Amberlo - beA - Eine eingehende Nachricht bearbeiten

Eine beA-Nachricht in Amberlo zu empfangen bedeutet mehr als nur Lesen: Die Nachricht wird der richtigen Akte zugeordnet, das eingegangene Dokument wird gestempelt, die Frist und die Folgeaufgabe werden erfasst, und die Nachricht wird weitergeleitet, bis sie erledigt ist – alles ohne Amberlo zu verlassen. Dieser Artikel führt durch diesen Workflow anhand einer Nachricht.

Dies ist der dritte von drei Artikeln zu beA in Amberlo:

1. Einen Kanal einrichten
2. Eine Nachricht aus einer Akte senden
3. Eine eingehende Nachricht bearbeiten (dieser Artikel)

Das Beispiel setzt die im vorherigen Artikel gesendete Nachricht fort: Sie geht im Postfach des Kanals HH24 ein und gehört zur Akte HH24 IN 02/26.

Hinweis: Die Screenshots zeigen die deutsche Benutzeroberfläche. Die englischen Bezeichnungen sind in Klammern angegeben.

Nachricht öffnen

1. Öffnen Sie Kanalnachrichten und wählen Sie den Posteingang des Kanals – hier HH24 (beA).
2. Neue Nachrichten tragen das Badge Ungelesen. Klicken Sie auf die Nachricht, um sie zu öffnen.

Die Nachrichtendetails zeigen Von und An, die Referenznummer (das Aktenzeichen des Absenders), Zwischenstation und Briefkasten am Eingang (die Übertragungszeitstempel) sowie – falls der Absender eine Empfangsbestätigung angefordert hat – das Badge eEB beantragt. Die Anhänge sind als Schaltflächen aufgeführt; im Panel auf der rechten Seite wird die Nachricht mit Ihren Amberlo-Daten verknüpft.

Die Nachrichtenaktionen sind Antworten, Verschieben, Validierungsbericht öffnen (öffnet das Prüfprotokoll, siehe beA – Prüfprotokoll) und – wenn ein eEB angefordert wurde – Answer eEB, womit das Formular zum Annehmen oder Ablehnen des eEB geöffnet wird (siehe beA – eEB-Formular ausfüllen).

Klicken Sie auf einen Anhang, um ihn direkt unterhalb der Kopfzeile als Vorschau anzuzeigen. PDFs öffnen sich im Dokumentenviewer mit Seitennavigation und Zoom; durch Klicken auf einen anderen Anhang wird gewechselt.

Nachricht einer Akte zuordnen

Es wird nichts automatisch zugeordnet und keine Akte vorgeschlagen: Sie wählen die Akte selbst aus.

1. Öffnen Sie im rechten Panel das Dropdown Akte und wählen Sie die Akte aus.

   

2. Die Anhänge und der XJustiz-Datensatz werden sofort in die Akte gespeichert – Amberlo bestätigt dies mit 2 Dateien in HH24 IN 02/26 gespeichert. Das Panel zeigt nun die Akte mit Aktennummer und Verantwortlich (zuständiger Anwalt), und die Aktionen Frist notieren und Aufgabe zuweisen werden verfügbar.

   

Falls Sie die falsche Akte ausgewählt haben, wählen Sie aus demselben Dropdown eine andere aus: Die Dokumente werden von der alten Akte in die neue verschoben.

Dokument stempeln

Auf einen Anhang können zwei unabhängige Stempel aufgebracht werden. Wählen Sie zuerst den Anhang aus (klicken Sie ihn an, sodass er als Vorschau angezeigt wird); andernfalls ist Setzen deaktiviert und das Panel zeigt Wählen Sie ein Dokument aus, um es zu stempeln.

• Eingangsstempel → Setzen: Stempelt EINGEGANGEN mit Datum und Uhrzeit des Eingangs, dem Kanal (über beA), wer gestempelt hat und wann sowie der Kanzlei. Der Stempel wird sofort aufgebracht.

  

• Fristenstempel → Setzen: Der Dialog Frist notieren fragt nach der notierten Frist (Neue Frist, dd.mm.yyyy). Bestätigen Sie mit Done; der Stempel FRIST – Ablauf: wird hinzugefügt.

