Übersicht
- Dokumente aufrufen
- Dokumente erfassen
- Dokumente managen
- Dokumente bearbeiten
- Dokumente versenden
- Dokumente suchen, zusammenführen und Wissensdatenbank nutzen
Dokumente aufrufen
In der Akten-Historie von Winmacs oder Insomacs werden die Dokumente aus WM Doku angezeigt, die der Akte in dem Dokumenten-Management-System (DMS) zugeordnet worden sind.
Blenden Sie mit dem Vorschau-Button eine Dokument-Vorschau ein, wie sie in WM Doku existiert.
Steuern Sie in WM Doku alle wesentlichen Funktionen über das Menüband.
In der Dokumentauswahl mit Dokumentenliste werden alle Dokumente angezeigt, die den Suchkriterien entsprechen.
Der Vorschau-Bereich bietet Ihnen eine Vorschauansicht des ausgewählten Dokuments.
Hinweis: Um die Dokumentliste wieder in den ursprünglichen Zustand zurückzusetzen, klicken Sie die rechte Maustaste im Kopfbereich der Dokumentliste und wählen Sie aus dem Kontextmenü "Spalte in aktueller Ansicht zurücksetzen".
Dokumente erfassen
Übersicht
- Dokumente aus Outlook – WM Smartmail einsetzen
- Verarbeitung von beA-Nachrichten
- Dokumente nach WM Doku drucken
Dokumente aus Outlook – WM Smartmail einsetzen
MS Outlook ist geöffnet.
Sie befinden sich in Ihrem Posteingang und haben die E-Mail markiert, die Sie mit WM Smartmail nach WM Doku importieren wollen.
Suchen Sie im Menüband von Outlook die Gruppe WM Smartmail, deren Gestalt sehr variabel sein kann. Ist dort wenig Platz, müssen Sie auf WM Smartmail klicken und die drei Buttons von WM Smartmail ausklappen.
Buttons von WM Smartmail
Der Button Hilfe öffnet das Handbuch.
Der
Button Einstellungen öffnet die Einstellungen für WM
Smartmail.
Der Button Zu einer Akte importieren
öffnet das
Import-Fenster. (Der Import bezieht sich auf die gerade markierte
E-Mail in Outlook.)
Tipp: Die Funktion "Zu einer Akte importieren" steht auch im Kontextmenü zur Verfügung, das Sie im Posteingang via Rechtsklick auf die zu importierende E-Mail öffnen können.
Das Import-Fenster von WM Smartmail
Wenn Sie sich für einen Import entschieden haben, öffnet sich das Import-Fenster. WM Smartmail hat eine Akte als Importziel eindeutig identifiziert. Diese wird im Bereich Ausgewählte Akten* angezeigt.*
Im Bereich Akten suchen werden Import-Vorschläge angezeigt. Kreuzen Sie durch Anklicken ggf. weitere Akten als Importziele an.
Gibt es keine bzw. unpassende Vorschläge, setzen Sie die Suche ein. Stoßen Sie die Suche für Ihre Eingaben mit der Enter-Taste an. Die Ergebnisse werden dann unter der Suchmaske angezeigt und lassen sich dann ebenfalls durch Ankreuzen der Check-Boxen als Importziel auswählen.
Im Bereich E-Mail lassen sich auch die standardmäßig für den Import markierten Bestandteile für der E-Mail über die Check-Boxen abwählen. Öffnen Sie mit dem Stift-Icon ggf. ein Fenster zum Bearbeiten der Bezeichnungen.
Betrachten wir nun den Bereich Meta-Informationen.
Bei der Übergabe an Fachanwendung, wird
grundsätzlich die E-Mail in die Akten-Historie(n) der ausgewählte(n)
Anwalts-, Notar- oder Insolvenzakte(n) importiert.
Im Beispiel kämen die
E-Mail-Dokumente in die Historie der Anwaltsakte Müller / Meier
in Winmacs.
Die E-Mail soll aber nach WM Doku importiert und dort automatisch der Akte Müller / Meier zugeordnet werden.
