rechnung (Erinnerungen) (4):
Wenn Sie automatische Erinnerungen aktivieren, prüft Amberlo jede Nacht um Mitternacht die Fälligkeitsdaten Ihrer Rechnungen. Wenn eine Rechnung Ihren Kriterien entspricht, wird automatisch eine E-Mail verschickt, um Ihren Kunden freundlich an die überfällige Rechnung zu erinnern. Dies funktioniert für alle aktuell überfälligen Rechnungen.
Wie aktiviere ich Rechnungserinnerungen?
-
Klicken Sie auf das Kontrollkästchen Automatische Erinnerungen einstellen;
-
Legen Sie im Feld Erinnerungen senden nach fest, wie oft Sie Erinnerungen verschicken möchten;
-
Wenn Sie auch für überfällige Angebote Erinnerungen versenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auch für Angebotsdokumente senden.
2. Kontakt- oder Akteneinstellungen
Wenn Sie noch mehr anpassen möchten, können Sie dies jederzeit auf der Ebene des Kontakts (Kunde) oder des Falls tun. In der Ansicht Ihres Kunden oder Falls finden Sie immer einen Reiter „Einstellungen“ (1), in dem Sie die Standard-E-Mail-Einstellungen für ausgehende Rechnungen, die Sie in den allgemeinen Amberlo-Kontoeinstellungen festgelegt haben, überschreiben können. Hier können Sie spezifische Informationen zu Ihrem Kunden oder Fall hinterlegen. Wenn ein Kunde nur für bestimmte Fälle zusätzliche E-Mail-Adressen benötigt, lassen Sie dieses Feld auf Kundenebene leer und klicken Sie stattdessen im jeweiligen Fall auf „Rechnungseinstellungen“.
Gehen Sie zum Kontakt-Tab, wählen Sie die Kundenkarte aus, die Sie benötigen, und öffnen Sie sie:
Klicken Sie dann auf das Einstellungen-Symbol (1) → Abrechnung (2) → Versand (3) und setzen Sie die Häkchen bei Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage für diesen Kontakt verwenden (4) und Benutzerdefinierte Erinnerungseinstellungen für diesen Kontakt verwenden (5).
Vorgeschlagene E-Mail-Empfänger verwalten
Wenn Ihr Hauptkontakt wünscht, dass Rechnungen zusätzlich an eine weitere E-Mail-Adresse gesendet werden, bietet Amberlo eine schnelle und einfache Möglichkeit, dieselbe Rechnung an mehrere Empfänger zu verschicken. Standardmäßig schlägt Amberlo im Bereich Empfänger automatisch passende Namen oder Adressen vor, Sie können aber auch weitere E-Mail-Adressen hinzufügen. Geben Sie dazu einfach mehrere E-Mail-Adressen ein, getrennt durch ein Komma – das war’s schon. Immer wenn Sie nun eine Rechnung für diesen Kunden erstellen und versenden, wird sie an alle unter den kundenspezifischen Abrechnungseinstellungen hinterlegten E-Mail-Adressen geschickt.
Hinweis: Bedenken Sie, dass wenn Sie die Adresse auf Kundenebene hinzufügen, jede Rechnung für diesen Kunden auch an die zusätzlichen angegebenen Adressen gesendet wird. Wenn ein Kunde nur für bestimmte Fälle zusätzliche E-Mail-Adressen benötigt, lassen Sie dieses Feld auf Kundenebene leer und klicken Sie stattdessen im jeweiligen Fall auf „Einstellungen“.
Wie richte ich die Fußzeile der E-Mail ein?
Eine E-Mail-Fußzeile zeigt häufig verwendete Informationen wie die Kontaktdaten Ihres Unternehmens an. Sie sorgt dafür, dass Ihre E-Mails ein professionelles und einheitliches Erscheinungsbild haben. So können Sie ganz einfach die Informationen Ihrer Kanzlei zu den E-Mails hinzufügen und alles übersichtlich halten.
Hinweis: Damit die Fußzeile in allen E-Mails angezeigt wird, müssen Sie beim Erstellen Ihrer E-Mail-Vorlage für Rechnungen und Erinnerungen das entsprechende dynamische Feld angeben.
Wir hoffen, dass Ihnen diese Hinweise den Einstieg erleichtern. Wenn Sie Fragen oder Feedback haben, können Sie uns jederzeit unter support@amberlo.io kontaktieren. Wir freuen uns immer, von Ihnen zu hören!
Verknüpfung mit