E-Mail

Mit dem ComCenter können Sie Ihr eigenes E-Mail-Postfach erstellen.

Voraussetzungen

Berechtigung & Lizenz

Um E-Mail mit dem ComCenter zu nutzen, benötigt Ihr Benutzer die Rolle comcenter.channel.email. Der Mandant muss das Lizenzmodul comcenter.module.email oder die Lizenz comcenter.email besitzen.

Allgemeine Informationen

Der E-Mail-Kanal verwendet OAuth 2.0 für eine sichere Authentifizierung. Um eine Verbindung herzustellen, müssen Sie ein Konto verwenden, das zu Ihrem Microsoft 365-Mandanten Ihrer Organisation gehört. Ihr Administrator hat diese Anwendung bereits vorab autorisiert, daher ist keine zusätzliche administrative Zustimmung erforderlich. Wenn Sie speichern, aktualisieren oder auf „Erneut verbinden“ klicken, erscheint ein Microsoft-Anmeldefenster. Bitte geben Sie Ihre Zugangsdaten in diesem Fenster ein; sobald der Vorgang abgeschlossen ist, schließt sich das Fenster automatisch und zeigt eine Erfolgs- oder Fehlermeldung an. Zur Sicherheit wird die im Feld „Adresse“ angegebene E-Mail-Adresse mit Ihren Zugangsdaten abgeglichen, um zu bestätigen, dass Sie die erforderlichen Berechtigungen für dieses Postfach besitzen.

Fehlerbehebung bei häufigen Problemen: Popup blockiert: Wenn das Anmeldefenster nicht erscheint, überprüfen Sie Ihre Browsereinstellungen und stellen Sie sicher, dass Popups für diese Seite erlaubt sind.

Ersteinrichtung

Bei der Erstellung eines E-Mail-Kanals wird der Microsoft 365-Mandant sowohl als Adresse als auch für die OAuth 2.0-Anmeldedaten gespeichert. Der neue Kanal steht allen Benutzern des Microsoft 365-Mandanten der Organisation zur Verfügung. Er kann von jedem anderen Benutzer gesehen, genutzt und verwaltet werden.

Kanaleinrichtung

In diesem Kapitel wird die grundlegende Nutzung aus Sicht des Endbenutzers beschrieben.

E-Mail-Kanalidentität erstellen

Benutzer können ihre E-Mail-Kanäle über den Bereich Kanalverwaltung im ComCenter erstellen und verwalten.
Jeder Kanal wird verschlüsselt gespeichert und ist nur für den Benutzer sichtbar, der ihn erstellt hat.

1. Öffnen Sie die ComCenter-Benutzeroberfläche.
2. Wechseln Sie zu Kanalverwaltung.
3. Klicken Sie auf Kanal hinzufügen.
4. Wählen Sie den Typ E-Mail aus.
5. Geben Sie einen Namen für den Kanal ein.
6. Geben Sie die Kanaladresse des Kanals ein.
7. Klicken Sie auf Speichern.
8. Das Microsoft OAuth 2.0-Fenster erscheint, in dem Benutzer die mit dem Microsoft 365-Mandanten verknüpfte Adresse und das Passwort eingeben, die mit der Kanaladresse verbunden sind.
   → Wenn alle Zugangsdaten korrekt sind und die Benutzer vorab autorisiert wurden, wird die Verbindung erfolgreich hergestellt. → Wenn die Zugangsdaten falsch oder nicht vorab autorisiert sind, kann die Verbindung nicht hergestellt werden und das System fordert die Benutzer auf, es erneut zu versuchen.

Vorhandenen E-Mail-Kanal aktualisieren

Beim Öffnen eines bestehenden Kanals kann der Benutzer alle Felder mit gültigen Werten aktualisieren.

Vorhandenen E-Mail-Kanal aktualisieren und erneut verbinden

Beim Öffnen eines bestehenden Kanals kann der Benutzer alle Felder mit gültigen Werten aktualisieren und das System versucht, den Benutzer mit den neu hinzugefügten Zugangsdaten erneut zu verbinden.

Kanalstatus

Der Status eines Kanals zeigt an, ob die Einrichtung und Authentifizierung erfolgreich war.
So können Benutzer schnell erkennen, ob der Kanal zum Senden und Empfangen von Nachrichten genutzt werden kann. Der aktuelle Status wird in der Kanalverwaltungsübersicht angezeigt.

Sichtbarkeit von E-Mail-Kanälen

Jeder E-Mail-Kanal wird als gemeinsam genutzt gespeichert.

Sitzungsverwaltung

• Beim Senden oder Empfangen von Nachrichten stellt das ComCenter automatisch eine Microsoft-Sitzung im Hintergrund her.
• Die Sitzung bleibt aktiv, solange sie gültig ist und für die Kommunikation benötigt wird.
• Wenn die Sitzung abläuft (Standard: 365 Tage ohne Aktivität), muss sich der Benutzer ggf. manuell erneut mit dem Microsoft 365-Mandanten verbinden.

Überblick über Kanalfunktionen

Ordner in E-Mail

Stammordner

Ordner definieren eine hierarchische Struktur zur Organisation von Nachrichten. Stammordner stellen die oberste Ebene dieser Struktur dar und umfassen:

• Posteingang
• Gesendete Elemente
• Entwürfe

E-Mail-Kanal-Operationen

Derzeit werden alle E-Mail-Kanal-Operationen über API-Aufrufe durchgeführt. Zu den Operationen gehören das Abrufen, Erstellen und Versenden von E-Mails sowie das Einreichen von CII (Cross Industry Invoice)-Dateien mit Konvertierung in das XRechnung/ZUGFeRD Zielformat.