Wie richtet man ein periodisches Budget ein und verwendet es?

Amberlo bietet die Möglichkeit, für ein Mandat ein periodisches Budget festzulegen. Wenn diese Funktion aktiviert ist, setzt die Software das Budget nach Ablauf des aktuellen Zeitraums automatisch zurück. Wenn Sie also eine Vereinbarung haben, jeden Monat denselben Zielbetrag zu erreichen, können Sie ein monatliches Budget auswählen, das jeden Monat neu gestartet wird. Amberlo vergleicht die geplanten Budgetdaten mit den aktuellen Ergebnissen, sodass Sie immer einen klaren Überblick darüber haben, wie nah Sie am Budgetziel sind.

Hinweis: Ein periodisches Budget kann nur für Mandate (nicht für Kontakte) festgelegt werden.

1. Wie legt man ein periodisches Budget fest?

1. Gehen Sie zur Mandatskarte, öffnen Sie den Tab Hauptinformationen und klicken Sie auf die Bearbeiten-Schaltfläche im Budget-Widget:

Das System führt Sie zu den Budgeteinstellungen des Mandats:

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Budget für dieses Mandat festlegen.

3. Geben Sie den Budgetbetrag ein.

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Budget beinhaltet Auslagen, wenn Sie möchten, dass das Budget auch Auslagen umfasst.

5. Wählen Sie den Budgetzeitraum – Monatlich.

6. Aktivieren (oder deaktivieren) Sie das Kontrollkästchen Warnungen anzeigen, wenn das Budget überschritten wurde oder wird. Sobald dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, erhalten Sie jedes Mal eine Warnung, wenn Sie Stundenzettel oder Auslagen hinzufügen und Ihr Budget überschritten wird.

7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer benachrichtigen, wenn das Mandat einen bestimmten % des Budgets erreicht, wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten möchten, sobald Ihr Budget den gewählten Wert erreicht.

8. Sobald das Kontrollkästchen Benutzer benachrichtigen, wenn das Mandat einen bestimmten % des Budgets erreicht aktiviert ist, geben Sie den % des Budgets ein.

9. Sobald das Kontrollkästchen Benutzer benachrichtigen, wenn das Mandat einen bestimmten % des Budgets erreicht aktiviert ist, wählen Sie die Benutzer aus, die E-Mail-Benachrichtigungen über das überschrittene Budget erhalten sollen. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, erhalten alle dem Mandat zugewiesenen Teammitglieder diese Benachrichtigungen.

10. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre Änderungen zu sichern:

2. Wie verwendet man ein periodisches Budget?

Sobald das monatliche Budget aktiviert ist, zeigt das Budget-Widget den monatlichen Budgetbetrag sowie den bereits verwendeten Betrag an. Sie können hier auch Stundenzettel und Auslagen über die Schaltflächen und , hinzufügen oder über die Bearbeiten-Schaltfläche auf die Budgeteinstellungen zugreifen:

Hinweis: Das Startdatum des periodischen Budgets ist immer der erste Tag des Monats. Das bedeutet, das Budget wird jeweils am 1. eines Monats zurückgesetzt.

Sobald für das Mandat ein periodisches Budget festgelegt und einige Stundenzettel/Auslagen erfasst wurden, werden alle Stundenzettel und Auslagen automatisch den jeweiligen Zeiträumen zugeordnet. Wenn Sie Rechnungen erstellen, können Sie in Amberlo nur die Stundenzettel und Auslagen auswählen, die in den jeweiligen Zeitraum fallen:

Sie können außerdem Stundenzettel und Auslagen nach Budgetzeitraum gruppieren in der Aktivitätenliste des Mandats:

Weitere Informationen zum Aktivieren des Budgets finden Sie hier.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Anleitung den Einstieg erleichtert. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, können Sie uns jederzeit unter support@amberlo.io kontaktieren. Wir freuen uns immer, von Ihnen zu hören!