8.3 Neue Briefvorlagen erstellen
| So können Sie neue Briefvorlagen erstellen | |
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| Briefvorlagen erstellen | Falls Sie eigene Briefvorlagen im Anschreiben - Manager von Winsolvenz zur Verfügung stellen wollen, müssen Sie diese zunächst über den Vorlagen-Manager einbinden. Führen Sie dazu folgende Schritte durch: |
| Schritt 1 | Wählen Sie Textverarbeitung > Vorlagen , um den Vorlagen-Manager zu öffnen. |
| Schritt 2 | Markieren Sie die Vorlagen–Kategorie, z.B. Gläubiger, unter der Ihre Vorlage gespeichert werden soll und klicken Sie auf Anlegen . |
Tipp Wenn Sie eine Kategorie hinzufügen, umbenennen oder löschen wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld des Vorlagenbaumes, um das Kontextmenü zu öffnen. Den Namen und das Kürzel einer Vorlage können Sie nach dem Klicken auf die Schaltfläche Umbenennen ändern. Innerhalb der Kategorien werden die Vorlagen anhand des Namens automatisch sortiert. Hierbei wird das eventuell voranstehende Kürzel als Teil des Namens interpretiert. |
Hinweis Das Kürzel muss immer eindeutig sein. Über die Eingabe des Kürzels im Suchfilter kann die Vorlage am schnellsten gefunden werden. |
Hinweis Mit dem Feld Textmarke können Sie die Vorlagen finden, in denen eine bestimmte Textmarke verwendet worden ist. |
| Schritt 3 | Geben Sie im Word-Dokument den gewünschten Vorlagentext inklusive der Textmarken ein. Für die Arbeit mit Textmarken steht Ihnen in Word folgende Symbolleiste zur Verfügung. |
| Textmarken einfügen | Öffnet ein Formular, aus dem Sie die gewünschte Textmarke durch markieren und klicken auf die Schaltfläche Übernehmen in das Dokument einfügen können. |
| Textmarken im Text | Zeigt alle im Dokument verwendeten Textmarken an. |
| Dokument prüfen | Prüft die im Dokument vorhandenen Textmarken auf syntaktische Richtigkeit. |
| Textmarken korrigieren | Prüft die im Dokument vorhandenen Textmarken auf syntaktische Richtigkeit und korrigiert sie automatisch. |
Tipp Um fehlerhafte Serienbriefe zu vermeiden, sollten Sie vor dem Speichern der Vorlage die Funktion Dokument prüfen aufrufen. Es ist nicht notwendig, an dieser Stelle einen Briefkopf zu erstellen, da in einem späteren Schritt ein vorhandener Briefkopf mit dem Dokument verknüpft werden kann. |
Hilfe im Problemfall Wo finde ich in Word 2007 …? In Word 2007 werden Symbolleisten standardmäßig als Karteikarte ange-zeigt. Sie finden die Schaltflächen der Wordanbindung auf der Karteikarte Add-Ins . Die Anzeige der Textmarkenbegrenzungen können Sie in Word 2007 über die Office-Schaltfläche > Schaltfläche Word-Optionen > Bereich Erweitert > Option Textmarken anzeigen ein- und ausschalten . |
| Schritt 4 | Speichern Sie das Dokument in Word. Wählen Sie dabei die Option Beenden und das Dokument in der Datenbank speichern . Word wird nach dem Speichern automatisch geschlossen. |
Tipp Wenn Sie an dem Dokument weiterarbeiten möchten, können Sie entweder die Option Weiterarbeiten und das Dokument in der Datenbank zwischenspeichern (Standardeinstellung) oder die Option Weiterarbeiten und das Dokument lokal zwischenspeichern auswählen. |
Hinweis Lokal zwischengespeicherte Dokumente (zweite Option), werden nach sieben Tagen bzw. beim nächsten Bearbeiten automatisch gelöscht. |
| Schritt 5 | Geben Sie ein Kürzel und eine Bezeichnung für die Vorlage ein und klicken Sie auf OK . Das Kürzel kann mit 1 - 6 Stellen belegt werden. Bei der Sortierung der Vorlagen wird das Kürzel als Beginn der Vorlagenbezeichnung interpretiert. |
| Schritt 6 | Sie können im rechten Detail unter Grundeinstellungen für Briefkopf und Logbucheintrag eine feste Briefkopfzuordnung vornehmen, um den ausgewählten Briefkopf mit der ausgewählten Vorlage zu verknüpfen. |
Hinweis Um verwalterbezogene Briefköpfe verwenden zu können, muss den Verwaltern ein Briefkopf zugeordnet sein (Siehe Verwalter und Gericht anlegen ). |
Tipp Alternativ können Sie die Zuordnung auch auf mehrere Vorlagen anwenden. Klicken Sie dafür auf Mehrfachzuordnen . Falls Sie LEXolution im Einsatz haben, können Sie an dieser Stelle zusätzlich die LEXolution-Grundeinstellungen für die Vorlage(n) festlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Integration von LEXolution DMS. |
| Schritt 7 | Klicken Sie auf Schließen , um das Formular zu schließen. |
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