Rohtexte für Einsteiger

Begriffserläuterung

Aufgabe des Textprozessors in der Winmacs-Akte ist die Erzeugung von Dokumenten zur Akte.

Rohtexte sind Textdateien / Vorlagen, die der Textprozessor verarbeitet, um daraus aktenspezifische Dokumente zu erzeugen.

Der Textgenerator ist als ausgelagerte Software im Lieferumfang enthalten und dient der vereinfachten Erzeugung / Bearbeitung von Rohtexten.

Hinweis: Ein Handbuch für den Textgenerator ist verfügbar.

Alle Informationen sind ebenfalls als Programmhilfe im Textgenerator verfügbar. Sie erreichen sie über den Menüpunkt "Hilfe" oben rechts im Textgenerator

Suchbegriffe der Rohtexte sinnvoll ändern

Der Textprozessor in der Akte zeigt eine alphabetische Liste aller aktuell verfügbaren Rohtexte. Einige Suchbegriffe haben am Anfang Buchstaben, die der Klassifizierung der Rohtexte dienen (z. B. "VU" bei allen Rohtexten aus dem Bereich Verkehrsunfall). Dahinter folgt ein Hinweis auf den Inhalt des Schreibens.

Häufig benötigte Rohtexte wie z. B. "ALLG BRIEF", der Standard-Schriftsatz in Zivilsachen "ZIV SCHRIFTSATZ" und der "UEBERSENDUNGSZETTEL" können bei Bedarf durch Einfügen von Zahlen vor den Suchbegriff an den Anfang der Liste gesetzt werden, da Zahlen bei der Sortierung vor den Buchstaben stehen.

Hinweis: Die Änderung der Rohtext-Suchbegriffe wirkt sich auf alle Arbeitsplätze aus.
Deshalb sollten Sie unbedingt die Änderungen im gesamten Team besprechen, planen oder zumindest kommunizieren – sonst kann es Ärger geben ...

Übung 1
Benennen Sie den Rohtext "UEBERSENDUNGSZETTEL" um in "01_UEBERSENDUNGSZETTEL".

Ergänzend zur Liste können Sie die Rohtexte thematisch sortieren, indem Sie diese in einer Baumstruktur gruppieren. Jeder Zweig ist dann quasi eine Schublade, in die passende Rohtexte gelegt werden können.

Um nur noch solche Rohtexte zu sehen, die zu einem bestimmten Zweig gehören, markieren Sie den Zweignamen per Mausklick und klicken Sie auf den Button Filter. So erhalten Sie schneller den Überblick, welche Rohtexte thematisch passend sind.

Rohtexte sortieren: Baumstruktur

Übung 2
Legen Sie einen neuen Zweig "Test" in der Baumstruktur an und ordnen Sie den Text "01 UEBERSENDUNGSZETTEL" diesem Zweig zu.

Legen Sie unter der Registerkarte "Struktur ändern" mit dem Button Neu weitere Zweige an. Ist ein vorhandener Zweig markiert, wird durch das Setzen der Markierung Untereintrag von ein Untereintrag angelegt.

Ändern Sie mit dem Button Bearb. ggf. die Bezeichnung und löschen Sie mit mit dem Button Entf. einen Zweig.

Verschieben Sie per Drag-and-Drop einen kompletten Zweig. Drücken Sie dazu zusätzlich die Taste [Strg].

Ordnen Sie mit dem Button Hinzu einem vorhandenen Zweig einen Rohtext zu. Lösen Sie die Zuordnung mit dem Button Entf. auf, ohne dass der Text verloren geht.

Grundsätzliche Arbeitsweise

Der Textprozessor liest Rohtexte zeichenweise durch und erzeugt dabei ein neues Dokument, welches dann zur Akte gespeichert wird. Dabei reagiert er auf für ihn gedachte Befehle, die er an dem ^-Zeichen erkennt. Das ^-Zeichen dient dabei der Unterscheidung zwischen einem normalen Wort, das einfach so im Text stehen soll, und einem für den Textprozessor gedachten Befehl. Der Textprozessor arbeitet genau genommen also mit einer (Programmier-)Sprache. Wie bei jeder Sprache gilt es bei der Textprozessor-Sprache Vokabeln (Befehle) und Grammatik (Regeln für deren Anwendung) zu beachten, damit der Computer verstehen kann, was Sie von ihm erledigt haben möchten.

Jeder Befehl beginnt und endet mit dem ^-Zeichen!

Beispiel:
Heute ist der ^Tag^ – ein wunderbarer Tag

Hier ist ^Tag^ ein Befehl. Im Text wird dieser Befehl mit dem aktuellen Tagesdatum ersetzt. Am Ende des Beispielsatzes steht "Tag" ohne das ^-Zeichen und wird deshalb als normaler Text erkannt und bleibt unverändert stehen. Die meisten Befehle sind Platzhalter. Der Textprozessor ersetzt diese durch den konkreten Inhalt z. B. aus der Akte.

