3.8 Adressadministration
| Referenzadressen bearbeiten/ Berechtigung | Um Referenzadressen bearbeiten, löschen oder anlegen zu können, brauchen Sie die Berechtigung in Form der Rollen Administrator oder Administrator Adressen. Im allgemeinen Adressregister legen Sie Referenzadressen an, auf die Sie aus den Verfahren zugreifen können und die sie in die Verfahren hineinkopieren können. |
Hinweis Wenn Sie diese Berechtigung nicht besitzen, können Sie das allgemeine Adressregister nur lesend öffnen. Verfahrensbezogene Adressen können aber in den entsprechenden Verfahren angelegt oder bearbeitet werden. |
| Admin Funktionen |
| Adressänderungen übernehmen | Mit der Funktion <Adressänderungen übernehmen> können Sie kontrollieren und steuern, in welchen Verfahren sich eine Änderung an einer Referenzadresse auswirken soll. Diese Funktion wird auch automatisch ausgelöst, direkt nachdem Sie eine Änderung an einer Referenzadresse durchgeführt haben. |
Hinweis Grundsätzlich können Sie Referenzadressen auch rein für die Zukunft ändern und die zuvor kopierten verfahrensbezogenen Adressen so belassen, wie sie zuvor waren. Eine Änderung der Referenzadresse schlägt nur dann in die Verfahren durch, wenn sie dies wollen. |
Sie können durch die List der Verfahren durchgehen: Im linken unteren Detail sehen Sie die Änderungen, die es an der Referenzadresse gegeben hat. (Helles blau: Aktuelle Änderung, dunkles Blau: Zuvor erfolgte Änderung, die noch nicht verarbeitet worden ist). Mit <Übernehmen> akzeptieren Sie die Änderungen für jedes Verfahren. Mit <Nächster> gelangen Sie zum nächsten Verfahren in der Liste und können auch ein Verfahren überspringen.
| Bedeutung der Farben in der Übersicht und in den Details | |
|---|---|
| Rot in der oberen Liste | Abweichung der Adresse in mindestens einem Feld, das vorher nicht leer war |
| Gelb in der oberen Liste | Abweichung der Adresse in mindestens einem Feld, das vorher leer war. |
| Grün in der oberen Liste | Keine Abweichung gegenüber der geänderten Referenzadresse |
| Helles Blau im linken Detail | Aktuelle Änderung an der Referenzadresse |
| Dunkles Blau im linke Detail | Zuvor erfolgte Änderungen, die noch nicht verarbeitet sind |
| Rot im rechten Detail | Feld weicht von der Referenzadresse ab und ist bereits vorher gefüllt gewesen |
| Gelb im rechten Detail | Feld weicht von der Referenzadresse ab und ist vorher leer gewesen. |
Hinweis Mit den Buttons <Alle roten überschreiben> können Sie die Adressänderung bei allen rot markierten Adressen der oberen Liste auf einen Schlag erreichen, ebenso für mit <Alle gelben ergänzen> die gelb markierten Adresse. |
| Bankverbindung nicht übernehmen | Grundsätzlich kann eine Bankverbindung auch bei der Referenzadresse verwaltet werden. Dazu gehört auch wann, ob und von wem eine Bankverbindung geprüft worden ist. Mit der Funktion „Bankverbindung nicht übernehmen“ wird vermieden, dass die Bankverbindung der Referenzadresse sowie deren Prüfung auf die Verfahrensadressen übertragen wird. |
Hinweis Soweit Sie LEXolution im Einsatz haben, können Änderungen im Namen und im Vornamen Auswirkungen auf die Anzeige von Dokumenten bei der Dokumentensuche haben. Bei hierfür relevanten Änderungen erscheint ein Hinweistext bei der verfahrensbezogenen Adresse. |
| In Referenzadresse umwandeln | Mit der Admin-Funktion <in Referenzadresse umwandeln> wird eine zusätzliche Referenzadresse angelegt. Die Verfahrensadresse, aus der die Referenzadresse erzeugt wird, bleibt dabei erhalten. Spätere Änderungen an der Verfahrensadresse ändern die Referenzadresse nicht. Spätere Änderungen der Referenzadresse können Sie auf die verfahrensbezogenen Adressen übertragen, wie in dem vorausgegangenen Abschnitt <Adressänderungen übernehmen> beschrieben wurde. |
Hinweis Die Funktion <in Referenzadresse umwandeln> kann immer nur für genau eine Adresse ausgeführt werden. |
| So können Sie Als Referenzadresse zusammenfassen | |
|---|---|
| Als Referenzadresse zusammenfassen | Zur Bereinigung von Adressen (Referenzadressen und Verfahrensadressen) können sie diese in eine neue Referenzadresse zusammenfassen. Führen Sie dazu folgende Schritte durch: |
| Schritt 1 | Markieren Sie die Adressen, die zusammengefasst werden sollen, in der oberen Liste. |
| Schritt 2 | Es erscheint ein Pop-Up-Formular, in dem Sie die Zieladresse, zu welcher eine Referenzadresse erstellt werden soll, auswählen. Die anderen – nicht markierten Adressen – können. |
Als Referenzadresse zusammenfassen
| Schritt 3 | Gehen Sie auf den Button „Zur ausgewählten Adresse zusammenfassen“. |
| ✔ | Es gibt jetzt eine Referenzadresse, die die zusammengefassten Referenzadressen beinhaltet und der auch die ausgewählten Verfahrensadressen dieser zuvor bestandenen Referenzadressen zugewiesen sind. |
| Adressen nach Excel exportieren | Mit der Admin-Funktion „Excel-Export“ exportieren Sie die gefilterten Datensätze nach Excel. |
Hinweis Eine Gruppierung - z.B. nach Referenzadressen – bleibt beim Excelexport erhalten. |
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