Einführung in Winmacs
Inhalt
- Die Bedienung
- Die Mandatsakte
- Der Mandant
- Das Gericht
- Die Organisation
- Die Kommunikation
- Die Rechnungen
Die Bedienung
Übersicht
Winmacs starten
Starten Sie Winmacs mit einem Doppelklick auf die Desktop-Verknüpfung.
Es erscheint das Fenster zur Anmeldung.
Geben Sie bei der Erstanmeldung im Eingabefeld Benutzer nur Ihr Benutzer-Kürzel ein und klicken Sie anschließend auf den OK-Button.
Wie Sie Ihr Passwort für die zukünftigen Anmeldungen vergeben, erfahren Sie hier.
Es öffnet sich das Winmacs-Hauptfenster mit dem Menüband als Schaltfläche für alle Aktionen.
Das persönliche Benutzerprofil anlegen
Stellen Sie Ihr persönliches Profil einmalig ein. Klicken Sie hierzu auf den Reiter Datei.
Es öffnet sich ein Drop-down-Menü.
Klicken Sie auf Mein Profil.
Das Profil-Fenster
Das Profil-Fenster öffnet sich auf der Registerkarte persönliches.
Vergeben oder ändern Sie Ihr Passwort. Aus Sicherheitsgründen wird es in Punkten dargestellt. Mit einem Klick auf den Lesen-Button werden die eingegebenen Zeichen angezeigt. Mit einem zweiten Klick stellen Sie die Punkt-Ansicht wieder her.
Hinterlegen Sie zu Ihrer Information die beA Safe-ID.
Hinweis: Stellen Sie auf der Registerkarte Organisation, im obersten Feld Kategorie ein, ob Sie Personal oder Berufsträger sind.
Die Registerkarte Einstellung
Wechseln Sie auf die Registerkarte Einstellung.
Geben Sie eine Ziffer ein, um die Anzahl der angezeigten Akten im Schnellzugriff von Winmacs über Menü "Zuletzt geöffnet" und Menü "Favoriten" festzulegen.
Setzen Sie einen Haken bei Fristen prüfen (Programmende), um beim Schließen von Winmacs auf unerledigte Fristen hingewiesen zu werden.
Aktivieren Sie weitere Optionen in den entsprechenden Check-Boxen.
Wählen Sie Ihre persönliche Farbgebung im Drop-down-Menü Farbschema.
Speichern Sie mit dem EXIT-Button Ihre Eingaben und schließen Sie gleichzeitig das entsprechende Winmacs-Fenster.
Wichtige Funktionen des Menübands Start
Wählen Sie über das Menüband Start die wesentlichen Winmacs-Funktionen.
Öffnen Sie das Drop-down-Menü unter dem Mandate-Button mit einem Klick auf den markierten Bereich in der Abbildung.
Klicken Sie auf den Neu-Button, um ein neues Aktenformular zu öffnen.
In der Liste Zuletzt verwendet sehen Sie die zuletzt
geöffneten Akten.
Öffnen Sie eine Akte mit einem Klick auf den
Eintrag.
Greifen Sie in der Liste Favoriten-Mandate
direkt auf die Akten mit Favoriten-Status zurück. Der Favoriten-Status
wird in der Akte oder unter Favoriten verwalten vergeben bzw. entfernt.
Öffnen Sie mit einem Klick das Drop-down-Menü Recherche im Menüband Start.
Greifen Sie mit dem Reportgenerator auf den kompletten Datenbestand von Winmacs zu.
Diese Funktion steht nur Berechtigten zur Verfügung.
Finden Sie mit den Befehlen Rufnummernsuche und PLZ/Orte ganz schnell die jeweiligen Akten.
Wählen Sie im Menüband den Terminkalender-Button.
Es öffnet sich das entsprechende Fenster mit aktuellem Datum.
Klicken Sie auf einen anderen Tag, wenn Sie das aktuelle Datum ändern möchten. Nutzen Sie die Pfeile-Buttons, um Monate/ Jahre einzustellen.
Markieren Sie Mitarbeiter*innen in der Personen-Liste, wenn diese angezeigt werden sollen. Verfahren Sie im Bereich Ressourcen genauso, um z. B. die Verfügbarkeit von Fahrzeugen, Laptops, Konferenzräumen u. a. zu erfahren.
Klicken Sie abschließend auf Tagesübersicht- oder Wochenübersicht-Button.
Nutzen Sie beide Ansichten, um Termine einzutragen, zu bearbeiten oder auch zu löschen.
Nutzen Sie die Gruppe Ereignisse, um aktenübergreifende Listen von Fristen, Vorfristen und Wiedervorlagen zu öffnen. Klicken Sie zur Anzeige entsprechender Ereignisse auf die Schaltflächen, z. B. auf den Fristen-Button. Legen Sie Fristen in den Akten an.
Es öffnet sich die Fristenliste.
Definieren Sie in den entsprechenden Feldern den Anzeige-Zeitraum. Geben Sie ein Sachbearbeiter-Kürzel ein.
Öffnen Sie die gewünschte Akte mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag. Profitieren Sie vom umfassenden Überblick auf alle relevanten Daten.
Nutzen Sie den Pfeil zur Sortierung des Ablaufs in der Kopfzeile, um die Auflistung der Spalteneinträge zu ändern.
Auswertungen von Ereignissen
Die Auswertungen der Vorfristen, Fristen und Wiedervorlagen sind einheitlich gestaltet.
Wählen Sie für Ihre Wiedervorlagen eine Gruppierung nach Datum, um eine entsprechend gegliederte Ansicht zu erhalten.
Die Jobliste öffnen
Öffnen Sie im Menüband Start mit dem Jobliste-Button eine aktenübergreifende Jobliste. Wie Sie Ihre Jobs aus der Akte heraus anlegen, erfahren Sie hier.
