Winmacs + Documents

Winmacs + Documents

1. Allgemeine Hinweise

Übersicht

• Winmacs und Documents
• beA-Nachrichten
• E-Mail-Nachrichten
• Gescannte Dokumente
• Starten von Documents und dem Outlook DESK

1.1. Winmacs und Documents

Winmacs verbindet sich beim Start automatisch mit Documents.

Die Statusleiste des Winmacs-Hauptfensters zeigt den Verbindungsstatus der DMS-Synchronisation an.

Hinweis: Da eine neue Benutzeroberfläche für Documents im Aufbau ist (Pro Client) werden die Namensbezeichnungen in der derzeitigen Benutzeroberfläche (Standard DESK) nicht mehr umgestellt.

Allgemeine Daten der Anwaltsakten werden immer nur aus Winmacs ins Documents (also in einer Richtung) synchronisiert.

Die Texterstellung erfolgt nach wie vor über den Textprozessor.

Winmacs überträgt die Dokumente der Historie automatisch nach Documents. Dort liegen sie mit einem Teil der zugehörigen Informationen (z. B. Titel, Datum und Version).

Von diesen externen Dokumenten werden jeweils nur die neuesten Versionen in der Winmacs-Historie angezeigt und durch ein blaues Icon gekennzeichnet.

Hinweis: Um viele Dokumente gleichzeitig zu einer Akte zu speichern, ziehen Sie diese bequem direkt nach Documents.

beA-Nachrichten

Übergeben Sie eingehende beA-Nachrichten an die Historie.
Dokumente für zu erstellende beA-Nachrichten werden aus der Historie an die Kommunikationszentrale übergeben.

E-Mail-Nachrichten

Wie Sie mit eingehenden E-Mails umgehen, erfahren Sie hier.

Gescannte Dokumente

Nach der Einrichtung von Documents schicken Ihre Scanner die Daten an eine (nicht einsehbare) Zwischenablage. Diese legt alle fünf Minuten die gescannten Dokumente direkt in die Posteingänge von festgelegten Benutzern und Benutzergruppen – auf die digitalen Schreibtische von Documents.

Starten von Documents und dem Outlook DESK

Öffnen Sie mit einem Doppelklick auf die Desktop-Verknüpfung von Documents bzw. Outlook, um mit dem DMS zu arbeiten.

In Outlook stoßen Sie auf den Outlook DESK von Documents.

Der Outlook DESK

Übersicht

• E-Mail-Übergabe ohne Aktenzuordnung – mit Erstellung einer Einzelaufgabe
• E-Mail-Übergabe mit Aktenzuordnung

Für den Einstieg empfiehlt es sich mit den beiden Buttons oben rechts zu arbeiten.

Outlook zeigt im Commander den Verbindungsstatus mit dem DMS an.

Klicken Sie auf die drei Punkte, um den Commander aus- oder einzublenden.

Der Commander kann in vertikaler Richtung größer und kleiner gezogen werden. Dazu fassen Sie ihn mit gedrückter Maustaste am oberen Rand an.

E-Mail-Übergabe ohne Aktenzuordnung – mit Erstellung einer Einzelaufgabe

Markieren Sie z. B. im Posteingang von Outlook die E-Mail, die Sie an Documents übergeben wollen.
Damit Documents die E-Mail importieren kann, betätigen Sie in Outlook-Menüband den Import-Button zum Exportieren aus Outlook.

Es öffnet sich das Import-Fenster mit einer Übergabe-Liste. Unter dem Nachrichten-Text der E-Mail werden, soweit vorhanden, Anhänge angezeigt.

Steuern Sie über die Check-Boxen, welche Elemente der Übergabe-Liste importiert werden.
Wenn Sie die Bezeichnung vom Betreff der E-Mail bzw. des Anhanges anklicken, können Sie diese überschreiben.
Klicken Sie auf den Papierflieger-Button, um eine Einzelaufgabe zur E-Mail zu erstellen.

