Erste Schritte in Winjur

Übersicht

• Einen neuen Klienten in Winjur erstellen
  
• Honorar erfassen
  
• Ein Dokument erstellen
  
• Rechnung generieren
  
• Dokumente als PDF mit E-Mail verschicken
  
• Eingegangene E-Mail in Winjur ablegen

Einen neuen Klienten in Winjur erstellen

1. Klicken Sie auf Neuer Klient.

Es öffnet sich das Fenster "Neuer Klient"

2. Aktivieren Sie die Check-Box Kontakt/ Adressdaten jetzt eingeben (oder suchen)

Es öffnet sich das Fenster "Neuer Kontakt/ Klient".

3. Geben Sie Kontaktdaten für den Klienten ein.

4. Sie können den vorgeschlagenen Namen des Klienten ändern.

Resultat: Im Projekt-Explorer findet sich nun der neue Klient; im Kontakt Explorer (zweites Register des Explorers) der neue Kontakt.

Der neue Klient und Kontakt sind miteinander verknüpft.

Mit diesen Schritten haben Sie nicht nur einen neuen Kontakt/ Adresse in Winjur erstellt, sondern auch einen neuen Klienten definiert. Im Hintergrund automatisch laufende Prozesse:

• Duplikat-Kontrolle der Adresse
• Vorschlag für Briefanrede
• Automatisches Einfügen von PLZ oder Ort
• Vorschlag für den Namen des Klienten
• Erstellung des Kontakts / der Adresse in Adressdatenbank
• Erstellung des Klienten in Klient- / Projektdatenbank
• Verlinkung des Klienten und der Adresse

Honorar erfassen

1. Markieren Sie einen Klienten im Projekt-Explorer und klicken Sie auf Öffnen.

Rechts vom Explorer erscheint das Projekt.

2. Klicken Sie auf den Button Quick Add und wählen Sie im aufklappenden Menü die Option Honorar.

3. Geben Sie Ihre Honorar-Daten ein (0.5 Std, as + Leerzeichen in Leistungs-Text (Kürzel für Aktenstudium)).

4. Klicken Sie auf den Button OK.

Das Resultat ist ein neuer Honorareintrag.

Automatisch:

• Benutzer
• Honoraransatz
• MWSt.
• Benutzte Kürzel im Text werden "übersetzt" (AutoText)
• Wenn man Zeit von – bis eingibt, werden Std. berechnet.

Ein Dokument erstellen

Bleiben Sie im geöffneten Projekt.

1. Klicken Sie auf den Button Quick Add und wählen Sie im aufklappenden Menü die Option Dokument.

2. Wählen Sie die Vorlage, den Empfänger und geben Sie den Betreff ein, klicken Sie auf Erstellen.

Resultat: Das fertige Dokument wird erstellt und Sie können mit dem Schreiben beginnen.

• Platzhalter in der gewählten Vorlage werden durch Text ersetzt wie Adresse, Briefanrede etc.
• Es erfolgt eine automatische Adress-Darstellung.
• Word-Dokument wird automatisch im Winjur-Dokumentverzeichnis gespeichert.
• Ein Dokumenten-Eintrag wird in Winjur erstellt.
• Word öffnet das Dokument. Sie können sich also ganz auf den Text im Dokument konzentrieren.

Rechnung generieren

Hinweis: Damit eine Rechnung generiert werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Dem Projekt muss eine Rechnungsadresse zugewiesen worden sein.
• Der Benutzer von Winjur muss berechtigt sein, eine Rechnung zu erstellen.
• Es muss z. B. Honorar erfasst worden sein, damit eine Rechnungsposition vorliegt und verarbeitet werden kann.

1. Klicken Sie auf den Button Quick Add und wählen Sie die Option Rechnung.

2. Überprüfen Sie die gewählte Vorlage, setzen Sie die Rechnungsart auf Definitiv, klicken Sie auf Generieren.

Resultat: die fertige Rechnung wird erstellt und Sie können sie versenden (auch per E-Mail).

• Die Rechnung wird automatisch in Word generiert und gespeichert.
• Die Leistungen werden in Winjur entsprechend als verrechnet markiert.

Dokumente als PDF mit E-Mail verschicken

1. Klicken Sie im Menüband auf den Reiter "Dokument Automation".

2. Markieren Sie die Dokumente, die Sie versenden möchten.

3. Klicken Sie auf Dokumente senden.

4. Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage, An-E-Mail-Adresse, geben Sie den Betreff ein, aktivieren Sie Word-Dokumente als PDF senden und klicken Sie anschliessend auf EMail erstellen.

Resultat: Die fertige E-Mail wird erstellt.

E-Mail wird in Outlook generiert und angezeigt. Weitere Änderungen können hier vorgenommen werden.

• Verwenden Sie eigene E-Mail-Vorlagen mit den gleichen Textmarken wie in den Word-Vorlagen.
• Fügen Sie mit einem Klick E-Mail-Adressen ein.
• E-Mail-Eintrag wird in Winjur kreiert mit einem Link zu Outlook. Es erfolgt keine Doppelspeicherung von E-Mails.

Tipp: Wenn Sie Winjur zusammen mit Documents einsetzen, können Sie auch Dokumente direkt aus dem DMS an den dazugehörigen Outlook DESK zum Versenden übergeben.

Eingegangene E-Mail in Winjur ablegen

1. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die markierte E-Mail in Outlook, halten Sie die Maustaste gedrückt und führen Sie den Mauszeiger in das Winjur-Log/Journal-Fenster.

2. Im Winjur-Log/Journal-Fenster lassen Sie die Maustaste los; somit wird die E-Mail kopiert.

Resultat: Ein neuer E-Mail-Eintrag

E-Mail wird in das Winjur-Dossier (Projekt) kopiert (physische Kopie):

• Eventuelle Dokumenten-Anhänge der E-Mail werden automatisch zusammen mit der E-Mail-Nachricht kopiert.
• Sie können auch nur Dokument-Anhänge direkt mit Drag-and-drop in Winjur kopieren.

Tipp: Wenn Sie Winjur zusammen mit dem Dokumenten-Management-System Documents einsetzen, können Sie über die entsprechenden Schaltflächen des Outlook DESK diese auch im DMS ablegen.