- Vorraussetzung
- Tapi-Treiber Test
- Installation advophone Singleline-Version
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Installation advophone Multiline-Version
Vorraussetzung
Um die advophone Telefonie-Schnittstelle nutzen zu können benötigen Sie einen CTI-fähigen Tapi-Treiber.
Dieser Tapi-Treiber muss vorher von Ihnen oder ihrem Telefonie-Ansprechpartner installiert und konfiguriert worden sein.
Es ist möglich einen Multiline-Tapi-Treiber zu nutzen (Installation und Einrichtung am advoware Server) oder einen Singleline-Tapi-Treiber (Installation und Einrichtung an den einzelnen Arbeitsplätzen/Clients).
Je nachdem welche Art von Tapi-Treiber ihr Telefondienst-Anbieter bereitstellt, gibt es bestimmte Funktionen/Einschränkungen die damit einhergehen.
Tapi-Treiber Test
Um die Kompatibilität des Tapi-Treibers mit unserer Telefonie-Schnittstelle zu prüfen, müssen die einzelnen Tapi-Leitungen mit einem Leitungsbeobachter auslesbar und ansprechbar sein. Das bedeutet, dass es möglich sein muss, einen Anruf über die Tapi-Leitung zu tätigen.
Sie können hierfür z.B. die vorinstallierte Windows-Wählhilfe "Dialer" nutzen oder die "Phone.exe" aus dem Internet herunterladen.
Gehen Sie hier auf "Extras" > "Verbinden über" und wählen hier die zu testende Leitung+Adresse aus.
Bestätigen Sie dies mit "OK" und geben Sie in dem Feld "Rufnummer" eine gültige Rufnummer (Festnetz oder Mobil) ein. Gegebenenfalls ist ihre Tapi-Leitung so konfiguriert, dass Sie mit einer zusätzlichen "0" heraustelefonieren, ergänzen Sie hier dementsprechend.
Sobald Sie auf "Wählen" klicken, sollte der Anruf bei der gewählten Rufnummer ankommen.
-> In diesem Fall kann die advophone-Einrichtung fortgesetzt werden.
Sollte der Anruf bei der gewählten Rufnummer nicht ankommen, können Sie den Dienst "Telefonie" neustarten, um den Tapi-Treiber neuzustarten.
-> Falls der Anruf weiterhin nicht durchgeht, kann die advophone-Einrichtung NICHT fortgesetzt werden.
Bitte wenden Sie sich hier an ihren Telefonie-Ansprechpartner.
Installation advophone Singleline-Version
Die Singleline-Version kann normalerweise von jedem Benutzer selbst eingerichtet werden.
Bitte beachten Sie, dass die Kommunikationsleiste nicht zusammen mit der Singleline-Version arbeitet, da sich die Tapi-Leitungen aufgrund der Arbeitsplatz-Trennung nicht untereinander sehen können und die Kommunikationsleiste daher nicht den Telefonie-Status der anderen Benutzer anzeigen kann.
1. DLLs einrichten
Um die advophone Singleline-Version installieren zu können, benötigen Sie die dazugehörigen DLL-Dateien.
Diese finden Sie in unserem Downloadbereich unter "advoware Telefonie Einzelplatz-Version.zip".
Advoware - Downloadbereich
Entpacken Sie diese Zip-Datei und kopieren Sie den Inhalt in ihr advoware Installationsverzeichnis (z.B. C:\Advoweb\advoware).
WICHTIG! Sollten sich dort schon Dateien mit dem gleichen Namen befinden, ersetzen Sie diese nicht.
Dies bedeutet, dass die Telefonie vorher schon einmal versucht wurde einzurichten.
Es sollten entweder 6 oder 8 DLLs sein, welche mit "FCTI" beginnen.
Tauschen Sie diese bitte komplett aus, um eine Versionsmischung zu vermeiden.
2. Schnittstelle aktivieren
Danach können Sie die Telefonie-Schnittstelle in advoware aktivieren, dies muss pro Datenpool gemacht werden.
Die Option finden sie in den "Grundeinstellungen > Kanzleiorganisation > Optionen" und setzen dort den Haken bei "Schnittstelle aktivieren":
3. Schnittstelle einrichten
Starten Sie advoware an ihrem Arbeitsplatz neu. Danach sollte das folgende Einstellungsfenster aufgehen:
Wählen Sie hier ihre Leitung unter "Gerät auswählen" aus, tragen die zweistellige Durchwahl ein und setzen den Haken bei "Kanonisches Format".
Falls Sie mit einer zusätzlichen Null heraustelefonieren, müssen Sie diese unter "Amtkennziffer" eintragen.
Sollte sich dieses Fenster nicht öffnen, können Sie dies in advoware unter "Optionen > Telefonie > Netzwerkeinstellungen" aufrufen.
Diese Einstellung muss pro Arbeitsplatz durchgeführt werden, Arbeitsplätze die die Telefonie-Schnittstelle nicht nutzen, können diese unter "Optionen > Telefonie > Schnittstelle nicht laden" wieder ausstellen.
