Handover to Input Management

Übergabe an Input Management

Die Übergabe von beA-Nachrichten an Input Management (IM) ermöglicht die automatisierte Weiterverarbeitung eingehender Nachrichten. Dazu gehören unter anderem die Klassifizierung, die Zuordnung zu Akten sowie die Weiterleitung an Documents.

Vorgehen

1. Öffnen Sie den gewünschten Postfachordner im beA Desk.
   
2. Wählen Sie eine oder mehrere Nachrichten zur Übergabe aus, indem Sie die entsprechende Checkbox aktivieren.
   
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „[Übergabe Input Management]“.

Hinweis
Bitte geben Sie den vollständigen und korrekten Namen des Ziel-Stacks im Input Management manuell ein. Es gibt keine Auswahlliste verfügbarer Ziel-Stacks.

Die Übergabe an Input Management ist nur im Posteingang verfügbar.
Diese Funktion steht in anderen Ordnern (z. B. Gesendet oder Entwürfe) nicht zur Verfügung.

4. Die Verarbeitung wird im Hintergrund gestartet.

Nach der Übergabe

Die Nachricht wird inklusive aller Anhänge als .beamsg-Datei an Input Management übergeben. Der beA Desk überträgt dabei sowohl die .beamsg-Datei als auch alle Anhänge separat. Obwohl Input Management Anhänge auch selbst aus einer .beamsg-Datei extrahieren kann (z. B. bei manueller Übergabe über die IM-Weboberfläche), wird diese Methode bei der Übergabe aus dem beA Desk nicht verwendet – hier erfolgt die Übergabe bewusst getrennt, um eine direkte Weiterverarbeitung zu ermöglichen.

Hinweis
Im Gegensatz zur Funktion „Übergabe DMS“ gibt es im beA Desk keine sichtbare Kennzeichnung (z. B. blauer Punkt). Die Verarbeitung kann im Input Management oder in Documents nachverfolgt werden.

• Das System extrahiert automatisch:

  • alle Anhänge (z. B. PDF, DOCX, TIFF)
    
  • relevante Metadaten wie Absender, Betreff und Sendedatum
    
  • den Nachrichtentext (sofern vorhanden)

Anschließend erfolgt die Übergabe an Input Management, wo die automatische Klassifizierung und Zuordnung stattfindet. Die beA-Nachricht selbst wird als solche erkannt und klassifiziert, während die Anhänge durch KI-gestützte Auswertung (basierend auf Inhalt, OCR-Daten und Metadaten) unterschiedlichen Dokumentklassen zugeordnet werden – z. B. Gerichtspost, allgemeine Post oder Forderungsanmeldungen.

Je nach Konfiguration der Dokumentklassen kann es vorkommen, dass einzelne Anhänge unterschiedliche Verarbeitungswege in Documents durchlaufen.

Die Zuordnung zu Akten oder Vorgängen (z. B. Insolvenzverfahren) erfolgt durch Input Management, während eine Weiterleitung als Aufgabe durch Documents selbst umgesetzt wird, da Input Management keine eigene Aufgabenfunktion besitzt.

Eine detaillierte Beschreibung dieser Prozesse finden Sie in der Input-Management-Dokumentation.

Informationen zur .beamsg-Datei und Verarbeitung im Input Management

Was ist eine .beamsg-Datei?

Eine .beamsg-Datei ist das Paketformat, in dem eine beA-Nachricht inklusive aller zugehörigen Daten vom beA Desk an Input Management übergeben wird. Diese Datei enthält neben dem eigentlichen Nachrichtentext alle Anhänge sowie wichtige Metadaten für die Weiterverarbeitung, wie z. B. Absenderinformationen, Betreff und Sendedatum. Zusätzlich sind häufig Audit-Logs sowie gegebenenfalls Übertragungsprotokolle oder Zustellnachweise enthalten.

Welche Inhalte verarbeitet Input Management?

Input Management extrahiert und verarbeitet insbesondere folgende Inhalte aus der .beamsg-Datei:

• den Nachrichtentext (sofern vorhanden)
  

• alle enthaltenen Anhänge (z. B. PDF, DOCX, TIFF)

• relevante Metadaten:

  • Aktenzeichen (AZ): wird automatisch aus der angehängten xjustiz.xml ausgelesen und zur Zuordnung verwendet
    
  • Absender, Betreff, Sendedatum etc.: müssen über individuell konfigurierte Erkennungsregeln definiert werden – sie werden nicht automatisch extrahiert

• rechtlich relevante Daten wie VHN-Dateien (Vertrauensnachweis) und Audit-Logs

Die beA-Nachricht selbst wird fest als beA-Nachricht klassifiziert. Eine Klassifizierung erfolgt nur für die enthaltenen Anhänge, die automatisch analysiert und anhand ihres Inhalts einer passenden Dokumentklasse zugeordnet werden. Anschließend werden die Dokumente einer Akte zugewiesen und für weitere Arbeitsprozesse verwendet.