Die Mandats-Akte
Prüfen Sie vor dem Anlegen einer Akte, ob es schon eine entsprechende gibt. Klicken Sie dazu im Menüband Start auf den Mandate-Button.
Es öffnet sich ein neues Akten-Fenster.
Klicken Sie nun auf den Lupe-Button.
Es öffnet sich das Suchfenster für Akten.
Geben Sie in die Suche die Bezeichnung der Sache ein, die Sie für die neue Akte vergeben möchten.
Alternativ: Klicken Sie auf den Suche AZ-Button. Tragen Sie in dem aufgehenden Fenster das Aktenzeichen in das Feld Suche ein.
In beiden Fällen markiert Winmacs in der Aktenliste die Akte mit der ähnlichsten Bezeichnung bzw. dem ähnlichsten AZ.
Öffnen Sie mit dem Button Ja, diesen die markierte Akte, wenn es sich um die gesuchte handelt.
Ist es nicht die gesuchte Akte, klicken Sie auf den Neu-Button.
Hinweis: Ohne Prüfung des Aktenbestands lässt sich auch ein neues Mandat anlegen. Bei Neuanlage einer Akte vergibt Winmacs automatisch die nächste, laufende Registernummer.
Es öffnen sich ein leeres Akten-Fenster und ein Suchfenster für Referate.
Markieren Sie das entsprechende Referat und bestätigen Sie mit dem Button Ja, diesen.
Das Suchfenster schließt sich und das erste Pflichtfeld des Aktenformulars ist ausgefüllt.
Füllen Sie die weiteren Pflichtfelder Vollmacht, Sache und Anlagedatum aus.
Ist ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt, werden Sie beim Schließen der Akte darauf hingewiesen.
Um die Akte vollständig anzulegen, sind weitere Arbeitsschritte notwendig, die in den beiden folgenden Kapiteln beschrieben werden.
Der Mandant
Übersicht
- Mandaten-Adresse zuordnen
- Neue Adresse anlegen
- Die Unterakte des Mandanten
- Aufrufen der Adresse und der Unterakte des Mandanten
Mandaten-Adresse zuordnen
Legen Sie den Mandanten in der Akte wie folgt an.
Rufen Sie im Akten-Fenster die Registerkarte Mandanten auf.
Es erscheint ein leeres Listenfeld. Klicken Sie auf den Neu-Button, um die Adresse des Mandanten zuzuordnen.
Eine Adresszuordnung führt zur automatischen Anlage einer Unterakte für den Mandanten.
Das Adress-Fenster
Es öffnet sich ein leeres, schreibgeschütztes Adress-Fenster.
Geben Sie bei Suchbegriff den Namen des Mandanten ein und bestätigen die Eingabe mit der Enter-Taste oder dem Lupe-Button.
Das Suchfenster für Adressen
Es öffnet sich das Suchfenster für Adressen. Das Feld Suche ist automatisch mit dem Suchbegriff (s. o.) ausgefüllt.
Klären Sie, ob es bereits einen Adress-Datensatz für den Mandanten gibt.
Es gibt nun zwei Möglichkeiten.
1. Möglichkeit:
Die Adresse existiert bereits. Klicken Sie dann auf den Button Ja, diesen.
Prüfen Sie die Inhalte und schließen Sie das Fenster anschließend mit dem EXIT-Button. Winmacs startet eine automatische Kollisionsprüfung.
Bei positivem Ergebnis erscheint ein Warnhinweis mit einem Button zum Ablehnen des Mandats. Bei negativem Ergebnis öffnet sich das Unterakten-Fenster.
Neue Adresse anlegen
2. Möglichkeit:
Die Adresse existiert noch nicht. Klicken Sie im Suchfenster für Adressen auf den Neu-Button.
Füllen Sie in dem sich öffnenden Adress-Fenster unter der Registerkarte Anschrift die erforderlichen Pflichtfelder - Suchbegriff, Geschlecht, Anrede A, Name1 und Anrede T - aus.
Hinweis: Beschleunigen Sie Ihre Eingabe für eine natürliche Person. Bauen Sie dazu Ihre Eingabe in Suchbegriff wie folgt auf: Nachname, [Titel] Vorname.
Wählen Sie im Feld Geschlecht die korrekte Einstellung. Klicken Sie dann in das Feld Anrede A und geben Sie die Tastenfolge +, Enter ein.
Die Felder Anrede A, Vorname, Titel, Name1, Anrede T werden nun von Winmacs automatisch ausgefüllt.
Hinterlegen Sie die Daten der Rechtsschutz- und Haftpflichtversicherung des Mandanten unter Registerkarte Versicherungen in den entsprechenden Bereichen.
Ist der Mandant keine natürliche Person, nehmen Sie unter Registerkarte Rechtsform/ Vertreter die notwendigen Anpassungen vor.
Ändern Sie über das Drop-down-Menü Rechtsform die Rechtsform.
Klicken Sie anschließend den Neu-Button, um den Vertreter anzulegen.
Schließen Sie anschließend das Adress-Fenster.
Die Unterakte des Mandanten
Es öffnet sich die Unterakte des Mandanten.
Die Unterakte des Mandanten besteht aus drei Bereichen.
Die Angaben im Bereich Fallspezifische Mandanten-Daten entfallen, wenn sie mit den Angaben in der Adresse übereinstimmen.
In den Bereichen Rechtsschutzversicherung und Haftpflicht Mandant werden die entsprechenden Daten angezeigt, wenn sie bereits in der Mandanten-Adresse hinterlegt sind.
Der neu angelegte Datensatz erscheint in der Liste unter der Registerkarte Mandanten.
