Übersicht
Sie müssen ein Projekt im Projekt Explorer markiert haben, damit die Sie die Buttons Dokument erstellen und EMail erstellen verwenden können.
Dokument erstellen
Wenn Sie den Button Dokument erstellen betätigen, öffnet sich die DokumentAutomation des Projekts auf dem Reiter "Dokument".
1. Markieren Sie eine Projektbezogene Adresse (nicht die Adress-Art,
sondern die Person) im unteren Teil des Fensters aus.
Wie
projektbezogene Adressen hinzugefügt werden, erfahren Sie hier.
2. Machen Sie einen Doppelklick auf eine Dokumentvorlage im oberen Teil des Fensters aus. Die Adresse wird im Bereich "Adresse" angezeigt.
3. Nehmen Sie diverse Einstellungen vor.
Geben Sie ggf. einen Betreff für das Dokument ein. Im Feld Initialen steht automatisch der aktuell angemeldete Benutzer. Eine Änderung des Eintrags ist möglich.
Manuelle Änderungen in den Feldern Adresse und Cc sind möglich.
Sprache und Adressform können mittels Drop-down-Menüs eingestellt werden.
Im Bereich "Zusatz" können Sie Angaben zum Kommunikationsweg aktivieren.
Im Bereich "Optionen" verwalten Sie, wie das Dokument abgespeichert werden soll.
4. Drücken Sie schliesslich auf den Button
Erstellen. Es öffnet sich Word mit der Vorlage, in die alle
vorhandenen, benötigten Informationen automatisch eingetragen worden
sind.
Bearbeiten Sie nun das Dokument, ehe Sie es
weiterverarbeiten.
5. Schliessen Sie Word. Das Dokument wird automatisch gespeichert und im Log/ Journal angezeigt. Voraussetzung: Makros sind in Word erlaubt.
EMail erstellen
Diese Funktion dient dem Erstellen von E-Mails ohne Anhängen. Wenn Sie E-Mails mit Anhängen verschicken wollen, benutzen Sie bitte den Button Dokument senden.
Wenn Sie den Button EMail erstellen betätigen, öffnet sich die DokumentAutomation des Projekts auf dem Reiter "Email".
1. Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus.
2. Füllen Sie die Felder für die E-Mail-Adressen aus.
Im Bereich
"Verknüpfte Kontakte/ Adressen" werden alle bekannten E-Mail-Adressen
angezeigt, die zu dem Projekt erfasst worden sind. Klicken Sie dazu
rechts auf die Buttons An, Cc und
Bcc, um die entsprechenden Felder automatisch
auszufüllen.
(Natürlich können Sie die Felder auch manuell ausfüllen, wenn z. B. die benötigte E-Mail-Adresse nicht bei den Kontakten gespeichert ist.)
3. Geben Sie einen Betreff für die E-Mail ein.
4. Nehmen Sie ggf. rechts der Adress-Felder Einstellungen zur Sprache und dem Speicherverhalten vor.
5. Drücken Sie schliesslich auf den Button Erstellen. Es öffnet sich ein Nachrichten-Fenster mit dem Anhang-Dokument in Outlook. Machen Sie hier die E-Mail fertig und versenden Sie diese.
Hinweis: Wenn Sie Documents einsetzen, haben Sie auch die Möglichkeit von dort Dokumente an den Outlook DESK zu übergeben.
Dokument senden
Markieren Sie eines oder mehrere Dokumente (Word, PDF, Excel, PP) im Log/ Journal des geöffneten Projekts, so dass der Button Dokument senden aktiv wird. Sobald Sie ihn betätigt haben, öffnet sich das Fenster "Email senden".
Im unteren Teil des Fensters bekommen Sie die Anhang-Dokumente angezeigt. Wenn Word-Dokumente als PDF-Dokumente der E-Mail angehängt werden soll, aktivieren Sie die Check-Box Word-Dokumente als PDF senden.
Im Grunde genommen sind hier im Folgenden dieselben Schritte wie beim Erstellen einer E-Mail notwendig.
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