Hintergrundinfo
Die Rohtexte werden in einem speziellen Ordner des Dateisystems Ihres Computers gespeichert. Es handelt sich um Dateien im RTF-Dateiformat. Dateien mit diesem Format können mit praktisch jedem Textprogramm bearbeitet werden – also auch mit allen Word-Versionen.

Für Winmacs sind die Rohtexte üblicherweise im Ordner R:gespeichert.

Wenn das ^-Zeichen gemeint ist, sprechen wir von "Hütchen" – genau genommen heißt es "accent circonflexe" und wird hauptsächlich in der Französischen Sprache benötigt.

Beispiel:
^FAkte.RegNr^ fügt die Registernummer der Akte ein, aus der heraus der Rohtext aufgerufen wurde.

Beispiel:
Bei Antworten geben Sie bitte unser Aktenzeichen ^FAkte.RegNr^ an.

Wird dieser Satz z. B. aus der Akte 15/3 aufgerufen, lautet er:
Bei Antworten geben Sie bitte unser Aktenzeichen 15/000003 an.

Hinweis: Wenn Sie die Taste [^] auf der Tastatur drücken (i. d. R. ganz links oben unter der [Esc]-Taste), dann passiert zunächst nichts, weil der PC auf einen weiteren Tastendruck wartet, um zu entscheiden, über welchen Buchstaben er das accent circonflexe setzen soll (ê oder â z. B.).
Drücken Sie nach der Taste ^ einfach Leertaste, damit ^ als einzelnes Zeichen erscheint.

Fertigen Sie vor Änderungen an bestehenden Rohtexten eine Sicherheitskopie an!

Anlegen eines neuen Rohtextes mit dem Textgenerator

Der Textgenerator ist ein separates Programm, das im Lieferumfang von Winmacs enthalten ist. Mit ihm kann man bestehende Rohtexte leichter ändern und neue Rohtexte leichter erstellen.

Damit der Textprozessor auf einen neuen Rohtext zugreifen kann, muss

1. der Rohtext an sich als RTF-Datei (Word) erstellt/gespeichert werden und
2. der Rohtext im Rohtextbestand "angemeldet" werden.

Beide Schritte unterstützt der Textgenerator. Jeder Rohtext muss mit dem ^DIALOG^-Block beginnen. Dieser wird automatisch erzeugt und kann wichtige Befehle aufnehmen. Übrigens werden sämtliche Zeilenschaltungen innerhalb des ^DIALOG^-Blocks bei der Dokumenterzeugung unterdrückt. Das erhöht die Übersichtlichkeit von Steueranweisungen, die keinen Text in das Dokument einfügen, sondern z. B. Adressen selektieren, Fragen stellen oder Entscheidungen treffen.

MS Word öffnet sich.

Geben Sie folgendes ein

^DIALOG^
^S_Mandant1^
^E^

Der Mandant in der Akte ^Fakte.ReggNr^ heißt ^Fadresse1.Vorname^^Fadresse1.Name1^

(Nehmen Sie ggf. Änderungen bei den Einstellungen vor.)
Klicken Sie auf den Button EXIT.

Übung 3
Legen Sie einen neuen Rohtext an und speichern diesen im Rohtextbestand.

Einfache, stilistische Anpassung bestehender Rohtexte

Übung 4
Nehmen Sie textliche Änderungen an einem vorhandenen Rohtext vor.

Ohne weitergehende Kenntnisse kann der Inhalt eines Rohtextes hinsichtlich Formulierung und Formatierung dem individuellen Stil angepasst werden, solange die ^-Befehle nicht verändert werden.

Über den Menüpunkt "Rohtext" > "Öffnen" können die bestehenden Rohtexte einfach aufgerufen und dann bearbeitet werden.

Um Änderungen an Formulierungen und Layout vorzunehmen (Zeilenabstand!) sind über die Bedienung von MS Word hinausgehend keine weitergehenden Kenntnisse erforderlich.

Neue Rohtexte durch Ableitung von einem bestehenden Rohtext erzeugen

Übung 5
Erzeugen Sie einen neuen Rohtext durch Ableitung von einem bereits bestehenden Rohtext.

In der Praxis wird man so gut wie nie einen Rohtext von Beginn an neu erstellen (wie in Übung 1), sondern wie folgt vorgehen:

1. Auswahl und Öffnen eines vorhandenen Rohtextes, der dem neu gewünschten möglichst ähnlich ist

2. Abspeichern dieses vorhandenen Rohtextes unter einem neuen Namen

3. Aufruf dieser Kopie

4. Änderung bzw. Einfügung des Inhalts

Hinweis: Gewöhnen Sie sich an, immer erst die Kopie zu speichern und dann Änderungen an der Kopie durchzuführen. Häufig vergisst man sonst am Ende der Änderung, dass man "Speichern unter" wählen muss und vernichtet versehentlich den ursprünglichen Rohtext!

Übung 6
Ändern Sie den in Übung 5 neu erzeugten Rohtext textlich ab.

