Arbeiten mit dem Log/ Journal

Einführung

Wir nennen die altbekannte Karteikarte in ihrer elektronischen Form kurz und bündig Log. Hier sind pro Projekt/ Mandat alle Aktivitäten aufgezeichnet: Honorare, Auslagen, Dokumente, Rechnungen, Zahlungen, Termine usw.
Alle Informationen können nach Ihren Bedürfnissen dargestellt werden. Möchten Sie z. B. alle Termine dieses Kunden in chronologischer Reihenfolge sehen – mit dem Logfilter können Sie Ihre persönliche Ansicht zusammenstellen. Die Logeinträge können sortiert werden, z. B. nach Benutzer, nach Logtyp, etc. Alle Einträge können mit einem Doppelklick geöffnet und eingesehen werden.

Sie können diese Ansichten selbst anpassen und Fenster und Kolumnen unsichtbar / sichtbar machen oder verstellen sowie anders gruppieren, dies direkt mit Drag-and-drop!

Projektinformationen

Hier werden alle wichtigsten Informationen zum Projekt gezeigt wie Projektname, Projekt-Eigenschaften, Informationsfelder, Adressverknüpfungen, zusammen mit der Anzeige von Adresse und Telefon / E-Mail.
Weiter hat man eine dynamische Textsuche, Filterfunktionen und eine Schaltfläche für schnelles Einfügen.
Auf der rechten Seite befinden sich weitere Funktionen wie Filter- und Ansichts-Einstellungen. Einfach mit der Maus darüber gehen und das entsprechende Fenster öffnet sich. Alle diese Fenster können Sie individuell einstellen.

Projekt-Eigenschaften

• Projektbeginn
• Sprache
• Standort
• Verantwortliche
• Projektnummer
• Status

Kontakt- und Adresseverknüpfungen

• Klientadresse
• Rechnungsadresse
• Gegenpartei
• Gegenanwalt
• Behörde / Gericht
• Diverses

Sie können Verknüpfungen einfach mit Drag-and-drop aus dem Kontakt-Explorer erstellen. Diese Verknüpfungstypen sind anpassbar.

Adresse

Hier sind die Adresse und die dazugehörigen Telefon-Nummern, Fax-Nummern, E-Mail-Adressen und Web-Links sofort sichtbar.

Auf dem Reiter "Tel/ Fax / Email" können Sie über die Buttons am Ende der Datensatzzeile direkt telefonieren, eine E-Mail schreiben oder die Internetseite aufrufen.

Schnelles Einfügen (Quick Add)

Hier lässt sich ein Menü aufklappen, das dem schnellen Einfügen von Einträgen in Log/ Journal dient.

Dynamisches Suchen

Dynamisches Suchen im Log/ Journal mit Suchtext. Siehe auch Einträge suchen im Log/ Journal

Einträge filtern im Log/ Journal

Rechts gibt es eine Sidebar mit einem ausklappbaren Filter für das Log/ Journal.

Die Kolumnen (Spalten) der Log-Journal-Tabelle

Kolumne "Priorität"

Klicken Sie einfach auf das Feld von dem Eintrag in Log, bei dem Sie die Priorität einstellen bzw. ändern möchten, eine Auswahl wird angezeigt:

Wählen Sie die zutreffende Priorität.

Winjur blendet vor dem Log-Eintrag die ausgewählte Priorität ein.

• niedrige Priorität
• weiß/ kein Icon: normale Priorität
• hohe Priorität

Die Log-Liste wird entsprechend sortiert: Einträge mit hoher Priorität erscheinen als erstes.

Kolumne “"

Log-Einträge haben einen Typ und einen Subtyp. Dies hat den Vorteil, dass man die beiden Ebenen sortieren, gruppieren und filtern kann.

Ein wichtiger Typ von Einträgen sind Dokumente.
Dokumente haben verschiedene Datei-Typen als Subtypen.

Symbole markieren die verschiedenen Typen und Subtypen im Log/ Journal.
In der folgenden Abbildung sehen Sie die Icons für die verschiedenen Dokument-Subtypen und eine Legende.

Zum letzten Eintrag: E-Mails sind kein Subtyp von dem Typ Dokument, sondern ein eigener Typ.

Gelbe Warndreiecke in der Spalte markieren bei einer Notiz, dass diese als Pop-Up beim Öffnen des Projekts angezeigt wird.

Kolumne "Zusätzliche Infos"

Wenn Sie auf Sprechblasen-Symbol zeigen, werden zusätzliche Informationen eingeblendet, z. B. der Inhalt einer importierten E-Mail.

Mit einem Doppelklick auf das Sprechblasen-Symbol erscheint ein Fenster mit dem ganzen Inhalt:

Kolumne "Flag"

Dokument importiert.
Dokument in Winjur erstellt
Honorar verrechnet
Rechnung bezahlt
Aufgabe erledigt
Das Dokument steht in stp Documents zur Verfügung.
Etc.

Wenn Sie auf diese Symbole zeigen, werden die entsprechenden Informationen angezeigt.

