3.3 Datensätze filtern
Die Filterleiste finden Sie in fast allen Formularen von Winsolvenz. Sie dient dazu, den Bearbeitungsradius auf bestimmte Datensätze zu beschränken, abhängig davon, in welchem Bereich Sie sich befinden. Dies ist zum einen eine Arbeitserleichterung für Sie, zum anderen wird dadurch auch die Ausführungsgeschwindigkeit von Winsolvenz erhöht, da die Daten nur einmal aus der Datenbank ausgelesen werden müssen. Die Felder der Filterleiste werden automatisch an das jeweilige Formular angepasst und damit Ihre Suche unterstützt. Die Elemente, die immer für das Filtern zur Verfügung stehen, werden in der folgenden Tabelle beschrieben. |
| Nach dem Klicken auf diese Schaltfläche werden alle Eingaben gelöscht oder auf ihren Ursprungswert zurückgesetzt. Die Ursprungswerte können Sie zum Teil unter Einstellungen > Benutzer ändern, sofern Sie das Recht dazu haben. | |
|---|---|
| Mit dieser Schaltfläche wird das Filtern gestartet. | |
| Und | Standardmäßig werden Eingaben logisch mit UND-verknüpft. |
| Max. Anz. | In diesem Feld können Sie angeben, wie viele Datensätze nach dem Filtern höchstens angezeigt werden sollen. Wollen Sie alle Datensätze angezeigt bekommen – dies empfiehlt sich nur bei einer geringen Anzahl von Verfahren – lassen Sie das Feld leer. Sind in der Datenbank genauso viele oder mehr Datensätze vorhanden, wie im Feld Max. Anz. eingegeben, werden Sie darauf hingewiesen. Sie können dann entscheiden, ob Sie das Filtern mit einem höheren Wert wiederholen wollen. Alternativ können Sie das Feld Max. Anz. leer lassen, um alle Datensätze auszugeben. |
Hinweis Winsolvenz berücksichtigt – bis auf einzelne Ausnahmen- beim Erstellen von Reports grundsätzlich nur die gefilterten Datensätze. |
| Anwendungsbeispiel | Beispiel 1 Nachdem die Anmeldefrist im Verfahren Muster GmbH abgelaufen ist, möchten Sie wissen, welche Gläubiger aus der Finanzbuchhaltung noch keine Forderungen angemeldet haben. Führen Sie dazu folgende Schritte durch: |
|---|---|
| Schritt 1 | Öffnen Sie das Formular Gläubiger/Tabelle ( Gläubiger > Tabelle ). |
| Schritt 2 | Tragen Sie in das Feld Verfahrensbez. Muster GmbH ein. |
| Schritt 3 | Wählen Sie aus der Liste am Feld Anwendungsfall den Eintrag Gläubiger mit Fibu - Forderungen aus und filtern Sie. |
| ✔ | Als Ergebnis erhalten Sie die Liste aller Gläubiger, die - nach der Finanzbuchhaltung des Schuldners - eine Forderung haben, diese aber noch nicht angemeldet haben. |
Beispiel 2 Im Logbuch werden Termine unabhängig von einem bestimmten Verfahren angezeigt. Wollen Sie alle zukünftigen Termine einer bestimmten Person anzeigen lassen, gehen Sie wie folgt vor: | |
|---|---|
| Schritt 1 | Öffnen Sie das Formular Logbuch-Übersicht ( Verfahren > Logbuch ). |
| Schritt 2 | Wählen Sie aus dem Menü am Feld Zuständiger die gewünschte Person aus. Falls nur die zukünftigen Termine angezeigt werden sollen, wählen Sie aus dem Menü am Feld Hinterlegte Filter zusätzlich den Eintrag Einträge ab heute aus. |