Damit haben Sie bereits ohne die Textprozessorsprache tatsächlich zu kennen die Möglichkeit, eine Vielzahl von sinnvollen Rohtexten zu produzieren!

Gerade der in Übung 5 verwendete "ALLG BRIEF" dient häufig als Vorlage, da er die komplette Steuerung des Briefkopfes sowie Ausgabe von Empfänger-Anschrift und Bezugszeile erledigt.

Verwendung von Platzhalter-Befehlen

Wie bereits erwähnt, ist eine wesentliche Gruppe von Befehlen die, welche als Platzhalter dienen. Der Befehl bewirkt, dass bei der Verarbeitung des Rohtextes der Inhalt, für den der konkrete Platzhalter steht, eingesetzt wird.

Für nahezu alle Eingabefelder, die Sie in den Formularen von Winmacs mit Inhalten ausfüllen, gibt es Befehle.

Mit ^F beginnt jeder Platzhalter-Befehl. Das F steht dabei für Feldinhalt, der wiederum an die Stelle des Platzhalters im Text gesetzt wird.

Damit der Textprozessor weiß, in welchem Feld er nach dem Inhalt suchen soll, sind die Platzhalter in Gruppen eingeteilt. Es gibt u. a. folgende Gruppen:

Akte
Adresse
Gericht
Mandant ...

Die Gruppenbezeichnung wird nach dem ^F angefügt, zum Beispiel: ^FAkte. Dies bedeutet, dass ein Feldinhalt aus der eigentlichen Akte ausgegeben werden soll.

Nach der Gruppenbezeichnung ^FAkte und einem trennenden Punkt wird schließlich angegeben, welcher konkrete Inhalt gemeint ist.
Beispiel: ^FAkte.RegNr^ für die Registernummer der Akte.

Beispiel:
Die Akte 15/3 hat im Feld "Sache" folgenden Inhalt: Feld ./. Wiese
Die Akte wurde angelegt am: 04.11.2015.

In einem Rohtext sind folgende Platzhalter enthalten:
^FAkte.Sache^: Ausgabe des Feldes "Sache" der Akte
^FAkte.AnlageAm^: Ausgabe des Feldes "Anlage" (Datum) der Akte

Bei Aufruf des Rohtextes aus der Akte 15/3 wäre die Ausgabe im Text die folgende:

Feld ./. Wiese 04.11.2015

Der Inhalt eines Felds wird dabei exakt an der Stelle in den Text eingefügt, an welcher der Platzhalter-Befehl steht.

Übung 7
Ergänzen Sie einen Rohtext und fügen den Platzhalter für die "Registernummer lang" ein.

Der große Nutzen des Textgenerators ist dabei, dass er die verwendbaren Platzhalter-Befehle nach Gruppen sortiert anbietet und diese schnell und einfach in den zu bearbeitenden Rohtext übernommen werden können, denn:

Beim Erstellen eines Rohtextes werden diese Befehle einfach durch Doppelklick in den Rohtext einfügt. Alternativ wählen Sie den benötigten Platzhalter durch einfaches Anklicken und Klicken auf den Einsetzen-Button. Auf diese Weise müssen Sie den genauen Wortlaut des Platzhalters nicht kennen.

Mit dieser einfachen Technik können Sie bereits jetzt alle Informationen aus der zentralen Akte (nicht Adressen!) in einen Rohtext aufnehmen!

Übung 8
Suchen Sie im Textgenerator den Platzhalter für den Streitwert der aktuellen Instanz und fügen diesen am Ende des Rohtextes aus Übung 7 ein.

Platzhalter-Befehle formatieren

Hinsichtlich der Attribute (z. B. Fett, Unterstreichung, Schriftart) und Ausrichtung (z. B. Zentrieren) können die Platzhalter grundsätzlich wie normaler Text behandelt werden.

Um also z. B. die Registernummer fett und unterstrichen im Text einzufügen, markieren Sie den Platzhalter-Befehl und wählen Fettschrift und Unterstreichung aus.

Es muss stets der gesamte Befehl markiert und formatiert werden, d. h. inklusive der ^-Zeichen am Anfang und Ende des Befehls!

Übung 9
Formatieren Sie die Registernummer im Rohtext aus Übung 7 fett und unterstrichen.

Allgemeine Platzhalter

Neben den Platzhalter-Befehlen, die Inhalte aus Akten, Adressen usw. automatisch ausgeben, gibt es weitere allgemeine Platzhalter.

Nachfolgend werden diese allgemeinen Platzhalter aufgeführt.

Aktuelles Tagesdatum bzw. Frist

^TAG^: aktuelles Tagesdatum z. B. 20.02.2020

^TAGLANG^: aktuelles Tagesdatum mit ausgeschriebenem Monat z. B. 20. Juli 2020

Die beiden vorstehenden Befehle werden häufig bei der Gestaltung von Briefkopf / Bezugszeile verwendet.

^TAG+14^ Fristsetzung (Datum in x Tagen)

Gibt ein berechnetes Datum aus – z. B. um eine Frist zu setzen. Sie können selbstverständlich statt +14 beliebige andere Zeitspannen einsetzen, z. B. ^TAG+7^ für eine Woche.