Aufrufen der Adresse und der Unterakte des Mandanten
Sehen Sie mit Klick auf den Unterakte-Button oder auf den Adresse-Button jederzeit die zum markierten Datensatz gehörende Unterakte oder Adresse ein.
Legen Sie bei Bedarf mehrere Mandanten wie beschrieben an. Verfahren Sie bei der Anlage des Gegners und des Drittbeteiligten in gleicher Art und Weise.
Hinweis: Die/ der gegnerische Anwältin/ Anwalt ist der Unterakte des Gegners zugeordnet.
Das Gericht
Halten Sie den Verfahrensstand auf der Registerkarte Gericht immer aktuell, damit sich die Registerkarte stets auf der entsprechenden Unterebene öffnet.
Hinterlegen Sie auf der Registerkarte das Gericht, das für die Sache zuständig ist. Klicken Sie dazu auf den Lupe-Button an der entsprechenden Eingabezeile oder drücken Sie die F2-Taste.
Es öffnet sich das Fenster Wahl des Gerichts.
Reduzieren Sie den Umfang in der Auswahlliste. Nutzen Sie dafür die Filtermöglichkeit und wählen Sie einen Gerichtstyp.
Bestätigen Sie die Auswahl per Doppelklick oder einfach mit dem OK-Button.
Die Organisation
Übersicht
- Handaktenbogen drucken
- Fristen anlegen und verwalten
- Mit Wiedervorlagen arbeiten
- Termine verwalten
- Jobs verwalten
- Hinweise auf To dos in der Akte
- Den Textprozessor nutzen
- Die Historie
- Akten favorisieren und senden
Nachdem die grundlegenden Daten in der Akte hinterlegt wurden, können Sie nun mit ihr arbeiten.
Nutzen Sie hierfür, zur Organisation und Durchführung, die entsprechenden Buttons des Menübands.
Handaktenbogen drucken
Klicken Sie auf den Druck-Button und öffnen Sie damit den Druck-Dialog für den Handaktenbogen.
Nehmen Sie hier die üblichen Einstellungen – Anzahl der Exemplare, Drucker etc. – vor.
Kontrollieren Sie mit Klick auf den Vorschau-Button Ihr Dokument und bestätigen Sie anschließend mit dem Drucken-Button den Druck.
Fristen anlegen und verwalten
Klicken Sie im Menüband auf den Fristen-Button.
Es öffnet sich das Fristen-Fenster, das einer To-do-Liste* entspricht.*
Klicken Sie den Neu-Button, um eine Frist einzutragen.
Vermerken Sie im Eingabefeld Ablauf das Ablauf-Datum der Frist. Und tragen Sie im Eingabefeld für den/ die Kollegen*innen ein, der/ die die Frist bearbeiten soll. Geben Sie hierzu das entsprechende Benutzer-Kürzel per Tastatur ein.
Öffnen Sie alternativ mit der F2-Taste oder mit dem Lupe-Button das Fenster für die Personen-Auswahl.
Hinweis: Der Lupe-Button taucht immer wieder auf und führt zur schnellen Bearbeitung in ein Fenster mit einer Auswahlliste.
Markieren Sie den Frist-Empfänger und bestätigen Sie mit dem Button Ja, diesen.
Nutzen Sie das Schlüsselfeld, eine praktische Eingabehilfe, die Ihnen in den Winmacs-Fenstern zur Verfügung steht. Sie erkennen es am Schlüssel-Button, der sich rechts neben einem entsprechenden Eingabefeld befindet.
Ein eingerichtetes Schlüsselfeld funktioniert wie folgt:
Geben Sie ein Kürzel ein und drücken Sie die Enter-Taste. Winmacs erkennt das Kürzel und trägt automatisch den entsprechenden Begriff ein.
Beachten Sie, dass abhängig vom Formular-Fenster, im Auslieferungszustand schon einige Schlüssel für diese Funktion hinterlegt sind. Bearbeiten Sie diese Kürzel bei Bedarf und/ oder legen Sie eigene an, um die Bearbeitung der einzelnen Formulare einfacher zu machen.
Klicken Sie dazu auf den Schlüssel-Button.
Das Suchfenster für Fristengründe
Es öffnet sich das Suchfenster für Fristengründe. Hier sind bereits mehrere Schlüssel angelegt.
Klicken Sie auf den Neu-Button oder Bearbeiten-Button, um entweder einen neuen Schlüssel anzulegen oder einen markierten zu bearbeiten.
Es öffnet sich das Fenster zur Schlüssel-Eingabe bzw. -Bearbeitung.
Geben Sie im Eingabefeld Key z. B. das Kürzel BB ein und im Eingabefeld Ergebnis die entsprechende Bedeutung, Berufungsbegründung, für die das Kürzel zukünftig im Schlüsselfeld hinterlegt ist.
Tragen Sie im Eingabefeld Vorfrist eine Tages-Zahl ein, damit Winmacs im Fristen-Fenster das Datum der Vorfrist automatisch errechnet und anzeigt.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe abschließend mit dem OK-Button.
Bestätigen Sie mit dem OK-Button, wenn die Pflichtfelder ausgefüllt sind. Die Frist wird damit gespeichert.
Die erstellte Frist* wird im Fristen-Fenster angezeigt.*
Ist die mit der Frist verbundene Handlung erledigt, wird ihr über den Erledigt-Button im Fristen-Fenster der Erledigt-Status zugewiesen.
Blenden Sie mit einem Haken in der Check-Box erledigte ausblenden entsprechende Fristen aus der Fristenliste aus.
Hinweis: Wenden Sie diese Funktion auch in den entsprechenden Listen bei Wiedervorlagen und Jobs an.
