Dokumentautomatisierung – eine Dokumentvorlage erstellen

Mit der Dokumentautomatisierung hinterlegen Sie ein Schriftstück einmal als Dokumentvorlage und erzeugen daraus anschließend mit wenigen Klicks fertige Dokumente. In der Vorlage stehen an den variablen Stellen Platzhalter, zum Beispiel für Name und Anschrift der Mandantin, das Aktenzeichen oder ein benutzerdefiniertes Feld. Beim Erzeugen setzt Amberlo dort die Daten des jeweiligen Kontakts, der jeweiligen Akte oder des jeweiligen Vertrags ein. Das spart Tipparbeit und, wichtiger noch, das Gegenlesen: Adresse und Aktenzeichen stimmen, weil sie nicht abgeschrieben werden.

Eine Vorlage zu erstellen sind drei Schritte: die verfügbaren Platzhalter ansehen, die Platzhalter in Ihr Word-Dokument einsetzen und die fertige Datei in Amberlo hochladen.

Schritt 1: Die verfügbaren Platzhalter ansehen

Klicken Sie rechts oben auf Ihr Profilbild und wählen Sie im Kontomenü Einstellungen.
Klicken Sie in der linken Spalte im Abschnitt ANPASSEN auf Dokumente.
Die Seite Dokumente öffnet sich mit dem Reiter Platzhalter für Dokumentvorlagen. Darunter steht der Hinweis, dass die folgenden Felder für die Verwendung in einer Dokumentvorlage zur Verfügung stehen.

Die Einstellungen von Amberlo: in der linken Spalte das Einstellungsmenü mit den Abschnitten EINSTELLUNGEN, ABONNEMENT, ANPASSEN, DRITTSOFTWARE und KONTEN; im Abschnitt ANPASSEN steht unten der Eintrag Dokumente

Wählen Sie im Feld Umfang auswählen, woraus die Vorlage ihre Daten ziehen soll: Kontakt, Akte, Vertrag oder Dokumentenregister. Diese Entscheidung bestimmt, welche Platzhalter Sie überhaupt verwenden dürfen.
Wählen Sie daneben einen konkreten Datensatz aus. Je nach Umfang heißt das Feld Kontakt auswählen, Akte auswählen, Vertrag auswählen oder Dokumentenregister auswählen. Sobald ein Datensatz gewählt ist, zeigt die Liste neben jedem Platzhalter den echten Wert - Sie sehen also sofort, was später im Dokument stehen wird.
Die Liste führt links den Platzhalter und rechts seinen Wert. Rechts neben jedem Eintrag liegt ein Kopiersymbol; ein Klick darauf legt den Platzhalter in die Zwischenablage, der Hinweis Kopiert bestätigt es.

Wie ein Platzhalter aussieht

Ein Platzhalter steht immer in doppelten spitzen Klammern, mit einem Leerzeichen nach der öffnenden und vor der schließenden Klammer:

<< Matter.Number >> - das Aktenzeichen
<< Matter.Contact.FirstName >> und << Matter.Contact.LastName >> - Vor- und Nachname der Mandantin oder des Mandanten der Akte
<< Matter.Contact.LetterSalutation >> - die im Kontakt hinterlegte Briefanrede
<< Document.CreateDate >> - das Datum, an dem das Dokument erzeugt wird
<< User.FirstName >> - die angemeldete Benutzerin oder der angemeldete Benutzer, also in der Regel die zeichnende Person

Zwei Dinge sind dabei wichtig:

Die Platzhalter bleiben englisch. Sie sind technische Namen und werden nicht übersetzt, auch nicht in einer deutschsprachigen Vorlage und nicht bei deutscher Oberfläche. Der eingesetzte Inhalt ist selbstverständlich deutsch, weil er aus Ihren Daten stammt.
Der Präfix hängt vom Umfang ab. Im Umfang Akte tragen die Kontaktfelder den Zusatz Matter., also << Matter.Contact.FirstName >>. Im Umfang Kontakt entfällt er: dort heißt dasselbe Feld << Contact.FirstName >>. Ein Platzhalter aus dem falschen Umfang bleibt beim Erzeugen leer.

Auch Ihre eigenen Felder stehen zur Verfügung. Ein benutzerdefiniertes Feld einer Akte sprechen Sie als << Matter.CustomField.Feldname >> an; welchen Namen Sie einsetzen müssen, zeigt Ihnen die Liste in den Einstellungen.

