Amberlo - beA - Einen Kanal einrichten

Mit der ComCenter-Integration nutzen Sie Ihr beA-Postfach direkt in Amberlo. Dieser Artikel beschreibt den ersten Schritt: Ein beA-Postfach als Kanal verbinden und die Kanalnachrichten-Ansicht mit ihren Ordnern kennenlernen.

Der vollständige beA-Workflow in Amberlo wird in drei Artikeln beschrieben:

1. Einen Kanal einrichten (dieser Artikel)
2. Eine Nachricht aus einem Mandat senden
3. Eine eingehende Nachricht bearbeiten

Alles, was speziell das beA selbst betrifft – Software-Token, SAFE-ID, Postfachberechtigungen, eEB, Prüfprotokoll, Archivierung – ist im Artikel beA beschrieben und gilt unverändert.

Hinweis: Die Screenshots zeigen die deutsche Benutzeroberfläche. Die englischen Bezeichnungen sind in Klammern angegeben.

Voraussetzungen

• Ihr Amberlo-Mandant benötigt die ComCenter-beA-Lizenz und Ihr Benutzer die beA-Kanalberechtigung (siehe beA – Voraussetzungen).
• Sie benötigen einen beA-Software-Token (.p12-Software-Zertifikat) sowie die zugehörige PIN. Wie Sie den Token bestellen und aktivieren, ist unter beA – Software-Token beschrieben.
• Sie benötigen die SAFE-ID des Postfachs, das Sie verbinden möchten. Wie Sie diese finden und wie Sie Ihren Token für das Postfach einer anderen Person freischalten, ist unter beA – Das beA-Postfach mehrerer Nutzer verwenden und die SAFE-ID finden beschrieben.

Kanalverwaltung öffnen

1. Klicken Sie auf Ihren Avatar in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Einstellungen (Settings).

   

2. Klicken Sie im Einstellungsmenü unter Drittsoftware (Third-party software) auf Kanalverwaltung (Channel management).

   

Die Übersicht Kanalmanagement listet die Kanäle mit Name, Typ (type), Adresse (address – bei beA ist das die SAFE-ID) und Status auf. Jede Zeile verfügt über eine Bearbeiten- (Stift) und eine Löschen-Aktion (Papierkorb); die Liste lässt sich mit dem Suchfeld oberhalb der Tabelle filtern.

Hinweis: beA-Kanäle werden pro Benutzer gespeichert. Sie sehen nur die Kanäle, die Sie selbst erstellt haben. Eine Kollegin oder ein Kollege, die bzw. der dasselbe Postfach benötigt, legt einen eigenen Kanal mit dem eigenen Software-Token an.

Einen beA-Kanal erstellen

1. Klicken Sie auf Kanal hinzufügen (Add channel).

2. Wählen Sie unter Typ die Option beA. Die verfügbaren Typen hängen von den für Ihren Mandanten lizenzierten Paketen ab.

3. Geben Sie einen Namen ein. Er wird im Kanalbaum sowie beim Senden und Empfangen von Nachrichten angezeigt.

4. Geben Sie die SAFE-ID des Postfachs ein.

   

5. Laden Sie unter Referenzen (Credentials) das Zertifikat (Software-Token) hoch. Es werden nur .p12-Dateien mit einer maximalen Größe von 6 KB akzeptiert.

6. Geben Sie die dem Zertifikat zugehörige PIN ein. Über das Augensymbol können Sie die eingegebenen Zeichen einblenden.

   

7. Klicken Sie auf Speichern (Save).

Amberlo prüft die Verbindung zum beA-Server. Sind SAFE-ID, Zertifikat und PIN gültig, erscheint der Kanal in der Übersicht mit dem Status Vollständig (Complete) und steht in der Kanalnachrichten-Ansicht zur Verfügung. Die Bedeutung der anderen Statuswerte ist unter beA – Kanalstatus beschrieben.

Tipp: Das ausklappbare Feld Wie erhalte ich Zugang zum beA-Kanal? (How do I get access to the beA channel?) enthält einen Link zur Dokumentation zum Erhalt eines Software-Tokens.

