Wenn Sie immer wieder dieselben Schreiben versenden — die Eingangsbestätigung, die Sachstandsanfrage, die Bitte um fehlende Unterlagen — lohnt es sich, den Text einmal als Vorlage zu hinterlegen. Amberlo kann die Vorlage beim Einfügen automatisch mit den Daten aus dem Kontakt oder der Akte füllen. Sie schreiben den Text also einmal und verwenden ihn danach immer wieder, ohne Namen, Aktenzeichen oder Anschriften abtippen zu müssen.
Voraussetzung: verbundenes Postfach
Die E-Mail-Vorlagen gehören zum Modul E-Mails. Solange kein Postfach mit Amberlo verbunden ist, zeigt der Reiter VORLAGEN noch keine Vorlagenliste, sondern eine Startkarte mit der Schaltfläche VERBINDEN.
Die Abbildung zeigt genau diesen Ausgangszustand: Das Briefumschlag-Symbol in der oberen Menüleiste ist aktiv, die Seitenüberschrift lautet E-Mails, und darunter stehen die Reiter POSTAUSGANG und VORLAGEN. Ist ein Postfach verbunden, erscheinen an dieser Stelle zusätzlich die übrigen Reiter, und unter VORLAGEN steht die Liste Ihrer Vorlagen.
Wie Sie Ihr Postfach anbinden, beschreibt Wie verbinde ich Amberlo mit meiner E-Mail?.
Eine E-Mail-Vorlage anlegen
- Öffnen Sie das Modul E-Mails über das Briefumschlag-Symbol in der oberen Menüleiste.
- Wechseln Sie auf den Reiter VORLAGEN. Hier sehen Sie alle bereits angelegten Vorlagen mit dem Datum unter Erstellt. Aus dieser Ansicht heraus können Sie eine Vorlage über Vorlage bearbeiten ändern oder sie löschen.
- Klicken Sie oben rechts über der Liste auf die Schaltfläche zum Anlegen — die runde Plus-Schaltfläche Neue Vorlage.
- Amberlo öffnet den Dialog für die neue Vorlage.
- Tragen Sie unter Vorlagenname eine Bezeichnung ein. Dieser Name erscheint später in der Auswahlliste und ist nur für Sie sichtbar. Wählen Sie ihn so, dass Sie die Vorlage in einem halben Jahr wiedererkennen, etwa “Eingangsbestätigung neue Akte” statt “Vorlage 3”.
- Tragen Sie unter Betreff den Betreff ein, den die Empfängerin später in ihrem Posteingang sieht.
- Schreiben Sie den eigentlichen Text in das große Textfeld darunter, das mit Text beschriftet ist.
- Klicken Sie abschließend auf Speichern. Ohne diesen Schritt geht die Vorlage verloren.
Über Löschen im selben Dialog entfernen Sie eine bereits angelegte Vorlage wieder.
Platzhalter einsetzen
Der eigentliche Nutzen entsteht erst durch die Platzhalter, die Amberlo in der deutschen Oberfläche Merge-Tags nennt. Ein Platzhalter ist ein kurzer Code, den Sie in den Text schreiben; beim Einfügen der Vorlage ersetzt Amberlo ihn durch den tatsächlichen Wert aus dem Datensatz — also etwa durch den Namen der Mandantin oder das Aktenzeichen.
- Klappen Sie im Vorlagendialog über das Pfeilsymbol am rechten Rand den Bereich mit den verfügbaren Platzhaltern auf. Er öffnet sich als zusätzliche Spalte neben dem Textfeld.
- Legen Sie über das Auswahlfeld am Kopf dieser Spalte fest, aus welchem Bereich die Platzhalter stammen sollen: aus den Daten eines Kontakts oder aus den Daten einer Akte.
- Nutzen Sie das Suchfeld (Suchen) darunter, um einen bestimmten Platzhalter schnell zu finden, statt die ganze Liste durchzusehen.
- Übernehmen Sie den gewünschten Platzhalter über das Symbol Kopieren am rechten Rand der jeweiligen Zeile.
- Fügen Sie den Platzhalter an der passenden Stelle in Ihren Text ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Entscheiden Sie sich bewusst für einen Bereich. Eine Vorlage, die Platzhalter aus der Akte enthält, muss später auch aus einer Akte heraus verwendet werden — sonst bleiben diese Stellen leer.
Eine E-Mail aus einer Vorlage schreiben
Öffnen Sie den Datensatz, zu dem die Platzhalter Ihrer Vorlage passen: die Akte, wenn Sie Aktendaten verwendet haben, oder den Kontakt, wenn Sie Kontaktdaten verwendet haben.
- Klicken Sie im mittleren Bereich der Karte auf E-Mail senden. Der E-Mail-Bereich klappt auf.
- Klicken Sie auf Aus Vorlage hinzufügen. Amberlo zeigt die Liste Ihrer Vorlagen.
- Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. Betreff und Text werden übernommen, die Platzhalter werden mit den Daten des geöffneten Datensatzes gefüllt.
- Prüfen Sie, ob alle Platzhalter tatsächlich ersetzt wurden, und ergänzen Sie, was individuell hinzugehört.
- Klicken Sie auf Senden.
Diese drei Schritte spielen sich in Dialogen ab, die sich erst nach dem Klick öffnen. Für sie liegt keine deutsche Bildaufnahme vor; die Abbildung oben zeigt nur den Ausgangsbildschirm des Moduls.
Wenn eine Stelle leer bleibt
Sehen Sie in der fertigen E-Mail eine Lücke, wo ein Wert stehen sollte, dann liegt das nicht an der Vorlage: Der Kontakt oder die Akte enthält die betreffende Angabe schlicht nicht. Ergänzen Sie den Wert im Datensatz und fügen Sie die Vorlage danach erneut ein.
Es lohnt sich, eine neue Vorlage einmal an einer vollständig gepflegten Akte zu testen, bevor Sie sie in der täglichen Arbeit einsetzen. So fällt eine Lücke bei Ihnen auf und nicht bei der Mandantschaft.
Nicht zu verwechseln: Vorlagen für den Rechnungsversand
Die hier beschriebenen Vorlagen gelten für Ihre normale Korrespondenz aus Akten und Kontakten. Für die E-Mails, mit denen Sie Rechnungen und Mahnungen aus dem Rechnungsbuch versenden, gibt es eigene Vorlagen in den Einstellungen. Diese beiden Vorlagenarten sind getrennt; eine Änderung an der einen wirkt sich nicht auf die andere aus.
Wir hoffen, dass Ihnen der Einstieg damit leichtfällt. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne an support@amberlo.io. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!