Mit Wiedervorlagen arbeiten
Klicken Sie im Menüband auf den Wiedervorlagen-Button.
Es öffnet sich das Wiedervorlagen-Fenster, das wieder einer To-do-Liste* entspricht.*
Klicken Sie auf den Neu-Button, um die nötigen Eingabefelder freizugeben.
Geben Sie im Eingabefeld Datum das entsprechende Datum der einmaligen Wiedervorlage ein.
Füllen Sie das Feld für aus.
Setzen Sie einen Haken in die Check-Box Wiederholung, wenn die Wiedervorlagen in regelmäßigen Abständen erfolgen sollen.
Es erscheinen weitere Eingabefelder.
Geben Sie bei Intervall ein, in welchen Abständen die Wiederholung der Wiedervorlage erfolgen soll. Wählen Sie in der Klappliste Typ, ob sich die Abstände auf Tage oder Wochen beziehen und bestimmen Sie bei Start das Datum, ab wann die Wiederholung beginnen soll.
Speichern Sie die Wiedervorlage mit dem OK-Button.
Die neu erstellte Wiedervorlage* erscheint in der Liste der zu erledigenden Wiedervorlagen.*
Termine verwalten
Öffnen Sie mit Klick auf den Termine-Button die Termin-Übersicht zur Akte.
Klicken Sie auf den Neu-Button, um einen neuen Termin anzulegen.
Zum besseren Verständnis ist in der Abbildung bereits ein Eintrag in der Auflistung der Termine* vorhanden.*
Das Termin-Fenster
Es öffnet sich das Termin-Fenster. (Zum besseren Verständnis sind die wesentlichen Felder bereits ausgefüllt.)
Nutzen Sie die Sperre, um Ihren unterschiedlichen Terminen entsprechende Zeit-Puffer einzuräumen.
Wählen Sie bei Erinnerung einen angemessenen Zeitraum, um an den Termin erinnert zu werden.
Benutzen Sie jeweils den Lupe-Button, um die Felder Adresse oder Gericht auszufüllen.
Speichern Sie abschließend Ihre Angaben zum Termin mit dem OK-Button.
Jobs verwalten
Öffnen Sie mit dem Jobs-Button die Jobliste.
Es öffnet sich die Jobliste der Akte.
Die Button-Beschriftung ist hervorgehoben, da zur besseren Anschaulichkeit bereits ein unerledigter Job angelegt wurde. Klicken Sie auf den Neu-Button, um einen neuen Job anzulegen.
Das Jobfenster
Es öffnet sich das Jobfenster zum Anlegen eines neuen Jobs.
Beachten Sie die verpflichtenden Eingabefelder Für und Stichwort.
Nutzen Sie für das Eingabefeld Für den Lupe-Button, wie auf beschrieben.
Profitieren Sie beim Ausfüllen des Eingabefelds Stichwort von unterschiedlichen Möglichkeiten.
Möglichkeit Nr. 1:
Geben Sie Ihren Text über die Tastatur ein.
Möglichkeit Nr. 2:
Klicken Sie auf den Schlüssel-Button und öffnen Sie so das Suchfenster für Stichworte Jobs. Markieren Sie per Mausklick ein Stichwort als Aufgabe. Bestätigen Sie dies mit dem Button Ja, diesen.
Möglichkeit Nr. 3:
Nutzen Sie die Kürzel in der Spalte Key, die den Begriffen der Spalte Inhalt zugeordnet sind. Fahren Sie fort wie unter Möglichkeit Nr. 1 und geben Sie den entsprechenden Key, z. B. RR für Rückruf, in das Eingabefeld Stichwort ein. Mit der Enter-Taste wird aus RR automatisch Rückruf.
Hinweise auf To dos in der Akte
Entdecken Sie die nächsten To-dos, die rot hervorgehoben sind, ganz schnell. Versäumen Sie so weder Termine, Fristen oder Wiedervorlagen.
Beachten Sie hierzu auch die Buttons mit den roten Scheiben und weißen Ausrufezeichen im Menüband.
Den Textprozessor nutzen
Klicken Sie auf den Textprozessor-Button, um den Textprozessor zu öffnen.
Es öffnet sich das Suchfenster für Rohtexte.
Geben Sie einen Suchbegriff ein. Der entsprechende Begriff wird in der Rohtext-Liste blau markiert. Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Doppelklick auf den markierten Rohtext oder mit einem Klick auf den Button Ja, diesen.
Der Rohtext öffnet sich – ergänzt mit den weiteren Daten aus der Akte – in MS Word.
Überprüfen und bearbeiten Sie das Dokument gegebenenfalls.
Klicken Sie auf Rummel Software GmbH.
Klicken Sie anschließend auf den WinMACS-Button. Das Dokument wird automatisch gespeichert und geschlossen.
Sie sind zurück in Winmacs. Das Historien-Fenster öffnet sich und die Erstellung kann dokumentiert werden.
Winmacs schlägt hierfür im Bearbeiten-Bereich den
Namen des Rohtextes als Eintrag vor. Ändern Sie diesen ggf. und
speichern Sie das Dokument abschließend mit dem
OK-Button.
Das Dokument erscheint nun in der
Liste der Historien-Einträge. Schließen Sie die
Historie.
Die Historie
Öffnen Sie die Historie in der Akte, ohne ein Schreiben zu erstellen, mit einem Klick auf den Historie-Button.
Alles, was zu einer Akte gehört – Gesprächsnotizen, Dateien aller Art etc. – wird in der Historie archiviert. Sie finden diese in der Liste der Historien-Einträge und können diese jederzeit einsehen.
Klicken Sie auf den Neu-Button, um einen Historien-Eintrag ohne Dokument, z. B. eine Gesprächsnotiz, in der Liste der Historien-Einträge zu erstellen.
