Dokumentautomatisierung – eine Dokumentvorlage erstellen

Mit der Dokumentautomatisierung hinterlegen Sie ein Schriftstück einmal als Dokumentvorlage und erzeugen daraus anschließend mit wenigen Klicks fertige Dokumente. In der Vorlage stehen an den variablen Stellen Felder, zum Beispiel für Name und Anschrift der Mandantin, das Aktenzeichen oder die Briefanrede. Beim Erzeugen setzt Amberlo dort die Daten des jeweiligen Kontakts, der jeweiligen Akte oder des jeweiligen Vertrags ein. Das spart Tipparbeit und, wichtiger noch, das Gegenlesen: Adresse und Aktenzeichen stimmen, weil sie nicht abgeschrieben werden.

Eine Vorlage erstellen Sie in vier Schritten: Sie sehen nach, welche Angaben Amberlo einsetzen kann, bereiten das Word-Dokument vor, laden es in Amberlo hoch und fügen die Felder mit dem Legal Workspace Add-in für Word ein. Schritt 5 zeigt, wie Sie anschließend ein Dokument aus der Vorlage erzeugen.

Schritt 1: Die verfügbaren Felder ansehen

1. Klicken Sie rechts oben auf Ihr Profilbild und wählen Sie im Menü Einstellungen.
2. Klicken Sie in der linken Spalte im Abschnitt ANPASSEN auf Dokumente (1).
3. Die Seite Dokumente öffnet sich mit dem Reiter PLATZHALTER FÜR DOKUMENTVORLAGEN (2). Darunter steht der Hinweis, dass die folgenden Felder für die Verwendung in einer Dokumentvorlage verfügbar sind.
4. Wählen Sie im Feld Umfang auswählen (3), woraus die Vorlage ihre Daten ziehen soll: Kontakt, Akte, Vertrag oder Dokumentenregister. Der Umfang bestimmt, welche Felder zur Auswahl stehen. Beim Öffnen der Seite ist Kontakt gewählt.
5. Wählen Sie daneben einen konkreten Datensatz aus (4). Je nach Umfang heißt das Feld Kontakt auswählen, Akte auswählen, Vertrag auswählen oder Dokumentenregister auswählen. Sobald ein Datensatz gewählt ist, zeigt die Liste neben jedem Feld den echten Wert - Sie sehen also sofort, was später im Dokument stehen wird.
6. Die Liste führt links den Platzhalter und rechts seinen Wert (5). Rechts neben jedem Eintrag liegt ein Kopiersymbol (6); ein Klick darauf legt den Platzhalter in die Zwischenablage, der Hinweis Kopiert bestätigt es.

Die Liste ist Ihr Nachschlagewerk: Sie zeigt, welche Angaben Amberlo in eine Vorlage einsetzen kann, und mit einem gewählten Datensatz auch gleich, was dort später stehen wird. Vier Dinge helfen beim Lesen:

• Die Namen bleiben englisch: Matter.Number ist das Aktenzeichen, Matter.Contact.LetterSalutation die im Kontakt hinterlegte Briefanrede. Es sind technische Namen, die nicht übersetzt werden. Der eingesetzte Inhalt ist deutsch, weil er aus Ihren Daten stammt.
• Die Namen hängen vom Umfang ab: Im Umfang Akte beginnen die Felder der Akte und ihrer Mandantin mit Matter., etwa << Matter.Contact.FirstName >>. Im Umfang Kontakt heißt dasselbe Feld << Contact.FirstName >>.
• Einige Felder stehen in jedem Umfang zur Verfügung, weil sie nicht aus dem gewählten Datensatz stammen: Die Felder << User.… >> enthalten die Angaben des angemeldeten Benutzers, der das Dokument erzeugt, etwa << User.FirstName >>, << User.LastName >>, << User.EmailAddress >> oder << User.PhoneNumber >> - praktisch für Unterschrift und Kontaktzeile. << Document.CreateDate >> und << Document.CreateTime >> setzen Datum und Uhrzeit ein, zu denen das Dokument erzeugt wird, etwa als Briefdatum.
• Auch die benutzerdefinierten Felder Ihrer Kanzlei erscheinen in der Liste, sobald sie in den Einstellungen unter ANPASSEN angelegt sind, zum Beispiel unter Akten.

Schritt 2: Das Word-Dokument vorbereiten

1. Öffnen Sie in Word das Schriftstück, das Sie immer wieder verwenden - das Standardanschreiben, die Vollmacht, das Kostenblatt - und bringen Sie den festen Text in seine endgültige Form.
2. Speichern Sie es als Word-Datei (.docx). Andere Dateiformate nimmt Amberlo als Vorlage nicht an.
3. Die variablen Stellen wie Anschrift, Aktenzeichen und Briefanrede füllen Sie noch nicht aus. Die Felder dafür fügen Sie nach dem Hochladen mit dem Add-in ein (Schritt 4).