| ✔ | Nach dem Filtern erhalten Sie das gewünschte Ergebnis. |
| Filter speichern | Mit Winsolvenz haben Sie die Möglichkeit, sog. private Filter zu definieren, die nur Ihnen zur Verfügung stehen. Dies kann z.B. nützlich sein, wenn Sie einen Filter vor dem Veröffentlichen testen wollen. |
| Hinterlegte Filter |
|---|
Das Filterformular steht Ihnen in den folgenden Formularen zur Verfügung:
|
| Filterbedingungen | Eine Filterbedingung ist im einfachsten Fall zusammengesetzt aus dem zu prüfenden Wert, i.d.R. dem Filterfeld, einem Operator, z.B. = und einem Vergleichswert. Mehrere Filterbedingungen können mit weiteren Operatoren verknüpft und durch Klammern gruppiert werden. Beispiele dazu finden Sie in den folgenden Abschnitten. |
Bei einer einfachen Filterbedingung wird der Wert in einem Feld ermittelt und mit dem angegebenen Wert verglichen. Das folgende Beispiel liefert alle Verfahren zurück, deren Bezeichnung das Wort “muster” oder “Muster” enthält (Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden). Neben dem Operator = stehen Ihnen, abhängig vom Datentyp des gewählten Feldes (Feld 1), noch folgende Operatoren zur Verfügung. |
| Einfache Filterbedingungen | ||
|---|---|---|
| Operator | Erläuterung | Beispiel |
| = | Ist gleich Für Zahlen, Bezeichnungen, Datumswerte und Kontonummern. | Eröffnungstermin = 01.01.2005 Zeigt alle Verfahren an, die am 01.01.2005 eröffnet wurden. |
| <> | Ist ungleich Für Zahlen, Bezeichnungen, Datumswerte und Kontonummern. | Eröffnungstermin <> 01.01.2005 Zeigt die Verfahren, die am 01.01.2005 eröffnet wurden nicht an. |
| < | Ist kleiner als Für Zahlen, Datumswerte und Kontonummern. | Eröffnungstermin < 01.01.2005 Zeigt alle Verfahren an, die vor dem 01.01.2005 eröffnet wurden. |
| > | Ist größer als Für Zahlen, Datumswerte und Kontonummern. | Eröffnungstermin > 01.01.2005 Zeigt alle Verfahren an, die nach dem 01.01.2005 eröffnet wurden. |
| <= | Ist kleiner als oder gleich Für Zahlen, Datumswerte und Kontonummern. | Eröffnungstermin <= 01.01.2005 Zeigt alle Verfahren an, die am 01.01.2005 oder früher eröffnet wurden. |
| >= | Ist größer als oder gleich Für Zahlen, Bezeichnungen, Datumswerte und Kontonummern. | Eröffnungstermin >= 01.01.2005 Zeigt alle Verfahren an, die am 01.01.2005 oder später eröffnet wurden. |
| Wie | Ist ähnlich wie Für Bezeichnungen in Verbindung mit dem %-Zeichen | Verfahren: Bezeichnung wie Mu%ter Zeigt alle Verfahren, die mit Mu beginnen und mit ter enden, z.B. Muster, Mutter o.ä., nicht aber Muster GmbH (endet mit mbH) Das %-Zeichen ersetzt beliebig viele Zeichen. Es kann auch am Ende des Suchbegriffs oder am Anfang und am Ende stehen. In diesen Fällen kann aber auch “Beginnt mit” oder “Endet mit” verwendet werden. |
