Ja. Sie können Dokumente direkt an eine Aufgabe oder einen Termin hängen. Dann liegt alles beisammen, was zu dem Eintrag gehört — die Ladung zum Gerichtstermin, die Vollmacht zur Besprechung, der Entwurf, der bis zum Fälligkeitsdatum geprüft sein soll.
Für den Anhang haben Sie immer dieselben zwei Wege:
- Hochladen — eine Datei von Ihrem Rechner.
- Durchsuchen — ein Dokument, das bereits in Amberlo liegt.
Aufgaben und Termine verwenden dafür denselben Abschnitt Anhänge. Die folgenden Bilder zeigen ihn am Beispiel eines Termins.
Dokumente beim Anlegen anhängen
Öffnen Sie über die obere Menüleiste die Planung. Neben dem Monatsnamen finden Sie die Symbole zum Anlegen; alternativ nutzen Sie die Schaltfläche + oben rechts in der Menüleiste und wählen im Fenster NEU HINZUFÜGEN den Eintrag Aufgabe oder Termin.
So hängen Sie im Anlegen-Dialog ein Dokument an:
- Legen Sie eine Aufgabe oder einen Termin an. Das Dialogfenster trägt die Überschrift Aufgabe erstellen beziehungsweise Termin erstellen.
- Füllen Sie die Angaben wie gewohnt aus; Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markiert. Wählen Sie unter Verbunden mit die Akte oder den Kontakt, zu dem das Dokument gehört. Darunter, links unten im Dialogfenster, liegt der Abschnitt Anhänge (1).
- Klicken Sie auf HOCHLADEN (2), wenn die Datei auf Ihrem Rechner liegt. Es öffnet sich der Dateiauswahl-Dialog Ihres Betriebssystems. Dort können Sie auch mehrere Dateien auf einmal markieren.
- Klicken Sie stattdessen auf DURCHSUCHEN (3), wenn das Dokument bereits in Amberlo gespeichert ist. Es öffnet sich das Fenster Einfügen von Dateien aus dem Amberlo-Speicher. Haben Sie Verbunden mit schon ausgefüllt, zeigt es gleich den Ordner dieser Akte beziehungsweise dieses Kontakts. Klicken Sie das Dokument an — es erscheint oben unter AUSGEWÄHLTE DATEIEN — und bestätigen Sie mit OK.
- Das gewählte Dokument erscheint sofort in der Liste im Abschnitt Anhänge, mit Dateiname, Version und Datum. Die Zahl hinter Anhänge zeigt, wie viele Dokumente angehängt sind. Mit dem × am Zeilenende nehmen Sie einen Anhang wieder heraus. Wiederholen Sie die Schritte, wenn Sie weitere Dokumente anhängen möchten.
- Klicken Sie auf ERSTELLEN (4).
Erst mit ERSTELLEN wird der Eintrag samt Anhang gespeichert. Brechen Sie den Dialog vorher mit ABBRECHEN ab, speichert Amberlo auch den Anhang nicht.
Dokumente nachträglich anhängen
Sie müssen sich nicht beim Anlegen festlegen. Ein bestehender Eintrag lässt sich jederzeit ergänzen:
- Klicken Sie in der Planung auf die Aufgabe oder den Termin. Es öffnet sich das Dialogfenster Aufgabe bearbeiten beziehungsweise Termin bearbeiten. Im Abschnitt Anhänge (1) stehen die Dokumente, die bereits angehängt sind.
- Klicken Sie rechts neben der Überschrift Anhänge auf die Schaltfläche + (2). Es klappt ein kleines Menü mit zwei Einträgen auf: Hochladen und Durchsuchen.
- Wählen Sie den passenden Eintrag und suchen Sie die Datei beziehungsweise das Dokument heraus, genau wie beim Anlegen. Das neue Dokument erscheint in der Liste unter Anhänge.
- Klicken Sie auf AKTUALISIEREN (3), damit die Änderung gespeichert wird.
Wo die Dokumente anschließend zu finden sind
Ein Anhang liegt nicht nur am Eintrag, sondern auch im Dokumentenspeicher von Amberlo. Wo genau, hängt davon ab, wie Sie ihn angehängt haben:
- Hochgeladene Dateien speichert Amberlo beim Klick auf ERSTELLEN beziehungsweise AKTUALISIEREN im Ordner der unter Verbunden mit eingetragenen Akte beziehungsweise des Kontakts. Ist der Eintrag mit einer Akte verbunden, liegt das Dokument in der Akte und nicht zusätzlich beim Mandanten.
- Ein Dokument, das Sie über Durchsuchen gewählt haben, bleibt in seinem bisherigen Ordner.
- Ist unter Verbunden mit nichts eingetragen, gibt es keinen Ordner einer Akte oder eines Kontakts für den Anhang. Sie finden ihn dann über das Feld Suchen im Modul Dokumente.
In der verbundenen Akte und beim verbundenen Kontakt
Öffnen Sie die Akte beziehungsweise den Kontakt und klicken Sie in der linken Leiste auf das Ordnersymbol (1). Im Register DOKUMENTE steht die hochgeladene Datei (2) zusammen mit allen anderen Dokumenten.
Das ist der praktische Grund, jede Aufgabe und jeden Termin zu verknüpfen: Wer später die Akte beziehungsweise den Kontakt öffnet, findet die Unterlagen an der erwarteten Stelle und muss nicht erst den Kalendereintrag suchen.
Im Modul Dokumente
Öffnen Sie über die obere Menüleiste die Dokumente. Auf dem Register DOKUMENTE liegt eine hochgeladene Datei unter Alle Dateien im Ordner Akten beziehungsweise Kontakte, dort im Ordner der jeweiligen Akte oder des Kontakts. Der Ordner einer Akte trägt Aktenzeichen und Aktennamen, zum Beispiel 00030-2026 - Mietstreitigkeit Kraus ._. Wohnbau AG; der Ordner eines Kontakts trägt dessen Namen. Schneller finden Sie jeden Anhang, wenn Sie den Dateinamen in das Feld Suchen links oben eingeben.
Wie der Dokumentenspeicher aufgebaut ist und wie Sie ihn erreichen, lesen Sie im Artikel Wo finde ich den Dokumentenspeicher in Amberlo?.
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