Drücken Sie den Bearbeiten-Button, wenn Sie Historien-Einträge oder die Bezeichnung einer Datei ändern möchten.
Öffnen Sie Historien-Einträge mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag.
Das Dokument öffnet sich in dem Programm, in dem es erstellt wurde. Ganz gleich, ob es sich um ein Text-Dokument, eine E-Mail o. ä. handelt.
Erkennen Sie an den Icons in der Spalte Typ, um welche Dokument-Typen es im Einzelnen geht.
Nutzen Sie den Typ-Filter, um sich nur bestimmte Datei-Typen anzeigen zu lassen.
Nutzen Sie zur Suche von Historien-Einträgen die Filter-Optionen.
Wählen Sie in den Drop-down-Menüs für Ereignis und Empfänger die entsprechende Option (beginnt mit, enthält oder genau), die sich auf die Texteingabe im jeweiligen Eingabefeld bezieht.
Starten Sie Ihre Suche in den jeweiligen Historien-Spalten anschließend mit dem Filtern-Button.
Das Ergebnis* Ihrer Suche wird in der Liste der Historien-Einträge angezeigt. Gleichzeitig ist die Beschriftung des Filtern-Buttons rot eingefärbt, was bedeutet, dass der Filter aktiv ist.*
Klicken Sie auf den Filtern-Button, um wieder alle Historien-Einträge zu sehen und den Filter wieder zu deaktivieren.
Die Mehrfach-Auswahl
Nutzen Sie die Mehrfach-Auswahl zum Bilden von Gruppen in der Historie.
Klicken Sie in die Check-Boxen vor den einzelnen Historieneinträgen, um eine Einfach- oder Mehrfach-Auswahl zu treffen.
Halten Sie beim Markieren der einzelnen Einträge für die Mehrfach-Auswahl die Strg-Taste gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger auf den zukünftigen Haupteintrag der Gruppe.
Lassen Sie die Strg-Taste los, wenn Sie den Hinweis − dieser Gruppe zuordnen − sehen. Die Einträge befinden sich nun in der entsprechenden Gruppe.
Sobald die Gruppe erstellt ist, sieht man nur noch den Haupteintrag.
Dass Plus-Zeichen zeigt an, dass es sich um eine eingeklappte Gruppe handelt. Klicken Sie auf dieses.
Die Gruppe klappt auf und die Untereinträge werden sichtbar.
Klicken Sie auf das Minus-Zeichen, um die Gruppe wieder einzuklappen.
Heben Sie Gruppen auf, indem Sie einen Haken in die Check-Box vor den Haupteintrag setzen.
Klicken Sie anschließend auf den Aufheben-Button.
Die Gruppe ist aufgehoben.
Akten favorisieren und senden
Klicken Sie im Akten-Menüband Akte auf den Reiter Datei.
Es öffnet sich ein Menü.
Klicken Sie auf Zu Favoriten hinzufügen. Es erscheint die Akte in der Favoritenlisten des Schnellzugriffs auf Akten.
Klicken Sie auf Akte senden (I), damit sich ein Untermenü öffnet.
Klicken Sie auf Akte senden (II), um einen beliebigen Empfänger in der Kanzlei auszuwählen.
(Die Akte kann nur an angemeldete Empfänger geschickt werden, daher sind die Optionen für den Versand an RA oder SB im Bild inaktiv.)
Markieren Sie eine Person aus der Kanzlei und klicken Sie auf den Button Ja, diesen. Die Akte öffnet sich automatisch auf dem Bildschirm der gewählten Person.
Die Kommunikation
Übersicht
- E-Mail aus der Historie versenden
- Anmelden in der Kommunikationszentrale für die Nutzung von beA
- beA-Nachrichten abholen
- Eingegangene beA-Nachricht in der Historie verarbeiten
- Schriftsätze in der Historie signieren
- beA-Nachrichten erstellen und versenden
- Signieren-Job in der Historie erstellen
- Signieren-Jobs erledigen
Versenden Sie Dokumente direkt aus der Historie.
Nutzen Sie die Mehrfach-Auswahl, um mehrere Dokumente zu versenden.
E-Mail aus der Historie versenden
Klicken Sie anschließend auf den E-Mail-Button.
Es öffnet sich der Übergabe-Dialog.
Ändern Sie gegebenenfalls die Bezeichnung der einzelnen Dokumente. Klicken Sie nun auf den OK-Button.
Es öffnet sich die Empfänger-Auswahl.
Die E-Mail-Adresse des/ der Akten-Beteiligten wird angezeigt.
Setzen Sie Ihren Haken in der Check-Box und bestätigen Sie mit dem Button Ja, diese.
Es öffnet sich Outlook.
Stellen Sie Ihre E-Mail fertig und versenden Sie sie.
Anmelden in der Kommunikationszentrale für die Nutzung von beA
Klicken Sie auf den Kommunikationszentrale-Button im Hauptfenster-Menüband Start.
Es öffnet sich die Kommunikationszentrale.
Nutzen Sie von hier aus alle lizenzierten Schnittstellen für Ihre Kommunikation.
Klicken Sie auf den beA-Anmelden-Button, um den beA-Bereich vollumfänglich zu nutzen.
Es öffnet sich ein Fenster zur Auswahl des Sicherheitstokens.
Markieren Sie Ihren Sicherheitstoken mit einem Klick und bestätigen Sie mit dem OK-Button.
Es öffnet sich das PIN-Eingabe-Fenster.
Geben Sie Ihre PIN ein und bestätigen Sie mit dem OK-Button. Wenn Sie sich nicht mit einem Software-Token, sondern einem Hardware-Token, d. h. einer physischen Karte anmelden, müssen Sie ein weiteres Mal die PIN eingeben und bestätigen.
beA-Nachrichten abholen
Klicken Sie in der Kommunikationszentrale auf den Abholen-Button, um die Übersicht des Nachrichten-Eingangs zu aktualisieren.
