7. Rollen und Berechtigungen

InsO-Up unterscheidet zwei Rollen für Ihre Mitarbeitenden: Benutzer und Administrator. Dieses Kapitel beschreibt, was die beiden Rollen jeweils dürfen, wo die Rollen vergeben werden und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit ein Mitarbeitender überhaupt Zugang zum InsO-Up Cockpit erhält.

7.1 Die beiden Rollen im Überblick

Der wesentliche Unterschied lautet: Ein Benutzer arbeitet mit den Daten, ein Administrator verändert zusätzlich die Konfiguration Ihrer Kanzlei.

Beide Rollen sehen dieselben Verfahren und dieselben schuldnerischen Personen. Die Rollen schränken nicht ein, welche Akten jemand sehen darf – sie unterscheiden ausschließlich, welche Funktionen zur Verfügung stehen. Eine aktenbezogene Zugriffsbeschränkung ist in InsO-Up nicht vorgesehen.

7.2 Was ein Benutzer darf

Ein Benutzer hat Zugriff auf sämtliche Inhalte des Cockpits und darf mit den Falldaten uneingeschränkt arbeiten:

Ansehen - Dashboard und die zugehörigen Auswertungen - Verfahren und Verfahrensinformationen - Schuldnerübersicht, Schuldnerdaten und Gläubigerliste - Hochgeladene Dokumente – sowohl von schuldnerischen Personen als auch für diese - Aufgaben und Mitteilungen - Alle Einstellungsbereiche (lesend), inklusive Prozesse, Verwalter, Ansprechpartner, Formulareditor, FAQ und Systeminformationen

Bearbeiten - Verfahren erstellen und löschen - Schuldnerische Personen anlegen - Dokumente hochladen, bearbeiten und löschen - Aufgaben erstellen, bearbeiten und löschen sowie Erinnerungen versenden - Einstellungen einer einzelnen schuldnerischen Person bearbeiten

Hinweis: Auch ein Benutzer ohne Administratorrolle kann Verfahren löschen und Dokumente entfernen. Das ist bewusst so gestaltet, da es zur täglichen Sachbearbeitung gehört.

7.3 Was zusätzlich nur ein Administrator darf

Die folgenden Funktionen sind ausschließlich Administratoren vorbehalten. Alle betreffen Einstellungen, die für Ihre gesamte Kanzlei gelten:

Ein Benutzer sieht diese Bereiche, kann darin aber nichts ändern. Die entsprechenden Schaltflächen zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen werden ausgeblendet.

7.4 Wo die Rollen vergeben werden

Die Rollenvergabe erfolgt ausschließlich im STP Cloud Usermanagement – nicht in InsO-Up.

Im InsO-Up Cockpit selbst gibt es bewusst keine Rollenverwaltung. Damit ist sichergestellt, dass die Rechtevergabe zentral und einheitlich für alle STP-Produkte erfolgt.

Die beiden Rollen heißen dort:

Weisen Sie einem Mitarbeitenden die Rolle inso-up.admin zu, um ihn zum Administrator zu machen. Für die Rolle des Benutzers genügt inso-up.user.

Wichtig: Eine Änderung der Rolle wird erst bei der nächsten Anmeldung wirksam. Wenn Sie einem Mitarbeitenden Administratorrechte erteilen oder entziehen, muss dieser sich einmal ab- und wieder anmelden. Eine bestehende Sitzung behält die bisherigen Rechte.

7.5 Voraussetzungen für den Zugang zum Cockpit

Damit ein Mitarbeitender das InsO-Up Cockpit überhaupt öffnen kann, müssen im Usermanagement Ihres lokalen Systems drei Voraussetzungen erfüllt sein. Fehlt eine davon, wird die Anmeldung mit einer entsprechenden Meldung abgelehnt.