Es öffnet sich ein Fenster zur Erstellung einer Einzelaufgabe.

Ordnen Sie über das Drop-down-Menü des Felds Bearbeiter der Aufgabe einen Job-Empfänger zu.
Füllen Sie ggf. das Feld Erledigen bis aus.
Beachten Sie, dass Sie hier ggf. auch die Check-Box Eilig aktivieren könnten, um die Aufgabe in dem speziellen Ordner Eilaufgaben des Job-Empfängers zu platzieren (siehe Ordner für Aufgaben).
In das Feld Aufgaben-Beschreibung wird automatisch "Standard" geschrieben. Ersetzen Sie diesen Text ggf. durch eine eigene Eingabe.
Über das Drop-down-Menü Textvorlagen lassen sich auch Schlagworte auswählen und in das Feld Aufgaben-Beschreibung schreiben.
Klicken Sie auf den Speichern-Button.

Im Import-Fenster erscheint die erstellte Aufgabe.

Erfassen oder ändern Sie ggf. die Dokumentdaten im Formular.

Diese sind für den Import nicht erforderlich und können später nachgepflegt werden.

Bitte beachten Sie, dass der Postweg automatisch auf Eingang gestellt ist.

Legen Sie die E-Mail mit dem Importieren-Button in Documents ab.

Klicken Sie alternativ auf den Button Importieren und löschen, um die E-Mail nach dem Import aus Outlook zu löschen. Sie ist dann nur noch in Documents vorhanden und im Outlook-Ordner "Gelöschte Elemente".

Es öffnet sich ein Dialog-Fenster.

Klicken Sie auf den Button Trotzdem importieren. Die E-Mail wird dann auf dem digitalen Schreibtisch von Documents angezeigt:

• Nicht zugeordnete Dokumente
• Arbeitsmappe persönlich > Posteingang und Aufgaben

Mit dem Abbrechen-Button kehren Sie zum Import-Fenster zurück, um ggf. doch noch eine Aktenzuordnung im Import-Fenster vorzunehmen.

Der Briefumschlag mit blauem Punkt im Outlook-Posteingang bedeutet, dass die Übergabe der E-Mail an Documents bereits erfolgt ist. Die Markierung ist kanzleiweit an jedem Arbeitsplatz mit Outlook DESK sichtbar.

E-Mail-Übergabe mit Aktenzuordnung (mit einer neuen Beispiel-E-Mail)

Wenn Sie auf den Button Akten-Favoriten anzeigen klicken, werden allein Documents favorisierten Akten zur Auswahl angezeigt.

Geben Sie in das Feld Akte die Sache oder das Aktenzeichen ein.
Klicken Sie auf den Suche-Button.

Es klappt sich eine Suchergebnis-Liste auf, die in diesem Fall nur einen Treffer enthält.

Klicken Sie das zutreffende Suchergebnis an.

Das ausgewählte Suchergebnis wird in das Feld Akte geschrieben.

Im Feld Register wäre eine manuelle Eingabe möglich.
Klicken Sie auf den Pfeil zum Register anzeigen.

Es werden sämtliche Knoten der Registerstruktur (entspricht in Winmacs der Historienstruktur) angezeigt, wenn der Akte eine solche zugeordnet ist.

Markieren Sie den zutreffenden Knoten.

Wenn eine Akte ausgewählt ist, wird Ihnen im Formular der Bereich WinMACS Anwalt angezeigt, in dem Beteiligter und Belegnummer angegeben werden können.

Am Schluss drücken Sie wieder den Importieren-Button.

Hinweis: Eine E-Mail kann nicht mehreren Akten zugeordnet werden. Duplizieren Sie in Documents E-Mails (und andere Dateien) über das Kontextmenü der Dokumentliste, um sie mehreren Akten bzw. Ordnern zuzuordnen.