Finden Sie die entsprechenden Nachrichten unter dem Reiter Eingang.
Markieren Sie die Nachricht, die Sie sich anschauen möchten und drücken Sie auf den Öffnen-Button.
Es öffnet sich das Empfangsfenster.
Ordnen Sie die Nachricht einem eigenen Aktenzeichen zu. Tippen Sie dieses in das entsprechende Feld oder nutzen Sie den Lupe-Button rechts davon.
Beachten Sie, ob ein eEB angefordert ist.
Das Dokument Nachrichtentext.pdf in der Liste der Anhänge enthält das Begleitschreiben zu den Anhängen.
Eingegangene beA-Nachricht in der Historie verarbeiten
Klicken Sie auf den Historie-Button, um die Nachricht und die Anhänge an die Historie der Akte zu übergeben.
Die Nachricht, der Empfangsbericht und die Anhänge werden in der Historie automatisch als Gruppe* zusammengefasst.*
Geben Sie das eEB, unabhängig davon, welcher Eintrag der Gruppe ausgewählt ist, ab. Klicken Sie dazu auf den eEB-Button.
Drücken Sie zur Abgabe des Empfangsbekenntnisses einen der beiden Erstellen-Button. Wählen Sie dabei zwischen ohne Signatur und mit Signatur.
Markieren Sie die entsprechende Option, wenn Sie die Ablehnung der Zustellung wünschen.
Öffnen Sie das Drop-down-Menü.
Wählen Sie den Ablehnungsgrund. Geben Sie über die Tastatur gegebenenfalls eine Erläuterung ein.
Hinweis: Klicken Sie auch bei Ablehnung des eEBs einen der beiden Erstellen-Button.
Das erstellte eEB wird automatisch in die Historie gespeichert.
Markieren Sie es mit einem Haken in der Check-Box und klicken Sie auf den Kommunikationszentrale-Button.
Es öffnet sich das Übergabe-Fenster.
Klicken Sie auf den OK-Button.
Das eEB erscheint in der Kommunikationszentrale unter der Registerkarte "Ausgang", dem digitalen Postausgangskorb.
Schriftsätze in der Historie signieren
Signieren Sie (als Anwältin/ Anwalt) Ihre Schriftsätze direkt aus der Historie.
Nutzen Sie Ihren Kartenleser wie vom Hersteller beschrieben. Markieren Sie das Dokument in der entsprechenden Check-Box und klicken Sie anschließend auf den Signieren-Button. Fahren Sie fort, wie vom Hersteller Ihres Kartenlesers beschrieben.
Das signierte Dokument erkennen Sie an dem zusätzlichen Signatur-Icon.
beA-Nachrichten erstellen und versenden
Erstellen und versenden Sie beA-Nachrichten.
Markieren Sie in der Historie die Dokumente, die Sie mit beA verschicken möchten. Klicken Sie anschließend den Kommunikationszentrale-Button.
Es öffnet sich der Übergabe-Dialog. Die markierten Dokumente werden angezeigt.
Stellen Sie den Typ des Anhangs ein. Wählen Sie dabei zwischen Schriftsatz oder Anlage. Bestätigen Sie abschließend mit dem OK-Button.
Die Kommunikationszentrale
Erstellen Sie beA-Nachrichten direkt in der Kommunikationszentrale.
Melden Sie sich gegebenenfalls bei beA an.
Wählen Sie in der Kommunikationszentrale den Reiter Ausgang.
Markieren Sie die entsprechende Nachricht und klicken Sie auf den Erstellen-Button.
Das Entwurfs-Fenster
Es öffnet sich das Entwurf-Fenster.
Füllen Sie die benötigten Pflichtfelder aus.
Nutzen Sie dazu bei Absender das Drop-down-Menü und klicken Sie bei Empfänger auf den Hinzufügen-Button.
Hinweis: Aktivieren Sie die Check-Box als Standard, wenn ihnen stets beim Erstellen der Nachrichten der gerade eingestellte Absender voreingestellt werden soll.
Hinweis: Bei einem eEB ist das Empfängerfeld automatisch ausgefüllt.
Füllen Sie mindestens ein Suchfeld aus. Klicken Sie dann zum Suchen auf den Button Gesamtes Verzeichnis.
Markieren Sie dann im Suchergebnis-Bereich den gesuchten Empfänger bestätigen Sie diesen mit dem OK-Button.
Der Empfänger ist nun in dem Nachrichten-Fenster eingetragen.
Aktivieren Sie ggf. für jeden Empfänger (im Beispiel nur einer) die Check-Box zur Anforderung des eEBs.
Klicken Sie auf den Senden-Button, wenn Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben.
Hinweis: Den entsprechenden Sendebericht finden Sie in der Historie.
Signieren-Job in der Historie erstellen
Erstellen Sie als ReFa einen Signieren-Job.
Markieren Sie dazu den entsprechenden Schriftsatz und ggf. weitere Dokumente, die für die Signatur-Entscheidung des Jobempfängers relevant sind.
Setzen Sie dazu Haken in die Check-Boxen.
Klicken Sie anschließend auf den Pfeil-Button rechts neben dem Job-Button, um das Drop-down-Menü zu öffnen.
Wählen Sie hier die Option Signieren.
Es öffnet sich ein Übergabe-Dialog.
Stellen Sie im Drop-down-Menü Typ des Anhangs Schriftsatz ein. Bestätigen Sie anschließend mit dem OK-Button.
Es öffnet sich das Fenster zur Job-Anlage.
