Zeiten müssen Sie in Amberlo nicht getrennt von Ihrer Terminplanung erfassen. Haben Sie für eine Besprechung, einen Gerichtstermin oder eine Wiedervorlage bereits eine Aufgabe oder einen Termin angelegt, erfassen Sie die dafür aufgewendete Zeit direkt aus dieser Aufgabe bzw. diesem Termin heraus — ohne das Formular zu verlassen und ohne die Akte erneut zu suchen.
So erfassen Sie Zeit aus einer Aufgabe oder einem Termin
- Öffnen Sie in der oberen Menüleiste Planung.
- Öffnen Sie die Aufgabe oder den Termin, für die bzw. für den Sie Zeit erfassen möchten. Klicken Sie dazu im Kalender auf den entsprechenden Eintrag. Legen Sie gerade erst an, können Sie stattdessen über + in der oberen Menüleiste unter NEU HINZUFÜGEN eine Aufgabe oder einen Termin erstellen — auch aus dem noch nicht gespeicherten Formular heraus lässt sich Zeit erfassen.
- Klicken Sie im geöffneten Formular auf Zeit erfassen.
- Tragen Sie die aufgewendete Zeit ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Amberlo zeigt die erfasste Zeit anschließend im Formular der Aufgabe bzw. des Termins in der Liste Erfasste Zeit an.
Was Sie beim ersten Mal erwartet
Nach dem Klick auf Zeit erfassen öffnet sich ein zweites Formular mit derselben Überschrift Zeit erfassen. Das ist kein Versehen: Die Schaltfläche und das Formular, das sie öffnet, tragen in Amberlo dieselbe Beschriftung. Neben der Zeit können Sie dort unter anderem Datum, Beschreibung, Verantwortlich und Fakturierbar setzen und bei Bedarf einen abweichenden Stundensatz hinterlegen. Ist kein abweichender Satz gesetzt, gilt der Satz, der für die Akte hinterlegt ist.
Direkt neben Zeit erfassen finden Sie die Schaltfläche Zeiteinträge anzeigen. Diese legt nichts Neues an, sondern öffnet die bereits vorhandenen Einträge. Achten Sie darauf, dass Sie zum Erfassen wirklich Zeit erfassen wählen.
Warum dieser Weg der genaueste ist
Wenn Sie die Zeit aus der Aufgabe oder dem Termin heraus erfassen, ist der Zeiteintrag fest mit genau dieser Aufgabe bzw. diesem Termin verbunden — und damit auch mit der Akte, die dort hinterlegt ist. Sie müssen die Akte nicht erneut auswählen und können sie nicht versehentlich falsch zuordnen. Später ist nachvollziehbar, wofür die Zeit angefallen ist: Der Eintrag steht in der Liste Erfasste Zeit der Aufgabe bzw. des Termins und zugleich unter Zeiteinträge in der zugehörigen Akte. Von dort fließt er in die Abrechnung ein; die fertigen Rechnungen finden Sie im Rechnungsbuch.
Die Ausgangsansicht: Planung
Ausgangspunkt ist der Bereich Planung. Oben in der Mitte wechseln Sie zwischen TAG, WOCHE, MONAT und AGENDA; oben rechts springen Sie mit HEUTE und den Pfeilen durch die Zeit. In der linken Spalte blenden Sie unter MEIN KALENDER und ANDERE KALENDER aus, wessen Aufgaben und Termine Sie sehen, und schränken darunter über Zuweisungen, Kategorie, Typ, Status, Verknüpfter Kontakt und Verknüpfte Akte weiter ein. Im Raster stehen Ihre Aufgaben und Termine; zum Öffnen klicken Sie den gewünschten Eintrag an.
Weiterführend
Einen Überblick über alle Stellen, an denen sich in Amberlo Zeit erfassen lässt, gibt der Artikel Wo kann ich in Amberlo Zeit erfassen?.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!