XRechnung/E-Rechnung/ZUGFeRD

Hintergrund

Das Wachstumschancengesetz trat am 1.1.2025 in Kraft. Dies beinhaltete die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland. Die XRechnung ist ein spezielles Format der E-Rechnung, das in Deutschland für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben ist. Es basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und verwendet ein XML-basiertes Datenformat.

Was bedeutet das für Sie und Ihre Kanzlei?

• Empfang von elektronischen Rechnungen: Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können.
• Erstellung und Versand von elektronischen Rechnungen: Ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen verpflichtet, steuerbare und steuerpflichtige B2B-Rechnungen im Inland elektronisch zu erstellen und zu versenden (Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise).

Für Erstellung und Versand gelten jedoch Übergangsregelungen:

• Papierrechnungen sind bis Ende 2026 erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt (auch konkludent)
• dies gilt weiter bis Ende 2027, sofern der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 EUR nicht überschreitet (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG n. F.)

Es gibt derzeit keine Vorgaben für den Empfangskanal von elektronischen Rechnungen. Daher ist für den Empfang und Versand zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichend.

Die beiden zugelassenen Syntaxen im Rahmen des europäischen Standards für elektronische Rechnungen (EN 16931) und somit auch für die XRechnung sind CII (Cross Industry Invoice) – UN/CEFACT und UBL (Universal Business Language) – OASIS. Advoware unterstützt für Anzeige und Validierung beide Formate.

ausgehende Rechnungen

Advoware erstellt die Rechnungen im Format ZUGFeRD 3 im EN 16931-Profil und erfüllt damit die Anforderungen der EU-Richtlinie für elektronische Rechnungen.

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Die XML-Datei ist maschinenlesbar, während das PDF für den Menschen lesbar ist.

XRechnungen können für alle Rechnungsarten (RVG, GNotKG, kanzleisp. Rechnungen, Zeithonorar) erstellt werden.

Voraussetzung für den Versand ist, dass unter Grundeinstellung "Standortverwaltung" eine elektronische Adresse eingetragen ist.

Wenn Sie als Behörde eine Leitweg-Id besitzen, tragen Sie diese hier ein. Ansonsten greift Advoware auf die USt-IdNr oder die E-Mail zurück. Eine dieser drei Angaben muss eingetragen sein.

Eine XRechnung wird zunächst wie eine konventionelle Rechnung als Word-Dokument erstellt. Anschließend kann über das Kontextmenü des Moduls "Rechnungen" (Strg + Umschalt + R) eine XRechnung erstellt werden.

Nach Auswahl des Befehls "XRechnung" öffnet sich ein Eingabedialog für weitere Angaben (elektronische Adresse des Mandanten, Bestellreferenz/Aktenzeichen, Geschäftszeichen, Bestelldatum/Anlagedatum). Das Geschäftszeichen ist optional.

Advoware generiert eine xml-Datei und ein PDF, in das die xml-Datei als Anlage eingebettet ist.

Beide Dateien werden automatisch der Aktengeschichte hinzugefügt und können anschließend als Anhang per E-Mail an den Rechnungsempfänger übersendet werden.

eingehende Rechnungen

Eingehende XRechnungen (Endung .xml) importieren Sie zunächst in die Aktengeschichte. Per Doppelklick oder Kontextmenü "Öffnen" - "XRechnung anzeigen" öffnen Sie einen spezialisierten Viewer. Dieser unterstützt alle Formate CII (Cross Industry Invoice), UBL‑Invoice (Rechnungen) und UBL-CreditNote (Gutschriften).

XRechnung - Metadaten bei der Speicherung

Lieferdatum und Bestelldatum

Bei einer Rechnung eines Rechtsanwalts gibt es oft kein klassisches "Lieferdatum", da keine physische Ware geliefert wird, sondern eine Dienstleistung erbracht wurde. Dennoch muss das Lieferdatum in der XRechnung angegeben werden, auch dann, wenn bereits ein Leistungszeitraum (BT-73/BT-74) angegeben ist. Die europäische Norm EN 16931 (auf der die XRechnung basiert) sieht das Lieferdatum als eigenständiges Pflichtfeld vor. Der Leistungszeitraum ist lediglich eine ergänzende Information, die den Zeitraum der erbrachten Leistung beschreibt, aber kein konkretes Einzeldatum liefert.

Viele automatisierte Rechnungsverarbeitungssysteme erwarten das Lieferdatum und könnten eine Rechnung ohne dieses Feld ablehnen.

Vorgabe in Advoware für das Lieferdatum ist das Enddatum des Leistungszeitraums. Es kann bei der Erstellung der Xrechnung manuell angepasst werden, z.B. ist bei Beurkundungen das Datum der Beurkundung anzugeben.

elektronische Adresse

Als elektronische Adresse können Sie eine Leitweg-ID, ide USt.-Identifikationssnummer oer eine geschäftliche E-Mail-Adresse eintragen. Advoware übernimmt diese Informationen aus den zum Rechnungsempfänger hinterlegten Beteiligtendaten.

Sind für den Rechnungsempfänger mehrere geschäftliche E-Mail-Adressen hinterlegt, können diese aus einer Auswahlliste ausgewählt werden.  

Private Adressen werden nicht berücksichtigt. Die elektronische Adresse dient der automatisierten Verarbeitung und muss einem standardisierten Format entsprechen, wie z. B. der PEPPOL-ID, der USt.-Idnr. oder einer Leitweg-ID. Eine geschäftliche E-Mail-Adresse kann ebenfalls zulässig sein, weil sie einem Unternehmen oder einer Organisation klar zugeordnet ist. Es gibt zwar technisch keinen Unterschied zu privaten Adressen, aber eine private Adresse kann von jeder beliebigen Person genutzt werden und ist nicht eindeutig. Es gibt keinen Standard oder Verzeichnisdienst, der sicherstellt, dass max.mustermann@gmail.com tatsächlich zu einem bestimmten Rechnungsempfänger gehört.

Wenn in einer XRechnung eine private E-Mail-Adresse als elektronische Adresse hinterlegt wird, bedeutet das auch, dass die Rechnung mit dieser persönlichen Information verarbeitet, gespeichert und ggf. weitergeleitet wird. Unternehmen und öffentliche Institutionen müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten nur dann erfasst werden, wenn dies erforderlich ist (Grundsatz der Datensparsamkeit, Art. 5 DSGVO). Eine geschäftliche E-Mail-Adresse ist oft eine Funktionsadresse (z. B. buchhaltung@firma.de), während eine private Adresse oft personenbezogen ist. Eine private E-Mail-Adresse in einem maschinenlesbaren XML-Format könnte möglicherweise weitergegeben oder in Netzwerken veröffentlicht werden.

Käuferreferenz

Die Bestellreferenz (BT-10) wird vom Rechnungsempfänger ("Käufer") vergeben und verwendet, um die Rechnung einer vorherigen Bestellung oder einem Auftrag des Rechnungsempfängers zuzuordnen. Sie ist besonders bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber von Bedeutung.

Auch Firmen oder natürliche Personen können eine Bestellreferenz mitteilen, meist für die interne Zuordnung verwendet, z. B. als Bestellnummer, für weiterverarbeitende Systeme.

Grundeinstellung für den Postausgang

Unter der Grundeinstellung "XRechnung" können Sie voreinstellen, dass bei der Übernahme einer Rechnung aus Word zur Aktengeschichte die Option "XRechnung" vorbelegt ist.