| Enthält | Enthält Für Bezeichnungen | Verfahren: Bezeichnung enthält ust Zeigt alle Verfahren an, deren Bezeichnung die Buchstaben “ust” enthält, z.B. Muster oder Baustelle. |
| Enthält nicht | Enthält nicht Für Bezeichnungen | Verfahren: Bezeichnung enthält nicht ust Zeigt nur die Verfahren an, deren Bezeichnung die Buchstaben “ust” nicht enthält, z.B. Insolvenzverfahren Müller. |
| Beginnt mit | Beginnt mit Für Bezeichnungen | Verfahren: Bezeichnung beginnt mit Mu Zeigt die Verfahren an, deren Bezeichnung mit “Mu” beginnt, z.B. Muster GmbH |
| Beginnt nicht mit | Beginnt nicht mit Für Bezeichnungen | Verfahren: Bezeichnung beginnt nicht mit Mu Zeigt die Verfahren an, deren Bezeichnung nicht mit “Mu” beginnt, z.B. Insolvenzverfahren Müller |
| Endet mit | Endet mit Für Bezeichnungen | Verfahren: Bezeichnung endet mit ter Zeigt die Verfahren an, deren Bezeichnung mit “ter” enden, z.B. Muster |
| Endet nicht mit | Endet nicht mit Für Bezeichnungen | Verfahren: Bezeichnung endet nicht mit “ter” Zeigt die Verfahren an, deren Bezeichnung nicht mit “ter” enden, z.B. Muster GmbH (endet mit GmbH) |
| ◻ | Ja/Nein Für alle Werte, die mit Ja/Nein bzw. Vorhanden/Nicht vorhanden geprüft werden können. | Verfahren: HatPrüfungstermin Abhängig davon, ob Ja (angekreuzt) oder Nein ausgewählt wurde, werden alle Verfahren angezeigt, bei denen ein Prüfungstermin angegeben bzw. nicht angegeben wurde. |
| Spezieller Wert | Erläuterung | Beispiel |
|---|---|---|
| Leer() | Enthält keinen Wert, also auch nicht 0. Für Zahlen, Bezeichnungen, Datumswerte und Kontonummern. Bei diesem Wert sind nur die Operatoren <> und = verfügbar. | Anderkonto: Ort = Leer() Zeigt alle Verfahren an, bei denen der Sitz der Bank nicht angegeben wurde. |
| Eingabe() | Bei Ausführen des Filters wird ein Eingabeformular geöffnet, in das der gewünschte Wert eingegeben werden kann. | Verfahren: Bezeichnung = Eingabe() |
| Heute() Gestern() Morgen() | Zeigt alle Termine an, die auf dem aktuellen, dem Vortag bzw. dem nächsten Tag liegen. | Eröffnungstermin: Datum = Gestern Zeigt alle Verfahren an, die am Vortag eröffnet wurden, unabhängig von der Uhrzeit. |
Wie in der Tabelle beschrieben, haben Sie die Möglichkeit, während des Filterns einen Wert abzufragen. Das zum obigen Beispiel gehörende Eingabeformular sehen Sie in der folgenden Abbildung.
Die Filterbedingung kann in diesem Formular nicht geändert werden. Es ist lediglich das Eingeben eines Wertes erlaubt.
Sie können bis zu sieben Filterbedingungen durch UND, ODER, UND NICHT oder ODER NICHT verknüpfen und durch Klammern gruppieren. Der dabei entstehende Filter kann dadurch allerdings sehr komplex werden und u. U. andere Ergebnisse liefern, als erwartet. Bei der Auswertung der Verknüpfungen gelten folgende Regeln, die anhand der beiden Bedingungen Bezeichnung des Verfahrens beginnt mit dem (Teil-) Wort “Verfahren” Der Prüfungstermin ist nicht eingetragen näher erläutert werden. |