Die Oberfläche

Übersicht

• Unterschiedliche Ansichten der Benutzeroberfläche
• Das Hauptfenster
• Der Schreibtisch mit Ordnerstruktur
• Die Dokumentliste und Dokumentvorschau
• Die Sidebar
• Import verarbeiten und Dokumentdaten bearbeiten
• Aufgaben erstellen
• Aufgaben empfangen
• Verwenden von Aufgabenlisten
• Aktenschrank und Suchprofile
• Arbeitsmappe persönlich
• Vertretung übernehmen
• Arbeitsmappe Gruppe
• Dokument bearbeiten
• Notiz zu einem Dokument erstellen
• Eine Eilaufgabe erstellen
• Die Schnellsuche
• Die Vorgänge

Unterschiedliche Ansichten der Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche von Documents besteht aus Elementen, die beliebig innerhalb und außerhalb des Hauptfensters angeordnet, ein- oder ausgeblendet werden können.

Grundsätzlich ist es von Vorteil, mit mehr als nur einem Monitor zu arbeiten.

Hier sehen Sie Documents in der Ansicht für einen Monitor.

Klicken Sie auf den Hauptmenüpunkt Fenster, um die Ansicht der Schulung herzustellen.

Es öffnet sich ein Drop-down-Menü.

Klicken Sie auf die oberste Option Systemlayouts und in dem dann erscheinenden Untermenü auf Ein Monitor.

Das Hauptfenster

Die Ordner-Struktur des Schreibtischs ist vorgegeben. Mit einem Doppelklick auf die Ordner-Bezeichnungen zeigen Sie Unterordner an oder blenden die in den Ordner enthaltenen Dateien in der Dokumentliste ein.

In der Abbildung ist die Dokumentliste leer, da der ausgewählte Ordner Dokumente in Bearbeitung keine Datei enthält.
Ein Hinweis macht darauf aufmerksam.
In das Import-Fenster können Dokumente per Drag-and-drop gezogen und weiterverarbeitet werden.

Der Schreibtisch mit Ordnerstruktur

Die eingeklammerten Zahlen hinter den Bezeichnungen der Schreibtisch-Ordnern geben an, wie viele Dokumente diese enthalten.

Öffnen Sie mit einem Doppelklick auf die Bezeichnung bzw. einem einfachen Klick auf die vorangestellten Pluszeichen die Ordner, Unterordner, etc.

Mit einem Doppelklick auf die Bezeichnung der Unterordner/ Unter-Unterordner/ etc. oder einem einfachen Klick auf die vorangestellten Minuszeichen klappen Sie aufgeklappte Ordner wieder ein.

Beachten Sie die Ordner mit Aufgaben. Rote Schriftfarbe weist Sie auf Inhalte mit überzogenem Fälligkeitsdatum hin.

Die Dokumentliste und Dokumentvorschau

Laden Sie mit einem Doppelklick einen Ordner mit Dokumenten vom Schreibtisch in die Dokumentliste.
Klicken Sie dort auf das Dokument, das in der Dokumentvorschau erscheinen soll.

Zentral liegt ein Informationsbereich, über dessen Reiter Sie entweder "Aufgaben und Notizen" oder "Dokumentdaten" zum aktuell markierten Dokument in der Dokumentliste anzeigen.

Über die Symbolleiste der Vorschau können Sie z. B. in dem Dokument blättern und auf den Seiten zoomen.

Berühren Sie mit dem Cursor der Maus die unbeschrifteten Buttons, um Ihre Funktion anzuzeigen.

Die Sidebar

Klicken Sie auf Ansicht, um das Drop-down-Menü des Hauptmenüpunkts zu öffnen.
Wählen Sie die Option Sidebar anzeigen. Drücken Sie alternativ die Tastenkombination [Alt] + [F1]. Existiert ein solcher "Shortcut", zeigt dies Documents auch anderen Stellen an.

