22.4 Textverarbeitung
Um Anschreiben automatisch indizieren zu können, wurde der Bereich Textverarbeitung an einigen Stellen erweitert. Den grundsätzlichen Ablauf des Erstellens von Vorlagen und Anschreiben finden Sie im Kapitel Anschreiben erstellen. An dieser Stelle wird nur auf die Unterschiede eingegangen.
| So können Sie Vorlagen erstellen | |
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| Vorlagen erstellen | Im Vorlagen-Manager ( Textverarbeitung > Vorlagen ) können Sie für jede Vorlage Standardwerte, bestehend aus Dokumentart , Dokumentkategorie und Aktenregister eintragen, die während des Archivierens automatisch vorgeschlagen bzw. bei der automatischen Indizierung (s. u.) verwendet werden. Führen Sie folgende Schritte durch: |
| Schritt 1 | Wählen Sie Textverarbeitung > Vorlagen aus der Hauptmenüleiste. |
| Schritt 2 | Markieren Sie die Vorlage, der Sie die Standardwerte zuweisen wollen. |
| Schritt 3 | Wählen Sie aus den Menüs an den Feldern Dokumentart, Kategorie und Aktenregister den gewünschten Eintrag aus. |
Tipp Sie können die Einträge wie in Abschnitt Dokumentarten und –kategorien anlegen ergänzen. |
Hinweis Um die automatische Indizierung nutzen zu können, müssen alle Felder ausgefüllt werden. |
| Schritt 4 | Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Über Mehrfachzuordnung können Sie die Standardwerte zugleich mehreren Vorlagen zuweisen. |
| Schritt 5 | Klicken Sie auf Schließen , um das Formular zu schließen. |
| Anschreiben archivieren | Das Archivieren von Anschreiben unterscheidet sich von dem in Kapitel Anschreiben erstellen genannten Ablauf nur darin, dass die Indexwerte für die Archivierung abgefragt werden. |
Hinweis Anschreiben können nur archiviert werden, wenn dem ausgewählten Verfahren ein Aktenablageplan zugeordnet ist. Falls die automatische Indizierung aktiviert ist und alle notwendigen Indexwerte festgelegt wurden, geschieht das Indizieren automatisch im Hintergrund. Die beiden neuen Funktionen Anzeigen und Rücksetzen beziehen sich auf nicht-archivierte Anschreiben. Archivierte Anschreiben werden immer aus- oder eingecheckt. |
| In der folgenden Abbildung sehen Sie ein Beispiel für die Eingabe-aufforderung der Indexwerte. Die Dokumentart wurde der Vorlage als Standard zugeordnet, die Kategorie und das Aktenregister nicht. |
Zusätzlich können Sie an dieser Stelle einen Kommentar mit einer Länge von maximal 512 Zeichen eingeben und die Richtung des Dokuments noch genauer festlegen. |
| So können Sie einer Vorlage Grundeinstellungen zuweisen | |
|---|---|
| Grundeinstellungen zuweisen | Im Vorlagen-Manager können Sie für jede Vorlage Standardwerte, bestehend aus Dokumentart, Dokumentkategorie und Aktenregister eintragen, die während des Archivierens automatisch vorgeschlagen bzw. bei der automatischen Indizierung (s. u.) verwendet werden. Führen Sie folgende Schritte durch: |
| Schritt 1 | Wählen Sie Textverarbeitung > Vorlagen aus der Hauptmenüleiste. |
| Schritt 2 | Markieren Sie den Report, dem Sie Werte zuweisen wollen. |
| Schritt 3 | Wählen Sie aus den Menüs an den Feldern Dokumentart , Kategorie und Aktenregister den gewünschten Eintrag aus. |
Hinweis Um die automatische Indizierung nutzen zu können, müssen alle Felder ausgefüllt werden. |
| Schritt 4 | Klicken Sie auf Übernehmen , um die Eingaben temporär zu speichern oder auf Speichern , um die Änderungen in der Datenbank zu speichern. |
| Dokumente nach-träglich archivieren | Der Ablauf beim nachträglichen Archivieren von Dokumenten unterscheidet sich nicht von dem beim Archivieren von Anschreiben. |
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