FAQ

Allgemein

Wofür wird der beA Desk verwendet?

Der beA Desk ist eine Desktop-Anwendung zur Verwaltung der elektronischen Rechtskommunikation über das beA-System. Er ermöglicht das Senden, Empfangen, Bearbeiten und Archivieren von Nachrichten sowie die Integration in nachgelagerte Systeme wie LEXolution.DMS oder Input Management.

Funktioniert der beA Desk ohne Verbindung zum beA-System?

Ja, der beA Desk kann offline verwendet werden.
Das Senden und Abrufen von Nachrichten sowie die Empfängerauswahl aus dem Verzeichnis erfordern jedoch eine aktive Verbindung zum BRAK-Server.

Im Offline-Modus gilt zusätzlich:

• ❌ keine Empfängersuche möglich
  
• ❌ kein Abruf neuer Nachrichten
  
• ❌ kein Versand möglich
  
• ✅ Entwürfe können erstellt und bearbeitet werden

Ist der beA Desk ein Archivsystem?

Nein.
Der beA Desk ist nicht für die langfristige Speicherung ausgelegt.

Nachrichten sollten regelmäßig: - exportiert
- archiviert (z. B. in LEXolution.DMS)
- und aus dem beA Desk entfernt werden

Postfächer & Einrichtung

Kann der Postfachinhaber nachträglich geändert werden?

Nein.
Sobald ein Postfach erstellt und gespeichert wurde, kann der Postfachinhaber nicht mehr geändert werden.

Was sollte vor der erstmaligen Einrichtung eines Postfachs beachtet werden?

Vor der Nutzung eines Postfachs im beA Desk:

• sicherstellen, dass Posteingang und Gesendet-Ordner im beA Web Client leer sind
  
• oder vorhandene Nachrichten in Unterordner verschieben

Andernfalls werden bestehende Nachrichten in den beA Desk importiert.

Warum sind Änderungen an Benutzerrollen nicht sofort sichtbar?

Änderungen im STP User Management können bis zu 5 Minuten benötigen, bis sie im beA Desk wirksam werden.

Nachrichten & Versand

Warum kann eine Nachricht nicht gesendet werden?

Mögliche Gründe:

• fehlende Pflichtfelder (z. B. Empfänger, Betreff)
  
• ungültiger Empfänger (z. B. falsche Safe-ID)
  
• fehlende Berechtigungen für das ausgewählte Postfach
  
• fehlende strukturierte Daten (z. B. Aktenzeichen, wenn erforderlich)

Details finden Sie im Ordner Sende-Fehler.

Was bedeutet der Validierungsstatus?

Der Validierungsstatus prüft technische Anforderungen wie:

• Anzahl der Anhänge (< 100)
  
• Größe der Anhänge (< 60 MB)
  
• Pflichtfelder

⚠️ Er verhindert das Senden nicht. Nachrichten können trotz Warnungen versendet werden.

Warum bleibt eine Nachricht im Postausgang?

Eine Nachricht verbleibt im Postausgang, bis:

• der BRAK-Server die Nachricht akzeptiert hat
  
• ein Zustellzeitpunkt vorliegt

Erst dann wird die Nachricht in den Ordner „Gesendet“ verschoben.

Sollte der beA Desk direkt nach dem Versand geschlossen werden?

Nein.
Es wird empfohlen zu warten, bis eine Message-ID angezeigt wird.
Ein zu frühes Schließen der Anwendung kann den Versandvorgang unterbrechen.

Was bedeutet die Message-ID?

Die Message-ID wird vom BRAK-Server vergeben und bestätigt, dass:

• die Nachricht erfolgreich übermittelt wurde
  
• die Zustellung eingeleitet wurde

Hinweis
Schließen Sie den beA Desk nicht, bevor die Message-ID angezeigt wird.

eEB (Empfangsbekenntnis)

Was bedeuten die eEB-Symbole?

• Offener Umschlag → eEB angefordert
  
• Geschlossener Umschlag → Antwortentwurf vorhanden
  
• Blauer Haken → eEB gesendet
  
• Grünes Label → Antwort erhalten

Warum kann ich nicht auf ein eEB antworten?

