Bevor Sie mit der Einrichtung des Legal Twin beginnen, richten Sie bitte zunächst den Advoware Connector ein.
Für die Einrichtung des Advoware Connectors müssen Sie die Weboberfläche des Advoware Managers aufrufen. Diese ist über den Advoware Server erreichbar.
Um zu überprüfen, ob Sie sich auf dem richtigen Rechner beziehungsweise Server befinden, öffnen Sie die Windows-Dienste und suchen dort nach dem Eintrag „advoware Manager“. Die Windows-Dienste öffnen Sie über die Windows-Suche. Klicken Sie dazu auf die Windows-Startschaltfläche und geben Sie den Suchbegriff „Dienste“ ein.
Anschließend können Sie den Advoware Manager über einen beliebigen Webbrowser, beispielsweise Microsoft Edge oder Mozilla Firefox, unter der Adresse http://localhost:8300 aufrufen.
Um einen Connector einrichten zu können, benötigen Sie zunächst ein Benutzerkonto. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche „Anmelden“. Anschließend werden Sie auf eine weitere Seite weitergeleitet. Dort finden Sie neben der Schaltfläche „Anmelden“ die zusätzliche Option „Registrieren“.
Nun können Sie einen Benutzernamen und ein Passwort festlegen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Register“. Danach können Sie sich über die Schaltfläche „Anmelden“ mit Ihren neu erstellten Benutzerdaten anmelden.
Bitte notieren Sie sich die Zugangsdaten!
Nach der Anmeldung steht Ihnen die Schaltfläche „Connectors > Neuer Connector“ zur Verfügung. Klicken Sie darauf und wählen Sie anschließend den Menüpunkt „Neuer Connector“ aus.
Ab hier müssen Sie nun einige Felder ausfüllen.
Der Kanzleiname entspricht der Kanzleikennung. Diese finden Sie in der Onboarding-E-Mail im Abschnitt „Onboarding-Informationen“.
Da bei der Erstellung der Kanzleikennung zunächst kein Passwort vergeben wird, müssen Sie dieses einmalig zurücksetzen.
Rufen Sie hierzu die folgende Webseite auf: https://advo-net.net/onlineakte/register/Home/ForgotPassword
Geben Sie dort die E-Mail-Adresse ein, die Sie ebenfalls der Onboarding-E-Mail im Abschnitt „E-Mail-Adresse des STP Cloud Admins“ entnehmen können.
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Abschicken“.
Daraufhin erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zur Vergabe eines neuen Passworts. Öffnen Sie diesen Link, um auf die entsprechende Seite zu gelangen. Dort können Sie ein neues Passwort festlegen.
Kehren Sie anschließend zur Einrichtung des Connectors zurück und tragen Sie das zuvor festgelegte Passwort in das Feld „Kennwort“ ein.
Wählen Sie unter „Erlaubte Dateitypen für den Upload“ alle verfügbaren Dateitypen aus.
Tragen Sie in den E-Mail-Einstellungen als Absendernamen entweder Ihren eigenen Namen oder den Namen der Kanzlei ein.
Ergänzen Sie außerdem die entsprechende Absenderadresse. Das Feld „BBC“ kann leer bleiben.
Im Abschnitt „Datenpools“ müssen Sie Ihre Advoware-Datenbank auswählen.
Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ und wählen Sie anschließend die entsprechende Advoware-Datenbank aus der Liste aus.
In den meisten Fällen trägt diese den Namen „Advoware“. Die genaue Bezeichnung Ihrer Datenbank können Sie dem regulären Advoware-Anmeldefenster entnehmen.
In unserem Fall heißt die Datenbank “SHOWCASE10”.
Damit Ihre Eingaben gespeichert werden, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Aktualisieren“.
Im nächsten Schritt konfigurieren Sie die „Pfadersetzungen“.
Die erforderlichen Einträge können je nach Systemumgebung unterschiedlich ausfallen.
In unserem Beispiel ist auf den Arbeitsplätzen ein Netzlaufwerk mit dem Laufwerksbuchstaben W: eingebunden. Dieses verweist auf den Ordner, in dem die Akten gespeichert sind. Der tatsächliche Speicherort dieses Ordners befindet sich jedoch auf dem Server.
Beispiel: Auf dem Arbeitsplatz ist das Netzlaufwerk W: eingebunden.
Bei dem auf dem Arbeitsplatz eingebundenen Netzlaufwerk handelt es sich um eine Freigabe eines Ordners, der sich tatsächlich auf dem Server befindet.
Auf dem Advoware-Server liegt dieser Ordner in unserem Beispiel auf dem Laufwerk D:.
Diese Zuordnung müssen Sie im Abschnitt „Pfadersetzungen“ hinterlegen:
Pfad auf dem Arbeitsplatz: W:
Pfad auf dem Server: D:
Je nach Systemkonfiguration kann für das Netzlaufwerk ein anderer Laufwerksbuchstabe verwendet werden, beispielsweise Q: oder A:. Auch der zugehörige Pfad auf dem Server kann abweichen.
Zur Ermittlung der korrekten Pfade können Sie auf dem Server die „Computerverwaltung“ öffnen.
Navigieren Sie in der „Computerverwaltung“ zu folgendem Pfad:
Computerverwaltung → System → Freigegebene Ordner → Freigaben
Dort können Sie nach der entsprechenden Freigabe suchen.
Nachdem Sie die erforderlichen Werte ermittelt und eingetragen haben, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche „Aktualisieren“, um die Änderungen zu speichern.
Die übrigen Einstellungen des Connectors können Sie unverändert übernehmen.
Um den Connector anzulegen, klicken Sie anschließend am unteren Seitenrand auf die Schaltfläche „Speichern“.