Dazu muss Übergabe an WM Doku eingestellt werden. Klicken Sie dazu in den Ring.
Öffnen Sie dann das nebenstehende Drop-down-Menü.
Wählen Sie einen oder mehrere Posteingänge in WM Doku durch Anklicken der Check-Boxen aus.
Tipp: Stellen Sie für WM Smartmail ein, dass Sie die E-Mails grundsätzlich an WM Doku und bestimmte Postfächer übergeben wollen.
Klicken Sie auf den Importieren-Button, um die E-Mail nach WM Doku zu übergeben.
Hinweis: Wenn Sie auf den Button Importieren und löschen klicken, dann geschieht dasselbe, aber die E-Mail wird zusätzlich in den Papierkorb von Outlook verschoben und verschwindet somit aus dem Outlook-Posteingang.
Nach erfolgreichem Import legt sich über das Importfenster ein grünes Hinweisfenster, dass der Import erfolgreich durchgeführt wurde.
(Erscheint hier ein gelber oder roter Streifen, erhalten Sie einen Hinweis, dem Sie Beachtung schenken sollten.)
Im Bereich E-Mails werden nun alle importieren Elemente in grüner Schrift und mit grünem Haken dargestellt.
Darüber hinaus erhalten importierte E-Mails blaue Markierungen in Outlook:
- in der Liste des Posteingangs bzw. -eingangs
- unter dem Betreff der E-Mail in der Vorschau
- unter dem Betreff der E-Mail im Nachrichtenfenster
Rufen Sie den Posteingang von WM Doku auf, um den Import aus Outlook in der Dokumentliste anzuzeigen. Da die Beispiel-E-Mail sowohl in den persönlichen Posteingang, als auch in allgemeinen Posteingang gelegt worden ist, steht sie in beiden zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.
Wäre die E-Mail in andere Posteingänge importiert worden, müssten Sie
Folgendes tun, um den Import anzuzeigen:
Auf den
Lupe-Button rechts des Benutzer-Felds klicken, um eine
Auswahl-Liste für weitere Posteingänge aufzurufen.
Bearbeiten Sie die E-Mail der angehängten Original-Datei nachträglich (z. B. für die Weiterleitung der E-Mail).
Klicken Sie auf die Original-Datei, die sich über der Vorschau der importierten E-Mail befindet.
Es erscheint eine neue Schaltfläche.
Klicken Sie auf Button Bearbeiten.
Die E-Mail öffnet sich mit ihren Anhängen in Outlook.
Einstellungen von WM Smartmail
Rufen Sie das Einstellungs-Fenster auf.
Scrollen Sie hinab bis zum Bereich Import.
Stellen Sie WM Doku beim Drop-down-Menü des Felds E-Mails übergeben an ein, wenn die E-Mails standardmäßig nach WM Doku importiert werden sollen.
Per Check-Box können Sie WM Smartmail auch Ihren persönlichen Posteingang oder den Posteingang des Akten-Sachbearbeiters standardmäßig vorauswählen lassen.
Klicken Sie auf den Button Übernehmen, damit die geänderten Einstellungen wirksam werden.
Verarbeitung von beA-Nachrichten
Stellen Sie in der Akten-Historie die beA-Nachricht zusammen.
Markieren Sie die zu versendenden Dokumente und
klicken Sie auf den Hinzu-Button.
Die Dokumente
erscheinen im Versandcontainer.
Klicken Sie auf den
Button Komm.Zen.
Es öffnet sich der Übergabe-Dialog für die Nachricht.
Stellen Sie als Bereich einmalig beA ein und klicken Sie auf den OK-Button.
Bestimmen Sie in den folgenden Fenstern der entsprechenden Dokumente den Typ des Anhangs und bestätigen Sie mit OK-Button.
Im beA-Abschnitt der Kommunikationszentrale erscheint die Nachricht mit allen Anlagen unter Ausgang.
Markieren Sie die Nachricht und klicken Sie auf den Erstellen-Button.
Es öffnet sich das Nachrichten-Fenster.
