Die Akte ist in Amberlo der zentrale Ort für alles, was zu einer Angelegenheit gehört: Aufgaben, Termine, Fristen, Dokumente, erfasste Zeiten und Auslagen sowie die spätere Abrechnung im Rechnungsbuch. Schon beim Anlegen können Sie der Akte einen Mandanten und weitere Beteiligte zuordnen.
Eine neue Akte anlegen
Es gibt zwei Wege. Beide führen zur selben Seite Neue Akte — nehmen Sie den, der Ihnen gerade näher liegt.
Weg 1: aus der Aktenliste
- Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf das Aktensymbol (1). Amberlo öffnet die Liste Akten.
- Klicken Sie über der Liste auf die Schaltfläche + (2).
Weg 2: über die Schaltfläche + in der Menüleiste
Ganz oben rechts, links neben dem Suchfeld, finden Sie die Schaltfläche +. Sie ist immer sichtbar, gleichgültig, wo Sie sich in Amberlo gerade befinden. Ein Klick darauf öffnet das Fenster NEU HINZUFÜGEN; wählen Sie dort den Eintrag Akte.
Dieser Weg lohnt sich, wenn Ihnen eine neue Akte einfällt, während Sie an etwas anderem arbeiten — Sie müssen den Bereich nicht wechseln. Mehr dazu lesen Sie im Artikel Wie nutze ich die Schaltfläche zum schnellen Hinzufügen?.
Die Seite Neue Akte ausfüllen
Mit einem Sternchen (*) gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder. Alle übrigen Angaben sind freiwillig und lassen sich jederzeit nachtragen.
Die wichtigsten Felder
- Aktenbezeichnung — Pflichtfeld. Unter diesem Namen finden Sie die Akte später in Listen, in der Suche und in allen Auswahlfeldern. Eine sprechende Bezeichnung wie Ackermann ./. Wohnbau Lindner GmbH zahlt sich aus.
- Aktenzeichen — Amberlo schlägt automatisch die nächste freie Nummer vor. Führt Ihre Kanzlei eine eigene Systematik, überschreiben Sie den Vorschlag einfach. Leer bleiben darf das Feld nicht.
- Kurzrubrum — dieses Feld füllt Amberlo selbst, sobald Sie den Beteiligten eine Rolle in der Akte zugewiesen haben. Solange das nicht geschehen ist, weist ein Hinweistext im Feld darauf hin.
- Kategorie und Typ — die fachliche Einordnung, zum Beispiel Arbeitsrecht und Kündigungsschutzrecht. Typ bleibt so lange gesperrt, bis Sie eine Kategorie gewählt haben, denn die möglichen Typen hängen von der Kategorie ab.
- Gerichtsaktenzeichen und Gegenstandswert — tragen Sie beides ein, sobald es feststeht.
- Beschreibung — Raum für den Sachverhalt in ein, zwei Sätzen.
Mandant und Beteiligte
Unterhalb der Beschreibung ordnen Sie der Akte die beteiligten Personen zu:
- Mandant hinzufügen — öffnet das Fenster Mandant hinzufügen. Dort wählen Sie im Feld Mandant einen Ihrer Kontakte aus und bestätigen mit Ok. Ist der Mandant noch nicht erfasst, bietet Amberlo in der Auswahl Neue natürliche Person hinzufügen und Neue juristische Person hinzufügen an.
- Beteiligten hinzufügen — für weitere Beteiligte wie Gegner, Drittbeteiligte oder Gerichte/Behörden. Gegnerische Anwältinnen und Anwälte oder Versicherungen hängen Sie über Unterbeteiligung hinzufügen an den jeweiligen Beteiligten an. Geben Sie jedem Beteiligten eine Rolle — davon hängt unter anderem das Kurzrubrum ab.
Zusätzliche Informationen, Status und RVG
Weiter unten folgen die Abschnitte Zusätzliche Informationen — mit Gerichtsbarkeit, Aktenablagenummer, Aktensprache und Verknüpfter Vertrag —, Status — mit Mandatsübernahme (vorbelegt mit dem heutigen Datum), Geschätztes Abschlussdatum, Status und Aktenablagedatum — sowie RVG mit dem Datum der Beauftragung, das über die anzuwendende RVG-Fassung entscheidet. Diese Angaben brauchen Sie beim Anlegen nicht sofort; Sie können die Akte zunächst speichern und sie später ergänzen.
Systeminformationen, Benutzer und Rollen
Darunter folgen die Systeminformationen: Das Pflichtfeld erstellt von ist bereits mit Ihrem Namen vorbelegt, Erstellt zeigt das heutige Datum.
Im Abschnitt Benutzer und Rollen legen Sie fest, wer in der Akte welche Rolle hat. Je nach Einrichtung Ihrer Kanzlei ist hier eine Rolle mit einem Sternchen (*) als Pflichtrolle markiert. Wählen Sie für diese Rolle über Benutzer auswählen… eine Person aus. Solange die Pflichtrolle leer ist, speichert Amberlo die Akte nicht und zeigt unter der Rolle den Hinweis Rolle hat keinen Benutzer. Über Rolle hinzufügen ergänzen Sie weitere Rollen.
Speichern
Oben rechts stehen drei Schaltflächen:
- Abbrechen — verwirft Ihre Eingaben und bringt Sie zur vorherigen Seite zurück.
- Speichern und Weiter — speichert die Akte und öffnet sofort ein leeres Formular für die nächste. Praktisch, wenn Sie mehrere Akten hintereinander anlegen.
- Speichern — speichert die Akte und öffnet sie. Von hier aus arbeiten Sie weiter.
Ist die Kollisionsprüfung für Ihre Kanzlei freigeschaltet und hat die Akte Beteiligte, fragt Amberlo nach dem Speichern, ob eine Kollisionsprüfung gestartet werden soll; mehr dazu lesen Sie im Artikel Wie prüfe ich die Beteiligten einer Akte auf Kollisionen?.
Benutzerdefinierte Felder
Braucht Ihre Kanzlei eine Angabe, die es in Amberlo noch nicht gibt, lässt sie sich als benutzerdefiniertes Feld ergänzen — zum Beispiel eine Aktennummer aus einem Vorsystem oder das zuständige Dezernat. Ein solches Feld kann auf allen Akten erscheinen oder nur auf Akten bestimmter Kategorien und Typen. Ob sich die Aktenliste oder Berichte nach dem Feld filtern lassen, hängt davon ab, wie das Feld eingerichtet ist.
Eingerichtet werden benutzerdefinierte Felder zentral in den Einstellungen. Ob sie in Ihrer Kanzlei zur Verfügung stehen und wer sie einrichtet, hängt vom Funktionsumfang Ihres Vertrags ab. Wenden Sie sich dazu an die Administratorin oder den Administrator Ihrer Kanzlei.
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