Anatomie der Zeiterfassung (Stundenzettel)
1 - aufgewendete Zeit während des Auftrags/der Arbeit. Sie können Stunden und Minuten eintragen, zum Beispiel 1 Stunde 30 Minuten oder 50 Minuten. Achten Sie immer darauf, ob Sie Stunden oder Minuten eintragen, da das System bei einer reinen Zahl möglicherweise nicht versteht, was gemeint ist.
2 - Datum kann bei Bedarf auf einen früheren oder späteren Tag angepasst werden.
3 - Art des Auftrags/der erledigten Arbeit. Die Auswahl der Art ist sehr wichtig, wenn Sie nachvollziehen möchten, wofür Ihre Mitarbeitenden die meiste Zeit aufwenden. Außerdem können Sie so Ihren Mandanten gegenüber transparent machen, was Sie im Rahmen eines Falls erledigt haben. Die Art ist mit dem Stundensatz verknüpft, sodass verschiedene Tätigkeiten unterschiedlich abgerechnet werden können. Wie Sie Arten anlegen, lesen Sie hier.
4 - Beschreibung ist der Bereich, in dem Sie die Art der erledigten Arbeit genauer angeben. Die Beschreibung ist auch für Mandanten sichtbar und kann bereits bei der Erstellung der Art vorbereitet werden.
5 - Verantwortlicher ist die Person, die den Stundenzettel erstellt. Sie können aber auch andere Personen aus Ihrem Unternehmen zuweisen. Wird eine andere Person zugewiesen als die, die den Stundenzettel erstellt, erscheint ein zusätzlicher Hinweis, wer ihn angelegt hat.
6 - Zuordnung zu Fall oder Kontakt. Dies ist sehr wichtig, um nachzuvollziehen, welche Arbeit für welchen Mandanten erledigt wurde. Sie können auch eine Aufgabe dem Stundenzettel zuweisen. In diesem Fall ist die Aufgabe bereits einem bestimmten Mandanten oder Fall zugeordnet und wird mit dem Stundenzettel verknüpft. Wir empfehlen, die Funktion zu aktivieren, die das Speichern eines Stundenzettels ohne zugewiesenen Fall oder Kontakt verhindert.
7 - Abrechenbare Zeit, die gearbeitet wurde. Das bedeutet, Sie berechnen Ihrem Mandanten die Arbeit, die Sie mit diesem Stundenzettel erfassen. Ist dieses Feld nicht markiert, wird die Zeit als gearbeitete Zeit erfasst, aber dem Mandanten nicht in Rechnung gestellt.
8 - Ohne Berechnung ist ebenfalls eine Zeit, die Sie dem Mandanten als abrechenbar anzeigen, aber nicht berechnen. So können Sie zeigen, wie viel bestimmte Arbeiten eigentlich kosten würden. Diese Stundenzettel erscheinen mit Nullbetrag, aber mit Stundensatz auf der Rechnung. Sie können einstellen, dass diese Zeit als gearbeitet, aber nicht abrechenbar auf der Rechnung erscheint (siehe hier).
9 - Festpreis ermöglicht es Ihnen, für die Leistung einen festen Betrag zu berechnen, anstatt nach Stundensatz abzurechnen. Die aufgewendete Zeit sollte trotzdem eingetragen werden, damit Sie wissen, wie viel Zeit für die Aufgabe benötigt wurde.
10 - Zusatzgebühr wird nur verwendet, wenn für den Kontakt oder Fall, dem der Stundenzettel zugeordnet ist, eine Budgetfunktion aktiviert ist. Wenn für den Kontakt oder Fall ein bestimmtes Budget vereinbart wurde und Sie darüber hinaus abrechnen möchten, markieren Sie dieses Feld. Die abrechenbare Arbeit wird dann nach Stundensatz berechnet, Sie können aber auch gleichzeitig den Festpreis markieren und einen festen Betrag statt eines Stundensatzes eintragen.
11 - Abrechenbare Zeit ist wichtig, um sicherzustellen, dass die erfasste Zeit (1) auch tatsächlich dem Mandanten berechnet werden soll. Sie können die Zeit unterschiedlich aufteilen, zum Beispiel können Sie im Feld (1) 4 Stunden eintragen und im Feld (11) nur 2 Stunden angeben. So werden 2 Stunden als gearbeitet, aber nicht berechnet, und 2 Stunden als abrechenbar erfasst.
12 - Währung kann für den Abrechnungspreis angepasst werden. Wenn Ihr Mandant eine andere Währung verwendet, empfehlen wir, diese in der Kontakt-/Firmenkarte unter den Einstellungen zu hinterlegen.
13 - Stundensatz wird automatisch entsprechend der gewählten Art der Arbeit (3) und Ihrer Position im Unternehmen eingetragen. Wie Sie Stundensätze festlegen, lesen Sie hier.
14 - Gesamtbetrag, den Ihr Mandant zahlen muss, wird automatisch anhand des Stundensatzes und der abrechenbaren Zeit berechnet.
Nachdem alles eingetragen wurde, klicken Sie auf SPEICHERN. Die Karte kann jederzeit nachträglich angepasst werden, falls nötig.
Wir hoffen, dass Ihnen diese Anleitung den Einstieg erleichtert. Wenn Sie Fragen oder Feedback haben, kontaktieren Sie uns gerne unter support@amberlo.io. Wir freuen uns immer, von Ihnen zu hören!
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