Wie erstelle ich eine E-Mail-Vorlage?

Wenn Sie immer wieder dieselben Schreiben versenden — die Eingangsbestätigung, die Sachstandsanfrage, die Bitte um fehlende Unterlagen — lohnt es sich, den Text einmal als Vorlage zu hinterlegen. Amberlo kann die Vorlage beim Einfügen automatisch mit den Daten aus dem Kontakt oder der Akte füllen. Sie schreiben den Text also einmal und verwenden ihn danach immer wieder, ohne Namen, Aktenzeichen oder Anschriften abtippen zu müssen.

Voraussetzung: verbundenes Postfach

Die E-Mail-Vorlagen gehören zum Modul E-Mails. Solange kein Postfach mit Amberlo verbunden ist, zeigt der Reiter VORLAGEN noch keine Vorlagenliste, sondern eine Startkarte mit der Schaltfläche VERBINDEN. Ist ein Postfach verbunden, erscheinen neben POSTAUSGANG und VORLAGEN die übrigen Reiter, und unter VORLAGEN steht die Liste Ihrer Vorlagen.

Wie Sie Ihr Postfach anbinden, beschreibt Wie verbinde ich Amberlo mit meinem E-Mail-Konto?.

Eine E-Mail-Vorlage anlegen

  1. Öffnen Sie das Modul E-Mails über das Briefumschlag-Symbol in der oberen Menüleiste.

  2. Wechseln Sie auf den Reiter VORLAGEN. Hier sehen Sie alle bereits angelegten Vorlagen mit dem Datum unter Erstellt. Ein Klick auf eine Vorlage öffnet sie im Dialog Vorlage bearbeiten, in dem Sie sie ändern oder löschen können.

  3. Klicken Sie oben links über der Liste auf die runde Plus-Schaltfläche.

    Das Modul E-Mails mit nummerierten Markierungen: 1 das Briefumschlag-Symbol in der oberen Menüleiste, 2 der Reiter „TEMPLATES“ neben „INBOX“, „UNTRACKED E-MAILS“, „SENT“, „ARCHIVED“ und „OUTBOX“, 3 die Plus-Schaltfläche über der Vorlagenliste. Die Liste enthält die Vorlage „Info confirmation for the Case“ mit Betreff, Textanfang und dem Datum unter „Created“.

  4. Amberlo öffnet den Dialog Neue Vorlage. Bei einer bereits angelegten Vorlage heißt derselbe Dialog Vorlage bearbeiten; diesen Fall zeigt die Abbildung.

    Der Vorlagendialog „Edit template“ mit nummerierten Markierungen: 1 das Feld „Template name“, 2 das Feld „Subject“, 3 das Pfeilsymbol, das die Spalte mit den Platzhaltern aufklappt, 4 das Auswahlfeld „Select area“ mit dem Wert „Contact“, 5 das Suchfeld „Search“, 6 das Kopieren-Symbol neben dem ersten Platzhalter der Liste, 7 das Textfeld mit einem Beispieltext voller Platzhalter, 8 das Papierkorb-Symbol zum Löschen der Vorlage und 9 die Schaltfläche „SAVE“ neben „CANCEL“.

  5. Tragen Sie unter Vorlagenname eine Bezeichnung ein. Dieser Name erscheint später in der Vorlagenauswahl; die Empfängerin sieht ihn nicht. Alle Nutzerinnen und Nutzer Ihrer Kanzlei können die Vorlage verwenden. Wählen Sie den Namen deshalb so, dass Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen die Vorlage auch in einem halben Jahr wiedererkennen, etwa „Eingangsbestätigung neue Akte“ statt „Vorlage 3“.

  6. Tragen Sie unter Betreff den Betreff ein, den die Empfängerin später in ihrem Posteingang sieht.

  7. Schreiben Sie den eigentlichen Text in das große Textfeld darunter, das mit Text beschriftet ist.

  8. Klicken Sie abschließend auf SPEICHERN. Ohne diesen Schritt geht die Vorlage verloren.

Über das Papierkorb-Symbol unten links im Dialog Vorlage bearbeiten entfernen Sie eine bereits angelegte Vorlage wieder.