Klicken Sie nach dem Ausfüllen auf Senden-Button.
Es öffnet sich das beA-Nachricht-Übergabe-Fenster.
Klicken Sie auf den Ja-Button, um den Sendebericht
an das Druckaufträge-Fenster von WM Doku zu übergeben.
Fahren Sie
dort fort, wie unten
beschrieben.
Klicken Sie auf den Nein-Button,
wenn Sie den Sendebericht in die Historie zur Akte speichern
möchten.
Das Historien-Fenster öffnet sich automatisch.
Dokumente nach WM Doku drucken
Word- und PDF-Dateien können nach WM Doku gedruckt werden.
Wählen Sie dazu im Drop-down-Menü zur Druckerauswahl den Drucker "An WM Doku senden" aus.
Klicken Sie anschließend auf den Drucken-Button.
Im folgenden Beispiel sind hintereinander zwei Word-Dateien und eine PDF-Datei nach WM Doku gedruckt worden.
Wenn WM Doku geöffnet ist oder geöffnet wird, blendet sich nach
erfolgtem Drucken das Druckaufträge-Fenster ein.
Sie haben zwei Möglichkeiten:
1. Möglichkeit
Wenn Sie die Check-Boxen vor den Druckaufträgen folgendermaßen aktivieren und dann auf den Button Neues Dok klicken, werden alle drei Druckaufträge als ein Dokument in der Dokumentliste dargestellt.
2. Möglichkeit
Wenn Sie die Check-Boxen vor den Druckaufträgen folgendermaßen aktivieren und dann auf den Button Neues Dok klicken, werden alle drei Druckaufträge als Einzel-Dokumente in der Dokumentliste dargestellt.
Bei Erstellung eines neuen Dokuments öffnet sich automatisch das Dokumenteigenschaften-Fenster zum Erfassen des Dokuments.
Nehmen Sie hier folgende Eingaben vor: Suchbegriff, Datum, Zeit und die Erstellungsdaten.
Ordnen Sie das Dokument einer oder mehreren Akten zu und benennen Sie einen Aufbewahrungsort.
Speichern Sie mit dem EXIT-Button und schließen Sie den Mailimport damit ab.
Das Dokument wird nun automatisch in der Winmacs-/ Insomacs-Historie zugeordnet und angezeigt.
Hinweis: Blättern und zoomen Sie bei geöffnetem Dokumenteigenschaften-Fenster über die entsprechenden Buttons.
Die WM-Doku-Stapelverarbeitung
Scannen Sie Dokumente, Papier-Posteingang, mithilfe von Trennseiten ein.
Hinweis: Trennseiten dienen als digitale Büroklammern und sind wiederverwendbar. Drucken Sie sie über Menüband Einstellungen > Gruppe Sonstiges > Button Drucke Trennseiten aus.
Öffnen Sie die Button Stapelverarbeitung im Menüband Start > Gruppe Dokument-Erstellung.
Markieren Sie die Check-Boxen Trennseiten verwenden und In Posteingang legen.
Wählen Sie im Drop-down-Menü Posteingang das Ziel aus und klicken Sie auf den Importieren-Button.
Die gescannten Seiten werden in der Seitenübersicht und Vorschau angezeigt.
Markieren Sie automatische Namensvergabe und klicken Sie auf den Button Auto Alles.
WM Doku teilt den kompletten Seitenstapel anhand der Trennseiten automatisch in Dokumente auf und führt eine Verschlagwortung mit dem Begriff Stapeldokument 1, Stapeldokument 2 etc. durch.
Öffnen Sie die Dokumenteigenschaften zur Erfassung der Dateien mit einem Doppelklick auf die entsprechenden Dokumente.
Dokumente managen
Wechseln Sie in der Dokumentauswahl auf den Reiter Posteingang. Wählen Sie die Posteingänge zur Ansicht. Nutzen Sie den allgemeinen oder benutzerspezifischen Zugang.
Hinweis: Lassen Sie sich als Anwalt Ihren persönlichen Posteingang von WM Doku direkt anzeigen. (Optional auch für weitere Mitarbeiter einstellbar.)
