WM Smartmail und Fachanwendungen (Winmacs, WM Notar, Insomacs)

MS Outlook als Ausgangspunkt

MS Outlook ist geöffnet.

Sie befinden sich in Ihrem Posteingang und haben die E-Mail markiert, die Sie mit WM Smartmail nach WM Doku importieren wollen.

Suchen Sie im Menüband von Outlook die Gruppe WM Smartmail, deren Gestalt sehr variabel sein kann. Ist dort wenig Platz, müssen Sie auf WM Smartmail klicken und die drei Buttons von WM Smartmail ausklappen.

Die drei Buttons

Der Button Hilfe öffnet das Handbuch. Der Button Einstellungen öffnet die Einstellungen für WM Smartmail. Der Button Zu einer Akte importieren öffnet das Import-Fenster.

Importfunktion auch im Kontextmenü verfügbar
Die Funktion "Zu einer Akte importieren" steht auch im Kontextmenü zur Verfügung, das Sie im Posteingang via Rechtsklick auf die zu importierende E-Mail öffnen können.

Das Import-Fenster

WM Smartmail hat eine Akte als Importziel eindeutig identifiziert. Diese wird im Bereich Ausgewählte Akten* angezeigt.*

Im Bereich Akten suchen werden Import-Vorschläge angezeigt. Kreuzen Sie durch Anklicken ggf. weitere Akten als Importziele an.
Gibt es keine bzw. unpassende Vorschläge, setzen Sie die Suche ein. Stoßen Sie die Suche für Ihre Eingaben mit der Enter-Taste an. Die Ergebnisse werden dann unter der Suchmaske angezeigt und lassen sich dann ebenfalls durch Ankreuzen der Check-Boxen als Importziel auswählen.

Im Bereich E-Mail lassen sich auch die standardmäßig für den Import markierten Bestandteile für der E-Mail über die Check-Boxen abwählen. Öffnen Sie mit dem Stift-Icon ggf. ein Fenster zum Bearbeiten der Bezeichnungen.

Betrachten wir nun den Bereich Meta-Informationen.

Die Meta-Informationen

Bei der Übergabe an Fachanwendung, wird grundsätzlich die E-Mail in die Akten-Historie(n) der ausgewählte(n) Anwalts-, Notar- oder Insolvenzakte(n) importiert. Im Beispiel kämen die E-Mail-Dokumente in die Historie der Anwaltsakte Müller / Meier in Winmacs.

Automatische Synchronisation nach Documents
Sofern Sie zusätzlich mit der Software Documents arbeiten, werden die in die Akten-Historie der Fachanwendung importieren E-Mails und Dokumente automatisch nach Documents synchronisiert.

Klicken Sie auf den Button Importieren, um die E-Mail an Winmacs, ggf. auch WM Notar oder Insomacs, zu übergeben.

Import mit automatischer Löschfunktion
Wenn Sie auf den Button Importieren und löschen klicken, dann geschieht dasselbe, aber die E-Mail wird zusätzlich in den Papierkorb von Outlook verschoben und verschwindet somit aus dem Outlook-Posteingang.

Das Importfenster nach dem Import

Nach erfolgreichem Import legt sich über das Importfenster ein grünes Hinweis-Fenster, dass der Import erfolgreich durchgeführt wurde.

Erscheint hier ein gelber oder roter Streifen, erhalten Sie einen Hinweis, dem Sie Beachtung schenken sollten.

Im Bereich E-Mails werden nun alle importieren Elemente in grüner Schrift und mit grünem Haken dargestellt.

Outlook nach dem Import

Darüber hinaus erhalten importierte E-Mails blaue Markierungen in Outlook:

• in der Liste des Posteingangs bzw. -eingangs
• unter dem Betreff der E-Mail in der Vorschau
• unter dem Betreff der E-Mail im Nachrichtenfenster

Die Akten-Historie in Winmacs

Die E-Mail und ihre Anhänge finden Sie in der Historie der Akte, die Sie als Importziel akzeptiert bzw. markiert haben.

Wenn Sie grundsätzlich nach dem Import die Aktenhistorie angezeigt bekommen wollen, öffnen Sie die Einstellungen von WM Smartmail.

Die Einstellungen von WM Smartmail

Die Pfadangaben in der Abbildung entsprechen nicht den Gegebenheiten in Ihrer Kanzlei.

Rufen Sie das Einstellungs-Fenster auf.

Der Bereich Fachanwendungen

Scrollen Sie hinab bis zum Bereich Fachanwendungen.

Stellen Sie im Drop-down-Menü vom Feld Akte in Fachanwendung öffnen die Option "immer in Fachanwendung öffnen" ein. Das kann nur funktionieren, wenn WM Smartmail den Pfad zur Fachanwendung kennt.
Klicken Sie dazu auf den Button Auswählen, um mit Hilfe des Windows-Explorers den Pfad zur Winmacs-Installation (ggf. inklusive WM Notar) zu hinterlegen. Eine Zeile tiefer ist dasselbe für Insomacs möglich.

Der Bereich Import

Klicken Sie schließlich am unteren Fensterrand auf den Button Übernehmen, damit die geänderten Einstellungen wirksam werden.