Schritt 3: Die Vorlage in Amberlo hochladen

1. Öffnen Sie in der oberen Navigationsleiste Dokumente.
2. Wechseln Sie auf den Reiter DOKUMENTVORLAGEN.
3. Klicken Sie oben links in der Liste auf +. Der Dialog Neue Vorlage öffnet sich. Oben steht der Hinweis, die Vorlage mit dem Legal Workspace Add-in für Word zu öffnen, um Felder, Inhaltsblöcke und Bedingungen hinzuzufügen (1).
4. Klicken Sie auf HOCHLADEN… (2) und wählen Sie Ihre Word-Datei aus. Sie erscheint anschließend im Feld Dokument auswählen…. Darunter nennt der Dialog, was er annimmt: Vorlagen für die Dokumentenerstellung sind Word-Dateien (.docx).
5. Wählen Sie unter Vorlagentyp (3), was die Datei ist: Inhaltsvorlage für das eigentliche Schriftstück oder Briefkopf für einen Briefkopf, den Sie beim Erzeugen mit einer Inhaltsvorlage kombinieren. Voreingestellt ist Inhaltsvorlage.
6. Klicken Sie auf SPEICHERN (4). Die Schaltfläche wird aktiv, sobald Sie eine Datei gewählt haben. Mit ABBRECHEN verwerfen Sie Ihre Eingaben.

Ein Ordner wird dabei nicht abgefragt. Die Vorlage liegt anschließend im Reiter DOKUMENTVORLAGEN und nicht bei den Dokumenten einer Akte. Briefköpfe sind in der Liste mit Briefkopf gekennzeichnet.

Wer diesen Reiter sieht

Der Reiter DOKUMENTVORLAGEN erscheint nur, wenn Ihre Kanzlei die Dokumentautomatisierung nutzt, und nur für Administratoren. Fehlt er Ihnen, fehlen Ihnen die Administratorrechte oder die Dokumentautomatisierung ist für Ihre Kanzlei nicht freigeschaltet - wenden Sie sich dann an die Person, die Amberlo in Ihrer Kanzlei betreut.

Schritt 4: Die Felder mit dem Legal Workspace Add-in einfügen

1. Klicken Sie im Reiter DOKUMENTVORLAGEN rechts in der Zeile Ihrer Vorlage auf das Menüsymbol (1).
2. Wählen Sie Im Legal Workspace Add-in bearbeiten (2). Amberlo öffnet dafür ein neues Browserfenster, über das die Vorlage zur Bearbeitung mit dem Add-in geöffnet wird.
3. Fügen Sie mit dem Legal Workspace Add-in für Word an den variablen Stellen die Felder ein, dazu bei Bedarf Inhaltsblöcke und Bedingungen. Welche Angaben es gibt, zeigt Ihnen die Liste aus Schritt 1.

Passiert nach dem Klick nichts, hat Ihr Browser das neue Fenster vermutlich blockiert. Erlauben Sie Pop-ups für Amberlo und wählen Sie den Eintrag erneut. Ist das Legal Workspace Add-in in Ihrem Word nicht vorhanden, wenden Sie sich an die Person, die Amberlo in Ihrer Kanzlei betreut.

Wichtig: Tippen Sie Platzhalter wie << Matter.Number >> nicht von Hand in eine neue Vorlage. Amberlo ersetzt solchen Text beim Erzeugen nicht, er steht dann unverändert im fertigen Dokument. Fügen Sie Felder immer über das Add-in ein.

Vorlagen mit der Kennzeichnung Veraltet

In der Liste DOKUMENTVORLAGEN können ältere Vorlagen mit Veraltet gekennzeichnet sein. In ihnen stehen die Platzhalter als Text in doppelten spitzen Klammern, genau so, wie die Liste aus Schritt 1 sie zeigt und das Kopiersymbol sie in die Zwischenablage legt. Solche Vorlagen erzeugen weiterhin Dokumente. Unter Verwendung bei sehen Sie in der Liste, für welchen Bereich sie gelten. Den Eintrag Im Legal Workspace Add-in bearbeiten bietet ihr Menü nicht an.

Schritt 5: Ein Dokument aus der Vorlage erzeugen

Öffnen Sie die Akte, den Kontakt oder den Vertrag, aus dem die Daten stammen sollen, gehen Sie dort in den Bereich Dokumente und wählen Sie im Menü hinter + den Eintrag Dokument aus Vorlage erstellen…. Im Dialog Neues Dokument wählen Sie unter Dokumentvorlage auswählen Ihre Vorlage und unter Wählen Sie eine Briefkopfvorlage bei Bedarf einen Briefkopf. Über die Kästchen Word-Dokument erstellen und PDF-Dokument erstellen legen Sie das Format fest; bei einer Word-Vorlage ist Word-Dokument erstellen voreingestellt. Im Feld Name des Word-Dokuments schlägt Amberlo einen Namen aus Datensatz und Vorlage vor, den Sie ändern können. Ein Klick auf ERSTELLEN erzeugt das Dokument. Amberlo setzt dabei in jedes Feld den aktuellen Wert ein - bei jedem Erzeugen neu.

Den vollständigen Ablauf beschreibt der Artikel Wie erstelle ich ein Dokument aus einer Vorlage?.

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