Übung 10
Fügen Sie im Rohtext "TEST1" aus Übung 3 den folgenden Satz ein:

"Wir fordern Sie letztmalig zur Zahlung des vorgenannten Betrages auf und zwar bis zum"

Setzen Sie am Ende des Satzes den Platzhalter für eine Frist in drei Wochen und formatieren die Frist so, dass das Datum mittig und fett im Text erscheint

Tastatureingaben für manuelle Texteinschübe

^PKommentar^: Tastatureingabe Text

Mit dieser Anweisung im Rohtext öffnet sich nach Aufruf des Rohtextes ein Dialogfenster. Hier wird vom Nutzer eine Eingabe erwartet. Der im Dialogfenster eingetragene Text erscheint dann später im fertigen Dokument an genau der Stelle, wo die ^P-Abfrage im Rohtext eingefügt wurde.

Diese Möglichkeit soll dann verwendet werden, wenn der einzufügende Text nicht in Winmacs gespeichert und deshalb nicht über einen anderen Platzhalter eingesetzt werden kann (z. B.: wann läuft Frist aus?, Name des Gutachters?, Anlage:, usw.). Schreiben Sie als Kommentar eine Bezeichnung oder Frage, damit der Nutzer weiß, welche Eingabe von ihm erwartet wird. Diese Bezeichnung wird dann als Fragetext im Dialogfenster angezeigt.

Beispiele:
Wir bitten Sie um eine Stellungnahme innerhalb ^PZeitraum für Stellungnahme, z. B. eine Woche, zwei Wochen^ nach Erhalt dieses Schreibens.

Hinweis: Verwenden Sie diese Befehle möglichst sparsam und keinesfalls hilfsweise anstelle eines ^F-Platzhalter-Befehls, wenn es diesen gibt.

Tastatureingaben für manuelle Eingabe von Datum und Betrag

^P#Datum,Kommentar^: formatierte Datums-Eingabe

Damit die Eingabe von einem Datum mit den gewohnten Funktionen (Berechnungsautomatik, Ergänzungsautomatik), die Sie aus Winmacs kennen, ermöglicht wird, empfiehlt es sich, den oben gezeigten Platzhalter zu verwenden. Kommentar ist zu ersetzen durch den Text, der dem Nutzer zur Erläuterung angezeigt wird.

Beispiel:
In Ihrem letzten Schreiben vom ^P#Datum,von wann ist das letzte Schreiben^ teilten Sie mit, dass

^P#Betrag,Kommentar^: formatierte Betrags-Eingabe
Mit diesem Befehl erhalten Sie die Eingabe-Aufforderung für einen Betrag. Beispiel:
... erbitten wir eine Vorschusszahlung in Höhe von EUR ^P#Betrag,Höhe Vorschuss^.

Übung 11
Fügen Sie im Rohtext "TEST1" folgenden Abschnitt ein und ergänzen die entsprechenden Platzhalter:

Wir kommen zurück auf unser Schreiben vom ^Platzhalter Tastatureingabe für ein Datum^ und teilen Ihnen mit, dass uns nunmehr das Gutachten des Sachverständigen ^Platzhalter Tastatureingabe für Text^ vorliegt. Für das Gutachten berechnet der Sachverständige ^Platzhalter für Tastatureingabe für einen Betrag^ Euro.

Besondere Verarbeitung von Adressdaten

Die Verarbeitung von Adressdaten funktioniert zwar grundsätzlich auch über die Platzhalter-Befehle. Es besteht jedoch ein erheblicher Unterschied zwischen z. B. den Akten-Daten und Adress-Daten.

Ein Rohtext wird fast ausnahmslos aus einer Akte aufgerufen. Dadurch sind die Platzhalter-Befehle zur Ausgabe von Aktendaten absolut eindeutig und das Ergebnis aller ^FAkte ...^- Platzhalter-Befehle klar. Beispielsweise kann der Befehl ^FAkte.RegNr^ logischerweise nur die einzige in dieser Akte vorhandene Aktennummer liefern.

Bei den Adressdaten einer Akte sieht es jedoch anders aus. In den Adressen sind u. a. Vorname, Name, Straße, Postleitzahl und Ort gespeichert.

In den Akten wiederum gibt es die Adresse des Mandanten, des Gegners, eines Drittbeteiligten, ggf. einer Versicherung usw.

Angenommen, es gäbe einen Platzhalter ^FAdresse.Vorname^ – wessen Vorname sollte gemeint sein? Der des Mandanten, des Gegners oder einer anderen beteiligten Person?

Es muss also eine Möglichkeit geben, dies zu definieren.

Gedankenmodell

Wir legen folgenden Sachverhalt zugrunde:
Ihr Mandant hat eine Forderung. Sie sollen namens des Mandanten eine Mahnung an Gegner schreiben. Hierzu benötigen Sie zunächst vom Gegner den Vornamen und Namen sowie die Straße mit Hausnummer, die Postleitzahl und den Ort. Damit der Gegner weiß, wen Sie vertreten, benötigen Sie ebenso vom Mandanten den Vornamen und Namen sowie Straße mit Hausnummer und Postleitzahl und Ort.

