WM Smartmail und WM Doku

MS Outlook

MS Outlook ist geöffnet.

Sie befinden sich in Ihrem Posteingang und haben die E-Mail markiert, die Sie mit WM Smartmail nach WM Doku importieren wollen.

Suchen Sie im Menüband von Outlook die Gruppe WM Smartmail, deren Gestalt sehr variabel sein kann. Ist dort wenig Platz, müssen Sie auf WM Smartmail klicken und die drei Buttons von WM Smartmail ausklappen.

Die drei Buttons

Der Button Hilfe öffnet das Handbuch.
Der Button Einstellungen öffnet die Einstellungen für WM Smartmail.
Der Button Zu einer Akte importieren öffnet das Import-Fenster.

Tipp:
Die Funktion "Zu einer Akte importieren" steht auch im Kontextmenü zur Verfügung, das Sie im Posteingang via Rechtsklick auf die zu importierende E-Mail öffnen können.

Das Import-Fenster

WM Smartmail hat eine Akte als Importziel eindeutig identifiziert. Diese wird im Bereich Ausgewählte Akten* angezeigt.*

Im Bereich Akten suchen werden Import-Vorschläge angezeigt. Kreuzen Sie durch Anklicken ggf. weitere Akten als Importziele an.

Gibt es keine bzw. unpassende Vorschläge, setzen Sie die Suche ein. Stoßen Sie die Suche für Ihre Eingaben mit der Enter-Taste an. Die Ergebnisse werden dann unter der Suchmaske angezeigt und lassen sich dann ebenfalls durch Ankreuzen der Check-Boxen als Importziel auswählen.

Im Bereich E-Mail lassen sich auch die standardmäßig für den Import markierten Bestandteile für der E-Mail über die Check-Boxen abwählen. Öffnen Sie mit dem Stift-Icon ggf. ein Fenster zum Bearbeiten der Bezeichnungen.

Betrachten wir nun den Bereich Meta-Informationen.   ### Die Meta-Informationen

Bei der Übergabe an Fachanwendung, wird grundsätzlich die E-Mail in die Akten-Historie(n) der ausgewählte(n) Anwalts-, Notar- oder Insolvenzakte(n) importiert. Im Beispiel kämen die E-Mail-Dokumente in die Historie der Anwaltsakte Müller / Meier in Winmacs.

Die E-Mail soll aber nach WM Doku importiert und dort automatisch der Akte Müller / Meier zugeordnet werden.

Dazu muss Übergabe an WM Doku eingestellt werden. Klicken Sie dazu in den Ring.

Klappen Sie das Drop-down-Menü auf.   ### Das Drop-down-Menü für die Wahl der Posteingänge

Wählen Sie einen oder mehrere Posteingänge in WM Doku durch Anklicken der Check-Boxen aus.

WM Smartmail-Einstellung für E-Mail-Übergabe
Stellen Sie für WM Smartmail ein, dass Sie die E-Mails grundsätzlich an WM Doku und bestimmte Postfächer übergeben wollen.

Die Meta-Informationen

Klicken Sie auf den Button Importieren, um die E-Mail nach WM Doku zu übergeben.

Import mit automatischer Löschfunktion
Wenn Sie auf den Button Importieren und löschen klicken, dann geschieht dasselbe, aber die E-Mail wird zusätzlich in den Papierkorb von Outlook verschoben und verschwindet somit aus dem Outlook-Posteingang.

Das Importfenster nach dem Import

Nach erfolgreichem Import legt sich über das Importfenster ein grünes Hinweis-Fenster, dass der Import erfolgreich durchgeführt wurde.

(Erscheint hier ein gelber oder roter Streifen, erhalten Sie einen Hinweis, dem Sie Beachtung schenken sollten.)

Im Bereich E-Mails werden nun alle importieren Elemente in grüner Schrift und mit grünem Haken dargestellt.

Outlook nach dem Import

Darüber hinaus erhalten importierte E-Mails blaue Markierungen in Outlook:

• in der Liste des Posteingangs bzw. -eingangs
• unter dem Betreff der E-Mail in der Vorschau
• unter dem Betreff der E-Mail im Nachrichtenfenster

Der Posteingang in WM Doku

Rufen Sie den Posteingang von WM Doku auf, um den Import aus Outlook in der Dokumentliste anzuzeigen.

Da die Beispiel-E-Mail sowohl in den persönlichen Posteingang, als auch in allgemeinen Posteingang gelegt worden ist, steht sie in beiden zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Wäre die E-Mail in andere Posteingänge importiert worden, müssten Sie Folgendes tun, um den Import anzuzeigen:
Auf den Lupen-Button rechts des Benutzer-Felds klicken, um eine Auswahl-Liste für weitere Posteingänge aufzurufen.

Auswahl des Posteingangs (Ausschnitt aus oberer Abbildung)

Die OLE-Datei (Original-Datei im Anhang)

Bearbeiten Sie die E-Mail der angehängten Original-Datei nachträglich (z. B. für die Weiterleitung der E-Mail).

Klicken Sie auf die Original-Datei, die sich über der Vorschau der importierten E-Mail befindet.

Es erscheint eine neue Schaltfläche.
Klicken Sie auf Button Bearbeiten.

Die E-Mail öffnet sich mit ihren Anhängen in Outlook.

Die Einstellungen von WM Smartmail

Rufen Sie das Einstellungs-Fenster auf.

Scrollen Sie hinab bis zum Bereich Import.

Der Bereich Import

Stellen Sie WM Doku beim Drop-down-Menü des Felds E-Mails übergeben an ein, wenn die E-Mails standardmäßig nach WM Doku importiert werden sollen.

Per Check-Box können Sie WM Smartmail auch Ihren persönlichen Posteingang oder den Posteingang des Akten-Sachbearbeiters standardmäßig vorauswählen lassen.  

Klicken Sie auf den Button Übernehmen, damit die geänderten Einstellungen wirksam werden.