22.6.1 Schnelleingabe
| Ab Winsolvenz Version 6.4 und LEXolution.DMS, Version 4.4 Patch B besteht die Möglichkeit, die Primanota einer Buchung mit einem in LEXolution.DMS abgelegten Beleg zu verknüpfen. |
| Diese Funktionalität wurde mit der Version winsolvenz.p3 8.1, und LEXolution.DMS 4.8 noch einmal erweitert. |
| Die Funktionalität soll dem Anwender die Möglichkeit der Überprüfung geben, d.h. hat eine korrekte Verbuchung des Geschäftsvorfalles an Hand des zu Grunde liegenden Beleges stattgefunden? |
| Ferner wurde diese Funktion im Hinblick auf die Erstellung einer sog. digitalen Schlussrechnung implementiert. |
Hinweis Um optimale Ergebnisse bei der Suche nach den zu verbuchenden und in LEXolution.DMS abgelegten Rechnungsbelegen zu erzielen, empfiehlt es sich, diese Dokumente entsprechend zu verschlagworten. Neben einer Zuordnung zu dem entsprechenden Verfahren, macht es Sinn, die Dokumentart Rechnung zu vergeben und die Rechnungsnummer des Beleges in dem dafür vorgesehenen Indexfeld „RechnungsNr.“ einzutragen. |
Hinweis Die Suche über die Filterfelder mit manueller Texteingabe erfolgt in diesen Bereich analog zu Suche in LEXolution.DMS. Dies bedeutet, es handelt sich um eine „beginnt mit Suche“. Wollen Sie, wie in Winsolvenz gewohnt, eine „enthält Suche“ ausführen, müssen Sie vor dem Suchtext das Zeichen % setzen. |
| So können Sie Buchung mit einem Beleg verknüpfen | |
|---|---|
| Buchung mit Beleg verknüpfen | Ausgangspunkt ist ein Geschäftsvorfall, der auf dem Kontoauszug Ihrer Bank dokumentiert ist. Im Rahmen der Verbuchung des Zahlungsflusses können Sie nun die Prima Nota Ihrer Buchung über das Feld Beleg 1 mit dem Rechnungsbeleg verknüpfen. Gehen Sie dabei bitte wie folgt vor: |
| Schritt 1 | Wechseln Sie in die Maske Rechnungslegung -> Dialogbuchen . Wählen Sie den entsprechenden Vorlauf aus. Identifizieren Sie den Geschäftsvorfall auf Ihrem Kontoauszug und aktivieren Sie die Schaltfläche Anlegen . |
| Schritt 2 | Erfassen Sie den Umsatz , Soll/Haben , den BU-Schlüssel und das Gegenkonto . |
| Schritt 3 | Um nun die Prima Nota einem Beleg zuzuordnen, geben Sie die Belegnummer in das Feld Beleg 1 ein und aktivieren Sie die Schaltfläche > , um den Dialog Beleg auswählen für die Dokumentsuche zu öffnen. |
Dialog Beleg auswählen und Dokumentvorschau
Hinweis Wenn Sie die Schaltfläche > hinter dem Feld Beleg 1 nicht sehen können, dann ist auf Ihrem Arbeitsplatz kein LEXolution.DMS installiert, oder aber Sie verfügen nicht über die o.g. Programmversionen. Bitte kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator, alternativ den STP-Support. |
| Schritt 4 | In dem sich nun öffnenden Dialogfenster können Sie nach in LEXolution.DMS zu diesem Verfahren abgelegten Dokumenten filtern. Hierbei bietet sich z.B. ein Filtern nach der Rechnungsnummer im Feld „Belegnummer“ an. |
Hinweis Beachten Sie, dass das Filterelement Dokumentart mit der Dokumentart vorbelegt ist, bei der unter „Einstellungen/LEXolution/Dokumentart“ die Option Rechnungslegung/Dialogbuchen aktiviert wurde. |
| Schritt 5 | Wählen Sie die passenden Belege aus und aktivieren Sie die Schaltfäche Übernehmen . |
| Schritt 6 | Schließen Sie die Belegsuche mit der Schaltfläche Schließen . Vervollständigen Sie Ihren Buchungssatz. |
| Schritt 7 | Aktivieren Sie die Schaltfäche Speichern , um die Eingaben inkl. Belegverknüpfung zu speichern. |
| ✔ | Nun haben Sie die Prima Nota mit einem oder mehreren Belegen in LEXolution.DMS verknüpft. Im Grid des Dialogbuchens sehen Sie in der Spalte Anlagen , wie viele Dokumente mit dieser Primanota verknüpft sind. |
| Verknüpften Beleg anzeigen | Markieren Sie mit der rechten Maustaste eine Gridzeile. Über das Kontextmenü können Sie mit Auswahl der Option Gehe zu Dokument den zu der Primanota gehörigen Beleg in der Dokumentvorschau von LEXolution.DMS anzeigen lassen. Die Funktion Gehe zu Dokument ist nur dann verfügbar, wenn genau ein Beleg zugeordnet ist. |
| Verknüpfung aufheben | Ebenso wie die Verknüpfung im Dialog Beleg auswählen hergestellt werden kann, ist es über die Schaltfläche Zuordnung aufheben möglich, die Belegverknüpfung zu entfernen. |
Tipp Sie können den Dialog Beleg auswählen auch über die Taste Pfeil nach unten Ihrer Tastatur aktivieren. Sofern Sie im Belegfeld 1 schon eine Rechnungsnummer eingetragen haben, wird im Zuordnungs-Dialogfenster auch nur nach entsprechend verschlagworteten Dokumenten gesucht. Sollten Sie keine Belegnummer in das Feld Beleg 1 eingegeben haben, findet eine Suche über alle Verfahrensdokumente statt. Über die Felder Erstellt am , Dokumentart und Personenkonto suchen können Sie die Suchkriterien weiter einschränken. Bitte beachten Sie, dass Ihr Sucherfolg entscheidend von den in LEXolution gefüllten Indexfeldern abhängt. |
Verknüpfung mit