Stellen Sie sich vor, dass alle Adressen auf Karteikarten geschrieben sind, die sich in einem großen Karteikasten befinden. Um nun das Schreiben zu fertigen, benötigen Sie die Karteikarte mit der Adresse des Gegners und die mit der Adresse des Mandanten. Um nicht durcheinander zu kommen, markieren Sie die Karteikarte mit den Adressdaten des Gegners mit einem Post-It, auf dem Sie eine 1 schreiben. Die Karteikarte des Mandanten markieren Sie ebenfalls mit einem Post-It und schreiben eine 2 darauf.

Würden noch Angaben einer dritten Person benötigt, würden Sie diese Karteikarte mit einer 3 beschriften.

Als erstes benötigen Sie die Daten des Empfängers. Also holen Sie sich die Karteikarte mit der Nummer 1. Wenn Sie im Schreiben die Daten des Mandanten benötigen, holen Sie sich die Karteikarte mit der Nummer 2 usw.

Selektoren, d. h. Definition, welche Adresse gemeint ist

Übertragen auf den Textprozessor bedeutet dies zunächst, dass aus allen angelegten Adressen die Adresse herausgesucht (selektiert) werden muss, die über den Platzhalter-Befehl zuvor bestimmt wurde. Dies erfolgt über einen sogenannten Adress-Selektor (unser Post-It auf der Karteikarte). Dieser Adress-Selektor legt fest, auf welche – ggf. auszuwählende oder auch automatisch definierte – Adresse sich die Platzhalter-Befehle beziehen. Der Adress-Selektor "sucht" – ggf. durch Auswahl des Nutzers – eine bestimmte Adresse und merkt sich diese Adresse. Es kann auf maximal 5 verschiedene Adressen gleichzeitig zugegriffen werden. Diese werden durch Nummern unterschieden (hier durch ein X dargestellt).

^SAdresseX.Kommentar^

Dieser allgemeine Selektor-Befehl sorgt dafür, dass ein Auswahl-Fenster gezeigt wird und gewählt werden kann, welche Adresse gesetzt werden soll. X steht dabei für eine Ziffer zwischen 1 und 5, wobei die Empfängeranschrift in aller Regel die 1 erhält. In dem Kommentar soll eine Angabe erfolgen, die den Nutzer des Rohtextes anleitet, welche Adresse auszuwählen ist.

Beispiel:
^SAdresse1.Bitte Empfänger des Schreibens auswählen^

Hinweis: Wenn über den Textgenerator ein Selektor gesetzt wird, kann dort auch die Adress-Nr. über das gleichnamige Feld eingestellt werden!

Ausgabe von Adressdaten

Auf das Gedankenmodell übertragen ist die Funktion des Selektors, die Karteikarten mit den für das Schreiben erforderlichen Anschriften aus dem Karteikasten auszuwählen und mit den entsprechenden Adressnummern zu beschriften. Eine Ausgabe von Daten in den Text erfolgt dadurch jedoch noch nicht! Das Wählen und Kennzeichnen einer Karteikarte schreibt ja auch keinen Text!

Die Adressdaten können erst dann im Text ausgegeben werden (über die entsprechenden Platzhalter-Befehle), wenn zuvor eine Adresse definiert wurde – und zwar über den Selektor-Befehl. Die Adressnummer legt fest, auf welche Adresse (1 ... 5) sich der Platzhalter-Befehl bezieht.

Beispiel:

^DIALOG^
^SAdresse1.Empfaenger waehlen^
^E^

^FAdresse1.AnredeA^
^FAdresse1.Titel^^FAdresse1.Vorname^^FAdresse1.Name1^
^FAdresse1.Strasse^
^FAdresse1.PLZ^ ^FAdresse1.Ort^

^FAdresse1.AnredeT^,

Hinweis: Die Platzhalterbefehle ^FAdresseX.Titel^ und ^FAdresseX.Vorname^ verfügen über eine besondere Eigenschaft:
Ist der Inhalt nicht leer, dann wird an den Inhalt automatisch ein Leerzeichen angehängt.
Deshalb muss im Rohtext für nachfolgenden Text bzw. nachfolgende Platzhalter kein separates Leerzeichen vorgesehen sein.
Vorteil: z. B. bei Firmen-Adressen sind Titel und Vorname leer. Die Leerzeichen zwischen den Platzhaltern würden zu einem unschönen Einrücken des Namens führen.

Im DIALOG-Block wird dem Empfänger die Adressnummer 1 zugeordnet. Nach Auswahl des Empfängers, z. B. des Mandanten, weiß der Textprozessor, dass er für die Ausgabe des Namens, der Anschrift und der Anrede auf die Adressdaten des Mandanten zugreifen muss.