Die Sidebar öffnet sich standardmäßig mit einer Liste aller aktiven Akten.

Suchen Sie über die Sidebar nach Akten, inklusive den Dokumenten.

Suchen und Filtern in der Sidebar

Geben Sie in das Suchfeld ein Aktenzeichen oder eine Sache ein.
Bitte beachten Sie bei der Eingabe, dass es sich um eine "beginnt mit"-Suchfunktion handelt. Setzen Sie für eine "enthält"-Suche ein %-Zeichen unmittelbar vor Ihre Eingabe.

Betätigen Sie die Taste [Enter] im Suchfeld oder klicken Sie auf den Suche-Button, um die Ergebnisliste zu laden.
Im Suchfeld erscheint rechts neben der Eingabe ein X. Entfernen Sie mit einem Klick darauf ggf. Ihre Eingabe.

Unter dem Suchfeld befindet sich ein Filter mit zwei Drop-down-Menüs, mit dem Sie vor/ nach der ersten der Suche bereits den Bestand der zu durchsuchenden Akten eingrenzen können.
Setzen Sie mit dem X-Button den ganzen Filter-Bereich zurück.

Exkurs zur Sidebar

Klappen Sie die Sidebar ein, wenn Sie diese nicht mehr benötigen.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass eine eingeklappte und damit sehr unauffällige Sidebar, keine geschlossene Sidebar ist.

Um das Documents zu beenden, sind sowohl das Hauptfenster, als auch die Sidebar zu schließen.

Sonst erscheint bei einem vermeintlichen Neustart von Documents die unten links abgebildete Fehlermeldung, dass Sie das bereits geöffnete Programm kein zweites Mal öffnen können.

Durch die Suche ist erfolgreich eine Akte gefunden worden.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aktenbezeichnung.

Es öffnet sich ein Kontextmenü.

Klicken Sie auf die Option Akteninhalt anzeigen, um in der Dokumentliste sämtliche Dateien/ Dokumente anzuzeigen, die der Akte zugeordnet sind.

Beachten Sie auch die Option Zu Favoriten hinzufügen. Sie ist einer von mehreren Wegen, die Akte in die Favoritenliste zu befördern.

An den Akten-Icons in der Sidebar erkennen Sie, ob einer Akte eine Registerstruktur zugewiesen worden ist, oder nicht.

Steuern Sie die Anzeige der Registerstruktur von den Akten genauso wie die Anzeige der Ordner-Struktur im Schreibtisch.

Klicken Sie auf die Option Registerinhalte anzeigen, um nur die Dokumente/ Dateien des vorliegenden Knotens in die Dokumentliste zu laden.

Um Dokumente nach Inhalten zu suchen, benutzen Sie bitte die Volltextsuche.

Import verarbeiten und Dokumentdaten bearbeiten

Im Kapitel 1 haben Sie erfahren, dass in Winmacs eingehende beA-Nachrichten in die Historie zu speichern sind.

Von dort aus werden die beA-Nachrichten automatisch in das Documents synchronisiert.

Eine eingegangene beA-Nachricht finden Sie im Schreibtisch unter Meine Importe.

Zeigen Sie diesen Ordner in der Dokumentliste an, um dort die beA-Nachricht weiter zu bearbeiten.

Um den Titel eines bestimmten Dokuments der beA-Nachricht zu ändern, öffnen Sie über diesem mit einem Rechtsklick das Kontextmenü der Dokumentenliste.

Wählen Sie in diesem die Option Dokumentdaten bearbeiten ...

Es öffnet sich das Fenster "Dokumentdaten bearbeiten".

Überschreiben Sie den Eintrag im Feld Titel.
Weitere Änderungen an den Dokumentdaten sind möglich.
Klicken Sie schließlich auf den Fertig-Button.

Aufgaben erstellen

Die beA-Nachricht soll vom Rechtsanwalt zur Kenntnis genommen werden.
Erstellen Sie als Sachbearbeiter dazu eine Aufgabe.