Beachten Sie, dass bei erneutem Aufrufen der "Netzwerkeinstellungen" der Arbeitsplatz kurzeitig die Verbindung zur Tapi-Leitung verliert. Diese sollte sich nach spätestens ein paar Minuten erneuern. Alternativ können Sie advoware an diesem Platz neustarten, allerdings benötigt advoware zum beenden der Verbindung hier einen Moment länger.
4. Standort für die Rufnummer-Erkennung einrichten
Öffnen Sie unter Windows "Telefon und Modem". Dort sollte im Zuge der Tapi-Installation ein Standort gesetzt sein. Falls nicht muss dieser noch nachträglich erstellt werden, damit Rufnummern in advoware im Hintergrund der Datenbank in das kanonische Format umgewandelt werden können.
Dies ist für die Rufnummer-Erkennung und die daraus resultierende Zuordnung zu den Kontakten und deren Akten notwendig.
WICHTIG! Tragen Sie unter Ortskennzahl ihre Vorwahl ohne "0" oder "+49" ein, da dies schon durch "Land/Region Deutschland" ergänzt wird.
Tragen Sie unter den Amtskennziffern und Netzkennzahlen keine zusätzliche Null ein, da diese eventuell bereits in den Netzwerkeinstellungen von advoware hinterlegt wurden.
5. Rufnummer-Zuordnung für das Telefonprotokoll
Damit die Telefonprotokolle richtig gespeichert werden können, muss bei jedem Mitarbeiter unter
"Grundeinstellungen > Kanzleiorganisation > Mitarbeiter > Doppelklick auf Mitarbeiter" die zweistellige Nebenstelle unter "Telefon (Durchwahl)" eingetragen sein.
Es kann sein, dass eine Aufforderung dazu direkt nach der Einrichtung der "Netzwerkeinstellungen" in advoware aufgeht.
Installation advophone Multiline-Version
Die Multiline-Version sollte auf dem advoware-Server installiert und eingerichtet werden.
Die vollständige Einrichtung ist im Normalfall nicht ganz ohne Unterstützung durch den advoware Support möglich z.B. bei der Bereitstellung des Telefonie-Keys.
1. Steuerkonsole installieren
Laden Sie die "advoware Telefonie Netzwerk-Version.exe" aus unserem Downloadbereich herunter:
Advoware - Downloadbereich
Führen Sie diese am advoware Server aus. Hier müssen Sie im weiteren Verlauf "Programm installieren" > "Weiter" > "CTI Server" > "Weiter" anklicken.
Danach werden Sie aufgefordert die Leitungen aus dem Tapi-Treiber auszuwählen.
Hier gibt es folgendes zu beachten:
-Das Programm wird im Demo-Modus installiert und es können maximal 4 Leitungen ausgewählt werden
-der Demo-Modus kann erst nach der vollständigen Installation freigeschaltet werden
-Wenn kein Tapi-Treiber/ keine Leitungen ausgewählt werden können, kann die Installation nicht abgeschlossen werden. Daher ist es ZWINGEND erforderlich, dass ein Tapi-Treiber installiert ist.
Bestätigen sie die weiteren Fenster um die Installation abzuschließen.
Die Einstellungen für die Amtsholung können auch noch nachträglich angepasst werden.
Schließen Sie das Setup ab und geben den Port 2501 in der Firewall TCP eingehend frei.
2. Steuerkonsole konfigurieren
Starten Sie die advophone Steuerkonsole und tragen Sie den Telefoniekey ein.
WICHTIG: Den Telefoniekey müssen Sie beim advoware Support anfordern. Sofern Sie die Telefonie-Schnittstelle bereits genutzt haben und einen Umzug durchführen, finden Sie den Key als XML-Datei in folgendem Verzeichnis: C:\Program Files (x86)\Advo-phone\App
Ohne diesen Key können Sie im Regelfall stets nur 1x Leitung zur gleichen Zeit nutzen, auch wenn durch die Demo-Version 4x Leitungen ausgewählt werden können.
Sollte die Verknüpfung zur Steuerkonsole auf dem Desktop fehlen, können Sie diese durch ausführen der "FCTISRVCPL.exe" im Verzeichnis "C:\Program Files (x86)\Advo-phone\App" ausführen.
Erstellen Sie von dieser Datei einfach eine Desktop-Verknüpfung.
Im Reiter "Durchwahlen" können Sie die benötigten Leitungen mit den richtigen Durchwahlen/Nebenstellen eintragen. Entfernen Sie die Nebenstellen die nicht benötigt werden, damit diese keine Lizenzen verbrauchen.
Die Leitungen die nicht geladen bzw. Lizenziert werden können, sind ausgegraut dargestellt.
Klicken Sie danach auf "Übernehmen".
Im Reiter "Benutzerverwaltung" sollten nun alle aktiven Leitungen angezeigt werden. Markieren Sie alle und fügen diese per Rechtsklick unter "Gruppenzuordnung" einer Gruppe hinzu, z.B. Gruppe 1.