Das Stichwort* ist bereits automatisch mit Signieren ausgefüllt.*
Tragen Sie in das Feld Für das Kürzel der entsprechenden Anwältin/ des entsprechenden Anwalts ein.
Klicken Sie auf Dokumente.
Auf der Registerkarte Dokumente sehen Sie die drei Dokumente, für die Sie den Signieren-Job ausgewählt haben.
Dokumente des Anhang-Typs Schriftsatz sind in der Spalte
Signatur-Job automatisch mit einem Haken markiert.
Setzen
Sie ggf. bei weiteren Dokumenten Haken in die Check-Boxen.
Unmarkierte Dokumente werden später bei der Person, die den
Signieren-Job erhält, in der Unterschriftenmappe angezeigt. Sie lassen
sich dort aber nicht direkt zur Signatur auswählen.
Hinweis: Die Person mit dem Signieren-Job muss den Dokumenten-Job öffnen und auf der Registerkarte Dokumente die Spalte Signatur-Job bearbeiten.
Speichern Sie abschließend mit dem EXIT-Button.
Signieren-Jobs erledigen
Die Jobliste der Anwältin/ des Anwalts wird standardmäßig unter dem Reiter Terminierte Jobs geöffnet.
Für die Anwältin/ den Anwalt gibt es zwei terminierte Jobs, die unter dem Reiter Terminierte Jobs, aufgelistet sind.
Die rote Beschriftung im Reiter Dokumente zeigt an, dass es für die Anwältin/ den Anwalt Dokumenten-Jobs, wie Signieren-Jobs, gibt. Dieser Hinweis* wird gleichzeitig am unteren Fensterrand gezeigt.*
Klicken Sie als Anwältin/ Anwalt auf den Unterschriftenmappe-Button, um alle Signieren-Jobs auf einmal zu erledigen.
Es öffnet sich die Unterschriftenmappe. Die vier zu signierenden Dokumente sind automatisch mit Haken* versehen.*
Öffnen Sie die Dokumente als Anwältin/ Anwalt mit einem Doppelklick auf die jeweiligen Einträge in der Liste.
Verwenden Sie Ihren Kartenleser wie vom Hersteller beschrieben und klicken Sie anschließend auf den Signieren-Button.
Alle vier Schriftsätze sind nun mit Signatur-Icons gekennzeichnet.
Klicken Sie anschließend auf den Stapel-Button, damit automatisch zu den Dokumenten Versenden-Jobs für die ReFas erstellt werden, welche zuvor die Signieren-Jobs angelegt haben.
Zurück zu den ReFAs.
Öffnen Sie die Jobliste.
Beachten Sie den Dokumenten-Job, für den es wieder einen Hinweis in Rot gibt.
Wechseln Sie auf den Reiter Dokumente, der ebenfalls rot dargestellt ist. In der entsprechenden Liste befindet sich der Dokumenten-Job mit dem beigefügten Schriftsatz.
Klicken Sie anschließend auf den Kommunikationszentrale-Button, um die dem Job beigefügten Dokumente in den Ausgang der Kommunikationszentrale zu legen und von dort zu versenden.
Die Rechnungen
Übersicht
- Das Honorar-Fenster aufrufen
- Allgemeine Daten der Rechnung
- Rechnungspositionen zusammenstellen
- Vorherige Rechnungen berücksichtigen
Das Honorar-Fenster aufrufen
Wählen Sie in der Akte die Registerkarte Honorar.
7.2. Allgemeine Daten der Rechnung
Klicken Sie anschließend auf den Neu-Button, um eine Rechnung zu erstellen.
Stellen Sie die Rechnungsart ein.
Füllen Sie
anschließend das Pflichtfeld Bezeichnung aus.
Wählen Sie die Empfängerart und anschließend den
Empfänger aus.
Klicken Sie auf
Rechnungspositionen.
Rechnungspositionen zusammenstellen
Stellen Sie nun Ihre Rechnungspositionen zusammen.
Starten Sie dazu mit einem Klick auf den Gebühren-Button, um den Gebührenkatalog auszuklappen.
Es öffnet sich die Fenster-Erweiterung Gebührenkatalog.
Im oberen Anzeige-Bereich finden Sie die Gliederungselemente für Ihre Rechnung, darunter verschiedene Rechnungspositionen für freie Eingaben und einen umfangreichen Gebührenkatalog.
Nutzen Sie die Scroll-Leiste, um die Liste zu durchsuchen.
Beachten Sie die Gebühren-Nummern, die für die Schnellerfassung wichtig sind.
Unter der Liste finden Sie Informationen zu der markierten Gebühr.
Nutzen Sie die Standard- oder Schnellerfassung um eine Rechnung zu erstellen.
Die Standard-Erfassung:
Beginnen Sie damit, einen Abschnittstitel zu bestimmen. Wählen Sie diesen mit einem Doppelklick oder bestätigen Sie ihn mit dem Übernehmen-Button.
Geben Sie über die Tastatur eine eigene Bezeichnung für den Abschnittstitel ein.
Sie haben für den Abschnittstitel Außergerichtliche Tätigkeit* eingetippt.*
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf den OK-Button.
Die Außergerichtliche Tätigkeit taucht nun als Abschnittstitel in der Liste der Rechnungspositionen* auf.*
Im nächsten Schritt geht es um eine Gebühr aus dem Gebührenkatalog.
Nutzen Sie dafür den praktischen Filter-Bereich.
Filtern Sie nach Nummern, Nummernfragmenten und/ oder Bezeichnungen.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe anschließend mit dem Filtern-Button.
Beachten Sie das Filter-Ergebnis im Anzeige-Bereich.
Geben Sie einen Doppelklick auf die entsprechende Gebühr.
