Sie haben die Möglichkeit, Daten aus Excel-Tabellen in Winsolvenz zu importieren. Dazu steht Ihnen ein Assistent zur Verfügung, der Sie beim Import unterstützt.
Assistent - Excel-Import
Hinweis Der Import von Gläubigern mit Vorschlagswerten ist nur verfügbar, wenn das Modul Barcode lizenziert wurde. |
| So können Sie Gläubiger mit FiBu-Forderungen importieren | |
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| Gläubiger mit FiBu-Forderungen importieren | Im folgenden Beispiel werden Gläubiger mit FiBu-Forderungen importiert, der Import anderer Daten verläuft entsprechend. Führen Sie folgende Schritte durch: |
| Schritt 1 | Wählen Sie Gläubiger > Excel-Import aus der Hauptmenüleiste, um den Excel-Importassistenten zu öffnen. |
Tipp Der Excel-Import-Assistent steht Ihnen außerdem unter Adr. u. Beteiligte > Excel-Import bzw. Vermögen > Excel-Import zur Verfügung. | |
| Schritt 2 | Aktivieren Sie die Option Gläubiger (mit Fibu-Forderungen) . In der folgenden Abbildung sehen Sie als Beispiel eine Exceldatei mit drei Gläubigern, von denen ein Gläubiger (Frau Müller) zwei Forderungen hat. Da in diesem Fall nur die erste Forderung Adressdaten besitzt, wird die zweite Forderung (ohne Adressdaten) ebenfalls Frau Müller zugeordnet. |
| Schritt 3 | Klicken Sie auf die Schaltfläche > neben dem Feld Importquelle , um den Pfad zur Excel-Datei anzugeben und tragen Sie den Namen des zu im-portierenden Arbeitsblattes ein. |
Achtung Der Import schlägt fehl, wenn die Datei im Hintergrund geöffnet ist. |
| Schritt 4 | Entfernen Sie den Haken im Feld Beträge in Euro, wenn Sie z.B. DM-Forderungen importieren möchten. |
| Schritt 5 | Entfernen Sie den Haken im Feld Eintrag ins Logbuch , wenn Sie keinen Eintrag in das Logbuch wünschen. Andernfalls geben Sie einen Kommentar in das Feld Logbuch ein. |
Tipp Alternativ haben Sie die Möglichkeit, bereits gespeicherte Einstellungen zu laden. Wählen Sie dazu die gewünschte Voreinstellung aus dem Menü am Feld Gesp. Voreinstellung aus und klicken Sie auf Laden . Das Speichern von Voreinstellungen wird in einem der folgenden Schritte erklärt. |
| Schritt 6 | Klicken Sie auf Weiter > . |
| Schritt 7 | Filtern Sie das Verfahren, in das Sie die Gläubiger und deren Forderungen importieren möchten und klicken Sie auf Weiter > . Sie können vor dem Import festlegen, welche der zu importierenden Daten geprüft werden soll, um doppelte Datensätze zuzulassen. So wird z.B. an Hand der Straße geprüft, ob eine Adresse bereits importiert wurde und - wenn ja, ob es Änderungen gegeben hat. Im ersten Fall wird die Adresse nicht angelegt, im zweiten Fall wird der vorhandene Datensatz geändert. Dazu dient die folgende Seite, auf der Sie alle für den Import relevanten Felder finden. Ein Haken vor einem Feldnamen führt dazu, dass der Excel - Import Assistent die in diesem Feld vorhandenen Werte mit den importierten Werten vergleicht, um doppelte Einträge zu verhindern. |
| Schritt 8 | Entfernen Sie die Haken in den Feldern, die während des Imports nicht geprüft werden sollen. Normalerweise sollten die vorgegebenen Einstellungen beibehalten werden. |
Assistent - Excel-Import
Der Suchmodus Phonetisch bedeutet, dass die ausgewählten Felder auf phonetische Ähnlichkeit hin untersucht werden.
Bei Exakt wird bei den ausgewählten Feldern nur dann eine Übereinstimmung angezeigt, wenn der Wert in der Exceltabelle genau dem Wert in Winsolvenz entspricht.