Mit dem Platzhalter-Befehl ^FAdresse1.Vorname^ wird der Vorname der Adresse 1 und mit ^FAdresse2.Strasse^ die Straße der Adresse 2 ausgewählt.

Übung 12
Erstellen Sie den formalen Anfang einer außergerichtlichen Vertretungsanzeige. Erforderlich ist die Selektion der Empfänger-Adresse (Gegner) und der Mandanten-Adresse. Ferner müssen beide Adressen im Text ausgegeben werden. Von der exakten Positionierung der Empfänger-Adresse im Brieffenster-Bereich, Ausgabe von Betreff usw. können Sie aus Vereinfachungsgründen absehen.

Präzise Selektoren

Bei einem Rohtext z. B. für einen Standard-Brief, der ja zunächst inhaltslos ist, steht nicht fest, wer der Empfänger sein wird. Es kann der Mandant, der Gegner usw. sein.

Hier ist es deshalb sinnvoll, mit dem bereits bekannten allgemeinen Selektor ^FAdresseX.Kommentar^ zu arbeiten, damit der Empfänger jeweils per Abfrage ausgewählt werden kann.

Aber in solchen Fällen, bei denen die Auswahl der Empfänger-Kategorie (Mandant, Gegner usw.) aufgrund des Inhalts eines Schreibens bereits feststeht, ist die Verwendung von präzisen Selektoren empfehlenswert.

Beispielsweise ist der Empfänger eines Mahnschreibens immer der Gegner, beim Hinweis auf den Auftraggeber ist stets die Mandanten-Adresse zu verwenden.
Mit präzisen Selektoren wird meist ohne Rückfrage die Adresse ausgewählt und damit die Verarbeitung beschleunigt.

Die Zuordnung der Adressnummer X erfolgt analog der Vorgehensweise beim allgemeinen Selektor ^SAdresseX.Kommentar^. Jedoch wird auf den Kommentar verzichtet, da ja keine Auswahl mehr erfolgen muss, sondern nunmehr der Selektor konkret benannt wird.

Beispiele:
^SGegner1^: Belegung der Adresse1 mit der Gegneradresse
^SMandant2^: Belegung der Adresse2 mit der Mandantenadresse

Sind in der angesprochenen Adress-Kategorie (z. B. Gegner) mehrere Adressen hinterlegt, werden dann die Adressen der entsprechenden Kategorie zur Auswahl angeboten, also z. B. nur die der Akte zugeordneten Gegner.

Hinweis: Es stehen 5 Adressvariablen gleichzeitig zur Verfügung. Eine im weiteren Verlauf des Dokuments nicht mehr benötigte Adresse kann jedoch mit einem weiteren Selektor-Befehl überschrieben werden.

Übung 13
Rufen Sie den Rohtext "TEST3" aus Übung 12 auf und tauschen die allgemeinen Adress-Selektoren gegen geeignete präzise Adress-Selektoren aus.

Korrespondenz-Anschrift

Zu einer Adresse können beliebig viele Kontakt-Anschriften erfasst werden.
Höchstens eine der Kontakt-Anschriften kann als Standard-Korrespondenzanschrift markiert werden. Ist dies der Fall, dann sollen alle Dokumente mit Brief-Charakter automatisch an diese Anschrift adressiert werden, nicht an die Hauptanschrift von der ersten Seite des Adress-Formulars.

^FAdresseX... greift stets auf die Hauptanschrift zu
^FKAdresseX... greift dann, wenn eine Korrespondenzanschrift markiert wurde, auf diese zu – andernfalls auf die Hauptanschrift.

Beispiele:

^FAdresse1.Strasse^
^FAdresse1.PLZ^ ^FAdresse1.Ort^
Liefert immer die Hauptanschrift.

^FKAdresse1.Strasse^
^FKAdresse1.PLZ^ ^FKAdresse1.Ort^
Liefert normalerweise auch die Hauptanschrift. Ist jedoch eine Korrespondenzanschrift markiert, wird stattdessen diese automatisch ausgegeben.

Übung 14
Legen Sie in einer Test-Akte zur Gegneradresse eine Korrespondenzadresse an und markieren diese in der Spalte "Postempfänger". Ergänzen Sie die Platzhalter-Befehle für die Empfänger-Adresse so, dass die Korrespondenzanschrift bei der Ausgabe des Textes ausgegeben wird.

Verwendung von Sekundärtexten

Die Ausgabe der Empfängeranschrift in einem Dokument an der richtigen Position, die Ausgabe von Aktenzeichen, Datum usw. im Briefkopf oder auch die Darstellung des Rubrums sind Beispiele für immer wiederkehrende Angaben in den verschiedenen Rohtexten. Solche wiederkehrenden Anordnungen von Befehlen in immer gleicher Weise werden sinnvollerweise in sogenannte Sekundärtexte ausgelagert. Statt also in jedem Rohtext immer wieder die gleiche Befehls-Sequenz einzubauen, wird dann mit einem einzigen Befehl im primären Rohtext ein Sekundär-(Roh-)Text aufgerufen, der genau diese Befehle enthält.