| UND-Verknüpfung | Werden zwei Bedingungen UND verknüpft, müssen beide Bedingungen erfüllt sein. |
| Erste Bedingung | Zweite Bedingung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Nicht erfüllt | Nicht erfüllt | Nicht erfüllt |
| Erfüllt | Nicht erfüllt | Nicht erfüllt |
| Nicht erfüllt | Erfüllt | Nicht erfüllt |
| Erfüllt | Erfüllt | Erfüllt |
Bezogen auf das Beispiel bedeutet dies
Erste Bedingung Bezeichnung des Verfahrens = Verfahren … | Zweite Bedingung Prüfungstermin ist angegeben | Ergebnis |
|---|---|---|
| Muster GmbH | Nicht erfüllt | |
| Verfahren 1 ✔ | Nicht erfüllt | |
| Muster GmbH | 15.07.2005 ✔ | Nicht erfüllt |
| Verfahren 1 ✔ | 15.07.2005 ✔ | Erfüllt ✔ |
| ODER-Verknüpfung | Bei einer ODER-Verknüpfung reicht es aus, wenn eine Bedingung erfüllt ist. |
| Erste Bedingung | Zweite Bedingung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Nicht erfüllt | Nicht erfüllt | Nicht erfüllt |
| Erfüllt | Nicht erfüllt | Erfüllt |
| Nicht erfüllt | Erfüllt | Erfüllt |
| Erfüllt | Erfüllt | Erfüllt |
Bezogen auf das Beispiel bedeutet dies:
| Erste Bedingung Bezeichnung des Verfahrens = Verfahren … | Zweite Bedingung Prüfungstermin ist angegeben | Ergebnis |
|---|---|---|
| Muster GmbH | Nicht erfüllt | |
| Verfahren 1 ✔ | Erfüllt ✔ | |
| Muster GmbH | 15.07.2005 ✔ | Erfüllt ✔ |
| Verfahren 1 ✔ | 15.07.2005 ✔ | Erfüllt ✔ |
| UND NICHT-Verknüpfung | Bei dieser Verknüpfung muss die erste Bedingung erfüllt sein, die zweite dagegen nicht. |
| Erste Bedingung | Zweite Bedingung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Nicht erfüllt | Nicht erfüllt | Nicht erfüllt |
| Erfüllt | Nicht erfüllt | Erfüllt |
| Nicht erfüllt | Erfüllt | Nicht erfüllt |
| Erfüllt | Erfüllt | Nicht erfüllt |
Bezogen auf das Beispiel bedeutet dies:
| Erste Bedingung Bezeichnung des Verfahrens = Verfahren … | Zweite Bedingung Prüfungstermin ist nicht angegeben | Ergebnis |
|---|---|---|
| Muster GmbH | ✔ | Nicht erfüllt |
| Verfahren 1 ✔ | ✔ | Erfüllt ✔ |
| Muster GmbH | 15.07.2005 | Nicht erfüllt |
| Verfahren 1 ✔ | ✔ | Nicht erfüllt |
| ODER NICHT-Verknüpfung | Eine ODER NICHT-Verknüpfung ist erfüllt, wenn die erste Bedingung erfüllt oder die zweite Bedingung nicht erfüllt ist. |
| Erste Bedingung | Zweite Bedingung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Nicht erfüllt | Nicht erfüllt | Erfüllt |
| Erfüllt | Nicht erfüllt | Erfüllt |
| Nicht erfüllt | Erfüllt | Nicht erfüllt |
| Erfüllt | Erfüllt | Erfüllt |
Bezogen auf das Beispiel bedeutet dies:
| Erste Bedingung Bezeichnung des Verfahrens = Verfahren … | Zweite Bedingung Prüfungstermin ist nicht angegeben | Ergebnis |
|---|---|---|
| Muster GmbH | 15.07.2005 | Nicht erfüllt |
| Verfahren 1 ✔ | 15.07.2005 | ✔ |
| Muster GmbH | ✔ | ✔ |
| Verfahren 1 ✔ | ✔ | ✔ |
Tipp Beachten Sie, dass die ODER NICHT-Verknüpfungen bei nachfolgenden Bedingungen, die durch UND verknüpft sind, für alle Bedingungen gilt, da UND vor NICHT ausgewertet wird.