Platzhalter einsetzen

Der eigentliche Nutzen entsteht erst durch die Platzhalter, die Amberlo auch Merge-Tags nennt. Ein Platzhalter ist ein kurzer Code, den Sie in den Text schreiben; beim Einfügen der Vorlage ersetzt Amberlo ihn durch den tatsächlichen Wert aus dem Datensatz — also etwa durch den Namen der Mandantin oder das Aktenzeichen.

  1. Klappen Sie im Vorlagendialog über das Pfeilsymbol am rechten Rand den Bereich mit den verfügbaren Platzhaltern auf. Er öffnet sich als zusätzliche Spalte neben dem Textfeld.
  2. Legen Sie über das Auswahlfeld am Kopf dieser Spalte fest, aus welchem Bereich die Platzhalter stammen sollen: aus den Daten eines Kontakts oder aus den Daten einer Akte.
  3. Nutzen Sie das Suchfeld (Suchen) darunter, um einen bestimmten Platzhalter schnell zu finden, statt die ganze Liste durchzusehen.
  4. Übernehmen Sie den gewünschten Platzhalter über das Symbol Kopieren am rechten Rand der jeweiligen Zeile.
  5. Fügen Sie den Platzhalter an der passenden Stelle in Ihren Text ein.
  6. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Entscheiden Sie sich bewusst für einen Bereich. Eine Vorlage, die Platzhalter aus der Akte enthält, muss später auch aus einer Akte heraus verwendet werden — sonst bleiben diese Stellen leer.

Eine E-Mail aus einer Vorlage schreiben

Öffnen Sie den Datensatz, zu dem die Platzhalter Ihrer Vorlage passen: die Akte, wenn Sie Aktendaten verwendet haben, oder den Kontakt, wenn Sie Kontaktdaten verwendet haben.

  1. Wechseln Sie im mittleren Bereich der Karte auf den Reiter E-MAIL SENDEN. Der E-Mail-Editor erscheint.

  2. Klicken Sie unter dem Editor auf AUS VORLAGE HINZUFÜGEN. Amberlo zeigt die Liste Ihrer Vorlagen.

  3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. Betreff und Text werden übernommen, die Platzhalter werden mit den Daten des geöffneten Datensatzes gefüllt.

    Eine geöffnete Akte „Test Court case“ mit nummerierten Pfeilen: 1 zeigt auf den Reiter „SEND E-MAIL“ im mittleren Bereich, 2 auf die Schaltfläche „ADD FROM TEMPLATE“ unter dem E-Mail-Editor und 3 auf die Vorlage „Info confirmation for the Case“ in der aufgeklappten Vorlagenliste mit Suchfeld. Rechts unter dem Editor steht die Schaltfläche „SEND“.

  4. Prüfen Sie, ob alle Platzhalter tatsächlich ersetzt wurden, und ergänzen Sie, was individuell hinzugehört.

  5. Klicken Sie auf SENDEN.

Wenn eine Stelle leer bleibt

Sehen Sie in der fertigen E-Mail eine Lücke, wo ein Wert stehen sollte, dann liegt das nicht an der Vorlage: Der Kontakt oder die Akte enthält die betreffende Angabe schlicht nicht. Ergänzen Sie den Wert im Datensatz und fügen Sie die Vorlage danach erneut ein.

Es lohnt sich, eine neue Vorlage einmal an einer vollständig gepflegten Akte zu testen, bevor Sie sie in der täglichen Arbeit einsetzen. So fällt eine Lücke bei Ihnen auf und nicht bei der Mandantschaft.

Nicht zu verwechseln: Vorlagen für den Rechnungsversand

Die hier beschriebenen Vorlagen gelten für Ihre normale Korrespondenz aus Akten und Kontakten. Für die E-Mails, mit denen Sie Rechnungen und Mahnungen aus dem Rechnungsbuch versenden, gibt es eigene Vorlagen in den Einstellungen. Diese beiden Vorlagenarten sind getrennt; eine Änderung an der einen wirkt sich nicht auf die andere aus.

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