Die Akte ist in Amberlo der zentrale Ort für alles, was zu einer Angelegenheit gehört: Aufgaben, Termine, Fristen, Dokumente, erfasste Zeiten und Auslagen sowie die spätere Abrechnung im Rechnungsbuch. Sobald eine Akte angelegt ist, ordnen Sie ihr einen Mandanten und weitere Beteiligte zu.
Eine neue Akte anlegen
Es gibt zwei Wege. Beide führen zur selben Seite Neue Akte — nehmen Sie den, der Ihnen gerade näher liegt.
Weg 1: aus der Aktenliste
- Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf das Aktensymbol (1). Amberlo öffnet die Liste Akten.
- Klicken Sie über der Liste auf die Schaltfläche + (2).
Weg 2: über die Schaltfläche + in der Menüleiste
Ganz oben rechts, links neben dem Suchfeld, finden Sie die Schaltfläche +. Sie ist immer sichtbar, gleichgültig, wo Sie sich in Amberlo gerade befinden. Ein Klick darauf öffnet das Fenster NEU HINZUFÜGEN; wählen Sie dort den Eintrag Akte.
Dieser Weg lohnt sich, wenn Ihnen eine neue Akte einfällt, während Sie an etwas anderem arbeiten — Sie müssen den Bereich nicht wechseln. Mehr dazu lesen Sie im Artikel Wie nutze ich die Schaltfläche zum schnellen Hinzufügen?
Die Seite Neue Akte ausfüllen
Mit einem Sternchen (*) gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder. Alle übrigen Angaben sind freiwillig und lassen sich jederzeit nachtragen.
Die wichtigsten Felder
- Aktenbezeichnung — das einzige Pflichtfeld. Unter diesem Namen finden Sie die Akte später in Listen, in der Suche und in allen Auswahlfeldern. Eine sprechende Bezeichnung wie Fröhlich / Heinzmann zahlt sich aus.
- Aktenzeichen — Amberlo schlägt automatisch die nächste freie Nummer vor. Führt Ihre Kanzlei eine eigene Systematik, überschreiben Sie den Vorschlag einfach.
- Kurzrubrum — dieses Feld füllt Amberlo selbst, sobald Sie den Beteiligten eine Rolle in der Akte zugewiesen haben. Solange das nicht geschehen ist, weist ein Hinweistext im Feld darauf hin.
- Kategorie und Typ — die fachliche Einordnung, zum Beispiel Arbeitsrecht und Kündigungsschutzrecht. Typ bleibt so lange gesperrt, bis Sie eine Kategorie gewählt haben, denn die möglichen Typen hängen von der Kategorie ab.
- Gerichtsaktenzeichen und Gegenstandswert — tragen Sie beides ein, sobald es feststeht.
- Beschreibung — Raum für den Sachverhalt in ein, zwei Sätzen.
Mandant und Beteiligte
Unterhalb der Beschreibung ordnen Sie der Akte die beteiligten Personen zu:
- Mandant hinzufügen — hier wählen Sie den Mandanten aus Ihren Kontakten. Ist er noch nicht erfasst, können Sie ihn an dieser Stelle direkt neu anlegen.
- Beteiligten hinzufügen — für alle weiteren Personen und Unternehmen: Gegenseite, gegnerische Vertretung, Gericht, Versicherung, Zeugen. Geben Sie jedem Beteiligten eine Rolle — davon hängt unter anderem das Kurzrubrum ab.
Zusätzliche Informationen und Status
Weiter unten folgen die Abschnitte Zusätzliche Informationen — mit Angaben wie Gerichtsbarkeit, Aktenablagenummer und Aktensprache — und Status. Diese Angaben brauchen Sie beim Anlegen nicht sofort; Sie können die Akte zunächst speichern und sie später ergänzen.
Speichern
Oben rechts stehen drei Schaltflächen:
- Abbrechen — verwirft Ihre Eingaben und bringt Sie zurück zur Liste.
- Speichern und Weiter — speichert die Akte und öffnet sofort ein leeres Formular für die nächste. Praktisch, wenn Sie mehrere Akten hintereinander anlegen.
- Speichern — speichert die Akte und öffnet sie. Von hier aus arbeiten Sie weiter.
Benutzerdefinierte Felder
Braucht Ihre Kanzlei eine Angabe, die es in Amberlo noch nicht gibt, ergänzen Sie sie als Benutzerdefiniertes Feld. Solche Felder erscheinen anschließend auf jeder Akte und lassen sich wie die übrigen Felder ausfüllen, filtern und auswerten.
Angelegt, geändert und entfernt werden benutzerdefinierte Felder zentral in den Einstellungen. Wie das geht, beschreibt der Artikel zu den benutzerdefinierten Feldern für Akten im Abschnitt zu den Amberlo-Einstellungen.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!