Falsch
|
In den nächsten beiden Beispielen werden Filter erstellt, die folgende Bedingungen enthalten: Bezeichnung des Verfahrens beginnt mit Verfahren, Bezeichnung des Verfahrens endet mit 1, Bezeichnung des Verfahrens enthält Muster Diese Bedingungen, sind wie auf der folgenden Abbildung dargestellt, verknüpft. Die ersten beiden Bedingungen, die durch UND verknüpft sind, filtern alle Verfahrensbezeichnungen, die mit Verfahren beginnen und mit 1 enden, z.B. Verfahren1, Verfahren 1 oder auch Verfahrensbezeichnung 1111. Da die dritte Bedingung durch ODER verknüpft wird und UND-verknüpfte Bedingungen vor ODER-verknüpften Bedingungen ausgewertet werden, kann sie separat betrachtet werden, d.h. es werden zusätzlich alle Verfahrensbezeichnungen ausgegeben, die den Wortteil Muster enthalten, z.B. Muster GmbH oder Musterverfahren. |
Das Ergebnis des Filters ist in der folgenden Abbildung zu sehen. |
Setzt man nun, wie im folgenden Beispiel, Klammern um die beiden durch ODER verknüpften Bedingungen, ergibt das ein anderes Ergebnis, da Klammern vor der UND-Verknüpfung ausgewertet werden. Als Ergebnis der ersten Filterbedingung würden alle Verfahren ausgegeben werden, deren Bezeichnung mit “Verfahren” beginnt, also Verfahren1 und Verfahren2. Die Bedingungen in der Klammer treffen auf alle Verfahren zu, deren Bezeichnung entweder mit 1 endet oder das Wort “Muster” enthält, also Verfahren1 und Muster GmbH. Diese beiden Ergebnisse werden jetzt noch durch UND verknüpft, d.h. das Verfahren, das in beiden Ergebnissen vorkommt (Verfahren1), wird als Resultat der Suche ausgegeben. |
Generell werden Verknüpfungen folgendermaßen ausgewertet: Zuerst werden die Ergebnisse von Bedingungen innerhalb einer Klammer ermittelt. Danach werden alle Bedingungen vor denen ein (UND/ODER) NICHT steht negiert. Als nächstes werden alle Bedingungen ausgewertet, die eine UND-Verknüpfung enthalten. Im letzten Schritt werden alle durch ODER verknüpften Bedingungen ausgewertet. Für Bedingungen in Klammern, z.B. (A UND (B ODER C)) gelten dieselben Regeln. |
Tipp Weitere Informationen finden Sie z.B. im Internet unter dem Stichwort „Boolesche Algebra“. |
| Führen Sie dazu folgende Schritte durch: | |
|---|---|
| Einfache Filter anlegen | So können Sie einfache Filter anlegen |
| Schritt 1 | |
Tipp Alternativ können Sie das Formular auch über Tools u. Hilfe > Filtereditor in der Hauptmenüleiste öffnen. In diesem Fall müssen Sie, bevor Sie einen Filter anlegen können, das Formular, für das ein Filter erstellt werden soll, filtern. |
| Schritt 2 | Klicken Sie auf Anlegen . |
| Schritt 3 | Geben Sie einen Namen für den Filter in das Feld Bezeichnung ein. |
| Schritt 4 | Wählen Sie das Feld, dessen Inhalt Sie prüfen wollen, im Feld Feld 1 aus. |
Tipp Die Feldnamen im Auswahlmenü setzen sich zusammen aus dem Namen des (Unter-) Formulars und dem eigentlichen Feldnamen, getrennt durch einen Doppelpunkt, z.B. Anderkonto: Bankleitzahl . Feldnamen, die auf dem gewählten Formular nicht vorhanden sind, werden automatisch ausgeblendet. Nach Auswählen des “Feldnamens” ( SQL ) können Sie, wie bisher, SQL-Abfragen eingeben. Dies ist allerdings nur erfahrenen Benutzern zu empfehlen. |
| Schritt 5 | Wählen Sie den Operator aus. |
Tipp Im Auswahlmenü finden Sie nur die zum Feldtyp passenden Operatoren. Eine Beschreibung der Operatoren finden Sie zu Beginn des Abschnitts. |
| Schritt 6 | Geben Sie den Suchbegriff in das Feld Wert ein. |
Tipp Beim Filtern wird nicht auf Groß- oder Kleinschreibung geprüft, d.h. wenn Sie die Bezeichnung Muster suchen, können Sie im Feld Wert sowohl “muster” als auch “Muster” eingeben. Nach Auswählen der Option Speziell steht Ihnen ein Menü mit dem im Abschnitt Grundsätzliches zum Filtern mit zusammen gesetzten Ausdrücken beschriebenen speziellen Werten zur Verfügung. Auch die Einträge in diesem Menü werden automatisch an den Feldtyp angepasst. |