Markieren Sie die Dokumente der beA-Nachricht in der Dokumentliste.

Klicken Sie in der Symbolleiste für Aufgaben und Notizen auf den Button Aufgabe erstellen.

Hinweis: Jede Einzelaufgabe muss einzeln erledigt werden; bei Aufgabenlisten können mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt werden.

Es öffnet sich das Fenster zur Erstellung einer neuen Einzelaufgabe.

Markieren Sie in der Liste Benutzer/ Gruppe einen Eintrag. Klicken Sie auf den Hinzufügen-Button.

In der Beschreibung der Aufgabe steht der automatische Text "Standard". Überschreiben Sie diesen manuell oder verwenden Sie die Textvorlagen für Einzelaufgaben, die nach einem Doppelklick angezeigt werden.

Wählen Sie eine Textvorlage per Doppelklick aus.

In der Aufgabenbeschreibung steht nun die geladene Textvorlage.

Tragen Sie ggf. ein Datum bei Termin ein.
Klicken Sie auf den Senden-Button.

Aufgaben

Der Aufgaben-Empfänger hat im Schreibtisch die Aufgabenliste mit der gerade erstellten Aufgabe ausgewählt und in den Informationsbereich geladen.

Klickt er dort auf den Eintrag, bekommt er darunter alle Informationen zur Aufgabe angezeigt. In der Dokumentliste erscheinen die zugeordneten Dateien.

Schließen Sie die Bearbeitung einer Aufgabe mit einem Klick auf den Erledigt-Button ab (siehe folgende Abbildung), damit diese aus der To-Do-Liste verschwindet.

Verwenden von Aufgabenlisten

Verknüpfen Sie in Documents markierte Dokumente nicht nur mit Einzelaufgaben, sondern auch mit Aufgabenlisten.

Aufgabenlisten werden von Fachadministratoren angelegt (freie oder mit strikter Reihenfolge). Die unterschiedlichen Arbeitsschritte sind einem oder verschiedenen Sachbearbeitern zugeordnet.

Es öffnet sich das Fenster zum Starten von Aufgabenlisten.

Links werden Ordner angezeigt, in denen die vorhandenen Aufgabenlisten zur Verfügung stehen.

Öffnen Sie den passenden Ordner, z. B. Posteingang, mit einem Doppelklick auf die Bezeichnung oder klicken Sie auf das vorangestellte Pluszeichen.

Wählen Sie nun die zutreffende Aufgabenliste aus, z. B. PE-Neu.

Die ausgewählte Aufgabenliste* wird in die rechte Fensterhälfte geladen und kann dort ggf. angepasst werden.*

Klicken Sie schließlich auf den Starten-Button.

Aktenschrank und Suchprofile

Im Schreibtisch existiert der Ordner Aktenschrank/ Suchprofile.

In diesem finden Sie den Unterordner Anwaltsakten WinMACS, in dem aktenweise alle Dokumente abgelegt sind, denen Ihre Kanzlei Akten zugeordnet hat.

Das Beispiel-Suchprofil steht stellvertretend für die Suchprofile Ihrer Kanzlei, die in der Regel die Fachadministratoren erstellen.

Theoretisch wäre jeder DMS-Benutzer berechtigt, selbst Suchprofile anzulegen und diese zu "teilen".

Arbeitsmappe persönlich

In der Arbeitsmappe persönlich finden Sie Ihren Posteingang (nach Datum sortiert).

Vertretung übernehmen

Klicken Sie im Schreibtisch auf den Button Vertretung übernehmen, um auf den Documents-Schreibtisch eines abwesenden Kollegen zu gelangen.

Es öffnet sich das Fenster "Vertretung übernehmen".

