Mit der Dokumentenautomatisierung von Amberlo können Sie eine Dokumentvorlage mit Platzhaltern aus Ihren Kontakten, Akten und Verträgen erstellen. Diese Platzhalter übernehmen automatisch Informationen aus einer Akte, einem Kontakt oder Vertrag in Amberlo und fügen sie in Ihre Dokumente ein – so sparen Sie Zeit bei der Dateneingabe und Korrektur. Sie können mit nur wenigen Klicks ein Dokument erstellen und die passenden Informationen einfügen lassen. Platzhalter stehen unter anderem für den Namen des Mandanten, die Adresse, benutzerdefinierte Felder und vieles mehr zur Verfügung.
Wie erstelle ich ein Dokument mit meiner Vorlage?
Dokumentvorlagen sind Word-Dokumente, die Sie immer wieder verwenden, wobei sich die spezifischen Details je nach Akte, Kontakt usw. ändern. Diese Vorlagen dienen dazu, ein neues Dokument zu erstellen.
Folgen Sie den untenstehenden Schritten, um loszulegen:
Liste der verfügbaren Platzhalter anzeigen
Sie können die vollständige Liste der verfügbaren Platzhalter einsehen, indem Sie im Amberlo-Einstellungsbereich auf Dokumente (1) in der linken Spalte klicken und dann den Bereich auswählen (Kontakt, Akte oder Vertrag), aus dem Sie Dokumente generieren möchten (2). Wenn Sie einen bestimmten Datensatz auswählen, wird eine Datenvorschau für diesen Datensatz angezeigt.
Öffnen Sie Ihre Vorlage
Suchen Sie das Vorlagendokument, dem Sie Platzhalter hinzufügen möchten. Unterstützte Dateitypen für Vorlagen sind: ".docx", ".pptx" und ".xlsx".
Öffnen Sie das Vorlagendokument und beginnen Sie mit der Erstellung Ihrer Dokumentvorlage. Fügen Sie einen Platzhalter an der Stelle ein, an der der Wert im Dokument erscheinen soll. Sie können einen Platzhalter ganz einfach aus Amberlo kopieren, indem Sie auf die Schaltfläche Kopieren ( ) rechts neben dem Feld klicken. Wenn Sie zum Beispiel einen Mandanten im Dokument ansprechen möchten, fügen Sie das Feld << Matter.Contact.FirstName >> ein, wie unten gezeigt.
Wechseln Sie zum Tab „Dokumente“
Wenn Sie mit Ihrer erstellten Vorlage zufrieden sind, gehen Sie zum Tab Dokumente (3) und wählen Sie Dokumentvorlagen (4):
Dort klicken Sie auf die +-Schaltfläche (5), um die Vorlage (6) hochzuladen. Hier werden Sie gebeten, sie einem Ihrer Dokumentenordner der Kanzlei zuzuweisen (7). Anschließend klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Achten Sie darauf, eine nicht geschützte ".docx"-Datei hochzuladen.
Nachdem Sie Ihre Dokumentvorlage mit allen Platzhaltern erstellt haben, können Sie das Dokument für verschiedene Akten, Kontakte oder Verträge generieren. Die Vorlage steht dann im Dokumentenfenster bei Kontakt, Akte oder Vertrag zur Auswahl bereit.
Hinweis: Jedes Mal, wenn Sie ein neues Dokument mit dieser Vorlage erstellen, wird der Platzhalter durch den entsprechenden Wert ersetzt. Weitere Informationen zum Erstellen von Dokumenten mit Vorlagen finden Sie hier.
Wir hoffen, dass Ihnen diese Anleitung den Einstieg erleichtert. Wenn Sie Fragen oder Feedback haben, kontaktieren Sie uns gerne unter support@amberlo.io. Wir freuen uns immer, von Ihnen zu hören!
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