Übergabe an LEXolution.DMS

Überblick

Der beA Desk ermöglicht die direkte Übergabe von Nachrichten an LEXolution.DMS zur Archivierung und weiteren Verarbeitung.

Zweck

Die Übergabe von Nachrichten an LEXolution.DMS dient dazu:

• Nachrichten und Dokumente zu archivieren
  
• Kommunikation zentral abzulegen
  
• die weitere Verarbeitung im DMS zu ermöglichen

Vorgehen

1. Öffnen Sie einen Ordner, z. B. Posteingang oder Gesendet
   
2. Wählen Sie eine oder mehrere Nachrichten über die Checkbox aus
   
3. Klicken Sie auf „Übergabe DMS“
   
4. Wählen Sie einen Sammler aus
   
5. Bestätigen Sie mit OK

Hinweis
Es können mehrere Nachrichten gleichzeitig übergeben werden.

Verhalten

• Nachrichten werden inklusive Anhängen übergeben
  
• Die Verarbeitung erfolgt über den ausgewählten Sammler
  
• Nachrichten bleiben im beA Desk verfügbar

Nach der Übergabe

• Nachrichten sind in LEXolution.DMS verfügbar
  
• Anhänge werden als separate Dokumente gespeichert
  
• Die weitere Verarbeitung erfolgt innerhalb des DMS
  
• Die beA-Nachricht erscheint anhand des ausgewählten Sammlers in der entsprechenden Arbeitsmappe

Visuelle Kennzeichnung

Nach erfolgreicher Übergabe werden Nachrichten im beA Desk mit einem blauen Punkt markiert.

Anzeige in LEXolution.DMS

Für eine effiziente Bearbeitung von beA-Nachrichten wird empfohlen, ein eigenes Dokumentlisten-Layout mit folgenden Spalten zu konfigurieren:

• Icon
  
• Dateiendung
  
• Dokumentenquelle
  
• Status
  
• Betreff (E-Mail)
  
• Titel
  
• Erstellt am
  
• Sendedatum (E-Mail)
  
• Chronologisches Datum
  
• Absender (E-Mail)
  
• Empfänger (E-Mail)

.beamsg-Dateien können über die Spalte „Dateiendung“ gefiltert werden.

Nachrichten anzeigen

Über das Kontextmenü der Dokumentenliste:

• E-Mail-Dokumente → E-Mail / beA-Nachricht mit Anhängen anzeigen

Dabei werden angezeigt:

• die beA-Nachricht
  
• alle zugehörigen Anhänge

.beamsg-Datei

• Die .beamsg-Datei stellt das Archiv der beA-Nachricht dar
  
• Sie enthält:
  • Nachrichteninhalt
    
  • Anhänge
    
  • Prüfprotokoll
    
  • optional Versandprotokoll / Empfangsbekenntnis

Die Datei kann bei Bedarf exportiert, in .zip umbenannt und entpackt werden.

Weiterverarbeitung

Nach der Übergabe an LEXolution.DMS:

• erfolgt die Indexierung wie gewohnt
  
• unterstützte Methoden:
  • Stapelverarbeitung
    
  • Mehrfachindexierung

Hinweise

Hinweis
Struktur und Verarbeitung der Nachrichten in LEXolution.DMS hängen vom konfigurierten Sammler ab.

Hinweis
Die weitere Verarbeitung, z. B. Indexierung, Workflows und Ablage, erfolgt vollständig innerhalb von LEXolution.DMS und ist abhängig von der Systemkonfiguration.

Hinweis
Die detaillierte Bearbeitung innerhalb von LEXolution.DMS ist in der DMS-Dokumentation beschrieben.