E-Rechnung konfigurieren und erstellen

Überblick

Dieses Dokument erläutert die Konfigurationsmöglichkeiten von E-Rechnungen und zeigt den Ablauf zur Erstellung von E-Rechnungen. Das Dokument setzt Kenntnis über die Erstellung von Rechnungen voraus.

Konfiguration

Abrechnungsvertrag

Falls nicht vorhanden, muss in der Sicht Abrechnungsverträge mindestens ein Abrechnungsvertrag für E-Rechnung angelegt werden. Die folgenden Einstellungen werden benötigt:

  • E-Rechnung aktiv muss gesetzt sein.
  • E-Rechnung im DMS ablegen muss gesetzt sein. Nur dann können Rechnungen direkt versendet werden.
  • Steuer-ID Kanzlei soll auf UStID eingestellt sein.
  • Pauschalrechnungen mit Aktentätigkeiten in die Datei schreiben soll nicht gesetzt sein.
  • Version soll immer auf die neueste Version gesetzt werden.
  • Exportpfad soll mit einem gültigen Pfad ausgefüllt werden. Diese Einstellung wird zur Abwärtskombatibilität benötigt und nur verwendet, wenn Ablage im DMS nicht aktiv ist.
  • Im Leistungskatalog müssen alle Leistungsarten zur Verwendung per E-Rechnung zur Verfügung stehen.
    • Zum Hinzufügen aller Leistungsarten, den Button Leistungskatalog drücken.
    • Im Dialog Leistungskatalog den Button + drücken, um die Auswahl der Leistungsarten zu öffnen und dort alle notwendigen Einträge markieren und übernehmen.
Allgemeine Einstellungen

Im Register Dokumente für die Option Sichtkomponente ZUGFeRD die Erstellen aus Rechnungsdokument auswählen, um bei der Erstellung von Rechnungen ihr individualisiertes Rechnungsdokument als Sichtteil zu erhalten.

Im Bereich Darstellung Rechnungspositionen E-Rechnung soll die Anzeige der Felder für einen Leistungsnachweis definiert werden, um mehrere Felder aus dem Leistungsnachweis in die Bezeichnung der Rechnungsposition zu schreiben.

Beispiel

Im Positionstext sollen Aktenzeichen bei Sammelrechnung, Der Mitarbeitername und die Tätigkeitsbeschreibung angezeigt werden. Dazu Aktenzeichen, Mitarbeitername und Beschreibung durch Leerzeichen getrennt auswählen. Folgendes Ergebnis wird angezeigt:

<filenumber> <staff.name> <invoiceline.description>

Die Anzeige des Mitarbeiter erfolgt mit der Option “Darstellung Mitarbeiternamen in Textmarken”.

Im Register Allgemein muss die UStID der Kanzlei hinterlegt sein.

In der Sicht E-Mail-Vorlagen soll eine Vorlage für den Versand der Rechnungen hinterlegt werden. Der Inhalt kann vor dem Versenden je nach Konfiguration und Vorgehensweise verändert werden.

E-Mail Versand

Für den Versand per E-Mail muss das ComCenter in der Cloud konfiguriert werden.

Für den Versand per E-Mail werden zentrale Absender-Adressen je Standort oder für die gesamte Kanzlei angenommen. Damit besteht auch zentral die Möglichkeit den Postausgang zu überwachen. Dazu soll in der Sicht Standorte für jeden Standort die E-Mail hinterlegt werden.

Buchungsexport zum Steuerberater

In der Sicht Export-Formate wird mindestens eine Konfiguration mit dem Exportformat DATEV benötigt. Die Option Belege beim Export ausgeben soll aktiv sein.

