Erfasste Zeiteinträge auswerten

Erfasste Zeiteinträge können grundsätzlich mit Hilfe der Eingabe von passenden Filterkriterien in der Filterzeile der Übersicht Zeiterfassung ausgewertet werden.

Darüber hinaus gibt es keine Reportauswertung, jedoch einen Excel-Export. Mit Hilfe der Schaltfläche Excel-Export können die gefilterten Datensätze in eine Excel-Datei exportiert werden.

Dabei berücksichtigt der Excel-Export auch die Darstellung der Datensätze im Grid (Spalten und Gruppierung, s.u.).

Damit ist eine sehr flexible Auswertung der erfassten Zeiteinträge in Excel möglich.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die gefilterten Daten gruppiert darzustellen.

Klicken Sie hierzu mit der linken Maustaste auf eine Spaltenüberschrift des Grid und ziehen Sie diese Spalte (z.B. Verfahren) in das Gruppierfeld oberhalb der Spaltenüberschriften. Die Datensätze werden nun gruppiert angezeigt. Zum Auflösen der Gruppierung können Sie die Spalte auf die gleiche Weise einfach wieder zurück in die Spaltenüberschriften ziehen.

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Spaltenüberschriften hierarchisch anzuordnen und so nach mehreren Ebenen zu gruppieren.

Bei den Gruppierungen gibt es folgende Besonderheiten:

Wenn Sie die Spalte Datum in das Gruppierfeld ziehen, werden alle im Grid zu diesem Datum dargestellten Zeiteinträge aufsummiert. Die Summe wird auf der Gruppierungsebene angezeigt. Diese Funktion ist nützlich, um zu kontrollieren, ob die Zeiten für das entsprechende Datum vollständig erfasst wurden.

Wenn Sie die Spalte Benutzer in das Gruppierfeld ziehen, erhalten Sie auf Ebene der Gruppierung zusätzlich eine Darstellung der Soll- und Ist-Zeiten für den gefilterten Zeitraum. Die Soll-Zeit ergibt sich aus der zu dem Benutzer hinterlegten Wochenarbeitszeit im Bereich Einstellungen > Benutzer > Wochenstunden . Die Ist-Zeit aus der Summe der dargestellten Zeiteinträge.

Hinweis

Um ein sinnvolles Ergebnis bei der Abweichungsanzeige der Soll/Ist-Zeiten zu erhalten, ist es notwendig, nach einem entsprechenden Zeitraum zu filtern, z.B. von Montag bis Freitag einer Arbeitswoche, oder den ersten und letzten Tag eines Monats. Anderenfalls kann das Programm die Soll-Zeiten nicht korrekt bestimmen.

Darüber hinaus ist es zwingend notwendig, im Rahmen der Zeiterfassung auch Feiertage stundenmäßig zu erfassen, will man zu einer sinnvollen Soll/Ist-Analyse gelangen. Hintergrund ist, dass in Winsolvenz kein bundeslandbezogener Feiertagskalender hinterlegt ist, darüber hinaus müssten für eine automatische Berücksichtigung von Feiertagen weitere Kriterien (wie z.B. Ort an dem der Arbeitnehmer tätig ist, usw.) analysiert werden.

Nachdem Zeiteinträge nicht nur in Winsolvenz direkt, sondern auch mit Hilfe des Programms LEXolution.Time erstellt und in der Datenbank gespeichert werden können, kann es in besonderen Fällen vorkommen, dass Zeiteinträge mit dem Zusatz „ungültig“ gekennzeichnet werden.

Hintergrund ist, dass in der LEXolution.Time beispielsweise auch dann Zeiten erfasst werden können, wenn keine direkte Verbindung zur Datenbank besteht (sog. Offline-Modus), oder der Anwender eine ungültige Verfahrensbezeichnung angegeben hat.

In diesem Fall können Sie gezielt nach ungültigen Einträgen filtern, indem Sie in der Filterleiste das Feld ungültig aktivieren. Darüber hinaus können ungültige Einträge zusätzlich gefiltert werden, indem im Filterfeld Verfahren die ungültige Verfahrensbezeichnung eingegeben wird.

Diese zusätzlichen Filterfunktionen ermöglichen dem Anwender eine schnelle Identifikation der ungültigen Einträge zum Zwecke der Bereinigung, oder einem überwachenden Anwender, wie z.B. der Büroleitung, schnell und effizient ungültige Zeiteinträge zu identifizieren.

Sofern Sie mit den Systemterminen der Verfahrensakte arbeiten, kann Winsolvenz in der Übersicht Zeiterfassung die Zeiteinträge automatisch dem entsprechenden Verfahrensabschnitt zuordnen. Die Berechnung geschieht zur Laufzeit, d.h. immer aktuell beim Filtern.

Es werden vier Kategorien differenziert: vor Insolvenzeröffnung, vor vorläufigem Verfahren, vorläufiges Verfahren und ab Insolvenzeröffnung. Maßgeblich hierfür sind die Terminarten: „Vorläufiges Verfahren“ und „Eröffnungstermin“.

Sofern die Terminart „Vorläufiges Verfahren“ nicht verwendet wurde, scheiden die Kategorien „vor vorläufigem Verfahren“ und „vorläufiges Verfahren“ begrifflich aus.

Hinweis

Nur mit der Benutzerrolle „Administrator Zeiterfassung“ kann der entsprechende Benutzer alle Daten im Grid auswerten, insbesondere wird der Stundensatz des Benutzers aus dem Bereich Einstellungen > Benutzer > Wochenstunden “ nur dann angezeigt, wenn das an Winsolvenz angemeldete Benutzerkonto über die entsprechende Benutzerrolle verfügt.

Mit Hilfe der Schaltfläche Kontrolle kann ein weiteres Formular geöffnet werden, das die Soll- und die Ist-Zeiten der einzelnen Benutzer gegenüberstellt. Besonderheit ist hier, dass auch Benutzer ausgewertet werden, die gar keine Zeiteinträge erfasst haben. Voraussetzung für die Darstellung des Benutzers ist der Eintrag von Wochenstunden im Bereich Einstellungen > Benutzer > Wochenstunden .

Die korrekte Darstellung der Soll/Ist-Abweichung ist abhängig von der sinnvollen Vorfilterung eines Zeitraumes. Geben Sie z.B. eine Arbeitswoche (Montag bis Freitag) oder den ersten und letzten Tag eines Monats in die Felder Datum von…bis ein. Darüber hinaus müssen Feiertage (ggf. auch anteilig bei Teilzeitkräften) als Zeiteintrag erfasst sein, um zu einer sinnvollen Soll/Ist-Analyse zu gelangen.

Hinweis

Die korrekte Darstellung einzelner Werte ist von Benutzereinstellungen abhängig. Bitte beachten Sie hierzu das Kapitel „Benutzer und Zugriffsberechtigung verwalten“ in diesem Handbuch.