Verarbeitung von .beamsg-Dateien im Input Management

Input Management (IM) behandelt .beamsg-Dateien als spezielle Dokumentpakete, die Nachrichtentext und mehrere Anhänge enthalten. Dabei erfolgen unter anderem folgende Schritte:

• Optische Zeichenerkennung (OCR): Umwandlung gescannter Dokumente in maschinenlesbaren Text
  

• Texterkennung und -extraktion: Identifikation relevanter Textstellen anhand konfigurierbarer Regeln
  

• Klassifizierung: KI-gestützte Klassifizierung der Dokumente basierend auf Inhalt und Metadaten. Jedes Dokument wird automatisch einer Dokumentklasse zugeordnet (z. B. Gerichtspost, allgemeine Post, Forderungsanmeldung). Diese Klassifizierung erfolgt vor der regelbasierten Verarbeitung, da sie bestimmt, welche Informationen aus dem OCR-erkannten Text extrahiert werden sollen.
  Die anschließende Zuordnung zu Akten oder Vorgängen erfolgt regelbasiert durch das Auslesen definierter Merkmale aus dem maschinenlesbaren OCR-Text – innerhalb der jeweils erkannten Dokumentklasse.

• Workflow-Automatisierung: Die Auslösung von Aufgaben erfolgt ausschließlich in Documents. Input Management übergibt lediglich eine pro Dokumentklasse konfigurierte Vorverarbeitungsvorlage, die in Documents hinterlegt ist und dort weiterverarbeitet wird (z. B. durch Zuordnung einer Aufgabenvorlage).

Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die Aufgabensteuerung nicht im Input Management erfolgt, sondern ausschließlich in Documents. Input Management übergibt lediglich die konfigurierte Vorverarbeitungsvorlage je Dokumentklasse.

Abschließend werden die im Input Management verarbeiteten Dokumente und extrahierten Anhänge an Documents übergeben.

Die Zuordnung zur Akte erfolgt bereits im Input Management, da dies Voraussetzung für die Zuordnung von Beteiligten ist. Documents übernimmt diese Zuordnung und stellt die korrekte Archivierung sowie Weiterverarbeitung innerhalb der jeweiligen Akte sicher.

Welche Inhalte werden nicht verarbeitet?

Folgende Informationen werden nicht durch Input Management verarbeitet:

• Digitale Signaturen und Zertifikatsprüfungen (werden durch das beA-System der BRAK durchgeführt)
  
• Übertragungs- und Zustellnachweise
  
• Verschlüsselte oder passwortgeschützte Anhänge
  
• Kontextinformationen wie „Antwort auf“-Verknüpfungen

Diese Daten verbleiben im beA-System und dienen der Authentizitätsprüfung.

Inhalt der .beamsg-Datei

• Nachrichtentext
  
• Anhänge
  
• Audit-Log
  
• Optional: Übertragungsprotokoll oder Zustellnachweis

Wichtige Hinweise:
- Verschlüsselte oder passwortgeschützte Anhänge werden nicht verarbeitet.
- Die Prüfung von Signaturen oder Zertifikaten erfolgt durch das beA-System der BRAK, nicht durch Input Management.

Einrichtung und Konfiguration

Verbindung zu einem IM-System herstellen

Ermittlung der System-ID des DMS-Servers

Die für die Konfiguration benötigte System-ID wird aus der Datenbanktabelle tblDatabaseId des DMS-Servers ausgelesen.

Konfiguration am beA Message Server (appSettings)

{
  "ImSettings": {
    "ImUrl": "https://stppde.stp-cloud-staging.de/",
    "SkipCertificateValidation": false,
    "ImUser": "bea_technik01@mail.invalid",
    "ImPassword": "********"
  }
}

Nach dem Speichern der Einstellungen muss der Message Server neu gestartet werden.

Verbindung mehrerer IM-Systeme (Multi-Mapping)

Seit Version 1.5 ist es möglich, mehrere IM-Systeme unterschiedlichen DMS-Systemen zuzuordnen.

Beispiel für eine Erweiterung der appSettings

{
  "DmsServerSettings": {
    "Servers": [
      { "SystemId": "ID-1", "Description": "DMS auf app09" },
      { "SystemId": "ID-2", "Description": "DMS auf app01" }
    ]
  },
  "DmsToImMapping": [
    {
      "DmsServerSystemId": "ID-1",
      "ImUrl": "https://im1.stp-cloud.de",
      "ImUser": "user1@mail.invalid",
      "ImPassword": "********"
    },
    {
      "DmsServerSystemId": "ID-2",
      "ImUrl": "https://im2.stp-cloud.de",
      "ImUser": "user2@mail.invalid",
      "ImPassword": "********"
    }
  ]
}

Fallback: Wird kein passendes Mapping gefunden, greift die Standardkonfiguration unter „ImSettings“.

Validierung und Verarbeitung im Input Management Nach erfolgreicher Übergabe können die Nachrichten im Input Management unter „Show Stacks“ eingesehen werden: URL: https://stppde.stp-cloud-staging.de/im/clickworkingv2/#/ Suche über [Strg] + [F] oder die Dokumenthistorie

Ein Stack enthält Nachricht, Anhänge und Metadaten zur Verarbeitung.