Der größte Vorteil ist, dass sich Anpassungen des Sekundärtextes auf alle Rohtexte auswirken, die auf diesen Rohtext zugreifen. Wird beispielsweise die Ausgabe des Datums und des Aktenzeichens in einen Sekundärtext ausgelagert, dann genügt es, diesen einen Rohtext so anzupassen, dass die Ausgabe der Information in den Briefkopf passt. Ohne die Verwendung von Sekundärtexten müsste jeder einzelne Rohtext angepasst werden.

^LTextname^ ruft den erforderlichen Sekundärtext auf, wobei Textname der Suchbegriff des Textes ist. Beachten Sie, dass der Unterstrich _ zum Suchbegriff gehört und hier mit aufgeführt werden muss.

Beispiel:
^L_KOPF.RTF^ bindet den Sekundärtext ein, der über den Suchbegriff _Kopf.rtf bezeichnet wird.

Hinweis: Bei den ausgelieferten Rohtexten wurde als Namenskonvention beachtet, dass der Suchbegriff jedes Sekundärtextes mit einem Unterstrich _ beginnt. Damit sind die Sekundärtexte sehr leicht als solche zu erkennen. Sinnvollerweise sollten Sie diese Namenskonvention bei neuen Sekundärtexten beibehalten.

Aus einem primären Text kann ein Sekundärtext aufgerufen werden. Dieser kann wiederum einen weiteren Sekundärtext aufrufen.

Wichtige Sekundärtexte

_kopf.rtf Steuerung Briefkopf (Briefpapier!)

_kopfG.rtf wie _kopf.rtf, jedoch speziell für Gerichtsdokument (Klage, Schriftsatz usw.)

_kopfan1.rtf Ausgabe der zuvor per Selektor im primären Text gewählten Adresse1 im Brieffenster-Bereich

_koger.rtf Ausgabe der Anschrift des über "Verfahrensstand" in der Akte festgelegten Gerichts

_koger1.rtf unabhängig von "Verfahrensstand" Ausgabe des erstinstanzlichen Gerichts

_zeichen.rtf Ausgabe der Bezugszeichenzeile (i. d. R. eigenes Aktenzeichen, Aktenzeichen des Empfängers, Datum, "Rückfragen"-Hinweis). Verwendung bei Dokumenten mit "Brief-Charakter"

_zeichaz.rtf wie _zeichen.rtf, jedoch zusätzliche Ausgabe des Gerichtsaktenzeichens. Verwendung bei Gerichtsdokumenten (Berufung, Schriftsatz usw.)

_KZeich.rtf wie _zeichen.rtf jedoch ggf. ohne "Ihr Zeichen" für Gerichtsdokumente, aber auch ohne Ausgabe des Gerichtsaktenzeichens im Gegensatz zu _zeichaz.rtf

_Betreff.rtf Ausgabe des Betreffs – i. d. R. Felder "Sache" und "wegen"

_gruss.rtf Ausgabe der Grußformel "Mit freundlichen Grüßen" gefolgt von automatischer Ausgabe des Sachbearbeiters und seiner Berufsbezeichnung

_grussg.rtf wie _gruss.rtf jedoch ohne "Mit freundlichen Grüßen" – z. B. für Gerichtsdokumente.

_rubrum.rtf Ausgabe des Rubrums in Langform inkl. Anschriften und Prozessbevollmächtigten

Hinweis: Bei der Rohtext-Verwaltung kann für jeden Rohtext neben dem Suchbegriff und Dateinamen die Rohtext-Klasse eingestellt werden.
Für die Sekundärtexte sollte die entsprechende Klasse "sekundär" gewählt werden. Dies bewirkt, dass bei der Auswahl, die über den Button "Textpr." der Akte aufgerufen wird, diese Texte nicht angezeigt werden und damit nicht zur Auswahl stehen. Das ist zweckmäßig, da der direkte Aufruf eines Sekundärtextes kein sinnvolles Ergebnis liefert.

Übung 15
Rufen Sie den Rohtext "TEST3" aus Übung 12 auf und vereinfachen Sie den Inhalt durch die Verwendung des Sekundärtexts _kopfan1.rtf.

Übung 16
Erweitern Sie den Rohtext "TEST3" so, dass der Briefkopf mit aufgerufen wird (Sekundärtext _kopf.rtf). Vergleichen Sie den Text mit dem Rohtext "ALLG BRIEF"

Warnhinweis bei fehlendem Platzhalter-Inhalt

Die Platzhalter-Befehle ^F... dienen der Ausgabe von Inhalten, die in der Akte, Adresse usw. erfasst sein müssen. Wurde beim Ausfüllen der Anschrift etwas ausgelassen, z. B. die Straße, dann ist das im Ergebnisdokument relativ schnell erkennbar, wenn die Ausgabe an exponierter Stelle, z. B. im Brieffenster-Bereich erfolgt.