Oder markieren Sie alternativ die Gebühr und klicken Sie auf den Übernehmen-Button.
Die übernommene Gebühr* erscheint in der Liste der Rechnungspositionen.*
Klicken Sie auf den rot beschrifteten Filtern-Button, um den Filter zu deaktivieren und weitere Gebühren oder Gebührenelemente aus dem Gebührenkatalog zu übernehmen.
Übernehmen Sie über den Konten-Button Rechnungspositionen aus dem Kopien-, Auslagen- und Zeitkonto. Verfahren Sie hierbei ähnlich wie bei den Einträgen aus dem Gebührenkatalog (Details im Handbuch).
Hinweis: Laden Sie alternativ zum Erfassen einzelner Rechnungspositionen Vorlagen über den Vorlagen-Button. Nutzen Sie damit die Möglichkeit, Standardrechnungen aktenübergreifend zu speichern, zu laden und anzupassen (Details im Handbuch).
Die Schnell-Erfassung
Nutzen Sie die Schnell-Erfassung um eine Rechnung zu erstellen, wenn Ihnen die Gebühren-Nummern bekannt sind.
Geben Sie im Bereich Schnellerfassung die entsprechende Abkürzung im Eingabe-Feld Neu hinzufügen (Nr./ Abk.) ein, um eine Gebührenposition oder einen Abschnittstitel zu erstellen.
Beachten Sie die unterschiedlichen Buttons mit Abkürzungen, um Ihre Rechnung sinnvoll zu gliedern.
ABTI: Abschnittstitel
ABSU: Abschnittssumme
ZWSU:
Zwischensumme
ESU: Endsumme
UST: Umsatzsteuer
Im Eingabefeld Bezeichnung steht nun Neuer Abschnitt.
Geben Sie die tatsächliche Bezeichnung, z. B. "Außergerichtliche Tätigkeit" des neuen Abschnitts ein oder nutzen Sie alternativ den Schlüssel-Button.
Drücken Sie zweimal auf die Enter-Taste oder klicken Sie auf den OK-Button, um Ihre Bezeichnung zu bestätigen.
In der Liste der Rechnungspositionen* erscheint nun Ihr Abschnittstitel "Außergerichtliche Tätigkeit".*
Klicken Sie jetzt in das Eingabefeld im Bereich Schnellerfassung, um dem Abschnittstitel eine Gebühr zuzuordnen.
Geben Sie z. B. die Gebührennummer 2300 über Ihre Tastatur ein.
Setzen Sie einen Haken in die Check-Box.
Drücken Sie zur Bestätigung die Enter-Taste.
In der Liste der Rechnungspositionen* steht jetzt unter dem Abschnittstitel die entsprechende Gebühr.*
Geben Sie bei Bedarf weitere Gebühren (Nummern) und Gliederungselemente (Abkürzungen) wie beschrieben ein.
Fügen Sie mit dem Endpositionen-Button für jeden Abschnitt entsprechende Kommunikationspauschalen, die Umsatzsteuer, die Endsumme und verschiedene Zwischensummen ein.
Sie sehen das Ende einer fertigen Liste von Rechnungspositionen.
Überprüfen Sie die Rechnung.
Benutzen Sie die Scroll-Leiste, um jeden Punkt zu kontrollieren.
Bearbeiten oder entfernen Sie markierte Gebühren bei Bedarf mit den entsprechenden Buttons.
Überprüfen Sie Ihre fertige Rechnung auf der Registerkarte Rechnungspositionen.
Erstellen Sie das Dokument anschließend über den XRechnung-Button.
Der Textprozessor-Button steht auch noch nach der E-Rechnungspflicht zur Verfügung.
Buchen Sie die Rechnung mit dem Offener-Posten-Button.
Vorherige Rechnungen berücksichtigen
Berücksichtigen Sie vorherige Rechnungen in Ihrer Abschlussrechnung.
Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte Vorherige Rechnungen.
Laden Sie die vorherige Rechnung, z. B. eine Vorschuss-Rechnung in das Listenfeld für die Berücksichtigung erst in der Schlussrechnung.
Dazu klicken Sie auf Neu-Button.
Das Fenster für die Zuordnung einer vorherigen Rechnung
Es öffnet sich das Fenster für die Zuordnung einer vorherigen Rechnung.
Markieren Sie die entsprechende Rechnung und bestätigen Sie dies mit einem Klick auf den Button Ja, diesen.
Wiederholen Sie diesen Vorgang ggf., wenn mehrere Rechnungen zugeordnet werden sollen.
Es öffnet sich ein Dialog-Fenster.
Wählen Sie eine der vorgeschlagenen Optionen, um die vorherige Rechnung in der Liste der Rechnungspositionen zu berücksichtigen.
Optionen und ihre Auswirkungen auf die aktuelle Rechnung.
Nichts übernehmen bezieht sich auf die
Rechnungspositionen. Auf vorherige Rechnungen wird Bezug
genommen.
Rechnungspositionen und
Gutschriften werden übernommen, aber keine Endsummen,
Zahlungen und USt. sowie Zwischensummen, die mit letzterer
zusammenhängen.
Nur Gutschriften
(zusammengefasste) für Gebühren, steuerpflichtige und steuerfreie
Ausgaben werden übernommen.
Detaillierte Informationen
erhalten Sie hierzu im Handbuch.
Hinweis: Berücksichtigen Sie weitere, bereits vorhandene Rechnungen und buchen Sie diese gegebenenfalls dazu.
Auf der Registerkarte Vorherige Rechnung sehen Sie die geladene vorherige Rechnung.
Wechseln Sie mit einem Klick auf die Registerkarte Rechnungspositionen, um die einzelnen Rechnungspositionen bei Bedarf zu bearbeiten.
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