8.1 Vorhandene Briefvorlagen verwenden
| Briefvorlagen verwenden | Die vorhandenen Briefvorlagen können Sie über den Anschreiben-Manager nutzen. |
| Anschreiben-Manager |
| Führen Sie dazu folgende Schritte durch: | |
|---|---|
| So können Sie Briefvorlagen verwenden | |
| Schritt 1 | |
Tipp In Formularen können Sie den Anschreiben-Manager öffnen, indem Sie auf die Schaltfläche Word klicken. |
| Schritt 2 | Filtern Sie das gewünschte Verfahren und klicken Sie auf Weiter > . |
| Schritt 3 | Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus dem Vorlagenbaum aus und klicken Sie auf Weiter > . |
Tipp Sie können die Vorlage auch auswählen, indem Sie in der Kopfzeile das Kürzel für die Vorlage (z.B. 200) eingeben. Das Kürzel muss exakt eingegeben werden um die Vorlage zu filtern. Sie können die Vorlage auch über die Kategorie oder die Vorlagenbezeichnung filtern. Es handelt sich um eine „Enthält“ Filterung. |
Hinweis Mit dem Feld Textmarke können Sie die Vorlagen finden, in denen eine bestimmte Textmarke verwendet worden ist. |
| Schritt 4 | Beschränken Sie das Filtern der gewünschten Adressaten entweder auf Beteiligte oder Personenkonten , indem Sie die entsprechende Option auswählen. |
| Schritt 5 | Tragen Sie die gewünschten Einschränkungen in die Felder Name von , Name bis , Art , Max. Anzahl und Beteiligtenart bzw. in die Felder Name von , Name bis , Max. Anzahl , Konto von und Konto bis ein. |
Tipp Sie können einzelne Felder oder alle Felder auch leer lassen, um alle Datensätze anzuzeigen. |
| Schritt 6 | Klicken Sie auf Weiter > , um die Ergebnisse des Filterns anzuzeigen. |
| Schritt 7 | Markieren Sie die gewünschten Adressaten in der Liste Mögliche Adressaten und übertragen Sie diese durch Klicken auf die Schaltfläche > in die Liste der ausgewählten Adressaten . |
Tipp Klicken Sie auf >> , wenn Sie alle Adressaten übertragen wollen. |
| Schritt 8 | Klicken Sie auf Weiter > . |
Tipp Sollten in dem ausgewählten Verfahren mehrere Sachbearbeiter angelegt sein und in der Vorlage verwendet werden, können Sie an dieser Stelle zusätzlich noch einen Sachbearbeiter auswählen. |
| Korrespondenzregister und Erstellung |
| Schritt 9 | Wählen Sie aus, ob das Anschreiben im Korrespondenzregister oder in LEXolution.DMS abgelegt werden soll ( Erstelltes Anschreiben ablegen ). Wenn Sie das Anschreiben im Filesystem ablegen wollen, dann deaktivieren Sie die Checkbox „Erstelltes anschreiben ablegen“. Bitte beachten Sie hierzu auch die Einstellungsmöglichkeit in den Kanzleieinstellungen, den Dokumentnamen mit einem Timestamp zu versehen. Ferner können Sie einstellen, ob der Vorlagencache verwendet werden soll und geben Sie optional einen Betreff ein, der im Korrespondenzregister angezeigt wird. |
Tipp Das Nutzen des Vorlagencaches beschleunigt das Erzeugen der Anschreiben, indem bereits erstellte Vorlagen-Briefkopf-Kombinationen gespeichert werden und somit nicht jedes Mal im Hintergrund neu erstellt werden müssen. Bei Änderungen an den Vorlagen oder Briefköpfen wird der Cache automatisch aktualisiert. Die Optionen Extern per Tagespost versenden und Erzeugtes Dok. nicht anzeigen gehören zum Modul Externer Postversand, für das eine separate Lizenz notwendig ist. |
Achtung Sie sollten den Vorlagencache nicht verwenden, wenn sie auf demselben System RA-Micro im Einsatz haben, weil das Anschreiben ansonsten leer sein kann. |
| Schritt 10 | Geben Sie im Bereich Formatvorlagen benutzen aus ein, ob Sie die Formatvorlagen des Briefkopfs/der Anschreiben-Dokumentvorlage oder Ihrer Word Standardvorlage Normal.dot verwenden wollen. |
Achtung Sie sollten in der Dokumentvorlage der Briefköpfe, des Anschreibens und, falls gewünscht, der Normal.dot, identische Formatvorlagen verwenden, da es andernfalls, durch die Kombination der verschiedenen Vorlagen zu unerwünschten Effekten bei der Formatierung kommen kann. |
| Schritt 11 | Geben Sie an, ob ein Eintrag im Logbuch erstellt werden soll und wählen Sie ggf. die Eintragsart und den Zuständigen . Optional können Sie eine Notiz eingeben und den Termin für eine Wiedervorlage setzen. |
Tipp Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Logbuch führen . |
| Schritt 12 | Geben Sie im Bereich WEB-Dokumente an, ob das Anschreiben im Internet veröffentlicht werden soll. |
Hinweis Die WEB-Dokument Optionen sind nur verfügbar, wenn ein Anschreiben für jeden einzelnen Empfänger erzeugt wird. |
Tipp Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt Besonderheiten in Verbindung mit GIS und LEXolution. |
| Schritt 13 | Klicken Sie auf Weiter > . |
| ✔ | Die Anschreiben werden nun in Word geöffnet und können ausgedruckt und bearbeitet werden. |
| Wenn Sie die geänderten Dokumente speichern wollen, klicken Sie auf das Speichern - Symbol in Word. Danach werden Sie gefragt, ob Sie das Dokument schließen oder weiterbearbeiten möchten und ob Sie es dauerhaft in der Datenbank oder temporär auf Ihrer Festplatte (im Verzeichnis “wztemp” speichern möchten. |
Achtung Lokal zwischengespeicherte Dokumente (dritte Option), werden nach sieben Tagen bzw. beim Öffnen im Korrespondenzregister automatisch gelöscht. |
Hinweis Das lokale Zwischenspeichern ist nur möglich, wenn Sie in Ihrer Kanzlei LEXolution nicht einsetzen. |
Hinweis Aus dem Bereich Verfahren > Akte heraus können Sie auch verfahrensübergreifende Anschreiben, z.B. an alle gefilterten Schuldner oder an alle in den Verfahren beteiligten erstellen. |
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