Ja. Sie können Dokumente direkt an eine Aufgabe oder einen Termin hängen. Dann liegt alles beisammen, was zu dem Eintrag gehört — der Schriftsatz zum Gerichtstermin, die Vollmacht zur Besprechung, der Entwurf, der bis zum Fälligkeitsdatum geprüft sein soll.
Für den Anhang haben Sie immer dieselben zwei Wege:
- Hochladen — eine Datei von Ihrem Rechner.
- Durchsuchen — ein Dokument, das bereits in Amberlo liegt.
Dokumente beim Anlegen anhängen
Öffnen Sie über die obere Menüleiste die Planung. Neben dem Monatsnamen finden Sie die Symbole zum Anlegen; alternativ nutzen Sie die Schaltfläche + oben rechts in der Menüleiste und wählen im Fenster NEU HINZUFÜGEN den Eintrag Aufgabe oder Termin.
So hängen Sie im Anlegen-Dialog ein Dokument an:
- Legen Sie eine Aufgabe oder einen Termin an. Das Dialogfenster trägt die Überschrift Aufgabe erstellen beziehungsweise Termin erstellen.
- Füllen Sie die Angaben wie gewohnt aus und gehen Sie im Dialogfenster nach unten bis zum Abschnitt Anhänge.
- Klicken Sie auf Hochladen, wenn die Datei auf Ihrem Rechner liegt. Es öffnet sich der Dateiauswahl-Dialog Ihres Betriebssystems.
- Klicken Sie stattdessen auf Durchsuchen, wenn das Dokument bereits in Amberlo gespeichert ist. Es öffnet sich das Fenster Einfügen von Dateien aus dem Amberlo-Speicher. Darin suchen Sie das Dokument heraus, markieren es und bestätigen die Auswahl.
- Das gewählte Dokument erscheint sofort in der Liste unter Anhänge. Wiederholen Sie die Schritte, wenn Sie mehrere Dokumente anhängen möchten.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Erst mit Erstellen wird der Eintrag samt Anhang gespeichert. Brechen Sie den Dialog vorher mit Abbrechen ab, geht auch der Anhang verloren.
Dokumente nachträglich anhängen
Sie müssen sich nicht beim Anlegen festlegen. Ein bestehender Eintrag lässt sich jederzeit ergänzen:
- Öffnen Sie die Aufgabe oder den Termin — zum Beispiel aus der Planung heraus — und wechseln Sie in die Bearbeitung. Das Dialogfenster heißt dann Aufgabe bearbeiten beziehungsweise Termin bearbeiten.
- Gehen Sie zum Abschnitt Anhänge. Rechts neben der Überschrift steht die Schaltfläche +.
- Klicken Sie auf +. Darunter klappt ein kleines Menü mit zwei Einträgen auf: Hochladen und Durchsuchen.
- Wählen Sie den passenden Eintrag und suchen Sie die Datei beziehungsweise das Dokument heraus, genau wie beim Anlegen.
- Klicken Sie auf Aktualisieren, damit die Änderung gespeichert wird.
Wo die Dokumente anschließend zu finden sind
Ein Anhang bleibt nicht am Eintrag kleben: Amberlo legt ihn ab wie jedes andere Dokument auch. Nach Erstellen beziehungsweise Aktualisieren finden Sie ihn an zwei weiteren Stellen.
Beim verbundenen Kontakt und in der verbundenen Akte
Haben Sie im Dialogfenster das Feld Verbunden mit ausgefüllt, erscheint das Dokument beim dort eingetragenen Kontakt beziehungsweise in der dort eingetragenen Akte im Register Dokumente.
Das ist der praktische Grund, jede Aufgabe und jeden Termin zu verknüpfen: Wer später die Akte öffnet, findet die Unterlagen an der erwarteten Stelle und muss nicht erst den Kalendereintrag suchen.
In der Gesamtliste im Modul Dokumente
Öffnen Sie über die obere Menüleiste die Dokumente. Auf dem Register DOKUMENTE ist der Anhang in der Gesamtliste aller Dokumente Ihrer Kanzlei enthalten — mit allem, was dort sonst möglich ist: suchen, filtern, herunterladen, im Mandantenportal teilen.
Wie der Amberlo-Speicher aufgebaut ist und wie Sie ihn erreichen, lesen Sie im Artikel Wo finde ich den Amberlo-Speicher?
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!