Im Reiter "TAPI-Sonderbehandlung" muss der Haken bei "Rufnummern in das kanonische Format umwandeln" gesetzt sein.
Im Reiter "Anlageneinstellungen" können Sie noch zusätzlich unter "Amt" eine 0 für die Amtsholung eintragen, sofern Sie um aus ihrem System herauszutelefonieren eine zusätzliche 0 vorwählen müssen.
Ansonsten kann dieses Feld frei bleiben.
Klicken Sie abschließend auf "Server starten" um den advo-phone-Dienst zu starten
3. DLLs einrichten
Stellen Sie sicher, dass im Windows Datei-Explorer die Dateinamenerweiterungen aktiviert sind.
Benennen Sie die "advoware Telefonie Netzwerk-Version.exe" in "advoware Telefonie Netzwerk-Version.zip" um und entpacken diese.
Folgende 8 DLL-Dateien aus diesem entpackten Ordner, müssen in das advoware-Installationsverzeichnis
(z.B. C:\Advoweb\advoware) hinein kopiert werden:
-FCTIACD.DLL
-FCTICAN.DLL
-FCTICLNT.DLL
-FCTIDATA.DLL
-FCTIINI.DLL
-FCTILANG.DLL
-FCTIPHHK.DLL
-FCTISMTG.DLL
WICHTIG! Sollten sich dort schon Dateien mit dem gleichen Namen befinden, ersetzen Sie diese nicht.
Dies bedeutet, dass die Telefonie vorher schon einmal versucht wurde einzurichten.
Es sollten entweder 6 oder 8 DLLs sein, welche mit "FCTI" beginnen.
Tauschen Sie diese bitte komplett aus, um eine Versionsmischung zu vermeiden.
4. Schnittstelle aktivieren
Danach können Sie die Telefonie-Schnittstelle in advoware aktivieren, dies muss pro Datenpool gemacht werden.
Die Option finden sie in den "Grundeinstellungen > Kanzleiorganisation > Optionen" und setzen dort den Haken bei "Schnittstelle aktivieren":
5. Schnittstelle einrichten
Starten Sie advoware an ihrem Arbeitsplatz neu. Danach sollte das folgende Einstellungsfenster aufgehen:
Tragen Sie unten den folgenden Feldern die nötigen Daten ein:
-Servername = Server-Hostname oder Server-IP-Adresse
-Port = 2501
-Eigene Durchwahl = tragen Sie hier ihre zwei- bis dreistellige Durchwahl ein z.B. "22" oder "102"
-Anmeldename = tragen Sie einen beliebigen Anmeldenamen ein, dieser dient lediglich zur Unterscheidung
Sollte sich dieses Fenster nicht öffnen, können Sie dies in advoware unter "Optionen > Telefonie > Netzwerkeinstellungen" aufrufen.
Diese Einstellung muss pro Arbeitsplatz durchgeführt werden, Arbeitsplätze die die Telefonie-Schnittstelle nicht nutzen, können diese unter "Optionen > Telefonie > Schnittstelle nicht laden" wieder ausstellen.
Beachten Sie, dass bei erneutem Aufrufen der "Netzwerkeinstellungen" der Arbeitsplatz kurzeitig die Verbindung zur Tapi-Leitung verliert. Diese sollte sich nach spätestens ein paar Minuten erneuern. Alternativ können Sie advoware an diesem Platz neustarten, allerdings benötigt advoware zum beenden der Verbindung hier einen Moment länger.
6. Standort für die Rufnummer-Erkennung einrichten
Öffnen Sie an den einzelnen Arbeitsplätzen unter Windows "Telefon und Modem". Dort muss ein Standort gesetzt sein. Falls nicht muss dieser noch nachträglich erstellt werden, damit Rufnummern in advoware im Hintergrund der Datenbank in das kanonische Format umgewandelt werden können.
Dies ist für die Rufnummer-Erkennung und die daraus resultierende Zuordnung zu den Kontakten und deren Akten notwendig.
WICHTIG! Tragen Sie unter Ortskennzahl ihre Vorwahl ohne "0" oder "+49" ein, da dies schon durch "Land/Region Deutschland" ergänzt wird.
Tragen Sie unter den Amtskennziffern und Netzkennzahlen keine zusätzliche Null ein, da diese eventuell bereits in den Netzwerkeinstellungen von advoware hinterlegt wurden.
7. Rufnummer-Zuordnung für das Telefonprotokoll
Damit die Telefonprotokolle richtig gespeichert werden können, muss bei jedem Mitarbeiter unter
"Grundeinstellungen > Kanzleiorganisation > Mitarbeiter > Doppelklick auf Mitarbeiter" die zweistellige Nebenstelle unter "Telefon (Durchwahl)" eingetragen sein.
Es kann sein, dass eine Aufforderung dazu direkt nach der Einrichtung der "Netzwerkeinstellungen" in advoware aufgeht.
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