1 Veröffentlichung von beA Desk Version 1.11
beA Desk ist als Update in Version 1.11 mit vielen Verbesserungen verfügbar.
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Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und Freude bei der Arbeit mit dem STP beA Desk.
2 Allgemeine Informationen
Nachfolgend finden Sie wichtige Hinweise, die bei der Ersteinrichtung und Nutzung des beA Desk zu beachten sind.
2.1 Vor dem ersten Start / Einrichten von Postfächern
Bevor ein Postfach im beA Desk für einen Postfachinhaber und weitere Benutzer eingerichtet und aktiviert werden kann, prüfen Sie, ob sich im Posteingang des Postfachinhabers im beA Web Client noch Nachrichten befinden. Diese Nachrichten können Sie vor der Nutzung des Postfachs mit beA Desk in einen separaten Unterordner verschieben. Wenn die Nachrichten nicht verschoben werden, werden sie vom beA Desk abgerufen und erscheinen dort im Posteingang.
Gleiches gilt für den Ordner „Gesendet“ im beA Web Client, der vom beA Desk überwacht wird. Auch dieser Ordner sollte vor der ersten Nutzung eines Postfachs leer sein. Sie können einen Unterordner erstellen und die Nachrichten dorthin verschieben.
Wichtig: Der Benutzer aus dem STP User Management, der dem Postfach als Postfachinhaber zugeordnet wird, kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden. Stellen Sie daher sicher, dass dieser Benutzer korrekt zugeordnet ist.
2.2 Der Signaturordner
Mit dem beA Desk können mehrere Nachrichtenentwürfe einschließlich Anhängen, die als „Dokumente“ markiert sind, oder elektronische Empfangsbekenntnisse (eEBs) in einem Vorgang über den sogenannten Signaturordner signiert werden (Stapelsignatur).
Verfügbare Schnittstellen für Signaturkomponenten sind:
- SecSigner von SecCommerce
- beA Desk Signer der STP GmbH
2.3 Benutzer- und Rollenverwaltung
Um sich am beA Desk anzumelden, legen Sie den Benutzer zunächst im zentralen STP User Management an und weisen Sie ihn den entsprechenden unten aufgeführten Gruppen zu. Wenn Sie die Gruppenzugehörigkeit eines Benutzers ändern, kann es bis zu 5 Minuten dauern, bis diese Änderung im beA Desk verfügbar ist.
Die Untergruppen der Hauptgruppe „beA“ stellen gleichzeitig die fachlichen Rollen der Benutzer im STP beA Desk dar. Bitte ordnen Sie Ihre Benutzer entsprechend ihrer fachlichen Tätigkeit den jeweiligen Gruppen zu.
Beschreibung der fachlichen Rollen:
- Gruppe beA-OfficeManager: Office Manager sind
berechtigt, Postfächer einzurichten und Berechtigungen für Postfächer zu
vergeben.
- Gruppe beA-Rechtsanwalt: Berechtigt zum Erstellen
von Nachrichtenentwürfen sowie, abhängig von den BRAK-Berechtigungen,
zum Senden und Empfangen von Nachrichten.
- Gruppe beA-Sachbearbeiter: Berechtigt zum Erstellen
von Nachrichtenentwürfen sowie, abhängig von den BRAK-Berechtigungen,
zum Senden und Empfangen von Nachrichten.
- Gruppe beA-Sekretariat: Berechtigt zum Erstellen von Nachrichtenentwürfen sowie, abhängig von den BRAK-Berechtigungen, zum Senden und Empfangen von Nachrichten.
Hinweis
Wenn Sie im beA Desk
mit der Maus über den Benutzernamen fahren, zeigt ein Tooltip alle
aktiven Rollen an.
2.4 Berechtigungen für beA-Postfächer im BRAK Web Client setzen
Die Authentifizierung und Autorisierung der Benutzer für den beA-Zugriff erfolgt über Zertifikate, Zugangskarten und Berechtigungen, die im beA Web Client konfiguriert werden.
Nach der Vergabe der Berechtigungen im Web Client können Benutzer im beA Desk über den Einstellungsdialog für Postfächer berechtigt werden.
Dadurch können Benutzer Nachrichten vorbereiten, auch wenn sie keinen direkten Zugriff auf das beA-Portal haben.
Ein grüner Online-Indikator im beA Desk zeigt an, ob ein Benutzer für ein Postfach autorisiert ist.
2.5 Umgang mit als „Vertraulich“ markierten Nachrichten
Der beA Desk kann als „Vertraulich“ markierte Nachrichten abhängig von den Zertifikatsberechtigungen abrufen und anzeigen.