Ergänzende Hinweise:

• Die Gruppe aus Zeile 1 heißt CloudAccess- gefolgt von Ihrem Mandantennamen, zum Beispiel CloudAccess-main. Der Mitarbeitende muss dieser Gruppe direkt zugeordnet sein; eine Zuordnung über eine übergeordnete Gruppe ist hier nicht ausreichend.
• Die Gruppe aus Zeile 3 wird beim Start des InsO-Up Connectors automatisch angelegt, sofern sie noch nicht existiert. Die Zuordnung Ihrer Mitarbeitenden nehmen Sie selbst vor.
• Die E-Mail-Adresse aus Zeile 2 wird zusätzlich für die Zuordnung des Sachbearbeiters verwendet. Sie muss mit der in winsolvenz.p4 hinterlegten Adresse übereinstimmen, damit die automatische Zuordnung funktioniert (siehe Kapitel 5, Abschnitt Kanzlei-Einstellungen).
• Für die Zuweisung von Aufgaben an das Dokumentenmanagement ist zusätzlich die Mitgliedschaft in der DMS-Gruppe erforderlich, standardmäßig Alle DMS (DMS).

Diese Prüfungen greifen vor der Rollenauswertung. Ein Mitarbeitender mit der Rolle inso-up.admin, der nicht den genannten Gruppen zugeordnet ist, kann sich nicht anmelden.

7.6 Rollenverwaltung freischalten

Damit die Unterscheidung zwischen Benutzer und Administrator greift, muss die Funktion Rollenverwaltung für Ihre Kanzlei freigeschaltet sein. Das ist standardmäßig der Fall.

Ist die Rollenverwaltung für Ihre Kanzlei nicht aktiv, verfügen alle angemeldeten Sachbearbeitenden über sämtliche Rechte – die Rollenzuweisung bleibt dann ohne Wirkung. Sollten Sie feststellen, dass Mitarbeitende ohne Administratorrolle dennoch Einstellungen ändern können, wenden Sie sich bitte an den Support, damit die Freischaltung geprüft wird.

7.7 Häufige Fragen

Ein Mitarbeitender hat die Administratorrolle erhalten, sieht aber keine Bearbeitungsmöglichkeiten in den Einstellungen. Bitte zunächst ab- und wieder anmelden – Rollenänderungen werden erst bei der nächsten Anmeldung übernommen. Bleibt es danach unverändert, liegt es in der Regel an der Konfiguration des Zugriffs auf das Benutzerprofil in der STP Cloud. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Support.

Ein Mitarbeitender kann sich nicht anmelden, obwohl er im Usermanagement angelegt ist. Prüfen Sie die drei Voraussetzungen aus Abschnitt 7.5. Die Fehlermeldung auf der Anmeldeseite benennt in diesen Fällen konkret, welche Voraussetzung fehlt.

Alle Mitarbeitenden erhalten beim Anmelden eine allgemeine Fehlermeldung. Häufigste Ursache ist eine fehlende Gruppe CloudAccess-<Mandant> im Usermanagement. Anders als die Zugriffsgruppe wird diese Gruppe nicht automatisch angelegt.

Können wir eigene Rollen definieren oder Rechte einzeln zuweisen? Nein. InsO-Up kennt genau die beiden beschriebenen Rollen. Die Zuordnung der einzelnen Berechtigungen zu diesen Rollen ist fest vorgegeben und nicht konfigurierbar.

Können wir den Zugriff auf bestimmte Verfahren oder Akten einschränken? Nein. Alle zugelassenen Mitarbeitenden sehen alle Verfahren Ihrer Kanzlei. Über die Sachbearbeiterfilter im Cockpit lässt sich die Anzeige einschränken; das ist eine Komfortfunktion und keine Zugriffsbeschränkung.

Ein Mitarbeitender ist in zwei Kanzleien tätig. Funktioniert das? Grundsätzlich ja, allerdings ist immer die zuletzt verwendete Kanzlei aktiv. Ein gleichzeitiges Arbeiten in mehreren Kanzleien innerhalb einer Sitzung ist nicht vorgesehen.

Bestimmte Menüpunkte fehlen, obwohl die Rolle korrekt ist. Einige Bereiche setzen zusätzlich eine bestehende Verbindung zu Ihrem lokalen System voraus. Ohne aktive Connector-Verbindung sind zum Beispiel die Verfahren oder der Lexolution-Bereich nicht verfügbar. Den Verbindungsstatus finden Sie unter „Systeminformationen”.