Wie erstellt man Aufgabenvorlagen?

Mit Amberlo können Sie jetzt Aufgaben- und Besprechungsvorlagen im Voraus erstellen und sie für bestimmte Abläufe gruppieren, wie zum Beispiel „Kunden-Onboarding“ oder „Fallvorbereitung“. So optimieren Sie Ihre Prozesse und erleichtern die Abläufe für alles, was erledigt werden muss. Mit nur wenigen Klicks können Sie diese Vorlagen für neue Mandanten oder Vorgänge anwenden, sparen Zeit und sorgen für einheitliche Abläufe.

So funktioniert es:

1. Aufgabenvorlagen erstellen: Gehen Sie zu Ihren Kontoeinstellungen (1), navigieren Sie zum Bereich „Planung“ (2) und wählen Sie „Vorlagen“ (3). Mit einem Klick auf das Pluszeichen (4) können Sie einen Gruppennamen für Ihre Vorlagen anlegen (5), zum Beispiel „Firmenregistrierung“, und beliebig viele Aufgaben oder Termine zu dieser Gruppe hinzufügen.
   
   
   Nachdem Sie einen Gruppennamen erstellt haben, können Sie die Aufgaben und Termine entsprechend den Schritten hinzufügen, die im jeweiligen Ablauf notwendig sind. Klicken Sie dazu auf das Pluszeichen neben dem Gruppennamen (1). Sie können den Schritt als Aufgabe oder Termin festlegen (2), dann die Kategorie auswählen (3), den Namen der Aufgabe oder des Termins eingeben (4) und bei Bedarf eine Beschreibung hinzufügen (5). Geben Sie eine Frist an (6), die ab dem Startdatum der Aufgabe berechnet wird. Sie können auch eine Erinnerung für die Aufgabe oder den Termin einstellen (7). Klicken Sie auf „Speichern“, um die neue Aufgabe zur Vorlage hinzuzufügen.
   
   
   Nachdem Sie die Vorlagen erstellt haben, sehen Sie die Liste wie unten dargestellt.

   

2. Aufgaben zu Mandanten oder Vorgängen hinzufügen: Sie können die erstellten Vorlagen entweder aus dem Bereich „Planung“ (1) oder direkt aus der Kontakt- oder Vorgangskarte anwenden. Wenn Sie sich im Bereich „Planung“ (1) befinden, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol (2), dann erscheint das Pop-up „Aus Vorlage hinzufügen“. In einem neuen Fenster sehen Sie die Liste der von Ihnen erstellten Gruppen. Wählen Sie den Gruppennamen (3) aus, und die Liste wird angezeigt. Wichtig ist, die Liste vor dem Speichern mit dem Kontakt oder Vorgang zu verknüpfen (4).
   

3. Aufgaben anpassen: Bevor Sie die Aufgaben übernehmen, können Sie sie alle auf einmal anpassen. Legen Sie Fälligkeitsdaten und Verantwortliche nach Ihren Wünschen fest. Sie können mehrere Verantwortliche zuweisen. Nach der Übernahme können Sie Aufgaben auch einzeln bearbeiten.

Mit Aufgabenvorlagen in Amberlo steigern Sie Ihre Effizienz und stellen sicher, dass nichts übersehen wird. Probieren Sie es aus und erleben Sie ein reibungsloses Aufgabenmanagement wie nie zuvor!