Wird aber mitten im fließenden Text ein Platzhalter eingebaut und der Inhalt des Feldes, auf das sich der Platzhalter bezieht, bei der Aktenanlage nicht ausgefüllt wurde, dann kann dies leicht übersehen und damit der Text an dieser Stelle sinnlos werden.

Damit dies sofort erkennbar wird, kann jeder ^F... Platzhalter-Befehl durch ein Ausrufezeichen ergänzt werden zu

^F! Feldbezeichner^

Die Ergänzung um das !-Zeichen bewirkt, dass dann, wenn der Inhalt des auszugebenden Feldes leer ist, an dieser Stelle im Text ein rotes NICHT ANGEGEBEN erscheint und damit der Fehler sofort erkennbar wird.

Beispiel:
... wurden wir von ^FAdresse1.Vorname^^FAdresse1.Name1^, geboren am ^F!Adresse1.Geburtstag^, beauftragt ...

Übung 17
Rufen Sie den Rohtext "TEST3" auf und ergänzen den ersten Satz um das Geburtsdatum des Mandanten, wobei Sie im Platzhalter das ! ergänzen.
Prüfen Sie vorher, dass beim Mandanten kein Geburtsdatum hinterlegt ist.

Automatische Zeilenumbrüche

Es gibt Platzhalter-Befehle, deren Inhalt dann, wenn er überhaupt vorhanden ist, in einer eigenen Zeile stehen soll. Andererseits soll dann, wenn der Feldinhalt leer ist, keine störende Leerzeile vorhanden sein. Beispielsweise taucht dieses Problem bei der Ausgabe von Anschriften auf. Eine Adresse kann bis zu 4 Namenszeilen (Name1 ... Name4) enthalten, die natürlich alle ausgegeben werden müssen, wenn die entsprechenden Felder gefüllt sind. Da jedoch meistens nur Name1 einen Inhalt hat, die übrigen Felder Name2 ... Name4 leer bleiben, würde man aufgrund der Zeilenschaltungen nach den leeren Platzhaltern eine sehr unschöne Darstellung der Anschrift erhalten.

Dieses Problem kann mit automatischen Zeilenumbrüchen einfach gelöst werden. Vor dem abschließenden ^-Zeichen wird das Tilde-Zeichen ~ eingefügt.

Beispiel:
^FAdresse1.Titel^^FAdresse1.Vorname^^FAdresse1.Name1^
^FAdresse1.Name2~^^FAdresse1.Name3~^^FAdresse1.Strasse^
^FAdresse1.PLZ^ ^FAdresse1.Ort^

Titel, Vorname und Name1 werden immer in einer Zeile ausgegeben, wobei – wie auf Seite 19 erläutert – wegen der Automatik-Funktion hier im Rohtext nach Titel und Vorname kein Leerzeichen eingefügt werden muss. Falls Name2 nicht leer ist, wird der Feldinhalt ausgegeben und automatisch eine Zeilenschaltung ausgeführt – bei leerem Feld Name2 dagegen verschwindet der Platzhalter "rückstandsfrei". Gleiches gilt für Name3. Sind beide Inhalte leer, steht die Straße direkt ohne Zeilenabstand in der 2. Zeile.

Einige Tipps

Das Wichtigste: Fangen Sie an – genau jetzt!

Das Schwierigste:
Ihre Chefs und Kollegen/ Kolleginnen sollten Sie in dieser Zeit in Ruhe lassen – kämpfen Sie darum!

Schrittweises Vorgehen:
Wenn Sie die ersten Arbeiten mit Rohtexten durchführen, dann gehen Sie schrittweise vor – fügen Sie einige Befehle ein und testen Sie den Rohtext. So können Sie bei Fehlfunktionen gezielter feststellen, woran es liegt.

Formatierung / Schrift in Sekundärtexten:
Wenn Sie in Sekundärtexten Schriftarten oder Attribute ändern, dann markieren Sie das ^DIALOG^ am Anfang des Rohtextes nicht mit. Alle (unsichtbaren) Zeichen vor dem DIALOG werden ignoriert und damit wäre Ihre Formatierung wirkungslos, wenn die Einleitung der Formatierung VOR dem DIALOG-Block beginnt.

Kryptische Zeichen / dubioses Verhalten:
Manchmal erscheinen im Ergebnistext merkwürdige Zeichenfolgen, die im Rohtext nicht zu erkennen sind. Darüber hinaus kann es (selten) vorkommen, dass offensichtlich völlig richtig geschriebene Befehle für den Textprozessor nicht funktionieren. Schuld daran sind nicht sichtbare, aber eben leider vorhandene Zeichen, die Word im Hintergrund in der Datei einbaut.

Dann hilft (fast) immer:
Markieren Sie im Rohtext den "verdächtigen" Textbereich und schneiden ihn aus. Fügen Sie ihn dann "unformatiert" wieder ein. Bei fast allen Word-Versionen gibt es die Option "Inhalte einfügen" > "unformatiert". Bei den neueren Versionen wird dies durch das Pin-Board mit dem großen A repräsentiert, das nach Drücken des unteren Teils des "Einfügen" Buttons sichtbar wird.