Gruppieren und sortieren im Journal / Log

Beim Rechtsklick auf eine Titel-Kolumne, wird das Kolumnen-Kontextmenü angezeigt. Hier ist das Kontextmenü für die Kolumne "Typ" abgebildet:

Die erste Option "Kolumnen" hat ein Untermenü, mit dessen Hilfe Sie die Kolumnen des Log/ Journals ein- bzw. ausblenden können. Wenn Sie die Check-Box vor einem Kolumnen-Namen deaktivieren, wird diese Kolumne ausgeblendet. Setzen Sie den Haken wieder, um die Kolumne erneut anzuzeigen.

Im Hauptmenü stehen weitere Optionen zur Verfügung:

• "Sortieren Aufsteigend -> ..." alphabetisch bzw. numerisch
• "Sortieren Absteigend -> ..." alphabetisch bzw. numerisch
• "Nach diesem Feld gruppieren ..."
• "Gruppierungsfeld anzeigen": siehe direkt nachfolgendes Kapitel.

Gruppierungsfeld

Sie können den Kolumnentitel mit Drag-and-drop zum Gruppierungsfeld ziehen:

Im Beispiel unten haben wir die Spaltenüberschrift "Init" als Erstes in das Gruppierungsfeld gezogen, somit wird nach den Initialen des Benutzers gruppiert.

Als zweite Kolumne haben wir die Spaltenüberschrift "Datum" in das Gruppierungsfeld gezogen.

Dies ergibt eine aussagekräftige Analyse bzw. ein aussagekräftiges Reporting Werkzeug.
Wenn Sie zusätzlich die Filterfunktion (siehe folgende Seite) und/ oder den Suchtext einsetzten, erhalten Sie individualisierte, sehr umfassende Information! Selbstverständlich können Sie das Resultat ausdrucken.

Sie können diese Einstellungen speichern.

Einträge filtern im Journal / Log

Klicken Sie auf den Button Filter.

Der Filterdialog ist unterteilt in Typ / SubTyp, Benutzer und Datum.

Tipp: Filter permanent einblenden
Klicken Sie auf die Pinn-Nadel, damit Winjur das Filterfenster permanent einblendet.

Typ / Subtyp

Das erste Filter ist für die Log-Typen und -Subtypen.

Tipp: Wenn Sie direkt auf den Text (hinter dem Symbol) klicken, wird nur dieser Typ selektiert.

Benutzer (Init)

Hier werden alle Benutzer, die einen Eintrag in dieses Projekt gemacht haben, angezeigt.

Datum

Hier wird automatisch das Datum des ältesten Eintrags bis zum zeitlich letzten Eintrag angezeigt.

Benutzen Sie den Button Datum: Alles für eine schnelle Auswahl:

Einträge suchen in Log/ Journal

Geben Sie Buchstaben (entweder Anfangsbuchstaben oder ein Wort/ Wortteil) in das Feld SuchText ein.

Nach jedem Buchstaben werden die Einträge sofort im Log/ Journal filtriert, d. h. nur die Einträge, die diese Buchstaben enthalten, werden auch angezeigt. Winjur sucht in allen Kolumnen.

Dokumenten-Vorschau

Öffnen Sie mit einem Rechtsklick über einem Dokument-Eintrag im Log/ Journal das Kontextmenü. Wählen Sie in diesem die Option "Dokument-Vorschau", um in einem Fenster eine Vorschau des Dokuments angezeigt zu bekommen.

Angezeigt werden alle Formate, die vom Betriebssystem unterstützt werden, z. B.:

• Word Dokumente
• E-Mails
• PDF Dokumente
• Excel Spreadsheets
• PowerPoint Präsentationen
• Gescannte Dokumente
• Bilder

Ansicht Log/ Journal

Klicken Sie auf Ansicht oder bewegen Sie einfach die Maus darüber: Der Dialog "Ansicht” öffnet sich.

Layout des Fensters innerhalb des Log/ Journals:
Hier können Sie verschiedene Layouts speichern oder aktivieren. Markieren Sie die Check-Box Windows Caption aktivieren, um die Fenster zu verschieben, gruppieren oder zu löschen.

Halten Sie auf dem oberen Rand eines angedockten Fensters die linke Maustaste gedrückt.

Wenn Sie anfangen ein Fenster zu verschieben, erscheint dieses Kreuz im Zentrum des Fensters automatisch:

Wenn Sie auf einen Kreuz-Arm oder das Kreuz-Zentrum das Fenster ziehen, wird hellblau die Fläche transparent markiert, in der das Fenster positioniert wird, wenn Sie die Maustaste loslassen.
(Mit dem Kreuz erscheinen auch an den Bildschirm-Rändern noch einmal einzeln die Kreuz-Arme. Auch auf diese kann das Fenster gezogen werden.)

Tipp: Falls Sie beim ersten Versuch, die Benutzeroberfläche umzustrukturieren "Chaos" produzieren, können Sie ganz leicht den Auslieferungszustand von Winjur wiederherstellen: Menüband "Extras" > Gruppe "Layouts" > Button Alles zurücksetzen.

Speichern der Layouts- und Einstellungen

Hier können Sie die von Ihnen geänderten Kolumnen, Gruppierungen etc. sichern.

Drop-down-Menüs im Log/ Journal

Für das Log Journal stehen zwei Drop-down-Menüs zur Verfügung.

• "Kategorien"
• "Quick Add": Dieselben Optionen stehen auch im Menüband "Log/ Journal" zur Verfügung. Diese sind im nächsten Kapitel näher beschrieben.