Markieren Sie in der Benutzerliste den Benutzer, den Sie vertreten müssen und klicken Sie dann auf den OK-Button.
Verwenden Sie bei einer längeren Benutzerliste das Filter zur Suche.
(Klicken Sie auf den Reiter Gruppen, wenn eine Gruppe einzusehen ist. Das weitere Vorgehen ist identisch.)

In Ihren Schreibtisch blendet sich der Schreibtisch des vertretenen Benutzers ein. Sie erhalten einen Hinweis auf die Fremdansicht.

Verlassen Sie den fremden Schreibtisch mit dem Ausschalten-Button.

Dann sehen Sie wieder Ihre Ordner.

Arbeitsmappe Gruppe

Rufen Sie im Schreibtisch die Arbeitsmappe Gruppe auf. Sie hat dieselbe Unterstruktur wie die Arbeitsmappe persönlich.

In der Arbeitsmappe Gruppe erscheinen Posteingänge und Aufgaben aller Gruppen, denen Sie über das Usermanagement zugeordnet sind. (Die Unterordner sind nicht nach Gruppen sortiert.)

Dokument bearbeiten

Machen Sie einen Doppelklick auf das Dokument, das Sie bearbeiten wollen. Documents sperrt dann automatisch das Dokument für andere Benutzer zum Bearbeiten. Ein Lesezugriff ist möglich.

Es öffnet sich in Word.

Nehmen Sie hier wie gewohnt Ihre Änderungen vor.

Schließen Sie Word über das X und speichern Sie wie gewohnt ab.

Hinweis: Alternativ können die Word-Dokumente auch über das Rummel-Add-In gespeichert werden.

Öffnen Sie über dem gesperrten Dokument in der Dokumentliste das Kontextmenü.

Wählen Sie die Option Entsperren.

Es öffnet sich ein Dialog-Fenster.

Klicken Sie auf den Neue Version-Button, um eine neue Version des Dokuments zu speichern. Die alte Version bleibt erhalten.
Der Überschreiben-Button vernichtet die alte Version und speichert die neue Version.

Mit dem Verwerfen-Button verlieren Sie die Änderungen, die Sie nach dem letzten Öffnen des Dokuments vorgenommen haben. Beim Betätigen des Abbrechen-Button schieben Sie die Entscheidung auf, ob Sie eine neue Version erstellen oder überschreiben wollen.

Notiz zu einem Dokument erstellen

Wählen Sie ein Dokument in der Dokumentliste aus und klicken Sie auf den Notiz-Button.

Es öffnet sich das Fenster zum Erstellen einer neuen Notiz.

Der Cursor steht im Eingabefeld für die Notiz. Geben Sie einen Text ein.
Ändern Sie ggf. die Seitenzahl, auf die sich die Notiz bezieht.
Benutzen Sie ggf. ergänzend die Kommentar-Funktion in Word.
Speichern Sie schließlich die Notiz.

Wenn in der Liste der Aufgaben und der Notizen die Notiz markiert ist, können Sie einem Kommentar-Feld einen Text zu der Notiz/ Aufgabe eingeben.

Klicken Sie anschließend auf den Speichern-Button.

Eine Eilaufgabe erstellen

Klicken Sie auf den Eilaufgabe-Button, um eine neue Eilaufgabe zu erstellen.

Es öffnet sich das Fenster zum Erstellen einer neuen Eilaufgabe.

Es handelt sich um das gewöhnliche Fenster zum Erstellen von Aufgaben. In ihm steht automatisch die Beschreibung "Eilaufgabe" und die Check-Box Eilig ist aktiviert.

Die Schnellsuche

Verwenden Sie zum Durchführen einer Volltextsuche den Schnellsuche-Bereich unter dem Hauptmenü.

Öffnen Sie mit dem Pfeil-Button das Drop-down-Menü zur Einstellung der benötigten Schnellsuche-Art.

Klicken Sie auf die Option 3. Volltext.