  

  

Jeder Stempel zeigt im Panel Stempel gesetzt und kann mit Entfernen entfernt werden; der Fristenstempel kann außerdem mit Bearbeiten geändert werden. Die Stempel sind Versionen des PDFs – das empfangene Original bleibt unverändert. Der Fristenstempel ist lediglich eine Notiz auf dem Dokument; er erstellt keine Frist in Amberlos Fristen (das ist der nächste Schritt). Das Stempeln funktioniert mit oder ohne zugewiesene Akte.

Frist erfassen

Klicken Sie auf Frist notieren im Abschnitt Fristen. Der Frist-Dialog von Amberlo öffnet sich mit vorausgefülltem Aktenname und Verantwortlicher Anwalt aus der Akte. Füllen Sie mindestens Fristgrund und Fristende aus; Vorfrist, Notfrist und Vorläufige Frist sind optional. Klicken Sie auf Erstellen.

Die Frist wird im Panel mit Grund, Enddatum und zuständigem Anwalt aufgeführt und erscheint in den Fristen der Akte. Aus einer Nachricht können mehrere Fristen erstellt werden; das Bearbeiten oder Löschen einer Frist erfolgt in Amberlos Fristen, nicht hier.

Aufgabe zuweisen

Klicken Sie auf Aufgabe zuweisen im Abschnitt Aufgaben. Der Aufgaben-Dialog von Amberlo öffnet sich mit Verbunden mit auf die Akte gesetzt; alle anderen Felder folgen den üblichen Aufgaben-Standardwerten. Geben Sie einen Titel ein, wählen Sie den Empfänger (z. B. den zuständigen Anwalt), passen Sie bei Bedarf das Fälligkeitsdatum an und klicken Sie auf Erstellen.

Die Aufgabe wird im Panel mit Empfänger und Fälligkeitsdatum aufgeführt. Sie ist mit der Akte verknüpft und erscheint in der Aufgabenliste des Empfängers; das Bearbeiten erfolgt in Amberlos Aufgaben.

Bearbeitungsstatus setzen

Der Status am unteren Rand des Panels zeigt an, bei wem sich die Nachricht gerade befindet:

Status können in beliebiger Reihenfolge gesetzt werden, vorwärts wie rückwärts. Der Status ist ein internes Amberlo-Kennzeichen: Er wird nie an beA übermittelt und ist unabhängig von den aus der Nachricht erstellten Aufgaben und Fristen.

In unserem Beispiel ist die Nachricht erledigt, daher setzen wir den Status auf Bearbeitet.

Dieselben Status stehen als Filterchips oberhalb der Nachrichtenliste zur Verfügung – Alle, Ungelesen, Sekretariat, Anwalt, Bearbeitet –, sodass jede Rolle die für sie wartenden Nachrichten findet. Der gewählte Filter wird pro Benutzer gespeichert.

Erledigt → Archiv

Klicken Sie auf Done, um die Änderungen im Panel zu übernehmen. Eine Nachricht mit dem Status Bearbeitet wird dann aus dem Arbeitsposteingang in den Unterordner Archiv des Posteingangs verschoben, den Amberlo automatisch erstellt.

Öffnen Sie Posteingang → Archiv, um die Nachricht wiederzufinden. Archivierte Nachrichten bleiben lesbar, behalten ihre Akte, Fristen, Aufgaben und Stempel und werden nie gelöscht.

Die Nachricht in der Akte

In der Aktenübersicht wird die aus der Nachricht erstellte Aufgabe unter Aufgaben aufgeführt und die Ablage der beiden Dokumente ist im Aktivitäts-Feed protokolliert.

Die abgelegten Dokumente befinden sich in der Akte unter Dokumente. Jedes über beA eingegangene Dokument trägt einen Chip beA empfangen · ; durch Klicken darauf öffnet sich die ursprüngliche Nachricht in der Kanalnachrichten-Ansicht. Die aus der Nachricht erstellte Aufgabe ist in der Aktenübersicht sichtbar, und die Ablage selbst ist im Aktivitäts-Feed protokolliert.

Die Ablage in der Akte ist ein Arbeitsbereich, kein Langzeitarchiv: Eingehende Nachrichten, Anhänge und Prüfprotokolle werden zusätzlich automatisch archiviert, wie unter beA – Archivierung von Nachrichten, Anhängen und Prüfprotokollen beschrieben.