Schritt 2: Die Vorlage in Word vorbereiten

Öffnen Sie das Dokument, das Sie immer wieder verwenden - das Standardanschreiben, die Vollmacht, das Kostenblatt. Amberlo unterstützt Word-Dateien (.docx), Excel-Tabellen (.xlsx) und PowerPoint-Präsentationen (.pptx).
Setzen Sie an jede variable Stelle den passenden Platzhalter, am besten über das Kopiersymbol aus Schritt 1. So vermeiden Sie Tippfehler in den Feldnamen.
Fügen Sie den Platzhalter als unformatierten Text ein und achten Sie darauf, dass er unzerteilt bleibt. Wird er durch eine Autokorrektur, einen Zeilenumbruch oder eine Kommentarmarke auseinandergerissen, erkennt Amberlo ihn nicht mehr und die Stelle bleibt leer.
Speichern Sie die Datei ohne Schreib- oder Kennwortschutz. Eine geschützte Datei lässt sich zwar hochladen, aber nicht befüllen.

Ein Briefkopf im Aktenbezug kann damit zum Beispiel so aussehen:

<< Matter.Contact.FirstName >> << Matter.Contact.LastName >>
<< Matter.Contact.StreetLine1 >>
<< Matter.Contact.PostalCode >> << Matter.Contact.City >>

Unser Zeichen: << Matter.Number >>          << Document.CreateDate >>

<< Matter.Contact.LetterSalutation >>,

Schritt 3: Die Vorlage in Amberlo hochladen

Öffnen Sie in der oberen Navigationsleiste Dokumente.
Wechseln Sie auf den Reiter DOKUMENTVORLAGEN.
Klicken Sie oben in der Liste auf +. Der Dialog Neue Vorlage öffnet sich.
Wählen Sie über Dokument auswählen… beziehungsweise Hochladen… Ihre vorbereitete Datei aus. Der Dialog nennt darunter die unterstützten Dateitypen, und der Link Felder anzeigen… führt in einem neuen Reiter zur Liste der Platzhalter.
Legen Sie unter Verwendung bei fest, wo die Vorlage angeboten wird: Kontakt, Akte, Vertrag oder Dokumentenregister. Diese Angabe muss zu dem Umfang passen, dessen Platzhalter Sie verwendet haben.
Klicken Sie auf Speichern. Mit Abbrechen verwerfen Sie Ihre Eingaben.

Ein Ordner wird dabei nicht abgefragt. Die Vorlage liegt anschließend im Reiter DOKUMENTVORLAGEN und nicht bei den Dokumenten einer Akte. In der Spalte Verwendet bei sehen Sie, für welchen Bereich sie gilt.

Wer diesen Reiter sieht

Der Reiter DOKUMENTVORLAGEN erscheint nur, wenn Ihre Kanzlei die Dokumentautomatisierung nutzt, und nur für Administratoren. Fehlt er Ihnen, hat Ihr Konto keine Administratorrechte - wenden Sie sich dann an die Person, die Ihr Amberlo-Konto betreut.

Wenn Ihre Kanzlei mit dem Legal Workspace Add-in für Word arbeitet

Ist die Dokumentenerstellung über das Legal Workspace Add-in eingerichtet, verhält sich derselbe Dialog anders:

Es sind nur Word-Dateien (.docx) zulässig.
Statt Verwendung bei erscheint die Auswahl Vorlagentyp mit den Werten Inhaltsvorlage und Briefkopf.
Die Felder, Inhaltsblöcke und Bedingungen setzen Sie nicht als << ... >> in den Text, sondern im Add-in in Word.

Ältere Vorlagen sind in der Liste mit Veraltet gekennzeichnet. Sie funktionieren weiterhin für das klassische Erzeugen, lassen sich aber nicht mit dem Add-in weiterverarbeiten.

Schritt 4: Ein Dokument aus der Vorlage erzeugen

Die fertige Vorlage steht überall dort bereit, wo sie laut Verwendung bei hingehört. Öffnen Sie also die Akte, den Kontakt oder den Vertrag, gehen Sie dort in den Bereich Dokumente und wählen Sie im Menü hinter + den Eintrag Dokument aus Vorlage erstellen…. Im Dialog Neues Dokument wählen Sie unter Dokumentvorlage auswählen Ihre Vorlage, vergeben unter Dokumentname einen Namen und lassen das Dokument erzeugen. Amberlo ersetzt dabei jeden Platzhalter durch den aktuellen Wert - bei jedem Erzeugen neu.

Den vollständigen Ablauf beschreibt der Artikel Wie erzeuge ich ein Dokument aus meiner Vorlage?.