Diese Nachrichten werden mit einer roten Markierung
gekennzeichnet.
Der Nachrichteninhalt bleibt lesbar.
2.6 Unterstützung für XJustiz
beA Desk unterstützt die Verarbeitung und Erstellung strukturierter XJustiz-Datensätze.
Neuere Versionen werden während Übergangsphasen parallel zu älteren
Versionen unterstützt.
Dynamische Codelisten werden automatisch aktualisiert, sofern
verfügbar.
2.7 Unterschiede zwischen beA Desk und beA Web Client
Wenn Sie eine Nachricht mit einem strukturierten XJustiz-Datensatz senden:
- Es muss ein Empfängeraktenzeichen eingegeben
werden
- Andernfalls schlägt der Versand fehl
Im beA Web Client ist ein Versand ohne Aktenzeichen möglich, dabei wird jedoch ein leerer Wert übertragen.
2.8 beA Desk ist kein Archivsystem
Der beA Desk ist nicht als Archivsystem ausgelegt.
Nachrichten sollten regelmäßig:
- exportiert
- extern archiviert
- nach der Verarbeitung gelöscht werden
Hinweis
Für eine gute
Performance sollten maximal 300 Nachrichten pro Postfach nicht
überschritten werden.
Tipp
Über alle Postfächer
hinweg sollten mehr als 1.000 Nachrichten vermieden werden.
Es wird empfohlen, eine regelmäßige Export- und Archivierungsroutine
einzurichten.
3 Produktintegration
3.1 Integration mit Winsolvenz
- Erstellung von Gerichtstabellendateien über „beA Transfer“
- Übermittlung von Dokumenten über DMS
- Unterstützung der Rangbehandlung in neueren Versionen
3.2 Integration mit Documents (DMS)
- Direkte Übergabe von Dokumenten an beA Desk
- Export von Nachrichten inklusive Anhängen
- Verknüpfung von
.beamsg-Archiven mit Anhängen
- Exportierte Nachrichten werden mit einem blauen Punkt markiert
- Verwendung bestehender Sammler-Konfigurationen
3.3 Integration mit Input Management
beA-Nachrichten können direkt an Input Management zur automatisierten Verarbeitung übergeben werden.
3.4 Integration mit Legal Workspace (FLOW)
In FLOW erstellte Nachrichten können direkt an den beA Desk übergeben werden.
4 beA Desk verwendet die BRAK-KSW-Schnittstelle
Die Kommunikation zwischen beA Desk und dem BRAK-Netzwerk erfolgt über die KSW-Schnittstelle.
4.1 Aktuelle Meldungen zum beA-Netzwerk
Den Systemstatus können Sie hier prüfen:
https://portal.beasupport.de/verfuegbarkeit
4.2 Terminalserver
Der beA Desk kann vollständig auf Terminalservern genutzt werden, ohne dass beA Client Security erforderlich ist.
4.3 Automatische Synchronisation
- Nachrichten werden automatisch synchronisiert
- Standardintervall: alle 10 Minuten
Eingehende Nachrichten werden verschoben nach:
„STP beA Desk Inbox“
Gesendete Nachrichten werden nach Bestätigung verschoben nach:
„STP beA Desk Sent“
4.4 Arbeitsspeicherverbrauch
Zu erwartender zusätzlicher Arbeitsspeicherverbrauch:
- ca. 700 MB pro Benutzer
- kann 1 GB überschreiten
4.5 Versandprotokoll
Versandprotokolle können im Ordner Gesendet geprüft werden.
4.6 Nachrichten mit Fehler „F001“
- Nachrichten können aufgrund von Übertragungsfehlern
fehlschlagen
- Sie werden in Sende-Fehler verschoben
- Sie können in Entwürfe kopiert und erneut versendet werden
4.7 Adresssuche
Empfänger können im BRAK-Verzeichnis gesucht und als Favoriten gespeichert werden.
4.8 Lesestatus
Nachrichten bleiben im beA Web Client als „Ungelesen“ markiert, auch wenn sie im beA Desk gelesen wurden.
4.9 Nachrichtenexport
Exportierte Nachrichten werden als .beamsg-Dateien
gespeichert.
Diese entsprechen nicht vollständig den Exporten aus dem beA Web Client.
5 Integration von Signaturkomponenten
Der beA Desk unterstützt:
- SecCommerce SecSigner
- beA Desk Signer
Beide ermöglichen die Stapelsignatur von Dokumenten.
6 Installation und Update
Details finden Sie in der separaten Installationsanleitung:
„beA Desk – Installationsanleitung und technische Grundlagen“
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