KSeF

Mit ComCenter können Sie E-Rechnungen an KSeF senden.

KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist Polens nationales E-Rechnungs-System, das vom Finanzministerium betrieben wird. Es dient dem Austausch strukturierter elektronischer Rechnungen im vorgeschriebenen KSeF-Format (FA(3)).

Voraussetzungen

Berechtigungen & Lizenzen

Um KSeF mit ComCenter zu nutzen, benötigen Benutzer folgende Gruppen: ComCenter Channel KSeF und ComCenter Management. Der Mandant benötigt die Lizenzen ComCenter Enablement und ComCenter Channel KSeF.

Allgemeine Informationen

Der KSeF-Kanal unterstützt folgende Authentifizierungsmethoden zur Verbindung mit dem polnischen nationalen E-Rechnungssystem:

Authentifizierungsmethoden

1. Elektronische Signatur (Zertifikat)

• Laden Sie Ihre Zertifikatsdatei (.crt) und die Datei mit dem privaten Schlüssel (.key) im PEM-Format hoch.
• Geben Sie das Passwort für den privaten Schlüssel ein, das Sie bei der Zertifikatserstellung im KSeF-Steuerportal vergeben haben. Das KSeF-Portal schützt den privaten Schlüssel immer mit einem Passwort – dieses ist erforderlich.
• Die Anwendung prüft das Zertifikatspaar und generiert automatisch ein KSeF-Token für zukünftige Verbindungen.
• Ihr privater Schlüssel wird verwendet, um eine „Authorization Challenge“ zu signieren, aber niemals dauerhaft im System gespeichert.

2. KSeF-Token

• Verwenden Sie ein Autorisierungstoken, das im KSeF-Steuerportal (Portal Podatnika) generiert wurde.
• Tokens ermöglichen den direkten Zugriff, ohne dass ein Zertifikatsmanagement erforderlich ist.

Authentifizierungsprozess

1. Wählen Sie beim Erstellen oder Aktualisieren eines KSeF-Kanals Ihre bevorzugte Authentifizierungsmethode aus.
2. Für Zertifikat: Laden Sie Ihre .crt-Zertifikatsdatei und .key-Datei mit dem privaten Schlüssel hoch und geben Sie das Passwort ein, das Sie bei der Zertifikatserstellung vergeben haben. Für Token: Geben Sie Ihr Autorisierungstoken aus dem KSeF-Steuerportal ein.
3. Die Anwendung prüft Ihre Zugangsdaten beim polnischen Finanzministerium.
4. Nach erfolgreicher Validierung wird Ihr KSeF-Kanal aktiviert und ist einsatzbereit.

Wichtige Sicherheits- & Validierungsanforderungen

• Stellen Sie sicher, dass die NIP (Steueridentifikationsnummer), die für Ihren Kanal konfiguriert ist, mit der NIP übereinstimmt, die bei der Zertifikats- oder Token-Registrierung verwendet wurde.
• Der Zertifikatsinhaber oder Token-Nutzer muss im KSeF-Steuerportal die erforderlichen Berechtigungen besitzen:
  • „Fakturowanie“ (Rechnungsstellung) oder „Administracja“ (Administration)
• Ohne die entsprechenden Zuweisungen auf Regierungsseite wird die Verbindung vom Finanzministerium abgelehnt.
• Nach erfolgreicher Authentifizierung wird ein Refresh-Token generiert, der eine sichere Hintergrundkommunikation ermöglicht.

Fehlerbehebung bei häufigen Problemen

1. NIP stimmt nicht überein: Stellen Sie sicher, dass die in der Anwendung eingegebene NIP mit der im KSeF-System oder auf Ihrem Zertifikat/Token konfigurierten NIP übereinstimmt.
2. Ungültige Berechtigungen: Überprüfen Sie im KSeF-Steuerportal, ob Ihr Benutzerkonto aktive Berechtigungen für „Fakturowanie“ oder „Administracja“ hat.
3. Token ungültig: Stellen Sie sicher, dass Ihr KSeF-Token noch gültig ist. Falls es abgelaufen ist, generieren Sie im KSeF-Steuerportal ein neues Token.
4. Zertifikatsprobleme: Wenn Sie ein Zertifikat verwenden, prüfen Sie, ob es noch gültig ist und ob Ihre .crt- und .key-Dateien zusammengehören.
5. Falsches Passwort für den privaten Schlüssel: Das Passwort muss exakt mit dem übereinstimmen, das Sie bei der Zertifikatserstellung im KSeF-Steuerportal vergeben haben. Das Passwort kann nicht wiederhergestellt werden – falls es verloren geht, muss das Zertifikat im KSeF-Portal ungültig gemacht und ein neues erstellt werden.

Kanal-Einrichtung

In diesem Kapitel wird die grundlegende Nutzung aus Sicht des Endbenutzers beschrieben.

KSeF-Kanalidentität erstellen

Benutzer können ihren KSeF-Kanal im Bereich Kanalverwaltung im ComCenter erstellen und verwalten.
Jeder Kanal wird verschlüsselt gespeichert und ist nur für den jeweiligen Mandanten sichtbar.

Kanal erstellen

1. Klicken Sie in der Kanalverwaltungsübersicht auf Kanal hinzufügen.

1. Wählen Sie als Typ KSeF aus.
2. Geben Sie einen Namen für den Kanal ein – dieser darf nur Buchstaben und Zahlen enthalten und muss zwischen 3 und 250 Zeichen lang sein.
3. Geben Sie die NIP ein, die mit Ihrem KSeF-System verknüpft ist – es muss sich um eine standardmäßige polnische NIP (Steueridentifikationsnummer) handeln. Nach dem Speichern des Kanals kann die NIP nicht mehr geändert werden.
4. Wählen Sie die Authentifizierungsmethode:
   • Elektronische Signatur (Zertifikat): Laden Sie Ihre .crt-Zertifikatsdatei und .key-Datei mit dem privaten Schlüssel hoch und geben Sie das Passwort für den privaten Schlüssel ein, das Sie bei der Zertifikatserstellung vergeben haben. Nach der ersten Authentifizierung wird das Zertifikat automatisch in ein KSeF-Token für die zukünftige Nutzung umgewandelt.
   • KSeF-Token: Geben Sie das im KSeF-Steuerportal (Portal Podatnika) generierte Autorisierungstoken ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Einen bestehenden KSeF-Kanal aktualisieren

Beim Öffnen eines bestehenden Kanals können Benutzer den Namen des Kanals und die Zugangsdaten zur zugehörigen NIP aktualisieren. Um die NIP zu ändern, muss ein neuer Kanal erstellt werden.

Kanalstatus

Der Status eines Kanals zeigt an, ob die Einrichtung und Authentifizierung erfolgreich war.
So können Benutzer schnell erkennen, ob der Kanal zum Senden und Empfangen von Nachrichten genutzt werden kann. Der aktuelle Status wird in der Kanalverwaltungsübersicht angezeigt.

Sichtbarkeit von KSeF-Kanälen

Jeder KSeF-Kanal wird als gemeinsam genutzt gespeichert. Das bedeutet, dass alle Benutzer mit Zugriff auf den Mandanten diesen sehen und bearbeiten können.

KSeF-Kanal-Nachrichtenoperationen

Derzeit werden alle Nachrichtenoperationen im KSeF-Kanal über API-Aufrufe durchgeführt.