3.7 Das allgemeine Adressregister
Adr. u. Beteiligte/Adressen
Hinweis Sie sollten im Adressregister nicht Filtern, ohne zuvor ein Filterkriterium eingegeben zu haben. Es könnte sich eine große Anzahl an Datensätzen im Adressverzeichnis befinden. Sollten mehr als 50.000 Adressen in der Datenbank vorhanden sein, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung: In diesem Fall müssen Sie Ihre Suche im Adressregister durch Angabe eines Filterkriteriums oder eines Eintrages im Feld Max. Anzahl zwingend einschränken. |
Achtung Das Filtern von mehr als 50.000 Adressdatensätzen im Adressregister kann zu einem Überlauf des Arbeitsspeichers führen. Nicht gespeicherte Änderungen in anderen Formularen gehen dabei verloren. |
Verfahrensadressen und allgemeines Adressregisters - Systematik
| Funktion des allgemeinen Adressregisters | Adressen werden in den jeweiligen Verfahren verfahrensbezogen gespeichert. Im allgemeinen Adressregister können Adressen, die immer wiederkehren, als Referenzadressen definiert werden. Wird aus einer verfahrensbezogenen Adresse eine Referenzadresse erzeugt, so entsteht zusätzlich ein weiterer Datensatz, der mit dem Typ „R“ gekennzeichnet ist. In den Verfahren können Referenzadressen in das Verfahren kopiert werden, es entsteht auch hier ein zusätzlicher Datensatz. Im allgemeinen Adressregister sehen Sie die Adressen der verschiedenen Verfahren untereinander und im rechten unteren Detail wie die Adresse in dem jeweiligen Verfahren erscheint, wie die Adresse verwendet wird („verwendet als“). Bei Verfahrensadressen können Sie sehen, in welchen Verfahren und in welcher Funktion Adressen benutzt worden sind. Bei Referenzadressen können Sie im rechten unteren Detail sehen, bei welchem Verfahren Kopien verwendet werden (Kopie in Verfahren): |
Es gibt zwei automatisch auslösende Filter – „nur Referenzadressen“ reduziert die angezeigten Adressen auf die Referenzadressen, Verfahrensadressen werden nicht mehr angezeigt. „Nicht verwendete Adressen“ zeigt die Adressen an, die nicht (mehr) in den Verfahren verwendet werden. Bei diesen Adressen wird das Verfahren und das Aktenzeichen des Gerichts, in der die Adresse zuletzt verwendet worden ist, in mausgrauer Schrift dargestellt: |
Kopie in Verfahren
Mit <Gehe zu> können Sie zu der Referenzadresse gelangen. Zur Bearbeitung der Referenzadressen lesen Sie nachfolgendes Kapitel zur Adressadministration.
Diese Adresstypen werden im allgemeinen Adressregister unterschieden:
| Typ | Bedeutung |
|---|---|
| <leer> | Verfahrensbezogene Adresse, die nicht aus einer Referenzadresse kopiert worden ist. |
| R | Referenzadresse, auf die aus den Verfahren zugegriffen werden kann und die in die Verfahren hineinkopiert werden kann. |
| * <Stern – Symbol> | Verfahrensbezogene Adresse, die einer Referenzadresse zugeordnet ist, entweder durch Kopieren der Referenzadresse in das Verfahren oder durch Erzeugen einer Referenzadresse aus dieser verfahrensbezogenen Adresse. |
| # <Raute – Symbol> | Adresse, die in keinem Verfahren (mehr) verwendet wird. Es handelt sich um Adressen aus der Vorversion, die entweder in den Verfahren gelöscht worden sind oder aber nur im allgemeinen Adressregister angelegt worden sind um sie als Referenzadressen zu benutzen. Entscheiden Sie, ob sie diese Adressen löschen oder aber in Referenzadressen umwandeln wollen. |
So können Sie nach Adressen suchen
Verfahrensbezogene Adressen, die aus Referenzadressen abgeleitet worden sind, sind mit einem „*“ (Sternsymbol) gekennzeichnet. Wenn Sie mit der Maus auf das Sternsymbol gehen, können Sie sehen, aus welcher Referenzadresse die verfahrensbezogene Adresse abgeleitet worden ist:
| Schritt 1 | Wählen Sie den Menüpunkt Adr. u. Beteiligte > Adressen aus der Hauptmenüleiste, um das Formular Adr. u. Beteiligte/Adressen zu öffnen. |
| Schritt 2 | Geben Sie den gewünschten Namen (oder Namensbestandteil), ggf. zusätzlich Vorname usw. ein und klicken danach auf Filtern > . |
Tipp Falls die Meldung „Die Liste enthält nur die ersten 50 gefundenen Einträge.“ erscheint, sollten Sie im Assistenten einen Schritt zurückgehen und noch einmal neu filtern (höhere Anzahl eingeben oder Filterung weiter einschränken). Optional können Sie hier zusätzlich auch Postleitzahl (oder einen Teil davon) und Ort eingeben. Dies ist z.B. bei der Suche nach einem bestimmten Finanzamt nützlich. |
Tipps Auf der rechten Seite unten im Detailformular unter der Lasche „Verwendet als“ sehen Sie bei Verfahrensadressen, in welchen Verfahren die markierte Adresse verwendet wird. Bei Referenzadressen sehen Sie im Detail „Kopie in Verfahren“, in welchen Verfahren Kopien der Referenzadresse vorkommen. Die in die Verfahren hinein kopierten Adressen können in den Verfahren verändert werden. |