Bereiten Sie die Dokumente mit Markierungen, Anmerkungen, Schwärzungen etc. auf und leiten Sie diese zur Weiterverarbeitung an andere Mitarbeiter weiter.
Hinweis: Bauen Sie Quickjobs nach, falls in der Vergangenheit mit Stempeln oder Verfügungen gearbeitet wurde.
Setzen Sie Haken vor die entsprechenden Dokumente in der Markierungsspalte und klicken Sie den Weiterleiten-Button.
Legen Sie in dem Fenster, das sich öffnet, den oder die Ziel-Posteingänge fest.
Wählen Sie den allgemeinen oder den persönlichen
Posteingang.
Setzen Sie beim persönlichen
Posteingang entsprechende Haken in den Check-Boxen der
Markierungsspalte.
Klicken Sie Button Ja,
diese.
Alle Dokumente im Posteingang haben zunächst den gleichen Status − unerledigt (erkennbar in der Statusspalte).
Haben Sie ein Dokument korrekt verarbeitet (Suchbegriff vergeben, einer oder mehreren Akten zugeordnet, in den Posteingang eines anderen Mitarbeiters gelegt), können Sie den Posteingang bereinigen.
Setzen Sie dazu bei entsprechenden Dokumenten in den Check-Boxen der Markierungsspalte Haken.
Bestätigen Sie mit Erledigt-Button.
Wählen Sie im Drop-down-Menü Posteingang bereinigen. Erledigte Dokumente werden von WM Doku aus der Posteingang-Anzeige entfernt.
Erstellen Sie einen neuen Job. Markieren Sie dazu das Dokument in der Dokumentenliste und klicken F7-Taste (alternativ: Rechtsklick mit der Maus und neuer Job im Kontextmenü).
Winmacs/ Insomacs, die Partnerschafts-Programme, sind im Hintergrund geöffnet. Das Job-Fenster des Partnerschafts-Programms öffnet sich automatisch.
Geben Sie bei Für ein Benutzer-Kürzel ein und bei Stichwort eine Tätigkeit.
Beachten Sie unter Beschreibung den Hinweis auf das Dokument, dass Sie über die Registerkarte Dokumente aufrufen können.
Speichern Sie den Job mit dem EXIT-Button.
Dokumente bearbeiten
Versehen Sie Dokumente mit Markierungen, Schwärzungen, Anmerkungen und Stempeln.
Rufen Sie die entsprechenden Funktionen über das Kontextmenü der Vorschau (dort Rechtsklick mit der Maus) oder über das Menüband auf.
Hinweis: Anmerkungen, Stempel u. a. können nur vom Ersteller entfernt werden.
Beim Versand bzw. Export von Dokumenten werden Anmerkungen,
Markierungen, Stempel usw. gelöscht.
Schwärzungen werden nicht
entfernt.
Dokumente versenden
Dokumente aus Fachanwendung versenden
Versenden Sie Dokumente als Anlage von beA-Nachrichten oder E-Mails ganz einfach aus der Akten-Historie von Winmacs/ Insomacs. Mehr dazu hier.
Ergänzend dazu:
Befüllen Sie den Versand-Container
nicht, wenn es nur um ein Dokument für beA geht. Klicken Sie einfach auf
den Button Komm.Zen. und starten Sie damit den
Übergabe-Dialog.
Verfahren Sie genauso bei Dokumenten, die für E-Mails zusammengestellt werden. Klicken Sie hier einfach den E-Mail-Button.
Abschließend klicken Sie im Übergabe-Dialog auf den OK-Button.
Es öffnet sich das Adress-Auswahl-Fenster.
Markieren Sie in den Check-Boxen eine oder mehrere der angezeigten
Adressen und bestätigen Sie mit dem Button Ja,
diese.
Alternativ klicken Sie auf den
Freie-Eingabe-Button.
In beiden Fällen öffnet sich Outlook zum Versenden.
Dokumente aus WM Doku versenden
Markieren Sie in der Dokumentenliste das Dokumente, das per E-Mail oder beA versendet werden soll.