Mit der Abrechnung beginnen

Einstellungen am Kontakt

Sollen Kontakte E-Rechnungen als Rechnungsempfänger erhalten ist in der Abrechnungskonfiguration der Abrechnungsvertrag für die E-Rechnung zu wählen. Damit wird die Validierung und Verfügbarkeit zur Auswahl in Akte und Rechnung ermöglicht. Im Feld E-Mail-Vorlage (Rechnung) soll eine Vorlage gewählt werden. Wird keine UStId verwendet sind Steuernummer und Kundenlieferantennummer auszufüllen. Für den Versand per E-Mail soll der Rechnungsempfänger eine gültige E-Mail erhalten.

Einstellungen an der Akte

In der Abrechnungskonfiguration im Feld Empfänger-Abrechnungskonfiguration wird auf die Abrechnungskonfiguration des Kontaktes verwiesen, um die dortigen Daten zu verwenden. Hier kann bei Behörden die Leitweg-ID hinterlegt und validiert werden. Zusätzlich werden die optionalen Referenznummern des Rechnungsempfängers für diesen Vorgang hinterlegt. Die Leitweg-Id kann Zusätzlich wird hier auch noch definiert, ob die Ausgabe als XRechnung oder als ZUGFeRDerfolgen soll.

Rechnung erstellen

In der Sicht Rechnungsentwürfe oder in der Sicht Rechnungsläufe werden die Rechnungen erstellt. Alle Daten und die Einstellungen zur E-Rechnung werden angewendet. So ist die E-Rechnung aktiv gesetzt und das Ausgabeformat ist mit XRechnungoder ZUGFeRD vorbelegt. Im Prozess der Erstellung der Rechnung stehen Word-Dokumente mit Entwurfsnummer zur Verfügung.

Mit dem Abschließender Rechnung erfolgt eine Validierung für die and der Rechnung festgeschriebenen Werte. Es wird ein lesbares Rechnungsdokument erstellt und abgelegt. Bei E-Rechnungen wird im definierten Format weiterhin ein E-Rechnungsdokument erstellt und abgelegt.

Bei Gutschriften- und Stornos gelten die Funktionen analog.

Rechnung versenden

In der Sicht Rechnungsversand stehen die Rechnungen zum Versand bereit oder können durch Drücken des Buttons Neu übernommen werden. Im Register Kommunikationspartner werden Absender und Empfänger der E-Mail angezeigt und können bearbeitet werden. Im Register Dokumente werden die Anhänge zur E-Mail angezeigt und können verändert werden. Für E-Rechnungen muss eine validierte E-Rechnung als Anhang vorhanden sein. Im Register Rechnungsbelege können Dokumente hinzugefügt werden, die beim Erstellen der E-Rechnung eingebettet werden. Diese Dokumente sind dann Bestandteil der Rechnung.

Nachdem bei Bedarf die Änderungen an der E-Rechnung durchgeführt wurden und validiert sind, erfolgt durch Drücken des Buttons Freigebendie Freigabe.

Zum versenden bitte den Button E-Mail versendendrücken. Alle markierten E-Mails werden angezeigt und der zugeordnete Kanal für den Postausgang wird angezeigt. Falls für den Absender kein Kanal definiert ist, kann der Kanal geändert werden. Durch drücken auf den Button Direkt versenden wird die E-Rechnung direkt versendet. Das Ergebnis wird Absender-Postfach angezeigt.

Aufbewahrung der Rechnungsbelege beim Steuerberater

Die Buchungen sowie die Belege sollen dem Steuerberater zur Aufbewahrung zur Verfügung gestellt werden. In der Sicht Export-Vorläufe werden alle Buchungsperioden mit zu exportierenden Buchungen angezeigt. Die zu exportierende Zeile wird markiert und der Button Vorläufe für Buchungen erzeugen gedrückt. Die Buchungsdaten, Debitorenstammdaten und Belege als zip-Archiv werden im konfigurierten Verzeichnis ausgegeben und können nach DATEV importiert werden.

HowTo

  • Bei umsatzsteuerlich getrennten Einheiten z.B. Betriebsstätten mit verschiedener UStId oder Steuernummern, können diese in der Sicht Standorte hinterlegt werden. Diese übersteuern die Kanzleieinstellungen.