Stellen Sie sicher:

• die Nachricht enthält eine eEB-Anforderung
  
• Sie sind am BRAK-Server angemeldet

Signaturen

Warum wird ein Dokument nicht im Signaturordner angezeigt?

Nur Dokumente mit dem Typ „Schriftsatz“ oder eEB-Antworten werden im Signaturordner angezeigt.

Warum kann ein Dokument nicht signiert werden?

Mögliche Gründe:

• keine Signaturkomponente installiert (SecSigner / beA Desk Signer)
  
• Dokument nicht als „Schriftsatz“ gekennzeichnet
  
• fehlende Berechtigungen für das Zertifikat

Synchronisation & Systemverhalten

Wie oft erfolgt die Synchronisation?

Der beA Desk synchronisiert sich alle 10 Minuten mit dem BRAK-Server.

Dabei werden:

• neue Nachrichten abgerufen
  
• Versandstatus aktualisiert

Warum sind Nachrichten im beA Web Client weiterhin als ungelesen markiert?

Der Lesestatus im beA Desk ist unabhängig vom beA Web Client.

Aufgrund technischer Einschränkungen der BRAK-Schnittstelle:

• können Nachrichten im Web Client nicht automatisch als „gelesen“ markiert werden

Warum gibt es Verzögerungen zwischen beA Desk und Web Client?

Die Synchronisation erfolgt periodisch (alle 10 Minuten).
Dadurch kann es zu temporären Unterschieden zwischen den Systemen kommen.

Limits & Performance

Gibt es eine Begrenzung für Nachrichten?

Ja.

Für eine optimale Performance:

• max. 300 Nachrichten pro Postfach (Posteingang + Gesendet + Papierkorb)

Über alle Postfächer hinweg:

• sollten 1.000 Nachrichten nicht überschritten werden

Warum ist die Performance eingeschränkt?

Mögliche Gründe:

• zu viele gespeicherte Nachrichten
  
• große Anhänge
  
• unzureichender Arbeitsspeicher (insbesondere auf Terminalservern)

Fehler & Sonderfälle

Was bedeutet der Fehler „F001“?

Dieser Fehler bedeutet:

• die Nachricht konnte nicht an den Intermediär des Empfängers zugestellt werden

Lösung:

• Nachricht in den Entwürfe-Ordner verschieben
  
• erneut versenden

Zusätzlich:

• die fehlgeschlagene Nachricht im Postausgang des beA Web Clients löschen

Warum befindet sich eine Nachricht im Ordner „Sende-Fehler“?

Die Nachricht konnte nicht gesendet werden aufgrund von:

• ungültigen Daten
  
• fehlenden Berechtigungen
  
• technischen Problemen

Öffnen Sie das Fehlerprotokoll für Details.

Warum kann ich keinen Empfänger auswählen?

Die Empfängersuche erfordert:

• eine aktive Verbindung zum BRAK-Server

Integration

Wie werden Nachrichten an das DMS übergeben?

Nachrichten werden übertragen als:

• .beamsg-Archiv
  
• plus Anhänge als separate Dateien (optional)

Wie werden Nachrichten im Input Management verarbeitet?

Nachrichten werden:

• als .beamsg übertragen
  
• Anhänge extrahiert und verarbeitet
  
• automatisch klassifiziert und zugeordnet

Werden alle Inhalte im Input Management verarbeitet?

Nein.

Folgende Inhalte werden nicht verarbeitet:

• digitale Signaturen
  
• Zertifikate
  
• verschlüsselte Anhänge
  
• Zustellnachweise

Technische Hinweise

Warum wird mehr Arbeitsspeicher benötigt?

Für jede aktive Benutzersitzung wird eine eigene KSW-Schnittstelleninstanz gestartet.

Typischer Speicherverbrauch:

• ca. 500 MB pro Benutzer
  
• kann je nach Nachrichtengröße über 1 GB steigen

Kann der beA Desk auf einem Terminalserver verwendet werden?

Ja.
Der beA Desk wird in Terminalserver-Umgebungen vollständig unterstützt.

Was passiert beim Schließen des beA Desk?

Das Schließen des Fensters beendet die Anwendung nicht vollständig.

• Der beA Desk läuft im Hintergrund weiter (Tray)

Zum vollständigen Beenden:

• über das Tray-Icon → „Beenden“ auswählen