Nach erfolgreicher Erstellung muss der Connector noch gestartet werden. Klicken Sie hierzu oben auf der Seite auf die Schaltfläche „Starten“.
Durch Anklicken des Advoware-Logos (AW) oben links gelangen Sie zurück zur Startseite des Advoware Managers.
Dort sollte nun der angelegte Connector mit zwei grünen Statusindikatoren angezeigt werden.
Sobald der Advoware Connector erfolgreich eingerichtet wurde, kann die Verbindung mit Legal Twin hergestellt werden.
Navigieren Sie hierzu in Advoware zu: Aktenverwaltung → Akten → Legal Twin Case Knowledge
Es sollte sich folgende Seite öffnen:
Geben Sie dort die E-Mail-Adresse aus der Onboarding-E-Mail sowie das Passwort ein, dass Sie bei der Registrierung festgelegt haben.
Gemeint ist die folgende E-Mail:
Falls Sie noch kein Passwort festgelegt haben, können Sie dieses über den Link im oberen Bereich der E-Mail vergeben.
Bitte beachten Sie: Wenn seit dem Erhalt der E-Mail mehr als 24 Stunden vergangen sind, ist der obere Link nicht mehr gültig. Verwenden Sie in diesem Fall den unteren Link, um den Versand einer neuen E-Mail anzustoßen.
Oder verwenden Sie diesen Link: Manuelles Passwort zurücksetzen
Geben Sie hier die E-Mail-Adresse ein, an die die ursprüngliche E-Mail gesendet wurde.
Nachdem Sie sich erfolgreich angemeldet haben, besteht der nächste Schritt darin, die Advoware-Datenbank mit Legal Twin zu verbinden. Navigieren Sie hierzu im Legal Twin auf die „Einstellungen“.
Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt „Datenverbindungen“ und klicken Sie dort auf die Schaltfläche „+ Verbinden“.
Anschließend öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die erforderlichen Angaben eintragen müssen.
Wählen Sie zunächst als System „Advoware“ aus.
Füllen Sie anschließend die angezeigten Felder mit den erforderlichen Informationen aus.
Die Kanzleikennung finden Sie in der Willkommens-E-Mail. Es handelt sich um dieselbe Kanzleikennung, die bereits bei der Einrichtung des Connectors verwendet wurde.
Achten Sie bei der Eingabe des Datenbanknamens besonders darauf, diesen vollständig in Großbuchstaben einzutragen.
Die genaue Bezeichnung der Datenbank können Sie dem Advoware-Anmeldefenster entnehmen:
Alternativ können Sie den Datenbanknamen oben links in der Titelleiste von Advoware ablesen.
Tragen Sie in die Felder „Benutzername“ und „Passwort“ das Advoware-Benutzerkürzel sowie das zugehörige Passwort für die Advoware online Dienste ein.
Diese Angaben können Sie in den Mitarbeitereinstellungen einsehen beziehungsweise dort neu vergeben.
Navigieren Sie hierzu in Advoware zu den „Grundeinstellungen“.
Navigieren Sie in den Grundeinstellungen zum Menüpunkt: Kanzleiorganisation → Mitarbeiter. Dort erhalten Sie eine Übersicht über alle angelegten Benutzerkonten und können das jeweilige Benutzerkürzel direkt einsehen.
Mit einem Doppelklick auf den Benutzer können Sie die Einstellungen aufrufen.
Dort kann nun ein Passwort für die advoware online Dienste vergeben und das zugehörige Advoware-Benutzerkürzel erneut einsehen werden. Falls noch kein Passwort für die advoware Online-Dienste hinterlegt ist, können Sie die Vergabe hier vornehmen.
Das Passwort kann nachträglich nicht eingesehen werden. Notieren Sie es daher unbedingt und bewahren Sie es sicher auf.
Bitte beachten Sie, dass dieses Passwort auch für weitere Advoware-Module verwendet wird, beispielsweise für Advoware Mobile und den Advoware-Smartphonekalender. Eine Änderung des Passworts kann daher dazu führen, dass diese Module erneut eingerichtet werden müssen.
Nachdem Sie ein Passwort vergeben haben, tragen Sie die entsprechenden Zugangsdaten in das Verbindungsfenster von Legal Twin ein.
Klicken Sie anschließend auf „Hinzufügen“. Sind alle Angaben korrekt, werden Sie auf eine neue Seite weitergeleitet.
Dort erteilen Sie Legal Twin die erforderlichen Berechtigungen für den Zugriff auf die Akten- und Benutzerinformationen.
Nachdem Sie die erforderlichen Berechtigungen erteilt haben, werden Sie automatisch zu der aktuell in Advoware geöffneten Akte weitergeleitet.
Nun können Sie sich auch im Legal Twin-Chat anmelden. Dieser befindet sich in der Aufgabenleiste.
Falls die Aufgabenleiste nicht eingeblendet ist, können Sie diese in Advoware über folgenden Menüpfad aktivieren: Ansicht → Aufgabenleiste
Melden Sie sich hier mit derselben E-Mail-Adresse und demselben Passwort an, die Sie bereits bei der Einrichtung von Legal Twin verwendet haben.
Damit ist die Einrichtung von Legal Twin abgeschlossen.
Bitte beachten Sie, dass die Konfiguration für jeden Arbeitsplatz separat durchgeführt werden muss. Wenn Sie sich mit Ihrem Benutzerkonto an einem anderen Rechner anmelden, ist die Einrichtung dort erneut erforderlich. Dies gilt ebenso für jeden weiteren Benutzer.
Verbindungen ändern
Sie können jederzeit in die Einstellungen zurückkehren, um weitere Systeme hinzuzufügen oder wieder zu entfernen.