Einstellungen für den Versand von Rechnungen

Sobald Sie Administratorrechte in Amberlo haben, können Sie auf die Rechnungssende-Einstellungen zugreifen und diese verwalten.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Unternehmen (oder die richtige Niederlassung) ausgewählt haben.

Wie greife ich auf die Rechnungssende-Einstellungen zu?

1. Gehen Sie zu den Allgemeinen Einstellungen und klicken Sie im linken Menü auf Rechnungen.

2. Klicken Sie auf den Tab SENDEN:

In den Rechnungssende-Einstellungen können Sie:

1. Allgemeine E-Mail-Einstellungen für ausgehende Rechnungen anpassen.

2. Standard-E-Mail-Vorlagen für Rechnungen und Zahlungserinnerungen erstellen und verwalten.

3. Automatische Zahlungserinnerungen einrichten.

4. Einen Footer erstellen.

1. Allgemeine E-Mail-Einstellungen für ausgehende Rechnungen anpassen

1. Cc-Empfänger – Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Kopien aller E-Mails gesendet werden sollen.

2. Standard (BCC) Empfänger – Geben Sie E-Mail-Adressen ein, an die jede ausgehende E-Mail als Blindkopie (BCC) gesendet wird.

3. Amberlo Mail Service:

   • Standard Amberlo E-Mail – Die gleiche E-Mail-Adresse, die Sie in Amberlo verwenden.

   • SMTP-Server – Sie können auch einen SMTP-Server zum Versenden von E-Mails nutzen. Mit SMTP können Sie E-Mails über externe Server versenden. Sie benötigen dazu den Hostnamen des SMTP-Servers, Zugangsdaten sowie den verwendeten Port und die Sicherheitsmethode.

4. Zugangsdaten des Absenders:

   • Standard Amberlo E-Mail-Adresse: Die E-Mail des Absenders wird mit Name und Nachname angezeigt.

   • Firmen-E-Mail-Adresse: Die E-Mail des Absenders wird als allgemeine Firmenadresse angezeigt.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, um Ihre Änderungen zu sichern.

2. Wie erstellt und verwaltet man Standard-E-Mail-Vorlagen für Rechnungen und Zahlungserinnerungen?

1. Klicken Sie auf den Ausklapp-Button neben dem Feld „Standard-E-Mail-Vorlage“.

2. Wählen Sie eine Vorlage aus der Liste aus.

3. Neue Vorlage erstellen.

4. E-Mail-Vorlagen verwalten:

Wie erstellt man eine neue E-Mail-Vorlage?

1. Geben Sie den Namen der Vorlage ein.

2. Geben Sie den Betreff der E-Mail ein.

3. Geben Sie den E-Mail-Inhalt ein (verwenden Sie die vorgeschlagenen Codes (4)).

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

Wie verwaltet man E-Mail-Vorlagen?

1. Klicken Sie auf das + Symbol, um eine neue E-Mail-Vorlage hinzuzufügen.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie „Bearbeiten“ oder „Vorlage löschen“:

3. Wie richtet man automatische Zahlungserinnerungen ein?

Sie können automatische Zahlungserinnerungen einstellen und das System versendet die E-Mails automatisch:

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Automatische Erinnerungen einstellen“.

2. Wählen Sie den Zeitraum aus der Liste „Erinnerungen senden nach“.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Auch für Kostenvoranschläge senden“, wenn Sie auch für Angebote Erinnerungen versenden möchten.

4. Vergessen Sie nicht, auf die Schaltfläche Speichern zu klicken, um Ihre Änderungen zu sichern:

Hinweis: Erinnerungen werden für Rechnungen gesendet, deren Status nicht „Bezahlt“ oder „Abgelehnt“ ist.

4. Wie erstellt man einen Footer?

1. Geben Sie einfach den gewünschten Inhalt ein.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre Änderungen zu sichern:

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Wir hoffen, dass Ihnen dies den Einstieg erleichtert. Wenn Sie Fragen oder Feedback haben, können Sie uns gerne unter support@amberlo.io kontaktieren. Wir freuen uns immer, von Ihnen zu hören!