Hinweis Die Bearbeitung (auch Anlage, Löschen, Zusammenfassen von Adressen) im allgemeinen Adressverzeichnis ist Rollen mit Administratorfunktion (Administrator, Administrator Adressen) vorbehalten. Sollten Sie diese Rolle nicht besitzen, so können Sie das allgemeine Adressverzeichnis nur zur Ansicht öffnen, aber keine Veränderungen treffen. Soweit Änderungen an den Adressen in den Verfahren gemacht werden, habe diese keine Auswirkungen auf Referenzadressen. |
| So können Sie Leerzeichen entfernen | |
|---|---|
| Leerzeichen entfernen | Für die Barcodeanbindung ist es wichtig, dass hinter dem Gläubigernamen, Namenszusatz, Vorname, Postleitzahl (PLZ) und Ort keine Leerzeichen stehen, da es sonst zu Problemen bei der Zuordnung kommen kann. Deshalb sollten Sie vor dem Erstellen der Anschreiben evtl. vorhandene Leerzeichen entfernen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: |
| Schritt 1 | Filtern Sie die betreffenden Datensätze. Dazu steht Ihnen ein vorbereiteter (hinterlegter) Filter zur Verfügung. |
| Schritt 2 | Markieren Sie die Adresse(n), die Sie ändern möchten. |
| Schritt 3 | Klicken Sie auf die Schaltfläche Entf. Leerzeichen . |
Tipp Die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn eine der markierten Adressen ein Leerzeichen am Ende enthält. |
| Schritt 4 | Klicken Sie auf Übernehmen , um die Änderungen temporär zu speichern oder auf Speichern , um die Änderungen in der Datenbank zu speichern. |
| Hinterlegte Filter | In der folgenden Tabelle finden Sie alle bereits bei der Auslieferung vorhandenen Filter mit einer kurzen Erläuterung. |
Hinweis Bitte beachten Sie, dass SQL-Filter nur von erfahrenen Anwendern geändert werden sollten. |
| Hinterlegte Filter | ||
|---|---|---|
| Filterbezeichnung | Filterergebnis | Filterdefinition |
| Adressen aus dem “Land X” | Alle Adressen aus dem angegebenen Land X. Sie können in der Filterdefinition statt “Land X” ein beliebiges Land eintragen. Achten Sie darauf, dass der Name zwischen zwei Hochkommas (’) stehen muss. | EXISTS (SELECT * FROM tblAdressen AS A1 INNER JOIN tblBestimmungsland ON A1.guiBestimmungslandID = tblBestimmungsland.guiBestimmungslandID WHERE (tblBestimmungsland.strBezeichnung = ‘Land X’) AND A1.guiAdressID = tblAdressen.guiAdressID) |
| Adressen mit allgemeiner Bem. “pfändbar” | Alle Adressen, bei denen im Feld Allgemeine Bemerkung (Karteikarte Zusatz im Detail 1) das Wort pfändbar steht. Sie können in der Filterdefinition statt “pfändbar” einen beliebigen anderen Begriff eintragen. Achten Sie darauf, dass der Name zwischen zwei Hochkommas (’) und Prozentzeichenstehen muss. Die Prozentzeichen sind Platzhalter für beliebig viele Zeichen. | strBemInt LIKE ‘%pfändbar%’ |
| Adressen mit Leerzeichen am Ende des Namens | Adressen, deren Name, Namenszusatz, Vorname, Postleitzahl oder Ort ein oder mehrere Leerzeichen am Ende hat. | |
| Auslandsadressen | Alle Auslands-adressen | |
| Briefanrede “Herr” | Alle Adressen mit Briefanrede “Herr”. Sie können in der Filterdefinition statt “Herr” eine beliebige andere Briefanrede eintragen. Achten Sie darauf, dass die Anrede zwischen zwei Hochkommas (’) und Prozentzeichen stehen muss. Die Prozentzeichen sind Platzhalter für beliebig viele Zeichen. | guiAdressID IN( SELECT guiAdressID FROM tblAnreden INNER JOIN tblAdressen ON tblAnreden.guiAnredeID = tblAdressen.guiAnredeID WHERE (tblAnreden.strBezeichnung LIKE ‘%Herr%’) ) |
| Briefanrede <> “Herr” | Alle Adressen mit einer anderen Briefanrede als “Herr”. Sie können in der Filterdefinition statt “Herr” eine beliebige andere Briefanrede eintragen. Achten Sie darauf, dass die Anrede zwischen zwei Hochkommas (’) und Prozentzeichen stehen muss. Die Prozentzeichen sind Platzhalter für beliebig viele Zeichen. | guiAdressID IN( SELECT guiAdressID FROM tblAnreden INNER JOIN tblAdressen ON tblAnreden.guiAnredeID = tblAdressen.guiAnredeID WHERE (tblAnreden.strBezeichnung NOT LIKE ‘%Herr%’) ) |
| Titel “xy” | Alle Adressen mit dem angegebenen Titel “xy”. Sie können in der Filterdefinition statt “xy” einen beliebigen anderen Titel eintragen. Achten Sie darauf, dass der Titel zwischen zwei Hochkommas (’) und Prozentzeichen stehen muss. Die Prozentzeichen sind Platzhalter für beliebig viele Zeichen. | guiAdressID IN ( SELECT guiAdressID FROM tblTitel INNER JOIN tblAdressen ON tblTitel.guiTitelID = tblAdressen.guiTitelID WHERE (tblTitel.strBezeichnung LIKE ‘%xy%’) ) |
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