Tipp Mit Hilfe der Einstellungsoption Exakt wird immer das Feld „Externes AZ“ des zu importierenden Gläubigers abgeglichen. Insofern ist diese Importart dazu geeignet, neue Forderungen zu einem bestehenden Beteiligten nachträglich hinzu zu importieren. |
Hinweis Bitte beachten Sie, dass ein externes Aktenzeichen vergeben sein muss. Ist dies nicht der Fall, kann Winsolvenz entweder keine Zuordnung treffen, oder aber, es wird der erste Gläubiger zugeordnet, der ebenfalls kein externes Aktenzeichen hat. Bitte prüfen Sie in diesem Fall, ob dies das von Ihnen gewünschte Ergebnis ist. Anderenfalls sollten Sie die importierten Datensätze nicht speichern und ggf. den Import wiederholen. |
| Als nächstes müssen die Spaltennamen der Tabelle den entsprechenden Feldnamen in der Datenbank zugeordnet werden: | |
| Schritt 9 | Markieren Sie die zusammengehörenden Felder in beiden Listen und klicken Sie <- , um eine Zuordnung herzustellen oder -> , um eine Zuordnung zu löschen. |
Assistent - Excel-Import
Hinweis Beachten Sie, dass allen Muss-Feldern (erkennbar an dem Symbol “✔”) eine Spalte zugewiesen werden muss. |
Tipp Neben den Schnittstellenanreden können auch Briefanreden über den Excel-Import importiert werden. Winsolvenz gleicht dabei die zu importierenden Briefanreden mit den in der Datenbank vorhandenen Briefanreden ab. Sind diese in der Datenbank vorhanden, erfolgt ein Import. |
Tipp Sie können die Spalten auch per Drag und Drop zuordnen. Markieren Sie dazu die gewünschte Spalte auf der rechten Seite und ziehen Sie sie mit gedrückter linker Maustaste an die entsprechende Stelle auf der linken Seite. Nach Klicken auf die Schaltfläche Auto versucht Winsolvenz die Zu-ordnung automatisch herzustellen. Prüfen Sie die Zuordnungen auf Korrektheit. Wollen Sie alle Verknüpfungen löschen, klicken Sie auf Alle > . Falls Sie die Voreinstellungen speichern möchten, geben Sie in das Feld Voreinstellungen speichern als einen Namen ein und klicken Sie auf Speichern . |
| Schritt 10 | Klicken Sie Weiter > , um den Import zu starten. |
Tipp Vor dem Speichern werden alle importierten Datensätze angezeigt. |
| Schritt 11 | Beim Import werden bereits vorhandene identische Beteiligte des Verfahrens zugewiesen und ggf. bei phonetisch ähnlichen Verfahrensbeteiligten bzw. Referenzadressen die ähnlichen Adressen dargestellt: |
Zuordnung ähnlicher Adressen, Referenz- oder Verfahrensadressen
Sie können eine phonetisch ähnliche Adresse des Verfahrens zuordnen, eine ähnliche Referenzadresse kopieren oder auch die Adressenzuordnung, die Ihnen das Programm vorschlägt oder die Sie getroffen haben wieder aufheben .
Unabhängig von phonetischer Übereinstimmung können Sie über den Radiobutton „ Referenzadressen “ eine Liste aller Referenzadressen und über den Radiobutton „ Verfahrensadressen “ alle Verfahrensadressen des jeweiligen Verfahrens aufrufen und eine Adresse zuordnen bzw. kopieren.
Hinweis Sollte die Meldung Fehler in den Forderungen dieses Beteiligten ausgegeben werden, finden Sie den genaueren Grund im Hinweistext der Forderung im unteren Teil des Formulars. |
Hier die Symbole im Überblick:
Vorhandener Datensatz wurde zugeordnet.
Datensatz wird neu angelegt.
Fehler vorh., Erkl. durch Tooltip.
Die Spalten Beteiligte zugeordnet ( Bet. zu ) und Adresse zugeordnet ( Adr. zu ) zeigen an, dass dem zu importierenden Datensatz bereits ein ähnlicher oder gleicher Eintrag manuell oder automatisch zugeordnet wurde.
Vorhandene Adressen oder Beteiligte, die der zu importierenden Adresse bzw. dem Beteiligten nahezu entsprechen, werden als ähnlich angezeigt ( Ähnl. B bzw. Ähnl. A )
Tipp Nach DIN 5001 werden die Anreden Firma und Behörde in der Empfängeradresse nicht mehr verwendet. Deshalb wird in diesen Fällen das Feld Briefanrede beim Import nicht gefüllt. Fehlende Anreden werden für die Schnittstellen Bayern und Charlottenburg automatisch angelegt. Bei BES und IT-InsO können nur die vorhandenen Anreden verwendet werden. Beim Import wird die Schreibweise der Daten verglichen. Beispielsweise werden Länder nur erkannt und zugeordnet, wenn die Schreibweise in der Excel-Tabelle genau der Schreibweise in Winsolvenz entspricht (Dies gilt auch für die Groß- und Kleinschreibung). Sie können nach fehlerhaften Datensätzen sortieren. Klicken Sie dazu einfach auf den Titel der Spalte Fehler. |
| Schritt 12 | Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen , um den Assistenten zu verlassen. |
Tipp Sie können auch Vertreter von Gläubigern oder Debitoren importieren. Dazu muss die Excel-Tabelle zunächst um eine Spalte mit dem Namen Vertreter ergänzt werden. Anschließend können die Vertreterdaten direkt unter dem Beteiligten eingetragen werden. Dabei muss in der Spalte Vertreter Ja/ eingetragen werden. Ferner können auch mehrere Vertreter importiert und die Vertreterart (z.B. Verfahrensbevollmächtigter) definiert werden. |
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