Klicken Sie auf den Versenden-Button im Menüband.
Es öffnen sich zwei übereinanderliegende Fenster.
Prüfen Sie die Einstellungen im oberen Fenster und klicken Sie auf den OK-Button.
Im unteren Fenster sehen Sie das für den Versand erzeugte Dokument.
Um ein weiteres Dokument für denselben Empfänger zu laden, markieren Sie dieses in der Dokumentenliste und klicken auf den Button Aktuelles hinzu.
Weiteres hierzu, wie auf der letzten Seite beschrieben.
Je nachdem, wie Sie Ihre Nachricht, inkl. Dokument/en, versenden möchten, klicken Sie auf den E-Mail-Button oder alternativ, für beA, auf den Button Komm.Zen.
1. Beispiel: Kommunikationszentrale
Winmacs ist geöffnet der Übergabe-Dialog erscheint automatisch.
Wählen Sie den Bereich beA und bestätigen Sie mit dem
OK-Button.
Die Nachricht erscheint mit Anlage/ n im
beA-Abschnitt unter dem Reiter Ausgang zum Erstellen und Versenden.
2. Beispiel: E-Mail
Markieren Sie in den Check-Boxen eine oder mehrere der angezeigten
Adressen und bestätigen Sie mit dem Button Ja,
diese.
Alternativ klicken Sie auf den
Freie-Eingabe-Button.
In beiden Fällen öffnet sich Outlook zum Versenden.
Dokumente suchen, zusammenführen und Wissensdatenbank nutzen
Übersicht
6.1. Volltextsuche
Öffnen Sie die Volltextsuche über das Menüband Start > Gruppe Wissen/ Suche > Button ABC Volltext.
Geben Sie ein Suchwort/ mehrere Suchwörter ein und klicken Sie auf den Suchen-Button.
Die Treffer werden in der Dokumentenliste angezeigt und sind in der Vorschau markiert.
Hinweis: Die OCR-Volltextsuche berücksichtigt den Dokument-Bestand, der in WM Doku vor der letzten Nacht aktuell war.
Die sofortige Texterkennung eines Dokuments erfolgt über das Kontextmenü der Vorschau.
6.2. Komposition
Führen Sie mit der Dokument-Komposition ganz einfach einzelne Seiten zusammen.
Markieren Sie das Quelldokument in der Dokumentenliste.
Klicken Sie im Menüband Start > Gruppe Dokument Erstellung auf den Komposition-Button.
Das Quelldokument öffnet sich in einem eigenen Fenster.
Bestimmen Sie, ob Sie die später markierten Seiten ins Zieldokument kopieren oder verschieben möchten.
Wenn Sie verschieben wählen, verschwinden die Seiten aus dem Quelldokument.
Markieren Sie in der Seitenübersicht des Quelldokuments die Seite/ n, die ins Zieldokument soll/ en.
Klicken Sie das Zieldokument in der Dokumentenliste an.
Im Hintergrund wird die Vorschau des Zieldokuments mit Seitenübersicht eingeblendet.
Markieren Sie in der Seitenübersicht Zieldokument eine Seite, wo die Seite/ n aus dem Quelldokument eingefügt werden soll/en.
Klicken Sie abschließend auf den Button vor Seite einfügen oder direkt daneben auf den Button nach Seite einfügen.
Wissensdatenbank
Die Wissensdatenbank ist der zentrale Pool für Dokumente ohne Aktenbezug, wie z. B. von Juristischen Wochenzeitschriften, Rechtsprechungen u. a. m.
Ordnen Sie entsprechende Dokumente über das Dokumenteigenschaften-Fenster an.
Öffnen Sie die Wissensdatenbank über das Menüband Start > Gruppe Wissen/ Suche > Button Wissen.
Erzeugen/ gliedern Sie Ihre Wissensdatenbankstruktur ganz individuell.
Hinweis: Schützen Sie einzelne Zweige per Passwort oder steuern Sie den Zugriff für bestimmte Benutzer/ Benutzergruppen.
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