Füllen Sie in mindestens eines der Volltext-Suchfelder aus und klicken Sie auf den Suche-Button. Jedes weitere ausgefüllte Feld setzt eine zusätzliche UND-Suchbedingung. Akte.Bezeichnung und Akte.AZGericht dienen der weiteren Eingrenzung des Suchergebnisses. Sollen alle Felder für eine neue Suche geleert werden, klicken Sie auf den Button Eingaben löschen.

Die Vorgänge

Sammeln Sie Dokumente aus verschiedenen Akten in Vorgängen. Ein Anwendungsfall könnten Sammelklagen sein.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Dokumentliste und öffnen Sie das Kontextmenü.

Wählen Sie die Option Vorgänge und im Untermenü Neuen Vorgang anlegen.

Es öffnet sich ein Fenster zum Anlegen eines neuen Vorgangs.

Geben Sie eine Bezeichnung für den neuen Vorgang ein (in der Schulung der Beispiel-Vorgang).
Da Sie den Vorgang anlegen, sind Sie automatisch berechtigt, den Vorgang zukünftig anzuzeigen.
Wählen Sie eines der Rechte aus.
Markieren Sie einen Eintrag aus dem Bereich Benutzer/ Gruppen und klicken Sie auf den Hinzufügen-Button.

Die Person bzw. Gruppe erscheint nun im Bereich Berechtigte.

Speichern Sie schließlich.

Alle Vorgänge werden im Schreibtisch angezeigt. Sie sehen nun den frisch erstellten Beispiel-Vorgang* – und darunter die beiden Vorgänge, mit denen Documents bereits ausgeliefert wird.*

Einen Vorgang zuweisen

Um ein Dokument einem Vorgang zuzuordnen, markieren Sie dieses in der Dokumentliste und öffnen das bereits bekannte Kontextmenü. Wählen Sie hier unter der Option Vorgänge den Punkt Vorgangszuordnung.

Es öffnet sich das Fenster "Vorgangszuordnungen bearbeiten".

Markieren Sie den Beispiel-Vorgang, dem das Dokument zugeordnet werden soll.
Klicken Sie auf den Hinzufügen-Button.

Rechts stehen alle dem Dokument zugeordneten Vorgänge.

Um das Dokument ggf. allen vorhandenen Vorgängen zuweisen, klicken Sie auf den Button Alle hinzufügen.
Klicken Sie auf den Speichern-Button, um die Zuordnung abzuschließen.

Sie sehen nun, dass dem Beispiel-Vorgang ein Dokument zugeordnet worden ist.

Die Einstellungen

Übersicht

• Eigene Einstellungen
  
• Kanzleieinstellungen

Eigene Einstellungen

Im Grunde genommen müssen Benutzer von Documents keine Einstellungen für ihren Arbeitsplatz vornehmen.

Rufen Sie über das Hauptmenü Anwendung die Eigenen Einstellungen auf.

(Auf die Kanzleieinstellungen haben nur Administratoren Zugriff, da sie sich auf alle Arbeitsplätze in der Kanzlei auswirken.)

Das Fenster "Eigene Einstellungen" besteht aus dem Bereich Anwendung mit einer Art Inhaltsverzeichnis.

Wenn Sie in diesem einen Punkt anklicken, erscheint rechts das entsprechende Formular für die Einstellungen. In umfangreicheren Formularen muss gescrollt werden.

Betätigen Sie den Speichern-Button, damit die vorgenommenen Einstellungen übernommen werden.

Kanzleieinstellungen

Für die Fachadministratoren in Ihrer Kanzlei gibt es eine eigene Schulung.

Sie sind dafür zuständig, die Kanzleieinstellungen vorzunehmen:

• Registerstruktur der Akten erstellen/ ändern
• Suchprofile erstellen/ ändern
• Aufgabenlisten erstellen/ ändern
• Diverse andere Vorlagen bearbeiten
• Dokumente endgültig löschen
• etc.