Amberlo - beA - Nachricht aus einer Akte senden

Eine beA-Nachricht wird in der Regel aus der zugehörigen Akte heraus erstellt. Die ausgewählten Dokumente werden als Anhänge übernommen, die Aktennummer wird automatisch eingetragen und die Nachricht wird über das beA-Postfach der Akte versendet. Dieser Artikel führt durch den gesamten Versandprozess: Eine Rechtsfachangestellte bereitet die Nachricht vor und markiert sie als Sendebereit, die Anwältin oder der Anwalt prüft sie im Entwurfsordner und sendet sie ab.

Dies ist der zweite von drei Artikeln zu beA in Amberlo:

1. Einen Kanal einrichten
2. Nachricht aus einer Akte senden (dieser Artikel)
3. Eine eingehende Nachricht bearbeiten

Im Beispiel wird ein Schriftsatz aus der Akte GG24 IN 01/26 über den Kanal GG24 an das Postfach des Kanals HH24 gesendet.

Hinweis: Die Screenshots zeigen die deutsche Benutzeroberfläche. Die englischen Bezeichnungen sind in eckigen Klammern angegeben.

Voraussetzungen

• Für das sendende Postfach ist ein beA-Kanal eingerichtet (siehe Einen Kanal einrichten).
• Die Akte enthält die Dokumente, die gesendet werden sollen.
• Die Benutzerin oder der Benutzer hat die beA-Sendeberechtigung für das Postfach. Ohne diese Berechtigung ist die beA-Aktion in der Akte deaktiviert.

Nachricht aus der Akte heraus starten

1. Öffnen Sie Akten und öffnen Sie die gewünschte Akte.

   

2. Öffnen Sie in der linken Navigationsleiste der Akte den Bereich Dokumente.

   

3. Wählen Sie ein oder mehrere Dokumente aus. Die Auswahl-Symbolleiste erscheint oberhalb der Liste; das letzte Symbol ist Über beA versenden.

   

4. Klicken Sie auf Über beA versenden und wählen Sie den Kanal (Postfach) aus, über den die Nachricht gesendet werden soll. Alle eingerichteten beA-Kanäle werden angezeigt; in diesem Beispiel wählen wir GG24.

   

Das Formular Nachricht senden öffnet sich in einem modalen Fenster. Die ausgewählten Dokumente sind bereits als Anhänge eingefügt und die Akte ist verknüpft. Ein Entwurf wird während der Bearbeitung automatisch gespeichert; der Zeitpunkt der letzten Speicherung wird oben rechts angezeigt (Zuletzt gespeichert).

Nachricht vervollständigen

* Pflichtfeld. Sendebereit und Senden bleiben deaktiviert, bis alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

Eine beA-Nachricht hat keinen Freitextbereich: Der Inhalt wird im beigefügten Schriftsatz übermittelt.

Empfänger suchen

Klicken Sie in das Feld Empfänger. Darunter öffnet sich die beA-Empfängersuche mit den Feldern Vorname, Nachname, Name der Abteilung, Stadt und Postleitzahl. Geben Sie mindestens ein Suchkriterium ein und klicken Sie auf Suchen…; die passenden Postfächer werden auf der rechten Seite aufgelistet. Klicken Sie auf ein Ergebnis, um es als Empfänger festzulegen; Löschen setzt die Suchkriterien zurück.

Der ausgewählte Empfänger wird im Feld Empfänger angezeigt. Das × entfernt ihn, das Lupensymbol öffnet die Suche erneut.

Anhänge

Die Anhänge-Liste zeigt jeden Anhang mit folgenden Informationen:

• dem Typ: Anhang (eine Anlage) oder Rechtsdokument (der Schriftsatz). Dokumente aus der Akte werden als Anhang eingefügt; stellen Sie den Schriftsatz auf Rechtsdokument um.
• einem Download- und einem Löschen-Symbol
• Pfeilen nach oben/unten – die Anhänge werden in der angezeigten Reihenfolge übertragen.

Um weitere Dokumente aus der Akte hinzuzufügen, klicken Sie unter Dokumente aus der Akte auswählen auf Durchsuchen. Der Dialog Einfügen von Dateien aus dem Amberlo-Speicher öffnet sich im Ordner der Akte: Markieren Sie die gewünschten Dokumente und bestätigen Sie mit OK. Auf diese Weise können nur Dokumente angehängt werden, die bereits in dieser Akte abgelegt sind.

Klicken Sie nach dem Ändern von Typ oder Reihenfolge auf Anhänge aktualisieren, um die Anhangsliste zu speichern.

Die beA-Anhangsregeln werden beim Senden geprüft: Dateinamen mit höchstens 84 Zeichen (90 bei Signaturdateien), die ausschließlich a-z A-Z ä ö ü Ä Ö Ü ß 0-9 _ - enthalten, keine doppelten Dateinamen, maximal 200 MB und 1000 Dateien pro Nachricht sowie keine Dateien mit den Endungen .exe .com .bat .cmd .lnk .ini. Dokumente, die über beA eingegangen sind, werden bereits unter beA-konformen Namen gespeichert.

Das ausgefüllte Formular:

Übergeben oder senden

Die Fußzeile des Formulars bietet vier Möglichkeiten zum Abschluss:

In unserem Beispiel klickt die Assistentin auf Sendebereit. Amberlo bestätigt: Die Nachricht ist sendebereit und kann nun von einer dazu berechtigten Person gesendet werden.

Im Entwurfsordner prüfen und senden

Die Anwältin oder der Anwalt öffnet Kanalnachrichten → Kanal GG24 → Entwürfe und klickt auf den Filterchip Sendebereit. Es werden nur freigegebene Nachrichten angezeigt; der Filter wird pro Benutzer gespeichert. Das Kennzeichen eEB beantragt markiert Nachrichten, für die eine Empfangsbestätigung angefordert wurde.

Durch Auswahl der Nachricht werden Kopfzeile und Anhänge angezeigt; ein Klick auf einen Anhang zeigt eine Vorschau direkt in der Ansicht, sodass der Schriftsatz geprüft werden kann, ohne das Bearbeitungsformular zu öffnen. Die verfügbaren Aktionen sind Löschen, Bearbeiten (öffnet das Formular erneut), Verschieben und Senden.

Klicken Sie auf Senden und bestätigen Sie die Abfrage Bist du dir sicher? mit Senden.

Die Nachricht verschwindet aus dem Filter Sendebereit …

… und erscheint in Gesendet, weiterhin mit dem Kennzeichen eEB beantragt. Validierungsbericht öffnen öffnet das Prüfprotokoll der Übertragung.

Schlägt eine Übertragung fehl, verbleibt die Nachricht mit einer Fehlermeldung im Status Sendebereit, sodass sie korrigiert und erneut gesendet werden kann.

Hinweis: Eine Signatur ist für den Versand nicht erforderlich. Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine separate Funktion und wird gesondert dokumentiert.

Sobald der Empfänger die eEB-Anforderung beantwortet, wird der eEB-Status an der gesendeten Nachricht angezeigt, wie in beA – Den eEB-Status von Nachrichten verstehen beschrieben. Gesendete Nachrichten und ihre Anhänge werden automatisch archiviert, siehe beA – Nachrichten, Anhänge und Validierungsberichte archivieren.

Nächster Schritt

Weiter mit Eine eingehende Nachricht bearbeiten.