| Schritt 7 | Klicken Sie auf Übernehmen , um die Eingaben temporär zu speichern oder auf Speichern , um die Änderungen in der Datenbank zu speichern. |
Achtung Grundsätzlich werden bei Filterbedingungen mit Grenzwerten, z.B. Inventarnummer intern < 100, auch die Datensätze angezeigt, in denen das betroffene Feld keinen Wert, im Beispiel: keine interne Inventarnummer, enthält. Wenn Sie dies vermeiden wollen, verknüpfen Sie Ihren Filterausdruck mit UND und dem speziellen Wert Leer(). |
| Private /öffentliche Filter | Neu angelegte Filter werden standardmäßig als privat (p) gekennzeichnet. Dies bedeutet, dass der Filter nur für die Person sicht- und bearbeitbar ist, die ihn angelegt hat. Sie können jedoch mittels der Funktion Veröffentlichen private Filter für alle Benutzer verfügbar machen. Benutzer mit Administratorrechten haben Zugriff auf alle Filter. |
Hinweis Bitte beachten Sie, dass von Ihnen angelegte Filter nach einem Update u. U. angepasst werden müssen. |
| Systemfilter | Systemfilter werden durch die STP Informationstechnologie GmbH ausgeliefert. Sie können nicht bearbeitet werden. |
| Wenn Sie einen Filter mit mehreren Bedingungen anlegen möchten, führen Sie die Schritte 1 bis 6 im vorherigen Abschnitt durch und gehen Sie dann wie folgt vor: | |
|---|---|
| Zusammengesetzte Filter anlegen | So können Sie zusammengesetzte Filter anlegen |
| Schritt 1 | |
Tipp Sie können maximal sieben Filterbedingungen eingeben. |
| ✔ | An Stelle der Schaltfläche Hinzufügen , wird jetzt eine Schaltfläche eingeblendet, die nach jedem Klicken abwechselnd die Verknüpfungen UND , ODER , UND NICHT und ODER NICHT anzeigt. |
| Schritt 2 | Klicken Sie so oft auf die Schaltfläche, bis die gewünschte Verknüpfung angezeigt wird. |
| Schritt 3 | Geben Sie die weiteren Filterbedingungen, wie oben beschrieben, ein. |
| Schritt 4 | Klicken Sie in die Felder rechts und links der Filterbedingung, falls Sie zwei oder mehrere Verbindungen durch Klammern zusammenfassen möchten. |
| Schritt 5 | Klicken Sie auf Übernehmen , um die Eingaben temporär zu speichern oder auf Speichern , um die Änderungen in der Datenbank zu speichern. |
Tipp Klicken Sie auf die Schaltfläche X neben der Bedingungszeile, um die Bedingung zu löschen. |
| Weitere Funktionen | Neben den Standardfunktion Anlegen, Übernehmen, Speichern usw., stehen Ihnen im Formular Filterdefinition folgende Funktionen zur Verfügung: |
| Kopieren | Die Inhalte des im Grid markierten Filters werden kopiert und können als Vorlage für einen neuen Filter dienen. |
| Ausführen | Das Filterdefinitionsformular wird geschlossen und der im Grid markierte Filter ausgeführt. Diese Funktion steht Ihnen nur bei eigenen und den öffentlichen Filtern zur Verfügung. |
| Veröffentlichen | Gibt den markierten privaten Filter für alle Benutzer frei. |
| Löschen | Löscht die im Grid markierte Zeile. Öffentliche Filter können nur von Benutzern mit Administratorrechten gelöscht werden. |
| Alle privaten Filter | Diese Option bietet Ihnen als Administrator die Möglichkeit, auch die Filter anzuzeigen und zu bearbeiten, die als privat markiert und deshalb standardmäßig nur dem Ersteller zur Verfügung stehen. |
Selbstverständlich können Sie alle Optionen in der Filterleiste mit einem hinterlegten Filter kombinieren.
In diesem Fall werden alle IN-Verfahren im Jahr 2003, deren Bezeichnung mit “B” beginnt und deren Verwalter Frau Hannelore Zacharias ist, ausgegeben. Auch hier gilt allerdings, dass der dadurch entstehende Filter sehr komplex werden und u. U. andere Ergebnisse liefern kann, als erwartet.
Hinweis SQL-Ausdrücke sollten nur von erfahrenen Benutzern verwendet werden. |
Werden SQL-Ausdrücke verwendet, bei denen der NULL-Wert nicht durch “ISNULL( )” abgefangen wird, kann es zu unerwarteten Ergebnissen kommen. Beispiel: |
Verknüpfung mit