Einen Kanal bearbeiten oder löschen

Klicken Sie auf das Stiftsymbol in der Kanalzeile, um Kanal bearbeiten (Edit channel) zu öffnen. Der Typ ist unveränderlich; Name, SAFE-ID, Zertifikat und PIN können angepasst werden. Klicken Sie auf Aktualisierung (Update), um zu speichern, oder auf Abbrechen (Cancel), um die Änderungen zu verwerfen.

Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um einen Kanal zu löschen. Er verschwindet aus der Kanalnachrichten-Ansicht; das Postfach selbst bleibt davon unberührt.

Die Kanalnachrichten-Ansicht

Öffnen Sie Ihre beA-Postfächer über Kanalnachrichten (Channel messages) – das Ablagesymbol in der oberen Navigationsleiste.

Wählen Sie im Baum auf der linken Seite einen Ordner aus, um dessen Nachrichten anzuzeigen:

Die Ansicht gliedert sich in vier Bereiche:

• Kanalbaum (links): ein Knoten pro Kanal, benannt nach dem Schema <Kanalname> (beA), jeweils mit den Ordnern Posteingang (Inbox), Gesendet (Sent) und Entwürfe (Drafts). Weitere von Ihnen eingerichtete Kanaltypen (E-Mail, KSeF) erscheinen im selben Baum.
• Nachrichtenliste: die Nachrichten des ausgewählten Ordners mit Absender, Betreff, Datum und einem Statusabzeichen. Suchen… durchsucht den Ordner; die Chips oberhalb der Liste filtern nach Bearbeitungsstatus (Alle, Ungelesen, Sekretariat, Anwalt, Bearbeitet – siehe Eine eingehende Nachricht bearbeiten).
• Nachrichtendetails (Mitte): Kopfzeileninformationen, Anhänge mit Inline-Vorschau und die Nachrichtenaktionen.
• Amberlo-Panel (rechts, für eingehende Nachrichten): Mandat, Fristen, Aufgaben, Stempel und Bearbeitungsstatus.

Die Symbolleiste oben bietet Sync now, womit neue Nachrichten vom beA-Server für den ausgewählten Kanal abgerufen werden, sowie Nachricht erstellen (Create message).

Nachricht erstellen (Create message) in der Symbolleiste öffnet das Verfassen-Formular für eine Nachricht, die nicht aus einem Mandat heraus gestartet wird. Der übliche Weg, eine Nachricht zu verfassen, führt über das Mandat – siehe Eine Nachricht aus einem Mandat senden.

Ordner und Unterordner

Jeder beA-Kanal verfügt über die Stammordner Posteingang, Gesendet und Entwürfe. Unter Posteingang können Sie eigene Unterordner anlegen:

1. Fahren Sie mit der Maus über Posteingang und klicken Sie auf das Menü ⋮.
2. Klicken Sie auf Unterordner erstellen (Create sub-folder) und geben Sie einen Namen ein.

Unterordner werden eingerückt unterhalb des Stammordners angezeigt; das Pfeilsymbol neben dem Ordnernamen klappt sie ein oder aus.

Der Unterordner Archiv wird automatisch angelegt: Eine Nachricht, die als Bearbeitet (processed) markiert und mit Done abgeschlossen wurde, wird dorthin verschoben (siehe Eine eingehende Nachricht bearbeiten). Im beA-Webportal erstellte Unterordner (z. B. eEB, Junk) werden ebenfalls angezeigt. Die Regeln, die für Stamm- und benutzerdefinierte Ordner gelten, sind unter beA – Ordner in beA beschrieben.

Eine Nachricht verschieben

Öffnen Sie eine Nachricht und klicken Sie auf Verschieben (Move). Der Dialog Nachricht Verschieben Nach: zeigt den Ordnerbaum des Kanals an; klicken Sie auf den Zielordner.

Nächster Schritt

Weiter mit Eine Nachricht aus einem Mandat senden.